秘書之檔案與資訊處理技巧-wenkub
2022-08-29 15:23:02 本頁(yè)面
【正文】 需要來(lái)確定，繁簡(jiǎn)得當(dāng)，不超出需要限度。 ? 具體內(nèi)容 ： 簽收、拆封、登記、分文、傳閱、請(qǐng)辦、批示、辦理、督察、備注、歸檔 文件的簽收 ? 弄清是否寫明給本公司或自己職權(quán)范圍內(nèi)的 ? 在啟封后詳細(xì)清點(diǎn)、核對(duì)收來(lái)函件 ? 簽字一定要清晰、易識(shí)，姓名俱全，并注明收到時(shí)間 ? 如發(fā)現(xiàn)原件有拆封、破損等現(xiàn)象或者文件數(shù)與對(duì)方登記不符時(shí)，應(yīng)立即查明原因，及時(shí)處理 文件的拆封 ? 要小心啟封，剪口時(shí)要注意避免損壞袋內(nèi)文件。啟封后的文件袋要認(rèn)真檢查，取凈文件，防止遺漏 ? 來(lái)件如有附件，要按附件目錄認(rèn)真核對(duì)，如不相符或漏裝，要及時(shí)向來(lái)件企業(yè)查詢 ? 如果來(lái)件日期不清，應(yīng)根據(jù)郵戳注明收件時(shí)間，并保留其封皮備查 文件的登記 ? 通常收文登記應(yīng)包括以下幾項(xiàng)主要內(nèi)容： – 收文日期 – 收文編號(hào) – 來(lái)文企業(yè) – 文件密級(jí)、緩急程度 – 文件標(biāo)題或內(nèi)容摘要 – 份數(shù)、附件 – 處理情況 ? 收文登記首先應(yīng)確定，哪些文件必須登記 ， 哪些文件可以不登記，這是登記工作首先應(yīng)弄清的問題。如登記內(nèi)容過(guò)多過(guò)細(xì)，會(huì)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，造成不應(yīng)有的消耗。登記標(biāo)題要完整，不能隨意簡(jiǎn)化。 分文 ? 凡已有明確分工，屬于有關(guān)業(yè)務(wù)部門職權(quán)范圍內(nèi)處理的文件、函電等，應(yīng)將來(lái)文直接轉(zhuǎn)送職能部門進(jìn)行處理。 傳閱式樣表 文件名稱 時(shí)間 呈送人 送閱對(duì)象 簽名 備注 傳閱注意以下幾點(diǎn)： ? 合理調(diào)度，分清主次 ? 急件、密件，單獨(dú)處理 ? 嚴(yán)格范圍，認(rèn)真管理 文件的請(qǐng)辦 ? 做好請(qǐng)辦工作，首先應(yīng)當(dāng)認(rèn)真閱文、弄懂文件 ? 要熟悉情況，不僅是要掌握和了解本公司的基本業(yè)務(wù)工作情況，同時(shí)要掌握和了解上下左右各部門、業(yè)務(wù)單位的業(yè)務(wù)工作情況。同時(shí)，意見的文字應(yīng)力求簡(jiǎn)明扼要，抓住問題的實(shí)質(zhì)，提出主要的處理方案及理由。 因此 ， 督察工作必須做到經(jīng)?；?、 制度化 。 特別提醒 ： 立卷歸檔 ? 收文經(jīng)過(guò)上述處理程序辦理之后，秘書人員就需要對(duì)文件及其有關(guān)的卡片、批示等進(jìn)行整理，立卷歸檔 發(fā)文處理程序 擬 稿 協(xié) 商 會(huì) 簽 簽 發(fā) 登 記 編 號(hào) 歸 檔 核 稿 校 對(duì) 擬稿注意： ? 先按順序一個(gè)問題一個(gè)問題地考慮。 協(xié)商會(huì)簽 ? 親自會(huì)簽 ? 分頭會(huì)簽 ? 會(huì)議協(xié)商 核稿 ? 把好行文關(guān) ? 把好內(nèi)容關(guān) ? 把好程序關(guān) ? 把好文字關(guān) ? 把好文體格式關(guān) ? 通過(guò)核稿發(fā)現(xiàn)的問題，主要采取以下方法處理 登記編號(hào) ? 發(fā)文登記一般采用簿式登記，登記項(xiàng)目包括：日期、擬稿單位、簽發(fā)人、編號(hào)、標(biāo)題、緩急、份數(shù)、發(fā)送企業(yè)等 發(fā)文登記編號(hào)需要注意以下幾點(diǎn)： ? 首先檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，是否合乎規(guī)定，在確認(rèn)準(zhǔn)確無(wú)誤后，方可進(jìn)行登記編號(hào) ? 對(duì)登記簿所列項(xiàng)目應(yīng)逐項(xiàng)填寫，不得缺項(xiàng)，并要求字跡清楚，不得潦草 ? 文稿涉及有關(guān)負(fù)責(zé)部門，但不是部門負(fù)責(zé)人簽字的，應(yīng)完善協(xié)商 ? 對(duì)于文稿中的重大問題需作修改時(shí)，核稿人應(yīng)提出意見，退回修改 ? 對(duì)于文稿中的一般性問題需作修改時(shí)，可由核稿人修改后征求擬稿人意見，或者與擬稿人共同研究修改 ? 對(duì)于文字技術(shù)方面的改動(dòng)，在不傷原意的基礎(chǔ)上，由核稿人負(fù)責(zé)修改 校對(duì)的基本原則和
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