【導讀】立卷、歸檔、銷毀?；蚪幌嚓P部門處理。時閱看，閱簽后及時退回行政公關部。F.傳閱文件，請閱后簽名并注明閱文日期。關部存檔，復印一份給部門辦理或留存。J.有關部門的進度表、圖紙等按規(guī)定時間送達行政公關部匯總、存檔。務有關的文件，應請有關部門會簽）。份數(shù)和緩急程度，由行政公關部呈送主管領導審批簽發(fā)。政公關部負責蓋章，并按印發(fā)范圍發(fā)文，文件底稿由行政公關部存檔。D.公文用紙統(tǒng)一采用國際標準A4型，左側(cè)裝訂。以“AA公司（北京）有限。F.嚴肅公司行文制度，要注重效用，不得濫發(fā)，做到少而精。

　　

【正文】 政公關部經(jīng)理批準，未經(jīng)許可，不得復制或外傳。 B. 從檔案室借用檔案資料需要辦理手續(xù)，填寫《檔案借閱申請表》（附件 11）， 并注明借閱、摘抄或復印檔案資料的類別。 C. 任何部門或個人借閱圖書檔案，不得以任何理由擅自拆散、剪貼、涂改、圈 劃、增刪、抽取、翻印或損壞。違者，除予以必要經(jīng)濟賠償外，將視情節(jié)輕 重，給予相應 處分。 D. 檔案室保存的檔案原件，原則上概不外借。使用者確需查閱，經(jīng)過相關程序 審批，可在檔案室閱覽，摘錄所需內(nèi)容。 E. 外借檔案資料須按時歸還，不得無故長期使用，特殊情況經(jīng)行政公關部經(jīng)理批準后，可以延長一周，但最多不超過三周。 F. 檔案歸還時，由檔案管理人員當面核查后，在借閱簿上及時注銷。 G. 公司領導需要調(diào)閱檔案資料時，由經(jīng)辦人開列目錄，交行政公關部領導審核后，將資料轉(zhuǎn)送有關領導查閱，并負責按期歸還。 H. 查閱秘密級以上檔案資料，除需經(jīng)部門領導批準和行政公關部領導審核外，尚需報請公司主管領導審批，否則無權(quán)要求查 閱。 I. 秘密級以上的檔案資料不得私自復印或翻錄。 J. 查閱非機密性檔案資料，需由申請人報部門領導批準，經(jīng)行政公關部領導審核后，方可在檔案室查閱與復印。 K. 查閱或摘抄、復印財務、人事等特殊檔案，除需經(jīng)申請人所在部門領導批準 日期 : 行政公關部 31 外，還需經(jīng)檔案所屬部門領導批準，方可查閱。 L. 下屬公司、外單位因工作關系，需查閱相關檔案資料時，須持有其單位介紹信，并經(jīng)行政公關部領導批準后，方可進入檔案室查閱。 M. 檔案使用單位或使用人，對檔案資料進行摘錄后，如需證明其可信程度，必須經(jīng)檔案室工作人員核對后，方可簽章生效。 檔案銷毀 A. 超過保管期限的檔案，由檔案室或部門及時提出處理意見，造冊列出目錄 清單，并填寫《檔案銷毀登記表》（附件 12），經(jīng)檔案銷毀鑒定領導小組 的負責人審查，公司領導批準后方可銷毀。 B. 檔案銷毀由檔案銷毀鑒定領導小組負責，必須由二人以上人員在場方可銷 毀（統(tǒng)一送造紙廠進行紙漿處理）。銷毀完畢，銷毀人要在檔案銷毀登記 表上簽字確認。 C. 檔案銷毀目錄單予以永久保存。 D. 公司各部門所存檔案資料的銷毀，原則上定為五年一次。 E. 項目發(fā)展部在單項工程結(jié)束時，將有關工程檔案清理上 交后，由檔案銷毀 領導小組負責將無用資料加經(jīng)銷毀。 檔案統(tǒng)計 A. 檔案管理要建立健全統(tǒng)計工作，統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準確可 靠。 B. 檔案統(tǒng)計主要有檔案基本情況統(tǒng)計，檔案數(shù)量統(tǒng)計，檔案提供利用及其效 果的統(tǒng)計等。 財務檔案管理 A. 財務檔案的組成 日期 : 行政公關部 32 ⑴ 會計檔案。包括會計傳票、會計帳簿、會計報表、銀行支票存根、銀行存 款對帳單、收據(jù)、發(fā)票。會計傳票必須按公司及類別順序編制，傳票附件 （正本）必須真實、完整、齊全。會計傳票由制作部門負責整理及按順序 加封面及時裝訂成冊。會計帳簿及會計報表按公司及月份裝訂成冊。 ⑵ 統(tǒng)計檔案。包括原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表、統(tǒng)計信息資料、統(tǒng)計分析資料等。 ⑶ 法律秘書檔案。包括有關產(chǎn)權(quán)、債權(quán)的法律文件等。 B. 財務檔案的保管 ⑴ 本年度的檔案，經(jīng)裝訂后由資金財務部門負責保管，以前年度的檔案，填 制《檔案移交登記表》，經(jīng)資金財務部主管領導批準后，移交公司檔案室 統(tǒng)一保管。 ⑵ 財務檔案原則上不得外借，特殊情況經(jīng)資金財務部主管領導同意方可。 ⑶ 非公司財務人員查閱財務檔案資料，必須事件征得資金財務部領導同意方 可，并 要檔案室人員陪同。 ⑷ 財務檔案資料原則上不得摘抄和復印，特殊情況經(jīng)資金財務部主管領導批準方可，并要填寫《檔案摘抄復印申請表》（附件 13）。 ⑸ 會計傳票、統(tǒng)計信息資料保管期限為七年，會計月報、季報保管期限為十年，會計帳簿、會計年報、統(tǒng)計年報、統(tǒng)計臺帳、產(chǎn)權(quán)證明文件、債權(quán)債務法律文件永久保存。 ⑹ 財務電腦軟件中的數(shù)據(jù)資料是財務檔案的一部分，應永久保存，并建立備份制度。 憑證檔案的管理 A. 公司各類憑證（包括營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼等）原則由行政公關部統(tǒng)一保 管。因工作需要由各部門單獨管理和保存的 ，需在行政公關部留存復印件， 并在檔案室登記說明情況。變更時，需及時通知檔案室，更新檔案室所存復 印件。 B. 憑證檔案一般由憑證正本、憑證副本和文字說明三部分組成，三部分相符。 日期 : 行政公關部 33 C. 文字說明要詳細準確，包括憑證名稱、憑證簡介和注意事項、頒證時間、頒證單位、領證經(jīng)辦人、審核時間、審核地點、審核經(jīng)辦人、下次審核時間。 D. 一般憑證由行政公關部負責頒證機關的定期和不定期審查，專項憑證可由各業(yè)務部門負責經(jīng)辦審查事宜。 檔案管理現(xiàn)代化 A. 電子文檔的管理 ⑴ 電子文檔要建立登記制度，所有在電腦中處理的文檔，需登記其文 件名稱、 建立日期、保存位置，以便查找； ⑵ 文檔資料存于軟盤或光盤，在移交檔案室時，需注明文件名稱、建立日期、 保存的磁、盤號等； ⑶ 員工對公司電子文檔負有安全保密的責任，重要的文件必須加密，并做備份。 B. 檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)現(xiàn)代化管理的重要組成部分，應列入企業(yè)現(xiàn)代化管理 的整體規(guī)劃統(tǒng)籌考慮。 C. 檔案管理現(xiàn)代化包括三個基本要素，即檔案管理中使用現(xiàn)代化的技術(shù)、檔案 管理者掌握現(xiàn)代科技知識和建立起科學的管理機制。 D. 檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容和核心，就是計算機技術(shù)的應用，即檔案計算機 管理。除此之外，還包括音像、縮微技術(shù)、現(xiàn)代化庫房和保護技術(shù)運用、新 型檔案載體管理，以及先進的監(jiān)控裝置、通訊設施和辦公自動化等現(xiàn)代管理 手段。 E. 建立和完善檔案計算機管理系統(tǒng)，各部門可以通過電腦網(wǎng)絡跨地區(qū)共享和利 用檔案信息資源。 F. 在公司檔案管理小組的領導下，整合企業(yè)內(nèi)部信息資源，構(gòu)建信息網(wǎng)絡平臺， 實現(xiàn)公司信息化，提高內(nèi)部檔案信息資源分享的程度。 檔案處罰 日期 : 行政公關部 34 A. 有下列行為之一的，由檔案室、有關主管部門對直接負責的主要人員或者 其他直接責任人員給予處罰： ⑴ 損毀、丟失屬于公司所有的檔案的； ⑵ 擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于集團所有的檔案的； ⑶ 涂改、偽造檔案的； ⑷ 倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給其他人的； ⑸ 違反規(guī)定，不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的； ⑹ 明知所保存檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的； ⑺ 檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。 B. 在利用檔案室的檔案過程中，有前面所列的第 3 條行為的，由檔案室 給予警告，可以并處罰款；造成損失的，責令賠償損失；構(gòu)成犯罪的，依法 追究刑事責任。 日期 : 行政公關部 35 附件 1： 收文處理專用紙 AA 公司（北京）有限公司 收文處理專用紙 收文 字（ ）第 號 年 月 日 來文機關： 緩急程度 秘密等級 來文份數(shù) 標 題： 擬 辦： 領導閱辦： 處理結(jié)果： ┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉ ┉┉┉┉┉┉┉┉┉ 注：傳閱文件，閱辦后請退回行政公關部 日期 : 行政公關部 36 附件 2： 發(fā)文紙 AA 公司（北京）有限公司 發(fā)文紙 簽發(fā)： 會簽： 核稿： 主送： 擬稿部門及擬稿人： 抄報： 秘密等級： 抄送： 緩急程度： 中海京 字（ ）第 號子 共印 份 標題： 附件： 附件 3：印章使用申請單 日期 : 行政公關部 37 AA 公司（北京）有限公司 印章使用申請單 日期 使用部門 使用人 加蓋份數(shù) 使用章全稱 蓋章事由 審批人 部門 /分公司經(jīng)理 經(jīng)辦人 附件 4：辦公用品領用登記表 日期 : 行政公關部 38 AA 公司（ 北京）有限公司 辦公用品領用登記表 日期 辦公用品名稱 數(shù)量 領用部門 領用人簽字 附件 5：電腦耗材領取登記表 日期 : 行政公關部 39 AA 公司（北京）有限公司 電腦耗材領取登記表 日期 物品名稱 數(shù)量 部門 領取人簽名 附件 6：汽車行駛?cè)蝿諉? 日期 : 行政公關部 40 AA 公司（北京）有限公司 汽