內(nèi)部控制系統(tǒng)的關(guān)鍵控制點(diǎn)-資料下載頁(yè)
2025-07-09 12:47本頁(yè)面
【正文】 的報(bào)銷項(xiàng)目?！?qū)λ幸髨?bào)銷的費(fèi)用都要有相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批。如果公司的員工在費(fèi)用報(bào)銷方面不斷出現(xiàn)問(wèn)題，那就有必要要求相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)所有要求報(bào)銷的費(fèi)用進(jìn)行審批。實(shí)行這項(xiàng)制度的好處在于，相關(guān)負(fù)責(zé)人可能了解員工要求報(bào)銷的原因以及是否應(yīng)該報(bào)銷。不利之處是相關(guān)的報(bào)銷憑證可能在負(fù)責(zé)人那里滯留時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，延誤該員工報(bào)銷費(fèi)用的領(lǐng)取。(12）應(yīng)付工資有關(guān)工資的問(wèn)題經(jīng)常出現(xiàn)在兩方面，一方面是超額支付工資，另一方面是通過(guò)編造員工名冊(cè)并為其支付工資來(lái)進(jìn)行舞弊。有關(guān)這兩方面的控制措施在下面都會(huì)提到。◎?qū)?shí)行計(jì)時(shí)工資制的人員的加班實(shí)行審批。在公司里，員工最簡(jiǎn)單的舞弊形式就是下班后又回到公司，打卡后又離開(kāi)或者讓別人代替打卡，這樣就可以偽造虛假的加班記錄。如果要求相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)所有需要加班的人員進(jìn)行審批，就可以避免這種舞弊的發(fā)生。另一個(gè)更先進(jìn)的方法就是使用電腦打卡，由電腦根據(jù)不同的工作期間將員工進(jìn)行分類。這樣任何員工在自己正常工作期間之外的加班時(shí)間，電腦都會(huì)自動(dòng)記錄下來(lái)并報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。在沒(méi)有相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的情況下，電腦是不會(huì)給離開(kāi)的員工打卡的?！蛩械墓べY變動(dòng)都要有授權(quán)審批。如果出納與公司的其他員工串通，就很容易通過(guò)改變工資的支付額進(jìn)行舞弊。如果定期將實(shí)際的工資支付率與記錄的批準(zhǔn)的工資支付率進(jìn)行比較，就可以發(fā)現(xiàn)這類問(wèn)題。如果能夠由一位高層的經(jīng)理來(lái)負(fù)責(zé)有關(guān)工資變動(dòng)的審批，并且由當(dāng)事的員工簽字確認(rèn)，控制將會(huì)更完善。由于下調(diào)工資能夠有效地提高工資支付率，所以對(duì)下調(diào)的工資進(jìn)行審計(jì)也是非常必要的。為了確保所有的工資下調(diào)都是根據(jù)有關(guān)權(quán)力機(jī)構(gòu)的決定做出的，有關(guān)這方面的審計(jì)應(yīng)該包括審查支付的金額及支付的時(shí)間。◎?qū)⒐べY直接發(fā)給本人。負(fù)責(zé)工資的人員最常用的舞弊手段，要么是偽造員工姓名，要么是繼續(xù)給已離職的員工發(fā)工資，然后將這些工資據(jù)為己有。如果規(guī)定領(lǐng)取工資者必須要證明自己的身份，就可以防止此類問(wèn)題的發(fā)生。◎?qū)⒁迅豆べY單報(bào)送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。如果能定期將支付的工資單報(bào)送各部門負(fù)責(zé)人，這些部門負(fù)責(zé)人就能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)是否有為已離職人員發(fā)放工資的現(xiàn)象。在大公司里，由于相關(guān)的離職審批程序比較復(fù)雜，為已離職人員發(fā)工資的問(wèn)題尤為嚴(yán)重。實(shí)行這項(xiàng)措施，就可以解決某些員工企圖利用拖延最終的審批決定而將過(guò)渡時(shí)期的工資據(jù)為己有的問(wèn)題?！蚝藢?duì)工資單上的地址。如果負(fù)責(zé)工資的人員利用偽造的姓名騙取工資，并將騙取的工資寄到自己家里，那么將所有領(lǐng)取工資的員工的地址進(jìn)行核對(duì)，就可以發(fā)現(xiàn)這些重復(fù)的地址。但如果舞弊人員將這些工資寄到郵局的信箱里，就可能繞開(kāi)這項(xiàng)控制措施。因此，公司應(yīng)禁止將工資寄到放在郵局的信箱里。(13）場(chǎng)地占用費(fèi)盡管這項(xiàng)費(fèi)用看起來(lái)不是很重要，但是如果實(shí)行了下面所述的控制措施，就可以保證員工在辦公設(shè)備的購(gòu)買和使用方面做到盡量節(jié)儉?！?qū)⑥k公設(shè)備的實(shí)際成本與公司的相關(guān)政策進(jìn)行比較。有的員工可能會(huì)以比較高的價(jià)格購(gòu)買辦公設(shè)備，而這些設(shè)備如果由一位比較節(jié)儉的經(jīng)理來(lái)采購(gòu)的話，成本可能會(huì)下降很多。如果公司能夠頒布一項(xiàng)政策，規(guī)定每位員工的辦公費(fèi)用的限額，并定期對(duì)已發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行內(nèi)審，就可以防止這類問(wèn)題。另一個(gè)方法是，可以規(guī)定采購(gòu)人員只能采購(gòu)批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備，任何在批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃之外的采購(gòu)都必須經(jīng)過(guò)特殊審批。(14）管理費(fèi)用一個(gè)公司可能因?yàn)榕c供應(yīng)商簽訂了長(zhǎng)期合同而需要持續(xù)付款。下面所采用的控制措施，大部分與所簽訂的合同條款有關(guān)，以減少不必要的支出。◎監(jiān)控合同中約定成本的變化。如果在這方面加強(qiáng)控制，就可以使公司潛在的成本費(fèi)用大大降低。因?yàn)楣?yīng)商可能在開(kāi)發(fā)票的時(shí)候，在采購(gòu)單、空白采購(gòu)單上改變已規(guī)定好的價(jià)格而期望付款方不會(huì)注意。而對(duì)那些在合同中約定的，供應(yīng)商可以攀據(jù)現(xiàn)行成本調(diào)整價(jià)格的項(xiàng)目應(yīng)特別加以關(guān)注，如原油的價(jià)格、客戶價(jià)目表等。因?yàn)楦鶕?jù)合同中約定的價(jià)格變動(dòng)條款，一旦價(jià)格上升，供應(yīng)商就會(huì)立即提價(jià)；而遇到價(jià)格下降，供應(yīng)商則遲遲不會(huì)有反應(yīng)。所以，內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)定期檢查這些項(xiàng)目的價(jià)格，或利用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)自動(dòng)檢查發(fā)票上的價(jià)格是否與合同上的價(jià)格相符。還有一種方法，就是只根據(jù)采購(gòu)單上所列的價(jià)格付款，這樣就不需要其他的控制措施了?！蜿P(guān)注到期而需要續(xù)簽的合同。如果一項(xiàng)包含優(yōu)惠價(jià)格條款的長(zhǎng)期合同已經(jīng)到期而公司卻事先沒(méi)有注意到，那么公司將不得不為此支付比原來(lái)高的價(jià)格。為了避免發(fā)生這種損失，最好是為所有的合同建立一個(gè)主檔案，里面清楚地標(biāo)明各項(xiàng)合同的到期日。這樣，一旦有合同即將到期需要續(xù)簽的時(shí)候，就會(huì)有預(yù)警及時(shí)發(fā)出。◎?qū)τ诎鞣N貨幣傭金的合同進(jìn)行審批。公司應(yīng)制定相關(guān)的政策，并分項(xiàng)列出貨幣傭金需授權(quán)審批金額。這樣做雖然并不能幫助公司撤銷已簽訂的合同，但對(duì)于阻止經(jīng)理們簽訂包含有大額或長(zhǎng)期貨幣傭金的合同卻非常有用?！蜃審氖仑?cái)務(wù)工作的員工持有公司的證券。如果公司在實(shí)施了上述的控制措施后，仍可能存在個(gè)別員工舞弊的風(fēng)險(xiǎn)，那么，可以讓從事財(cái)務(wù)工作的個(gè)別員工或整個(gè)部門的員工持有公司的證券。這樣，一旦有舞弊發(fā)生，公司的損失也將得到相應(yīng)補(bǔ)償。上面所講述的僅僅是各個(gè)公司最常采用的控制措施，而每個(gè)公司應(yīng)根據(jù)不同的生產(chǎn)流程，對(duì)這些控制措施進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑鰷p。同樣，不同的行業(yè)所采用的控制措施也應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的改變，例如娛樂(lè)業(yè)，由于這些行業(yè)大部分為現(xiàn)金交易，所以其在現(xiàn)金方面的控制措施就會(huì)相應(yīng)的增加。因此，本章所述的控制措施僅應(yīng)視為是建立一套綜合控制系統(tǒng)的基礎(chǔ)，若要將其運(yùn)用到具體的企業(yè)里，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷摹?br />
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