【導(dǎo)讀】行政部工作流程匯編?！床榧从玫墓芾碣Y料庫！費(fèi)用匯總、分?jǐn)?、上報。傳真件收取流程圖。收到傳真，判斷是否。分部門放置于文件分類架中。送相關(guān)部門接口人或當(dāng)事人。檢查無誤聯(lián)系發(fā)送?！缎偶瞻l(fā)管理規(guī)定》

　　

【正文】 及相關(guān)處罰。 任何人不得利用公司機(jī)器復(fù)印與工作無關(guān)文件，行政部一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，有權(quán)根據(jù)公司有關(guān)規(guī)章 制度 ,通知人事部進(jìn)行處罰。 四、傳真收發(fā) 公司與外界聯(lián)系需對方發(fā)送傳真時，盡量要求對方注明本公司具體收件人，以便行政部及時分發(fā)。 行政部收到傳真后，在傳真接收臺帳上登記，并負(fù)責(zé)通知收件人及時領(lǐng)取及簽字確認(rèn)。 行政部每月或每季度根據(jù)傳真使用比例攤銷費(fèi)用至各部門。 五、信件收發(fā) 公司所有收發(fā)管理工作均由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。收發(fā)業(yè)務(wù)范圍包括：文件、郵件、報刊、掛號、電報的發(fā)送、登記，以及特殊文件資料的遞送。 收發(fā)人員須根據(jù)相關(guān)文件資料填寫收件登記簿、發(fā)文登記。 收到信件資料由行政部負(fù)責(zé)通知收件人及時領(lǐng)取。 對貴重物品、匯款、郵包，要進(jìn)行專門登記，并及時通知個人簽字領(lǐng)取。 對投遞錯誤的郵件，應(yīng)及時退回或設(shè)法轉(zhuǎn)移。 就愛資料下載 就愛資料下載 六、名片管理 公司名片格式統(tǒng)一化，由公司行政部依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務(wù)。 印制名片申請者填寫名片印刷申請單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后交由行政部負(fù)責(zé)印制。 名片印制前需確認(rèn)名片職務(wù)、職稱、部門是否相符，姓名、聯(lián)系辦法等需確認(rèn)無誤。 公務(wù)、客戶名片須在公司內(nèi)作為共享資源。 自確認(rèn)名片內(nèi)容起，一周內(nèi)到行政 部領(lǐng)取。 名片印制費(fèi)用每季度攤銷一次。 七、公司設(shè)備申請流程 為加強(qiáng)我公司固定資產(chǎn)管理，規(guī)范管理工作程序，提高資產(chǎn)的使用效率，杜絕浪費(fèi)；參照《行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理辦法》（國管財字【 2020】 32 號）規(guī)定，結(jié)合我公司實(shí)際情況，特制定我公司設(shè)備申請流程：（一）原則：講究計劃性和成本效益，以物質(zhì)資源供給的有序性，保證公司職能的按計劃完成： 1.配發(fā)過程中，是否供應(yīng)，供應(yīng)多少，要以客觀需要為依據(jù)，而不是單純的級別； （對工作的推動），而不是不計工本，不問效果，一定要保證重點(diǎn)， 分清緩急，把有限的資源用在 “刀刃 ”上； 3.要使庫存保持合理的限度（基本上無閑置的資產(chǎn)），注意提高資金的有效利用率。 （二）、具體流程 : 1．各部門根據(jù)各自工作的實(shí)際情況和預(yù)算計劃，提出切實(shí)可行的申請要求（內(nèi)容具體翔實(shí)、理由充分），經(jīng)部門經(jīng)理和分管副總簽字同意后，抄送給行政部。 2．行政部根據(jù)各部門現(xiàn)有的設(shè)備資產(chǎn)情況對申請進(jìn)行核實(shí)，并對各部門要求從真正的客觀需求出發(fā)，遵循設(shè)備申請原則，提出解決建議和意見（調(diào)撥或購買）。 3．如果采取 “調(diào)撥 ”程序，行政部將調(diào)撥計劃上報行政部主管副總簽 字確認(rèn)后實(shí)施； 就愛資料下載 就愛資料下載 4．如果采取 “購買 ”程序，行政部將參照 “江蘇 大 軟件股份有限公司財務(wù)審批流程暫行規(guī)定 ”（蘇股財字〖 02〗第 003 號）有關(guān)規(guī)定具體執(zhí)行。 5．采購由行政部統(tǒng)一申請費(fèi)用、組織購買、費(fèi)用攤銷，過程遵循 “價廉物美 ”的原則，在滿足各部門需求的基礎(chǔ)上，注意設(shè)備的性能價格比，多壓價比價、厲行節(jié)約。設(shè)備采購結(jié)束后統(tǒng)一由行政部和市場部組織驗(yàn)收核查；固定資產(chǎn)登記后，由各部門登記領(lǐng)用，責(zé)任到人。 6．所有資產(chǎn)在使用者離開公司或調(diào)離本部門時應(yīng)收歸行政部倉庫，并在部門設(shè)備管理員處登記。 八、午餐 飯票 ，由本部門內(nèi)勤根據(jù)其到職日期向行政部領(lǐng)取飯票。 30－ 31 日，各部門內(nèi)勤根據(jù)本部門正式員工實(shí)際人數(shù)領(lǐng)取下月飯票。 1－ 2 日，由各部門內(nèi)勤統(tǒng)計本部門上月飯票退票情況并向行政部提供詳細(xì)名單。如遇周末，順延兩天。行政部不接受個人零星領(lǐng)取及退票。 ，由各部門內(nèi)勤負(fù)責(zé)。客飯餐券的領(lǐng)用需填寫客飯領(lǐng)用申請單，并由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。 （實(shí)習(xí)生等）領(lǐng)用飯票由本人全額付款，研究生按正式員工標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用飯票。 九、訂餐、訂票、訂房申請流程 為方便公司全體員工，體現(xiàn)行政部的服務(wù)性?，F(xiàn)將有關(guān)訂餐、訂票、訂房的申請流程匯總?cè)缦拢? 各部門根據(jù)各部門的實(shí)際需要，提出訂餐、訂票、訂房申請，并填寫相應(yīng)的申請表（內(nèi)容具體詳實(shí)），部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。 就愛資料下載 就愛資料下載 各部門在訂餐、訂票、訂房之前，先行申請好費(fèi)用，交予行政部代辦，在行政部辦好后立即將現(xiàn)金或支票交與行政部結(jié)款。 各部門承擔(dān)在訂餐、訂票、訂房時過程中由于自身失誤帶來的風(fēng)險，例如承擔(dān)退票費(fèi)、退房費(fèi)等。 費(fèi)用超過 500 元以上，申請需要其部門主管副總簽字確認(rèn)。 訂餐、訂票、訂房 工作需一定的提前量（訂票一般提前 2～ 3 天知會行政部，訂餐、訂房一般提前 1～ 2 天）。 各部門申請不得提高出實(shí)際需要的要求。 十、禮品 禮品由行政部負(fù)責(zé)根據(jù)不同檔次選擇訂購，選擇原則為高雅、大方、實(shí)用 ,能體現(xiàn)公司形象。 各部門根據(jù)禮品清單（見附表 2）領(lǐng)用公司禮品，需向本部門經(jīng)理提出申請，填寫禮品領(lǐng)用單，簽字確認(rèn)費(fèi)用來源。 各級部門經(jīng)理 (必要時由總裁或分管行政副總 )簽字后到行政部領(lǐng)取禮品。 禮品費(fèi)用每季度攤銷一次，如費(fèi)用超出預(yù)算，由財務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放禮品， 并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。 十一、宣傳品 公司宣傳品包括手提袋（長、短）、宣傳彩頁、公司簡介和產(chǎn)品說明書等。 領(lǐng)用宣傳品在 5 份以下的，由領(lǐng)用人在行政部宣傳用品領(lǐng)用臺帳上登記。 就愛資料下載 就愛資料下載 領(lǐng)用宣傳品在 5 份以上的，需填寫宣傳用品領(lǐng)用申請單，由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后，在宣傳用品領(lǐng)用臺帳上登記后領(lǐng)用。 宣傳品費(fèi)用初步擬訂每季度攤銷一次，如費(fèi)用超出預(yù)算，由財務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放宣傳品，并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。 如行政部發(fā)現(xiàn)其未填寫或領(lǐng)用數(shù)目超過填寫數(shù)目，行政部除責(zé)成其 重新填寫外，并向其部門經(jīng)理投訴及進(jìn)行相關(guān)處罰。 十二、會議管理 ，所有會議均須及時通知行政部 ,便于安排和登記備案。如有必要由行政部發(fā)出會議通知確認(rèn)。 、會議地點(diǎn)、所需準(zhǔn)備等（見附表 3），便于行政部配合工作。會前由行政部派人做好會場布置及設(shè)備調(diào)試。 ，會議資料由行政部整理、立卷、存檔。 ，查收設(shè)備。 。 /P p 十三、車輛管理 公司現(xiàn)有車輛主要供公司重要活動及主要業(yè)務(wù)活動使用，公司人員如要用車，請遵循以下管理?xiàng)l例： 公司車輛由行政部門負(fù)責(zé)管理，分別按車號設(shè)冊登記管理。 公司車輛的使用實(shí)行 “派車單 ”制度。員工應(yīng)認(rèn)真填寫 “派車單 ”，交由所在部門一級部門經(jīng)理簽字。若有預(yù)計用車需要，應(yīng)提前 2—3 天向行政部門提交“派車單 ”申請。 就愛資料下載 就愛資料下載 “派車單 ”經(jīng)行政部匯總后，由行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)車輛統(tǒng)一調(diào)度。 車輛使用完畢，使用人員、駕駛?cè)藛T須填寫 “車輛使用實(shí)際情況記錄單 ”，交行政部備案。 行 政部門每月將耗油量及行駛旅程記錄簽報分管副總查核一次，以防浪費(fèi)，如超過耗油標(biāo)準(zhǔn)時（指不正常）應(yīng)送請調(diào)整修理。 公司車輛內(nèi)部使用費(fèi)用如下 :① 市內(nèi)用車：普通轎車?yán)锍藤M(fèi) 元 /公里；面包車?yán)锍藤M(fèi) 2 元 /公里。 等候計費(fèi)：等候時間在半小時內(nèi)，免計費(fèi)用，超過半小時部分，按 元 /分鐘計費(fèi)。 ② 長途用車：普通轎車?yán)锍藤M(fèi) 元 /公里；面包車?yán)锍藤M(fèi) 2 元 /公里。 直接費(fèi)用（如汽油費(fèi)、過橋過路費(fèi)、停車費(fèi)等），由各用車部門自理。 ③ 各部門車輛使用費(fèi)每季度結(jié)算，并由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后交財務(wù)部。 十四 、設(shè)備維修流程 1．報修人員先將報修信息反饋給各部門的設(shè)備管理員； 2．部門設(shè)備管理員初步檢查后，填寫《設(shè)備報修單》（提供設(shè)備編號和故障現(xiàn)象），部門經(jīng)理批準(zhǔn)后送交行政部； 3．行政部設(shè)備管理員根據(jù)編號，聯(lián)系廠商，組織及時維修； 4．通過暫借、調(diào)撥等方式，將暫時不用的設(shè)備給報修者使用； 5．機(jī)器設(shè)備維修完畢，行政部登記備案，發(fā)還給報修者使用； 6．涉及到的維修費(fèi)用，由各部門承擔(dān)。 十五、電子屏使用規(guī)范 （一）原則電子屏是公司對內(nèi)對外的信息傳遞載體。為更好的使用電子屏，做到使用主體合格，信息確認(rèn)有效，發(fā) 布時間合理等，特制定本使用規(guī)范。 就愛資料下載 就愛資料下載 一、使用主體 行政事業(yè)部享有電子屏的操作及管理權(quán)。 行政事業(yè)部設(shè)專人負(fù)責(zé)電子屏的使用、維護(hù)、修理。 電子屏責(zé)任人的職責(zé)包括：及時實(shí)施公司信息發(fā)布，制定信息發(fā)布時間表，制定信息更新計劃，電子屏信息發(fā)布的匯總整理，電子屏日常維護(hù)，電子屏故障排除，電子屏修理配合等。 電子屏責(zé)任人對行政事業(yè)部經(jīng)理負(fù)責(zé)。 二、發(fā)布內(nèi)容 電子屏的發(fā)布內(nèi)容分為日常型信息和特別型信息。 日常型信息內(nèi)容包含：公司宣傳介紹、公司新聞動態(tài)、業(yè)內(nèi)新聞動態(tài)。 特別型信息內(nèi)容包含：各類通知、各類公告、各類賀詞及其他信息。 日常型信息的搜集整理由行政事業(yè)部完成。 特別型信息的搜集整理由行政事業(yè)部配合消息相關(guān)部門完成。 三、發(fā)布時間 電子屏的使用時間為每個工作日的上午 8： 30 至下午 6： 30（有特殊情況的除外）。 日常型信息發(fā)布時效：公司宣傳介紹每日 2 小時，分 4—6 時段發(fā)布；公司新聞動態(tài)每日 2 小時，分 4—6 時段發(fā)布；業(yè)內(nèi)新聞動態(tài)每日 1 小時，分 2—4時段發(fā)布。 特別型信息發(fā)布時效由信息相關(guān)部門會同行政事業(yè)部核定：公告的發(fā) 布時間一般為 2 個工作日，每日 2 小時，分 4 個時段；通知的發(fā)布時間一般為 1就愛資料下載 就愛資料下載 個工作日，每日 2 小時，分 2—4 個時段；活動賀詞的發(fā)布時間一般為活動開始前 1 小時至后 2 小時。 四、發(fā)布信息確認(rèn) 電子屏發(fā)布的信息須經(jīng)有關(guān)人員的確認(rèn)方可發(fā)布。 日常型信息由行政事業(yè)部經(jīng)理確認(rèn)。 日常型信息的更新計劃由電子屏責(zé)任人擬定，報行政事業(yè)部經(jīng)理批準(zhǔn)。 特別型信息由出處單位的分管副總確認(rèn)。 特別型信息發(fā)布，須由出處單位填寫電子屏信息發(fā)布申請表（見附件），經(jīng)分管副總確認(rèn)后交由行政事業(yè)部組織發(fā)布。 附表：行政部工作人員職能劃分表姓名房間號工作職能 405 公司行政、辦公室、后勤全面協(xié)調(diào)管理（含車隊(duì)管理、大樓辦公室使用情況協(xié)調(diào)等） 405 公文流轉(zhuǎn)、收發(fā)傳真 、辦公用品發(fā)放、午餐管理、綠化管理、飲用水管理、訂餐、訂房、訂票等 405 一樓接待文秘、信件收發(fā)、辦公配合 405 文印、傳真信件的辦公配合 403 印章管理、研究生管理、檔案管理 403 一樓接待文秘、圖書室管理 403 固定資產(chǎn)管理（含設(shè)備申購）、保安保潔管理、各種維修服務(wù) 405 宣傳、文秘、宣傳品和禮品發(fā)放、 405 會議接待、培訓(xùn)、活動策劃（含工會活動） /P p