【導讀】國美ERP系統(tǒng)流程手冊

　　

【正文】 購部品類主管（或合同管理干事） 錄入合同審批摘要 打印合同 總部采購部合同管理干事 分部采購部合同管理干事 分部采購品類主管 執(zhí)行合同 合同歸檔 簽定合同 合同 按授權審核合同 重新談判，按審批意見修改合同 國美電器有限公司 ERP 系統(tǒng)流程 第 7頁 共 164 頁 7 總部合同審批流程 注： 建議總部設置采購中心總干事職位，該崗位不屬于 A、 B區(qū)，直接由總部總經(jīng)理管理（總經(jīng)理助理）或歸總部總經(jīng)辦管理。 建議 設置信息中心，負責計算機系統(tǒng)建設與維護、網(wǎng)絡建設與維護、電子商務、內(nèi)部信息處理等工作。 序號 崗位 業(yè)務描述 1 總部采購品類主管 總部采購品類主管或部長與供應商達成合作意向，填寫合同內(nèi)容，并填報審批條款摘要。 2 總部總經(jīng)理 上報總部 A、 B 區(qū)聯(lián)席審核通過后，上報總經(jīng)理審批。未通過的按照審批意見重新洽談上報。 3 總部采購部合同管理干事 總部合同管理干事按照審批通過后的合同文本，錄入合同。 4 總部采購品類主管 查詢錄入后的合同，點擊《審核》，系統(tǒng)自動生成合同編號，并記錄批復日期。打印合同，一式六份。交供應商簽字蓋章。 5 總部采購品類主管 在公司規(guī)定的期限內(nèi)，將供應商簽字蓋章的合同，交由財務部收入管理員審核是否與審批條款一致，我方負責人簽字蓋章后，我方留存三份。 6 總部采購部合同管理干事 憑簽字蓋章的合同原件，確認合同執(zhí)行，同時合同內(nèi)容在系統(tǒng)中自動生成政策一覽表和應收收入一覽表并下發(fā)分部執(zhí)行。 7 總部采購部合同管理干事 正本合同留存總部檔案室，副本一份交總部財務中心收入管理部，一份交總部采購中心。 總部合同審批流程 未通過 通過 總部采購品類主管 按洽談內(nèi)容手填《合同審批條款摘要 》 總部采購部合同管理干事 錄入合同 合同歸檔 簽定合同 總部總經(jīng)理 執(zhí)行合同 審批合同 合同審批條款摘要 打印合同 合同 審核合同 按審批意見修改摘 國美電器有限公司 ERP 系統(tǒng)流程 第 8頁 共 164 頁 8 分部合同修改流程 分部合同修改 未通過 通過 合同變更 序號 崗位 業(yè)務描述 1 分部采購部品類主管 審批未通過的合同，可回到錄入界面進行修改，順序號 不變。 申報審批流程按照《分部合同審批流程》操作。 序號 崗位 業(yè)務描述 1 分部或總部采購部品類主管 對已簽訂的合同內(nèi)容進行變更。 2 總部采購部合同管理干事 總部合同管理干事打印審批單報由相關負責人審批，審批通過后下發(fā)。變更協(xié)議不單獨編號，作為主合同附件。 合同變更 分部或總部采購部品類主管 更正合同 總部采購部合同管理干事 審批合同 分部采購部品類主管（或合同管理干事） 錄入合同修改后的審批摘要 打印合同 總部采購部合同 管理干事 分部采購部合同管理干事 分部采購品類主管 執(zhí)行合同 合同歸檔 簽定合同 合同 按授權審核合同 重新談判，按審批意見再次修改合同 國美電器有限公司 ERP 系統(tǒng)流程 第 9頁 共 164 頁 9 合同終止流程 合同終止 未通過 通過 序號 崗位 業(yè)務描述 1 分部采購部品類主管 填寫合同終止審批單，明確合同終止原因、日期及對帳情況。 2 總部采購部總經(jīng)理 總部根據(jù)上報的合同終止原因及雙方帳務核對情況進行審核。審批未通過按原合同執(zhí)行。 3 分部合同管理干事 審批通過后，由干事執(zhí)行終止合同，執(zhí)行日期之后不允許進貨，終止日期后不允許付款。 分部采購部品類主管 終止合同申請 總部總經(jīng)理 按授權審核 繼續(xù)執(zhí)行原合同 執(zhí)行終止合同 分部合同管理干事 合同終止審批單 國美電器有限公司 ERP 系統(tǒng)流程 第 10頁 共 164 頁 10 建立供應商信息流程 注：財務部結算會計有權限修改供應商信息 定義商品信息流程 序號 崗位 業(yè)務描述 1 采購部主管業(yè)務 收集供應商的詳細信息及各類資質(zhì)證明。 2 采購部合同管理干事 根據(jù)審批后的合同號查詢到供應商名稱，錄入供應商詳細信息。 3 采購部總監(jiān) /經(jīng)理 經(jīng)理審核供應商的信息的完整性和真實性，點擊審核后在系統(tǒng)中自動生成編碼，并對信息進行匯總，總部可查詢。 序號 崗位 業(yè)務描述 1 分部編碼干事 分部在引進新型號之前，按照廠家商品報價單，查詢商品編碼明細，對照類似商品，在確認 為無碼新品時，錄入商品信息。 2 總部編碼干事 總部編碼干事查詢分部上報的商品信息，在確認為新品的情況下，自動產(chǎn)生商品流水碼。全國即可使用。 建立供應商信息流程 采購部主管業(yè)務 /結算會計 采購部總監(jiān) /經(jīng)理或結算主管 錄入供應商信息 采購部合同管理干事 /結算會計 收集供應商信息 供應商信息審核 定義商品信息流程 分部編碼干事 總部編碼干事 商品信息錄入 商品編碼 國美電器有限公司 ERP 系統(tǒng)流程 第 11頁 共 164 頁 11 經(jīng)銷商品、配送代銷要貨流程 代銷商品（門店代銷）要 貨流程 方案 1. 序號 崗位 業(yè)務描述 1 分部銷售部相關科業(yè)務員或業(yè)務主管 分部銷售部各相關業(yè)務員根據(jù)某品牌商品的缺貨情況及庫存情況進行要貨制單，鍵入要貨數(shù)量及預計零售價 2 分部銷售部經(jīng)理或總監(jiān) 分部銷售部經(jīng)理或總監(jiān)根據(jù)要貨申請單即分部實際情況審核其中的要貨數(shù)量。 序號 崗位 業(yè)務描述 1 門店經(jīng)理 根據(jù)各自門店的銷售情況，庫存結構向銷售部制要貨申請單。 2 銷售部業(yè)務員 系統(tǒng)匯總各門店的要貨申請單銷售部相關業(yè)務員根據(jù)匯總數(shù)據(jù)及實際庫存量調(diào)整修改要貨申請單。 3 銷售部經(jīng)理 /總監(jiān) 根據(jù)授權審批要貨申請單。 經(jīng)銷商品、配送代銷要貨流程 分部銷售部相關業(yè)務員 制定要貨申請單 分部銷售部經(jīng)理或總監(jiān) 審核后，系統(tǒng)要貨申請單中的各項數(shù)據(jù)自動在進貨申請單中顯示 審核要貨申請單 要貨申請單 代銷商品（門店代銷）要貨流程 門店經(jīng)理 制要貨申請單 分部銷售部業(yè)務員 審批修改各門店匯總的要貨申請單 根據(jù)授權審批要貨申請單 審批后的要貨申請單數(shù)據(jù)自動在進貨申請單中生 成 銷售部經(jīng)理 /總監(jiān) 國美電器有限公司 ERP 系統(tǒng)流程 第 12頁 共 164 頁 12 方案 2. 門店經(jīng)理有進貨權，即門店經(jīng)理根據(jù)門店的銷售結構庫存量下訂貨單，訂貨單中的價格根據(jù)分部銷售部制定的價格文件中供價制定。門店經(jīng)理的進貨權僅限于門店代銷商品中的白小、黑小 中的商品。 因在工作中門店代銷的白小、黑小商品進貨批次多，每批次的進貨數(shù)量小，要貨申請單集中的分部，銷售部審批再生成進貨申請單，銷售部審批成為訂貨單過程復雜業(yè)務量大，特別是北京、天津、上海、等 大分部回復時間長會延誤門店的進貨速度 ，所以設定由門店經(jīng)理可以對白小、黑小類商品有進貨權。 經(jīng)銷商品、配送代銷商品訂貨流程 序號 崗位 業(yè)務描述 1 采購部業(yè)務員 采購部相關業(yè)務根據(jù)商品的庫存量及銷售部要貨單數(shù)量同供應商聯(lián)系貨源情況 2 采購部業(yè)務員 采購部相關業(yè)務根據(jù)銷售部要貨單下商品訂貨單，制單。 3 采購部經(jīng)理（授權） 按授權審批 4 采購部干事 采購部干事將審核通過后的訂貨單進行打印。 5 采購部干事 打印一份加蓋印章后傳真給供應商 6 配送中心庫管 配送中心庫管根據(jù)供應商的出庫單及我方的采購訂單號辦理入庫制單。 經(jīng)銷商品、配送代銷商品進貨流程 采購部業(yè)務員 同供應商聯(lián)系了解貨源情況 采購部經(jīng)理（按授權） 采購部干事 供應商 審批進貨申請單下商品訂貨單 商品訂貨單 根據(jù)銷售部要貨單制進貨申請單 打印審批后的商品訂貨單 加蓋印章 傳真給供應商 商品訂貨單傳真件 國美電器有限公司 ERP 系統(tǒng)流程 第 13頁 共 164 頁 13 特價機訂貨流程 序號 崗位 業(yè)務描述 1 采購部業(yè)務員 采購部同供應商簽訂特價機協(xié)議，列明特價機型號、數(shù)量、政策及期間。 2 采購部 業(yè)務員 /干事 根據(jù)特價機協(xié)議制特價機訂單（系統(tǒng)單獨列出）。 3 采購部經(jīng)理 /總監(jiān) 采購部經(jīng)理 /總監(jiān)進行審批。 4 配送中心庫管 /門店庫管 配送中心根據(jù)特價機訂單入特價機庫。 特價機訂貨流程 采購部經(jīng)理 /總監(jiān) 采購部業(yè)務員 /干事 配送中心庫管 /門店庫管 根據(jù)特價機協(xié)議，制特價機訂單 審批特價機訂單 根據(jù)特價機訂單入特價機庫 打印特價機訂單 特價機訂單 傳真至供應商 國美電器有限公司 ERP 系統(tǒng)流程 第 14頁 共 164 頁 14 門店代銷商品訂貨流程 方案 1：門店無進貨權。 序號 崗位 業(yè)務描述 1 銷售部業(yè)務員 根據(jù)各門店的代銷商品要貨信息匯總，制要貨單 2 采購部業(yè)務員 根據(jù)銷售業(yè)務的要貨單，制作訂 單，不同門店訂單要分開做，以便廠家送貨 訂貨單打印一聯(lián)傳真給供應商 3 采購部總監(jiān) 審核采購訂單 4 供應商 供應商憑出庫單及訂貨單將貨送往門店 留存財務審核后的入庫單的結算聯(lián) 5 門店庫管 門店相應庫管對送貨商品進行驗收，驗收時以實際到貨數(shù)量及合格商品數(shù)量為準，同時抵消門店該商品的殘損數(shù)量，以實際數(shù)量進行入庫 留存入庫單的倉庫聯(lián) 6 門店財務人員 根據(jù)訂單制入庫單 根據(jù)隨貨同行聯(lián)審核入庫單并打印三聯(lián)：倉庫聯(lián)、結算聯(lián)、記賬聯(lián)。財務留存記賬聯(lián)，倉庫聯(lián)轉(zhuǎn)交庫房 門店代 銷商品訂貨流程 銷售部業(yè)務員 根據(jù)各門店的代銷商品要貨信息匯總，制要貨單 采購部業(yè)務員 /干事 供應商 門店財務 根據(jù)訂貨單將商品配送至各門店 審核入庫單記帳 根據(jù)訂單制入庫單 入庫單 訂貨單 打印訂貨單 傳真至供應商 驗收商品，根據(jù)實收數(shù)量入庫 打印入庫單 供應商出庫單 采購部業(yè)務員 根據(jù)銷售業(yè)務的要貨單，制作訂單 審核訂單 采購總監(jiān) 門店庫管 留存入庫單結算聯(lián) 國美電器有限公司 ERP 系統(tǒng)流程