【導(dǎo)讀】國(guó)美ERP系統(tǒng)流程手冊(cè)

　　

【正文】 購(gòu)部品類主管（或合同管理干事） 錄入合同審批摘要 打印合同 總部采購(gòu)部合同管理干事 分部采購(gòu)部合同管理干事 分部采購(gòu)品類主管 執(zhí)行合同 合同歸檔 簽定合同 合同 按授權(quán)審核合同 重新談判，按審批意見修改合同 國(guó)美電器有限公司 ERP 系統(tǒng)流程 第 7頁 共 164 頁 7 總部合同審批流程 注： 建議總部設(shè)置采購(gòu)中心總干事職位，該崗位不屬于 A、 B區(qū)，直接由總部總經(jīng)理管理（總經(jīng)理助理）或歸總部總經(jīng)辦管理。 建議 設(shè)置信息中心，負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與維護(hù)、電子商務(wù)、內(nèi)部信息處理等工作。 序號(hào) 崗位 業(yè)務(wù)描述 1 總部采購(gòu)品類主管 總部采購(gòu)品類主管或部長(zhǎng)與供應(yīng)商達(dá)成合作意向，填寫合同內(nèi)容，并填報(bào)審批條款摘要。 2 總部總經(jīng)理 上報(bào)總部 A、 B 區(qū)聯(lián)席審核通過后，上報(bào)總經(jīng)理審批。未通過的按照審批意見重新洽談上報(bào)。 3 總部采購(gòu)部合同管理干事 總部合同管理干事按照審批通過后的合同文本，錄入合同。 4 總部采購(gòu)品類主管 查詢錄入后的合同，點(diǎn)擊《審核》，系統(tǒng)自動(dòng)生成合同編號(hào)，并記錄批復(fù)日期。打印合同，一式六份。交供應(yīng)商簽字蓋章。 5 總部采購(gòu)品類主管 在公司規(guī)定的期限內(nèi)，將供應(yīng)商簽字蓋章的合同，交由財(cái)務(wù)部收入管理員審核是否與審批條款一致，我方負(fù)責(zé)人簽字蓋章后，我方留存三份。 6 總部采購(gòu)部合同管理干事 憑簽字蓋章的合同原件，確認(rèn)合同執(zhí)行，同時(shí)合同內(nèi)容在系統(tǒng)中自動(dòng)生成政策一覽表和應(yīng)收收入一覽表并下發(fā)分部執(zhí)行。 7 總部采購(gòu)部合同管理干事 正本合同留存總部檔案室，副本一份交總部財(cái)務(wù)中心收入管理部，一份交總部采購(gòu)中心。 總部合同審批流程 未通過 通過 總部采購(gòu)品類主管 按洽談內(nèi)容手填《合同審批條款摘要 》 總部采購(gòu)部合同管理干事 錄入合同 合同歸檔 簽定合同 總部總經(jīng)理 執(zhí)行合同 審批合同 合同審批條款摘要 打印合同 合同 審核合同 按審批意見修改摘 國(guó)美電器有限公司 ERP 系統(tǒng)流程 第 8頁 共 164 頁 8 分部合同修改流程 分部合同修改 未通過 通過 合同變更 序號(hào) 崗位 業(yè)務(wù)描述 1 分部采購(gòu)部品類主管 審批未通過的合同，可回到錄入界面進(jìn)行修改，順序號(hào) 不變。 申報(bào)審批流程按照《分部合同審批流程》操作。 序號(hào) 崗位 業(yè)務(wù)描述 1 分部或總部采購(gòu)部品類主管 對(duì)已簽訂的合同內(nèi)容進(jìn)行變更。 2 總部采購(gòu)部合同管理干事 總部合同管理干事打印審批單報(bào)由相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，審批通過后下發(fā)。變更協(xié)議不單獨(dú)編號(hào)，作為主合同附件。 合同變更 分部或總部采購(gòu)部品類主管 更正合同 總部采購(gòu)部合同管理干事 審批合同 分部采購(gòu)部品類主管（或合同管理干事） 錄入合同修改后的審批摘要 打印合同 總部采購(gòu)部合同 管理干事 分部采購(gòu)部合同管理干事 分部采購(gòu)品類主管 執(zhí)行合同 合同歸檔 簽定合同 合同 按授權(quán)審核合同 重新談判，按審批意見再次修改合同 國(guó)美電器有限公司 ERP 系統(tǒng)流程 第 9頁 共 164 頁 9 合同終止流程 合同終止 未通過 通過 序號(hào) 崗位 業(yè)務(wù)描述 1 分部采購(gòu)部品類主管 填寫合同終止審批單，明確合同終止原因、日期及對(duì)帳情況。 2 總部采購(gòu)部總經(jīng)理 總部根據(jù)上報(bào)的合同終止原因及雙方帳務(wù)核對(duì)情況進(jìn)行審核。審批未通過按原合同執(zhí)行。 3 分部合同管理干事 審批通過后，由干事執(zhí)行終止合同，執(zhí)行日期之后不允許進(jìn)貨，終止日期后不允許付款。 分部采購(gòu)部品類主管 終止合同申請(qǐng) 總部總經(jīng)理 按授權(quán)審核 繼續(xù)執(zhí)行原合同 執(zhí)行終止合同 分部合同管理干事 合同終止審批單 國(guó)美電器有限公司 ERP 系統(tǒng)流程 第 10頁 共 164 頁 10 建立供應(yīng)商信息流程 注：財(cái)務(wù)部結(jié)算會(huì)計(jì)有權(quán)限修改供應(yīng)商信息 定義商品信息流程 序號(hào) 崗位 業(yè)務(wù)描述 1 采購(gòu)部主管業(yè)務(wù) 收集供應(yīng)商的詳細(xì)信息及各類資質(zhì)證明。 2 采購(gòu)部合同管理干事 根據(jù)審批后的合同號(hào)查詢到供應(yīng)商名稱，錄入供應(yīng)商詳細(xì)信息。 3 采購(gòu)部總監(jiān) /經(jīng)理 經(jīng)理審核供應(yīng)商的信息的完整性和真實(shí)性，點(diǎn)擊審核后在系統(tǒng)中自動(dòng)生成編碼，并對(duì)信息進(jìn)行匯總，總部可查詢。 序號(hào) 崗位 業(yè)務(wù)描述 1 分部編碼干事 分部在引進(jìn)新型號(hào)之前，按照廠家商品報(bào)價(jià)單，查詢商品編碼明細(xì)，對(duì)照類似商品，在確認(rèn) 為無碼新品時(shí)，錄入商品信息。 2 總部編碼干事 總部編碼干事查詢分部上報(bào)的商品信息，在確認(rèn)為新品的情況下，自動(dòng)產(chǎn)生商品流水碼。全國(guó)即可使用。 建立供應(yīng)商信息流程 采購(gòu)部主管業(yè)務(wù) /結(jié)算會(huì)計(jì) 采購(gòu)部總監(jiān) /經(jīng)理或結(jié)算主管 錄入供應(yīng)商信息 采購(gòu)部合同管理干事 /結(jié)算會(huì)計(jì) 收集供應(yīng)商信息 供應(yīng)商信息審核 定義商品信息流程 分部編碼干事 總部編碼干事 商品信息錄入 商品編碼 國(guó)美電器有限公司 ERP 系統(tǒng)流程 第 11頁 共 164 頁 11 經(jīng)銷商品、配送代銷要貨流程 代銷商品（門店代銷）要 貨流程 方案 1. 序號(hào) 崗位 業(yè)務(wù)描述 1 分部銷售部相關(guān)科業(yè)務(wù)員或業(yè)務(wù)主管 分部銷售部各相關(guān)業(yè)務(wù)員根據(jù)某品牌商品的缺貨情況及庫存情況進(jìn)行要貨制單，鍵入要貨數(shù)量及預(yù)計(jì)零售價(jià) 2 分部銷售部經(jīng)理或總監(jiān) 分部銷售部經(jīng)理或總監(jiān)根據(jù)要貨申請(qǐng)單即分部實(shí)際情況審核其中的要貨數(shù)量。 序號(hào) 崗位 業(yè)務(wù)描述 1 門店經(jīng)理 根據(jù)各自門店的銷售情況，庫存結(jié)構(gòu)向銷售部制要貨申請(qǐng)單。 2 銷售部業(yè)務(wù)員 系統(tǒng)匯總各門店的要貨申請(qǐng)單銷售部相關(guān)業(yè)務(wù)員根據(jù)匯總數(shù)據(jù)及實(shí)際庫存量調(diào)整修改要貨申請(qǐng)單。 3 銷售部經(jīng)理 /總監(jiān) 根據(jù)授權(quán)審批要貨申請(qǐng)單。 經(jīng)銷商品、配送代銷要貨流程 分部銷售部相關(guān)業(yè)務(wù)員 制定要貨申請(qǐng)單 分部銷售部經(jīng)理或總監(jiān) 審核后，系統(tǒng)要貨申請(qǐng)單中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)自動(dòng)在進(jìn)貨申請(qǐng)單中顯示 審核要貨申請(qǐng)單 要貨申請(qǐng)單 代銷商品（門店代銷）要貨流程 門店經(jīng)理 制要貨申請(qǐng)單 分部銷售部業(yè)務(wù)員 審批修改各門店匯總的要貨申請(qǐng)單 根據(jù)授權(quán)審批要貨申請(qǐng)單 審批后的要貨申請(qǐng)單數(shù)據(jù)自動(dòng)在進(jìn)貨申請(qǐng)單中生 成 銷售部經(jīng)理 /總監(jiān) 國(guó)美電器有限公司 ERP 系統(tǒng)流程 第 12頁 共 164 頁 12 方案 2. 門店經(jīng)理有進(jìn)貨權(quán)，即門店經(jīng)理根據(jù)門店的銷售結(jié)構(gòu)庫存量下訂貨單，訂貨單中的價(jià)格根據(jù)分部銷售部制定的價(jià)格文件中供價(jià)制定。門店經(jīng)理的進(jìn)貨權(quán)僅限于門店代銷商品中的白小、黑小 中的商品。 因在工作中門店代銷的白小、黑小商品進(jìn)貨批次多，每批次的進(jìn)貨數(shù)量小，要貨申請(qǐng)單集中的分部，銷售部審批再生成進(jìn)貨申請(qǐng)單，銷售部審批成為訂貨單過程復(fù)雜業(yè)務(wù)量大，特別是北京、天津、上海、等 大分部回復(fù)時(shí)間長(zhǎng)會(huì)延誤門店的進(jìn)貨速度 ，所以設(shè)定由門店經(jīng)理可以對(duì)白小、黑小類商品有進(jìn)貨權(quán)。 經(jīng)銷商品、配送代銷商品訂貨流程 序號(hào) 崗位 業(yè)務(wù)描述 1 采購(gòu)部業(yè)務(wù)員 采購(gòu)部相關(guān)業(yè)務(wù)根據(jù)商品的庫存量及銷售部要貨單數(shù)量同供應(yīng)商聯(lián)系貨源情況 2 采購(gòu)部業(yè)務(wù)員 采購(gòu)部相關(guān)業(yè)務(wù)根據(jù)銷售部要貨單下商品訂貨單，制單。 3 采購(gòu)部經(jīng)理（授權(quán)） 按授權(quán)審批 4 采購(gòu)部干事 采購(gòu)部干事將審核通過后的訂貨單進(jìn)行打印。 5 采購(gòu)部干事 打印一份加蓋印章后傳真給供應(yīng)商 6 配送中心庫管 配送中心庫管根據(jù)供應(yīng)商的出庫單及我方的采購(gòu)訂單號(hào)辦理入庫制單。 經(jīng)銷商品、配送代銷商品進(jìn)貨流程 采購(gòu)部業(yè)務(wù)員 同供應(yīng)商聯(lián)系了解貨源情況 采購(gòu)部經(jīng)理（按授權(quán)） 采購(gòu)部干事 供應(yīng)商 審批進(jìn)貨申請(qǐng)單下商品訂貨單 商品訂貨單 根據(jù)銷售部要貨單制進(jìn)貨申請(qǐng)單 打印審批后的商品訂貨單 加蓋印章 傳真給供應(yīng)商 商品訂貨單傳真件 國(guó)美電器有限公司 ERP 系統(tǒng)流程 第 13頁 共 164 頁 13 特價(jià)機(jī)訂貨流程 序號(hào) 崗位 業(yè)務(wù)描述 1 采購(gòu)部業(yè)務(wù)員 采購(gòu)部同供應(yīng)商簽訂特價(jià)機(jī)協(xié)議，列明特價(jià)機(jī)型號(hào)、數(shù)量、政策及期間。 2 采購(gòu)部 業(yè)務(wù)員 /干事 根據(jù)特價(jià)機(jī)協(xié)議制特價(jià)機(jī)訂單（系統(tǒng)單獨(dú)列出）。 3 采購(gòu)部經(jīng)理 /總監(jiān) 采購(gòu)部經(jīng)理 /總監(jiān)進(jìn)行審批。 4 配送中心庫管 /門店庫管 配送中心根據(jù)特價(jià)機(jī)訂單入特價(jià)機(jī)庫。 特價(jià)機(jī)訂貨流程 采購(gòu)部經(jīng)理 /總監(jiān) 采購(gòu)部業(yè)務(wù)員 /干事 配送中心庫管 /門店庫管 根據(jù)特價(jià)機(jī)協(xié)議，制特價(jià)機(jī)訂單 審批特價(jià)機(jī)訂單 根據(jù)特價(jià)機(jī)訂單入特價(jià)機(jī)庫 打印特價(jià)機(jī)訂單 特價(jià)機(jī)訂單 傳真至供應(yīng)商 國(guó)美電器有限公司 ERP 系統(tǒng)流程 第 14頁 共 164 頁 14 門店代銷商品訂貨流程 方案 1：門店無進(jìn)貨權(quán)。 序號(hào) 崗位 業(yè)務(wù)描述 1 銷售部業(yè)務(wù)員 根據(jù)各門店的代銷商品要貨信息匯總，制要貨單 2 采購(gòu)部業(yè)務(wù)員 根據(jù)銷售業(yè)務(wù)的要貨單，制作訂 單，不同門店訂單要分開做，以便廠家送貨 訂貨單打印一聯(lián)傳真給供應(yīng)商 3 采購(gòu)部總監(jiān) 審核采購(gòu)訂單 4 供應(yīng)商 供應(yīng)商憑出庫單及訂貨單將貨送往門店 留存財(cái)務(wù)審核后的入庫單的結(jié)算聯(lián) 5 門店庫管 門店相應(yīng)庫管對(duì)送貨商品進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收時(shí)以實(shí)際到貨數(shù)量及合格商品數(shù)量為準(zhǔn)，同時(shí)抵消門店該商品的殘損數(shù)量，以實(shí)際數(shù)量進(jìn)行入庫 留存入庫單的倉庫聯(lián) 6 門店財(cái)務(wù)人員 根據(jù)訂單制入庫單 根據(jù)隨貨同行聯(lián)審核入庫單并打印三聯(lián)：倉庫聯(lián)、結(jié)算聯(lián)、記賬聯(lián)。財(cái)務(wù)留存記賬聯(lián)，倉庫聯(lián)轉(zhuǎn)交庫房 門店代 銷商品訂貨流程 銷售部業(yè)務(wù)員 根據(jù)各門店的代銷商品要貨信息匯總，制要貨單 采購(gòu)部業(yè)務(wù)員 /干事 供應(yīng)商 門店財(cái)務(wù) 根據(jù)訂貨單將商品配送至各門店 審核入庫單記帳 根據(jù)訂單制入庫單 入庫單 訂貨單 打印訂貨單 傳真至供應(yīng)商 驗(yàn)收商品，根據(jù)實(shí)收數(shù)量入庫 打印入庫單 供應(yīng)商出庫單 采購(gòu)部業(yè)務(wù)員 根據(jù)銷售業(yè)務(wù)的要貨單，制作訂單 審核訂單 采購(gòu)總監(jiān) 門店庫管 留存入庫單結(jié)算聯(lián) 國(guó)美電器有限公司 ERP 系統(tǒng)流程