【正文】 團(tuán)隊(duì)成員能夠盡早開(kāi)展工作，從而加快完成任務(wù)的速度。和你一樣，同事也希望對(duì)每天的事情早做安排，如果你是在一天的最后幾個(gè)小時(shí)才把任務(wù)分派給同事，同事會(huì)不高興的，因?yàn)槟阌锌赡艽騺y了他們的計(jì)劃。 ◆控制干擾 不要讓料想不到的電子郵件、電話和會(huì)議打亂你的工作計(jì)劃，從而使你不得不加班。為控制干擾，可以這樣做：每隔幾個(gè)小時(shí)而不是每隔10分鐘查看一次電子郵件；將電話轉(zhuǎn)為語(yǔ)音郵件，只回復(fù)那些確有急事的電話；要求將會(huì)議安排在你方便的時(shí)候召開(kāi)。 ◆早工作早離開(kāi) 加班加點(diǎn)工作到很晚可能會(huì)引發(fā)惡性循環(huán)——工作到很晚通常會(huì)使你起得晚，然后又導(dǎo)致你要工作到很晚，如此循環(huán)。在一個(gè)星期內(nèi)強(qiáng)迫自己早點(diǎn)開(kāi)始工作，早一點(diǎn)離開(kāi)。開(kāi)始這樣做很困難，但你會(huì)很快發(fā)現(xiàn)，早點(diǎn)開(kāi)始工作能夠使你每天有做計(jì)劃的時(shí)間，從而提高了你的工作效率。 ◆不要在工作時(shí)間干私事 一些員工放任自己，在工作時(shí)間為私人事務(wù)分心。在工作時(shí)完全不考慮私人事務(wù)是不現(xiàn)實(shí)的，因此要對(duì)付賬單、寫感謝卡和其他影響工作效率的事情進(jìn)行統(tǒng)籌安排。這些小事情會(huì)影響你的工作，如果你將很多時(shí)間用于與工作無(wú)關(guān)的事情，那么晚上要加班就是不可避免的。 ◆下班一小時(shí)前才將電話鈴聲調(diào)響?yīng)?在一天的正常工作結(jié)束后，將打進(jìn)來(lái)的電話轉(zhuǎn)到你的語(yǔ)音郵件系統(tǒng)中。這樣做既可以保證你在正常工作時(shí)能夠?qū)Ｐ闹轮咎幚砭o急事務(wù)，又能夠使你不用工作到很晚的時(shí)間。 ◆依靠和信賴電子郵件 許多日常的交流通過(guò)電子郵件就可以完成，不一定非得打電話。使用電子郵件可以使你避免打電話聊天。當(dāng)然，也有一些公司必須直接與人交談才能有效運(yùn)作。但是，絕大多數(shù)員工能夠利用電子郵件處理更多的溝通交流事務(wù)。 ◆檢查你的技術(shù)設(shè)備 “磨刀不誤砍柴工”，對(duì)電腦和辦公設(shè)備進(jìn)行升級(jí)可以使你更為有效地工作，使你可以按時(shí)回家。例如，一臺(tái)性能強(qiáng)大的電腦可以使你更快地進(jìn)行網(wǎng)頁(yè)搜索或是同時(shí)運(yùn)行多個(gè)應(yīng)用程序。 ◆利用自動(dòng)化手段 充分利用辦公自動(dòng)化設(shè)備和應(yīng)用程序來(lái)完成工作任務(wù)，這樣會(huì)減少手工操作，使你獲得更多的時(shí)間。 ◆今日事，今日畢 許多員工由于白天完成不了任務(wù)，養(yǎng)成了熬夜的習(xí)慣。熬夜會(huì)使你工作效率降低，直至危害你的健康。因此，員工要想方設(shè)法提高工作效率，做到“今日事，今日畢”。 記住你不是超人，公司雇你也不是為了解決所有的問(wèn)題。做好你職責(zé)范圍內(nèi)的重要工作就可以了，不要忙著給其它部門提建議，搞策劃。如果手上有太多的額外的事情，你自己的本職工作往往會(huì)得不到很好的完成。 簡(jiǎn)要途徑 不管是主動(dòng)還是被動(dòng)，管理與技術(shù)員工都試圖通過(guò)提高效率來(lái)緩解工作壓力。加之現(xiàn)代人力資源管理的導(dǎo)向?yàn)樾蕛?yōu)先，致使員工在完成工作指標(biāo)的同時(shí)，不得不時(shí)刻首先考慮提高工作效率。在績(jī)效管理的框架中，每個(gè)管理人員都必須是自己時(shí)間的管理者，以提高個(gè)人的績(jī)效。 ●制定適用的工作計(jì)劃。 對(duì)于技術(shù)與管理員工，制定計(jì)劃的周期可定為一個(gè)月。但應(yīng)將工作計(jì)劃分解為周計(jì)劃與日計(jì)劃。每個(gè)工作日結(jié)束的前半個(gè)小時(shí)，先盤點(diǎn)一下當(dāng)天計(jì)劃的完成情況，并整理一下第二天計(jì)劃內(nèi)容的工作思路與方法。聰明的管理者會(huì)盡力完成當(dāng)天的工作，因?yàn)楫?dāng)天完不成的工作將不得不延遲到下一天完成。這樣必將影響下一天仍至當(dāng)月的整個(gè)工作計(jì)劃，從而陷入明日復(fù)明日的被動(dòng)局面。在制定日計(jì)劃的時(shí)候，必須考慮計(jì)劃的彈性。不能將計(jì)劃制定在能力所能達(dá)到的100%，而應(yīng)該制定在能力所能達(dá)到的80%。這是由管理者工作性質(zhì)決定的。因?yàn)?，管理者每天都?huì)遇到一些意想不到的情況以及上級(jí)交辦的臨時(shí)任務(wù)。如果你每天的計(jì)劃都是100%，那么，在你完成臨時(shí)任務(wù)時(shí)，就必然會(huì)擠占你業(yè)已制定好的工作計(jì)劃，原計(jì)劃就不得不延期了。久而久之，你的計(jì)劃失去了嚴(yán)肅性，你的上級(jí)也會(huì)認(rèn)為你不是一個(gè)很精干的員工。 ●將工作分類。 分類的原則主要包括輕重緩急的原則，相關(guān)性原則，工作屬地相同原則。輕重緩急包括時(shí)間與任務(wù)兩方面的內(nèi)容。很多時(shí)候管理者會(huì)忽略時(shí)間的要求，只看重任務(wù)的重要性，這樣理解是片面的。相關(guān)性主要指不要將某一件任務(wù)孤立地看待。因?yàn)楣芾肀旧硎且豁?xiàng)連續(xù)性的工作，任務(wù)可能是過(guò)去某項(xiàng)工作的延續(xù)，或者是未來(lái)某項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。所以，任務(wù)開(kāi)始以前，先向后看一看，再往前想一想，以避免前后矛盾造成的返工。工作屬地相同原則指將工作地點(diǎn)相同的業(yè)務(wù)盡量歸并到一塊完成，這樣可以減少因?yàn)楣ぷ鞯攸c(diǎn)變化造成的時(shí)間浪費(fèi)。這一點(diǎn)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作員工猶為重要。如果這一點(diǎn)處理的好，可避免在現(xiàn)場(chǎng)、自己的辦公室、物資部、監(jiān)理、業(yè)主及其它部門之間頻繁接觸。既節(jié)約了時(shí)間，又少走了路程，還提高了工作效率，何樂(lè)而不為呢？ ●在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成約定的工作。 管理人員在接收工作任務(wù)的同時(shí)，都被要求在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成。時(shí)刻將時(shí)間與質(zhì)量?jī)蓚€(gè)要求貫穿在完成任務(wù)的過(guò)程當(dāng)中，并盡可能提前。將任務(wù)完成的時(shí)間定在提交任務(wù)成果的最后一刻是很不明智的，這與上面提到的計(jì)劃的彈性是一脈相承的。因?yàn)?，事情并非是一味地按個(gè)人主觀設(shè)定前進(jìn)。當(dāng)應(yīng)當(dāng)提交的任務(wù)與臨時(shí)的事項(xiàng)沖突時(shí)，就陷入了魚與熊掌的被動(dòng)狀態(tài)。一個(gè)每次都能按期完成工作任務(wù)的員工，即使不天天加班加點(diǎn)，即使不顯得終日忙忙碌碌，也會(huì)讓主管覺(jué)得你是一個(gè)讓人放心的人，而不是天天追問(wèn)你工作的進(jìn)度如何了。 ●敦促過(guò)程管理者。 因?yàn)槟稠?xiàng)工作會(huì)涉及多個(gè)部門或是崗位，假如讓你來(lái)組織這項(xiàng)工作，你會(huì)怎么辦？由于這項(xiàng)特定的工作有很多中間環(huán)節(jié)，所以增加了協(xié)調(diào)的難度。管理人員在組織某項(xiàng)工作時(shí)往往只偏重于自己本身所應(yīng)完成的職責(zé)，將工作傳遞到相關(guān)工作部門與工作崗位之后便聽(tīng)之任之了。這樣，你會(huì)發(fā)現(xiàn)工作總是不能按時(shí)完成。在檢查工作結(jié)果的時(shí)候，所在的中間環(huán)節(jié)又各自抱怨給予他的時(shí)間太短了，或者是某個(gè)中間環(huán)節(jié)耽誤的時(shí)間太久了等等。而工作結(jié)果只有一個(gè)，那就是你沒(méi)有按期并且保證質(zhì)量地完成工作，你的業(yè)績(jī)等級(jí)被打了折扣。所以作為一名管理者，要把握工作的完整性。在事先給定各個(gè)中間環(huán)節(jié)完成工作時(shí)間的同時(shí)，要經(jīng)常關(guān)注他完成的質(zhì)量與進(jìn)度，以免其中的某個(gè)或是某些環(huán)節(jié)影響整體工作進(jìn)度。所以，作為一名組織者，你的職責(zé)不僅僅是將文件傳遞出去，更重要的是敦促你的中間環(huán)節(jié)處理者按你的要求及時(shí)完成分管職責(zé)。 有效地管理時(shí)間可以大大提高工作效率，所以對(duì)于時(shí)間管理的方法研究是永恒的，因?yàn)槊總€(gè)人只有有效地管理自己的時(shí)間才能有效地提高自己的績(jī)效。 管理好時(shí)間 要提高工作效率，就要掌握好時(shí)間，利用好時(shí)間，管理好時(shí)間。要掌握時(shí)間最好的方法，就是要先從避免時(shí)間的浪費(fèi)做起。人生的每一件事情都跟時(shí)間有關(guān)。經(jīng)理人對(duì)時(shí)間管理這個(gè)工具在自己走向成功的歷程中，應(yīng)扮演什么角色是明白的。 一談到時(shí)間管理，多數(shù)人都會(huì)想到：一是在工作上如何有效地利用時(shí)間。這方面有很多相關(guān)書籍及專家的建議，比如寫工作計(jì)劃，用ABCD列出每天要做的事的優(yōu)先次序然后遵照?qǐng)?zhí)行；運(yùn)用80∶20原則；提高工作效率等。二是在業(yè)余時(shí)如何有效地利用時(shí)間用于學(xué)習(xí)或工作。 其實(shí)，這樣理解時(shí)間管理這個(gè)工具是錯(cuò)誤的。你進(jìn)行時(shí)間管理，應(yīng)該涉及人生的8大領(lǐng)域，而不僅是某一兩個(gè)領(lǐng)域。這8大領(lǐng)域是：健康、工作、心智、人際關(guān)系、理財(cái)、家庭、心靈思考、休閑。 時(shí)間管理就是耕耘你自己。時(shí)間管理實(shí)際上是你把有效的時(shí)間投資于你要成為的人或你想做成的事。你對(duì)什么進(jìn)行投資會(huì)收獲什么，你投資于健康就會(huì)在健康上收獲，你投資于人際關(guān)系，你就會(huì)在人際關(guān)系上有收獲。盡管我們總覺(jué)得時(shí)間管理應(yīng)該主要是與工作相關(guān)，但你的時(shí)間分配還是必須涉及到八大領(lǐng)域，這才是對(duì)你最好的結(jié)果。比如在休息日，你也許該在家庭、健康、休閑上有更多的時(shí)間分配，而不是用于工作。 關(guān)于如何在工作、學(xué)習(xí)這兩個(gè)領(lǐng)域上進(jìn)行時(shí)間管理，你可以輕而易舉地找到非常有參照作用的原則和建議，你不妨根據(jù)這些步驟執(zhí)行或反思自己的時(shí)間管理，你將會(huì)取得一定的成效。 然而，經(jīng)理人在時(shí)間管理上的最大誤區(qū)是對(duì)時(shí)間管理目的性不清楚。時(shí)間是過(guò)去、現(xiàn)在、未來(lái)的一條連續(xù)線，構(gòu)成時(shí)間的要素是事件，時(shí)間管理的目的是對(duì)事件的控制。所以，你要有效地進(jìn)行時(shí)間管理，你首先必須有一套明確的遠(yuǎn)期、中期、近期目標(biāo)；其次是有一個(gè)價(jià)值觀和信念；第三是根據(jù)目標(biāo)制定你的長(zhǎng)期計(jì)劃和短期計(jì)劃，然后分解為年計(jì)劃、月計(jì)劃、周計(jì)劃、日計(jì)劃；第四是相應(yīng)的日結(jié)果、月結(jié)果、年結(jié)果，及每個(gè)結(jié)果的反饋和計(jì)劃的修正。這個(gè)過(guò)程實(shí)際上是一個(gè)循環(huán)，即PDCA循環(huán)。 你在進(jìn)行時(shí)間管理時(shí)，要特別注意以下5點(diǎn)： 時(shí)間管理與目標(biāo)設(shè)定、目標(biāo)執(zhí)行有相輔相成的關(guān)系，時(shí)間管理與目標(biāo)管理是不可分的。你的工作、事業(yè)、生活等目標(biāo)中，每個(gè)小目標(biāo)的完成，會(huì)讓你清楚地知道你與大目標(biāo)的遠(yuǎn)近，你的每日計(jì)劃是你的壓力和激勵(lì)，每日的行動(dòng)計(jì)劃都必須結(jié)合你的目標(biāo)。 在時(shí)間管理中，必須學(xué)會(huì)運(yùn)用80∶20原則，要讓20%的投入產(chǎn)生80%的效益。從個(gè)人角度看，要把握一天中的20%的經(jīng)典時(shí)間用于你的關(guān)鍵的思考和準(zhǔn)備，這你可以根據(jù)你的生活狀態(tài)、生物鐘來(lái)確定你的20%經(jīng)典時(shí)間是哪個(gè)時(shí)候。 特別推薦的是：每一天，你要強(qiáng)迫自己執(zhí)行或做6件對(duì)你未來(lái)有影響的事情。這6件事不包括基本的工作、基本的雜事，要盡量涉及到8個(gè)領(lǐng)域。時(shí)間管理是一種心態(tài)，時(shí)間管理不能說(shuō)安排事情妥當(dāng)或把事做好了就行，你應(yīng)該是更長(zhǎng)遠(yuǎn)和更系統(tǒng)地考慮你的時(shí)間分配和使用效率。 在工作和生活中要學(xué)會(huì)授權(quán)。 要分析浪費(fèi)時(shí)間的原因，學(xué)會(huì)珍惜時(shí)間。 有計(jì)劃，才有效率和成功。評(píng)估時(shí)間管理是否有效，主要是看你的目標(biāo)達(dá)成的程度。時(shí)間管理最為關(guān)鍵的要素是目標(biāo)設(shè)定和價(jià)值觀；時(shí)間管理的關(guān)鍵技巧是習(xí)慣，你運(yùn)用時(shí)間管理工具變成習(xí)慣了，什么就變得有序了，有效了；時(shí)間管理最大的難題是習(xí)慣，一個(gè)人的習(xí)慣太難改了！ 人的生活不能像工廠，你可以在工作中幽默，也可以在生活中浪漫，時(shí)間管理絕不是讓你變得機(jī)械化。但人們?cè)谌诵曰ぷ?、生活中，往往?huì)迷失時(shí)間管理。這時(shí)關(guān)鍵是學(xué)會(huì)說(shuō)“不”，對(duì)浪費(fèi)時(shí)間的事情、不良習(xí)慣說(shuō)“不”！辦公室智慧控制自己的情緒情緒這個(gè)東西，從我們出生以來(lái)就跟隨至今。似乎，除了表達(dá)它或者隱藏它，我們不能再有別的什么處理它的方法。不過(guò)，現(xiàn)在，專家在進(jìn)行了許多的研究之后，告訴我們，情緒對(duì)我們生理和心理健康上有許多的作用。所以，不時(shí)地審視你自己的情緒，對(duì)健康不無(wú)裨益。 掌控情緒 掌控健康 有個(gè)簡(jiǎn)單的實(shí)驗(yàn)研究情緒對(duì)健康的影響。美國(guó)生理學(xué)家艾爾瑪將一支支玻璃管插在攝氏零度、冰和水混合的容器里，借以搜集人們不同情緒時(shí)呼出來(lái)的“汽水”。結(jié)果發(fā)現(xiàn)，心平氣和時(shí)呼出的氣凝成的水澄清透明、無(wú)色、無(wú)雜質(zhì)。如果生氣，則會(huì)出現(xiàn)紫色的沉淀，研究者將這“生氣水”注射到白老鼠身上，幾分鐘后，老鼠居然死了。 在很多時(shí)候，我們樂(lè)觀、愉快，但是傷心憤怒的情緒也時(shí)常伴隨著我們。這是日常生活中的家常便飯，我們?cè)缫蚜?xí)慣。有些時(shí)候，我們能控制它們，但有些時(shí)候，我們卻對(duì)它無(wú)可奈何。那么，我們能學(xué)著去了解、去應(yīng)對(duì)我們的情緒嗎？ 專家認(rèn)為我們能做到。而且，專家們也建議我們要做到這一點(diǎn)。面對(duì)生活中的挫折，度過(guò)情緒的低氣壓，回到協(xié)調(diào)的生活，能給我們帶來(lái)健康生活。情緒和人們賦予事件、事物、環(huán)境、人以及經(jīng)驗(yàn)的意義密切相關(guān)，所以，情緒是可以掌控的。 我們都有著基本的情感需要，例如和人交往、對(duì)人表達(dá)的需要。有醫(yī)學(xué)研究認(rèn)為，情緒和情感就是我們身體的一種生物反應(yīng)。這5種情緒：痛苦、憤怒、恐懼、快樂(lè)以及愛(ài)是和我們的身體直接相關(guān)的。前三種情緒通常被認(rèn)為屬于“危險(xiǎn)”的情緒，它們意味著發(fā)生或即將發(fā)生危險(xiǎn)；而后兩者則屬于“令人愉快”的情緒，快樂(lè)和愛(ài)告訴我們，可以放松和享受，需要可以得到滿足。 當(dāng)人們面對(duì)那些“危險(xiǎn)”情緒時(shí)，如果不能及時(shí)緩解的話，這些情緒可能變成絕望，而所有的這些情緒都和癌癥以及其他危險(xiǎn)疾病相關(guān)。如果這些情緒困擾著你，那么相應(yīng)地，你感受到快樂(lè)和愛(ài)的時(shí)候就非常少。 雖然人類的情緒還有許多，但幾乎都建立在這五種情緒的基礎(chǔ)上。為了從正面情緒中受益，我們需要學(xué)習(xí)掌控自己的情緒。但這并不意味著，你就需要處于一個(gè)情緒真空環(huán)境了。掌控情緒意味著，你能通過(guò)給自己充電，擁有對(duì)自己、對(duì)生活、對(duì)世界的健康信念來(lái)改變自己的不健康情緒。這些信念，會(huì)給我們帶來(lái)諸如勇敢、寬容、同情這些更為健康的情緒和心態(tài)。 科學(xué)家們發(fā)現(xiàn)了，大腦的情緒中心與免疫系統(tǒng)有著直接的連結(jié)。健康情緒能幫助人們抵抗感染、感冒和流感。依靠健康的心態(tài)戰(zhàn)勝疾病的例子屢見(jiàn)不鮮，而那些恐懼、害怕、絕望的情緒則會(huì)讓疾病惡化得更快，甚至導(dǎo)致死亡。 情緒左右成敗 在我們做的事情當(dāng)中，有許多都受到感情的影響。由于我們的感情可為我們帶來(lái)偉大的成就，也可能使我們失敗，所以，我們必須了解，要控制自己的感情，首先應(yīng)該做的是，了解對(duì)我們有刺激作用的感情有哪些？我們可將這些感情分為七種消極和七種積極的情緒。 七種消極情緒為：恐懼、仇恨、憤怒、貪婪、嫉妒、報(bào)復(fù)、迷信 七種積極情緒為：愛(ài)、性、希望、信心、同情、樂(lè)觀、忠誠(chéng) 以上14種情緒，正是你人生計(jì)劃成功或失敗的關(guān)鍵，他們的組合，既能意義非凡，又能夠混亂無(wú)章，完全由你決定。 上面每一種情緒都和心態(tài)有關(guān)，這也就是為什么我們一直強(qiáng)調(diào)心態(tài)的原因。這些情緒實(shí)際上就是個(gè)人心態(tài)的反映，而心態(tài)是你可以組織、引導(dǎo)和完全掌控的對(duì)象。 你必須控制你的思想，你必須對(duì)思想中產(chǎn)生的各種情緒保持著警覺(jué)性，并且視其對(duì)心態(tài)的影響是好是壞而接受或拒絕。 樂(lè)觀會(huì)增強(qiáng)你的信心和彈性，而仇恨會(huì)使你失去寬容和正義感。如果你無(wú)法控制自己情緒，你的一生將會(huì)因?yàn)椴粫r(shí)的情緒沖動(dòng)而受害。 如果你正在努力控制情緒的話，可準(zhǔn)備一張圖表，寫下你每天體驗(yàn)并且控制情緒的次數(shù)，這種方法可使你了解情緒發(fā)作的頻繁性和它的力量。一旦你發(fā)現(xiàn)刺激情緒的因素時(shí)，便可采取行動(dòng)除掉這些因素，或把它們找出來(lái)充分利用。 將你追求成功的欲望，轉(zhuǎn)變成一股強(qiáng)烈的執(zhí)著意念，并且著手實(shí)現(xiàn)你的明確目標(biāo)，這是使你學(xué)得情緒控制能力的兩個(gè)基本要件，這兩個(gè)基本要件之間，具有相輔相成的關(guān)系，而其中一個(gè)要件獲得進(jìn)展時(shí)，另一要件也會(huì)有所進(jìn)展。 在工作中難免碰到各種挫折和委屈、誤解，要學(xué)會(huì)很好地控制這種情緒，遇到再大的委屈也只是一笑了之，再也不要向誰(shuí)去抱怨。 160