【正文】 團隊成員能夠盡早開展工作，從而加快完成任務(wù)的速度。和你一樣，同事也希望對每天的事情早做安排，如果你是在一天的最后幾個小時才把任務(wù)分派給同事，同事會不高興的，因為你有可能打亂了他們的計劃。 ◆控制干擾 不要讓料想不到的電子郵件、電話和會議打亂你的工作計劃，從而使你不得不加班。為控制干擾，可以這樣做：每隔幾個小時而不是每隔10分鐘查看一次電子郵件；將電話轉(zhuǎn)為語音郵件，只回復那些確有急事的電話；要求將會議安排在你方便的時候召開。 ◆早工作早離開 加班加點工作到很晚可能會引發(fā)惡性循環(huán)——工作到很晚通常會使你起得晚，然后又導致你要工作到很晚，如此循環(huán)。在一個星期內(nèi)強迫自己早點開始工作，早一點離開。開始這樣做很困難，但你會很快發(fā)現(xiàn)，早點開始工作能夠使你每天有做計劃的時間，從而提高了你的工作效率。 ◆不要在工作時間干私事 一些員工放任自己，在工作時間為私人事務(wù)分心。在工作時完全不考慮私人事務(wù)是不現(xiàn)實的，因此要對付賬單、寫感謝卡和其他影響工作效率的事情進行統(tǒng)籌安排。這些小事情會影響你的工作，如果你將很多時間用于與工作無關(guān)的事情，那么晚上要加班就是不可避免的。 ◆下班一小時前才將電話鈴聲調(diào)響 在一天的正常工作結(jié)束后，將打進來的電話轉(zhuǎn)到你的語音郵件系統(tǒng)中。這樣做既可以保證你在正常工作時能夠?qū)Ｐ闹轮咎幚砭o急事務(wù)，又能夠使你不用工作到很晚的時間。 ◆依靠和信賴電子郵件 許多日常的交流通過電子郵件就可以完成，不一定非得打電話。使用電子郵件可以使你避免打電話聊天。當然，也有一些公司必須直接與人交談才能有效運作。但是，絕大多數(shù)員工能夠利用電子郵件處理更多的溝通交流事務(wù)。 ◆檢查你的技術(shù)設(shè)備 “磨刀不誤砍柴工”，對電腦和辦公設(shè)備進行升級可以使你更為有效地工作，使你可以按時回家。例如，一臺性能強大的電腦可以使你更快地進行網(wǎng)頁搜索或是同時運行多個應用程序。 ◆利用自動化手段 充分利用辦公自動化設(shè)備和應用程序來完成工作任務(wù)，這樣會減少手工操作，使你獲得更多的時間。 ◆今日事，今日畢 許多員工由于白天完成不了任務(wù)，養(yǎng)成了熬夜的習慣。熬夜會使你工作效率降低，直至危害你的健康。因此，員工要想方設(shè)法提高工作效率，做到“今日事，今日畢”。 記住你不是超人，公司雇你也不是為了解決所有的問題。做好你職責范圍內(nèi)的重要工作就可以了，不要忙著給其它部門提建議，搞策劃。如果手上有太多的額外的事情，你自己的本職工作往往會得不到很好的完成。 簡要途徑 不管是主動還是被動，管理與技術(shù)員工都試圖通過提高效率來緩解工作壓力。加之現(xiàn)代人力資源管理的導向為效率優(yōu)先，致使員工在完成工作指標的同時，不得不時刻首先考慮提高工作效率。在績效管理的框架中，每個管理人員都必須是自己時間的管理者，以提高個人的績效。 ●制定適用的工作計劃。 對于技術(shù)與管理員工，制定計劃的周期可定為一個月。但應將工作計劃分解為周計劃與日計劃。每個工作日結(jié)束的前半個小時，先盤點一下當天計劃的完成情況，并整理一下第二天計劃內(nèi)容的工作思路與方法。聰明的管理者會盡力完成當天的工作，因為當天完不成的工作將不得不延遲到下一天完成。這樣必將影響下一天仍至當月的整個工作計劃，從而陷入明日復明日的被動局面。在制定日計劃的時候，必須考慮計劃的彈性。不能將計劃制定在能力所能達到的100%，而應該制定在能力所能達到的80%。這是由管理者工作性質(zhì)決定的。因為，管理者每天都會遇到一些意想不到的情況以及上級交辦的臨時任務(wù)。如果你每天的計劃都是100%，那么，在你完成臨時任務(wù)時，就必然會擠占你業(yè)已制定好的工作計劃，原計劃就不得不延期了。久而久之，你的計劃失去了嚴肅性，你的上級也會認為你不是一個很精干的員工。 ●將工作分類。 分類的原則主要包括輕重緩急的原則，相關(guān)性原則，工作屬地相同原則。輕重緩急包括時間與任務(wù)兩方面的內(nèi)容。很多時候管理者會忽略時間的要求，只看重任務(wù)的重要性，這樣理解是片面的。相關(guān)性主要指不要將某一件任務(wù)孤立地看待。因為管理本身是一項連續(xù)性的工作，任務(wù)可能是過去某項工作的延續(xù)，或者是未來某項工作的基礎(chǔ)。所以，任務(wù)開始以前，先向后看一看，再往前想一想，以避免前后矛盾造成的返工。工作屬地相同原則指將工作地點相同的業(yè)務(wù)盡量歸并到一塊完成，這樣可以減少因為工作地點變化造成的時間浪費。這一點對現(xiàn)場工作員工猶為重要。如果這一點處理的好，可避免在現(xiàn)場、自己的辦公室、物資部、監(jiān)理、業(yè)主及其它部門之間頻繁接觸。既節(jié)約了時間，又少走了路程，還提高了工作效率，何樂而不為呢？ ●在規(guī)定的時間內(nèi)完成約定的工作。 管理人員在接收工作任務(wù)的同時，都被要求在規(guī)定的時間內(nèi)完成。時刻將時間與質(zhì)量兩個要求貫穿在完成任務(wù)的過程當中，并盡可能提前。將任務(wù)完成的時間定在提交任務(wù)成果的最后一刻是很不明智的，這與上面提到的計劃的彈性是一脈相承的。因為，事情并非是一味地按個人主觀設(shè)定前進。當應當提交的任務(wù)與臨時的事項沖突時，就陷入了魚與熊掌的被動狀態(tài)。一個每次都能按期完成工作任務(wù)的員工，即使不天天加班加點，即使不顯得終日忙忙碌碌，也會讓主管覺得你是一個讓人放心的人，而不是天天追問你工作的進度如何了。 ●敦促過程管理者。 因為某項工作會涉及多個部門或是崗位，假如讓你來組織這項工作，你會怎么辦？由于這項特定的工作有很多中間環(huán)節(jié)，所以增加了協(xié)調(diào)的難度。管理人員在組織某項工作時往往只偏重于自己本身所應完成的職責，將工作傳遞到相關(guān)工作部門與工作崗位之后便聽之任之了。這樣，你會發(fā)現(xiàn)工作總是不能按時完成。在檢查工作結(jié)果的時候，所在的中間環(huán)節(jié)又各自抱怨給予他的時間太短了，或者是某個中間環(huán)節(jié)耽誤的時間太久了等等。而工作結(jié)果只有一個，那就是你沒有按期并且保證質(zhì)量地完成工作，你的業(yè)績等級被打了折扣。所以作為一名管理者，要把握工作的完整性。在事先給定各個中間環(huán)節(jié)完成工作時間的同時，要經(jīng)常關(guān)注他完成的質(zhì)量與進度，以免其中的某個或是某些環(huán)節(jié)影響整體工作進度。所以，作為一名組織者，你的職責不僅僅是將文件傳遞出去，更重要的是敦促你的中間環(huán)節(jié)處理者按你的要求及時完成分管職責。 有效地管理時間可以大大提高工作效率，所以對于時間管理的方法研究是永恒的，因為每個人只有有效地管理自己的時間才能有效地提高自己的績效。 管理好時間 要提高工作效率，就要掌握好時間，利用好時間，管理好時間。要掌握時間最好的方法，就是要先從避免時間的浪費做起。人生的每一件事情都跟時間有關(guān)。經(jīng)理人對時間管理這個工具在自己走向成功的歷程中，應扮演什么角色是明白的。 一談到時間管理，多數(shù)人都會想到：一是在工作上如何有效地利用時間。這方面有很多相關(guān)書籍及專家的建議，比如寫工作計劃，用ABCD列出每天要做的事的優(yōu)先次序然后遵照執(zhí)行；運用80∶20原則；提高工作效率等。二是在業(yè)余時如何有效地利用時間用于學習或工作。 其實，這樣理解時間管理這個工具是錯誤的。你進行時間管理，應該涉及人生的8大領(lǐng)域，而不僅是某一兩個領(lǐng)域。這8大領(lǐng)域是：健康、工作、心智、人際關(guān)系、理財、家庭、心靈思考、休閑。 時間管理就是耕耘你自己。時間管理實際上是你把有效的時間投資于你要成為的人或你想做成的事。你對什么進行投資會收獲什么，你投資于健康就會在健康上收獲，你投資于人際關(guān)系，你就會在人際關(guān)系上有收獲。盡管我們總覺得時間管理應該主要是與工作相關(guān)，但你的時間分配還是必須涉及到八大領(lǐng)域，這才是對你最好的結(jié)果。比如在休息日，你也許該在家庭、健康、休閑上有更多的時間分配，而不是用于工作。 關(guān)于如何在工作、學習這兩個領(lǐng)域上進行時間管理，你可以輕而易舉地找到非常有參照作用的原則和建議，你不妨根據(jù)這些步驟執(zhí)行或反思自己的時間管理，你將會取得一定的成效。 然而，經(jīng)理人在時間管理上的最大誤區(qū)是對時間管理目的性不清楚。時間是過去、現(xiàn)在、未來的一條連續(xù)線，構(gòu)成時間的要素是事件，時間管理的目的是對事件的控制。所以，你要有效地進行時間管理，你首先必須有一套明確的遠期、中期、近期目標；其次是有一個價值觀和信念；第三是根據(jù)目標制定你的長期計劃和短期計劃，然后分解為年計劃、月計劃、周計劃、日計劃；第四是相應的日結(jié)果、月結(jié)果、年結(jié)果，及每個結(jié)果的反饋和計劃的修正。這個過程實際上是一個循環(huán)，即PDCA循環(huán)。 你在進行時間管理時，要特別注意以下5點： 時間管理與目標設(shè)定、目標執(zhí)行有相輔相成的關(guān)系，時間管理與目標管理是不可分的。你的工作、事業(yè)、生活等目標中，每個小目標的完成，會讓你清楚地知道你與大目標的遠近，你的每日計劃是你的壓力和激勵，每日的行動計劃都必須結(jié)合你的目標。 在時間管理中，必須學會運用80∶20原則，要讓20%的投入產(chǎn)生80%的效益。從個人角度看，要把握一天中的20%的經(jīng)典時間用于你的關(guān)鍵的思考和準備，這你可以根據(jù)你的生活狀態(tài)、生物鐘來確定你的20%經(jīng)典時間是哪個時候。 特別推薦的是：每一天，你要強迫自己執(zhí)行或做6件對你未來有影響的事情。這6件事不包括基本的工作、基本的雜事，要盡量涉及到8個領(lǐng)域。時間管理是一種心態(tài)，時間管理不能說安排事情妥當或把事做好了就行，你應該是更長遠和更系統(tǒng)地考慮你的時間分配和使用效率。 在工作和生活中要學會授權(quán)。 要分析浪費時間的原因，學會珍惜時間。 有計劃，才有效率和成功。評估時間管理是否有效，主要是看你的目標達成的程度。時間管理最為關(guān)鍵的要素是目標設(shè)定和價值觀；時間管理的關(guān)鍵技巧是習慣，你運用時間管理工具變成習慣了，什么就變得有序了，有效了；時間管理最大的難題是習慣，一個人的習慣太難改了！ 人的生活不能像工廠，你可以在工作中幽默，也可以在生活中浪漫，時間管理絕不是讓你變得機械化。但人們在人性化工作、生活中，往往會迷失時間管理。這時關(guān)鍵是學會說“不”，對浪費時間的事情、不良習慣說“不”！辦公室智慧控制自己的情緒情緒這個東西，從我們出生以來就跟隨至今。似乎，除了表達它或者隱藏它，我們不能再有別的什么處理它的方法。不過，現(xiàn)在，專家在進行了許多的研究之后，告訴我們，情緒對我們生理和心理健康上有許多的作用。所以，不時地審視你自己的情緒，對健康不無裨益。 掌控情緒 掌控健康 有個簡單的實驗研究情緒對健康的影響。美國生理學家艾爾瑪將一支支玻璃管插在攝氏零度、冰和水混合的容器里，借以搜集人們不同情緒時呼出來的“汽水”。結(jié)果發(fā)現(xiàn)，心平氣和時呼出的氣凝成的水澄清透明、無色、無雜質(zhì)。如果生氣，則會出現(xiàn)紫色的沉淀，研究者將這“生氣水”注射到白老鼠身上，幾分鐘后，老鼠居然死了。 在很多時候，我們樂觀、愉快，但是傷心憤怒的情緒也時常伴隨著我們。這是日常生活中的家常便飯，我們早已習慣。有些時候，我們能控制它們，但有些時候，我們卻對它無可奈何。那么，我們能學著去了解、去應對我們的情緒嗎？ 專家認為我們能做到。而且，專家們也建議我們要做到這一點。面對生活中的挫折，度過情緒的低氣壓，回到協(xié)調(diào)的生活，能給我們帶來健康生活。情緒和人們賦予事件、事物、環(huán)境、人以及經(jīng)驗的意義密切相關(guān)，所以，情緒是可以掌控的。 我們都有著基本的情感需要，例如和人交往、對人表達的需要。有醫(yī)學研究認為，情緒和情感就是我們身體的一種生物反應。這5種情緒：痛苦、憤怒、恐懼、快樂以及愛是和我們的身體直接相關(guān)的。前三種情緒通常被認為屬于“危險”的情緒，它們意味著發(fā)生或即將發(fā)生危險；而后兩者則屬于“令人愉快”的情緒，快樂和愛告訴我們，可以放松和享受，需要可以得到滿足。 當人們面對那些“危險”情緒時，如果不能及時緩解的話，這些情緒可能變成絕望，而所有的這些情緒都和癌癥以及其他危險疾病相關(guān)。如果這些情緒困擾著你，那么相應地，你感受到快樂和愛的時候就非常少。 雖然人類的情緒還有許多，但幾乎都建立在這五種情緒的基礎(chǔ)上。為了從正面情緒中受益，我們需要學習掌控自己的情緒。但這并不意味著，你就需要處于一個情緒真空環(huán)境了。掌控情緒意味著，你能通過給自己充電，擁有對自己、對生活、對世界的健康信念來改變自己的不健康情緒。這些信念，會給我們帶來諸如勇敢、寬容、同情這些更為健康的情緒和心態(tài)。 科學家們發(fā)現(xiàn)了，大腦的情緒中心與免疫系統(tǒng)有著直接的連結(jié)。健康情緒能幫助人們抵抗感染、感冒和流感。依靠健康的心態(tài)戰(zhàn)勝疾病的例子屢見不鮮，而那些恐懼、害怕、絕望的情緒則會讓疾病惡化得更快，甚至導致死亡。 情緒左右成敗 在我們做的事情當中，有許多都受到感情的影響。由于我們的感情可為我們帶來偉大的成就，也可能使我們失敗，所以，我們必須了解，要控制自己的感情，首先應該做的是，了解對我們有刺激作用的感情有哪些？我們可將這些感情分為七種消極和七種積極的情緒。 七種消極情緒為：恐懼、仇恨、憤怒、貪婪、嫉妒、報復、迷信 七種積極情緒為：愛、性、希望、信心、同情、樂觀、忠誠 以上14種情緒，正是你人生計劃成功或失敗的關(guān)鍵，他們的組合，既能意義非凡，又能夠混亂無章，完全由你決定。 上面每一種情緒都和心態(tài)有關(guān)，這也就是為什么我們一直強調(diào)心態(tài)的原因。這些情緒實際上就是個人心態(tài)的反映，而心態(tài)是你可以組織、引導和完全掌控的對象。 你必須控制你的思想，你必須對思想中產(chǎn)生的各種情緒保持著警覺性，并且視其對心態(tài)的影響是好是壞而接受或拒絕。 樂觀會增強你的信心和彈性，而仇恨會使你失去寬容和正義感。如果你無法控制自己情緒，你的一生將會因為不時的情緒沖動而受害。 如果你正在努力控制情緒的話，可準備一張圖表，寫下你每天體驗并且控制情緒的次數(shù)，這種方法可使你了解情緒發(fā)作的頻繁性和它的力量。一旦你發(fā)現(xiàn)刺激情緒的因素時，便可采取行動除掉這些因素，或把它們找出來充分利用。 將你追求成功的欲望，轉(zhuǎn)變成一股強烈的執(zhí)著意念，并且著手實現(xiàn)你的明確目標，這是使你學得情緒控制能力的兩個基本要件，這兩個基本要件之間，具有相輔相成的關(guān)系，而其中一個要件獲得進展時，另一要件也會有所進展。 在工作中難免碰到各種挫折和委屈、誤解，要學會很好地控制這種情緒，遇到再大的委屈也只是一笑了之，再也不要向誰去抱怨。 160