【導(dǎo)讀】編制；4、會(huì)計(jì)報(bào)表的編制；5、年末賬務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)；6、系統(tǒng)管理功能操作。用戶編號(hào)按照GS系統(tǒng)技術(shù)人員分配的號(hào)段依次。單人”選項(xiàng)，否則系統(tǒng)不顯示任何憑證。作權(quán)限由單位系統(tǒng)管理員進(jìn)行設(shè)置。根據(jù)工作崗位需要，對(duì)該用戶“√”選需要分配的職責(zé)。職責(zé)，同一職責(zé)可對(duì)應(yīng)多個(gè)用戶。塊數(shù)據(jù)權(quán)限只定義報(bào)表查詢、打印等功能，且只允許查看相關(guān)報(bào)表。須“√”選“會(huì)計(jì)核算”選項(xiàng)，否則在制單時(shí)，該員工不作顯示）。鈕，停用后該員工名稱變?yōu)榧t色，在以后年度制單、查詢等操作時(shí)不再顯示該員工。啟用操作與之相同）。往來(lái)單位等項(xiàng)目不存在任何發(fā)生額、余額等情況。入圖1-12所示界面，選擇新部門點(diǎn)擊確定按鈕完成部門更換操作。點(diǎn)擊保存按鈕后單位編號(hào)與單位名稱由虛變實(shí)表示引用成功。加、修改、刪除操作經(jīng)門店提出申請(qǐng)，由總部會(huì)計(jì)管理科審核后進(jìn)行相應(yīng)操作。批手續(xù)齊全的“供應(yīng)商更名通知單”；

　　

【正文】 制證人 52 本年 1 月 31 日重新登錄 GS 系統(tǒng)，從 1 月份開(kāi)始 進(jìn)行 月 末 結(jié) 轉(zhuǎn)（結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)所有用戶必須退出制單狀態(tài)） 。 操作流程：登錄 GS 系統(tǒng)→財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) → 總賬 → 期末處理 → 月末結(jié)轉(zhuǎn)，選擇 月末結(jié)轉(zhuǎn) 功能，進(jìn)入圖 52 所示界面，點(diǎn)擊 下一步 按鈕系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn) ，一月份結(jié)轉(zhuǎn)完畢系統(tǒng)自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)下月賬務(wù) 。 圖 52 12 月份月結(jié)完畢，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行年末結(jié)轉(zhuǎn)，如圖 53 所示界面（年結(jié)前應(yīng)仔細(xì)閱讀系統(tǒng)界面提示的年結(jié)注意事項(xiàng)，嚴(yán)格進(jìn)行操作）。 圖 53 53 （三）年度映射： 下年科目與本年科目如果變化較大，在年結(jié)前，首先進(jìn)入下年度賬務(wù)進(jìn)行科目間的年度映射，再進(jìn)行年結(jié)，否則年結(jié)后發(fā)生變化 的科目期初余額為零，須手工進(jìn)行科目的余額初始。 年度映射流程： 登錄 GS 系統(tǒng)→財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) → 總賬 → 期末處理 → 年度映射， 選擇 年度映射 功能進(jìn)入圖 54 所示界面： 圖 54 點(diǎn)擊 增加 按鈕后，首先在“本年內(nèi)容”中選擇映射科目名稱，然后在“上年對(duì) 54 應(yīng)”內(nèi)容中選擇與該科目相對(duì)應(yīng)的起始、終止科目編號(hào)，點(diǎn)擊 保存 按鈕映射完成。如 圖 54 所示界面： ：１、 年度映射必須在未進(jìn)行年結(jié)前，在下一年度進(jìn)行科目映射； 映射前首先應(yīng)對(duì)下年度科目及科目核算關(guān)系定義進(jìn)行 設(shè)置 修改； 映射關(guān)系主要包括： （ 1）同一科目，科目編號(hào) 發(fā)生變化； （ 2）同一科目，科目核算級(jí)數(shù)不同； （ 3）不同科目間的余額對(duì)應(yīng)； (4)上年科目為輔助核算，本年科目為一級(jí)科目核算； 本年科目與上年科目映射允許建立一對(duì)多、多對(duì)一的關(guān)系，不允許多對(duì)多的科目映射。 （四）余額初始： 該功能只有在系統(tǒng)初始建賬或啟用下年 （集團(tuán)統(tǒng)一進(jìn)行啟用下年賬務(wù)） 后才能進(jìn)行余額初始，憑證記賬后不允許進(jìn)行余額初始。 登錄 GS 系統(tǒng)→財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) → 總賬 → 期末處理 → 余額初始，選擇 余額初始 功能進(jìn)入圖 55 所示界面： 圖 55 55 選擇初始科目范圍，點(diǎn)擊 確定 按鈕進(jìn)入圖 56 所示界面： 對(duì) 需要初 始的科目余額進(jìn)行 錄入， 錄入時(shí)從明細(xì)級(jí)科目開(kāi)始初始，科目有輔助核算的 ， 點(diǎn)擊 輔助核算 按鈕 錄入 明細(xì) 輔助余額， 明細(xì)級(jí)初始完比科目金額自動(dòng)計(jì)算。余額初始完畢，點(diǎn)擊 平衡檢查 按鈕進(jìn)行檢查， 檢查通過(guò)后 打印出科目余額表（到最末級(jí)科目）、輔助余額表，與上年末科目余額表、輔助余額表進(jìn)行人工核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后 方可進(jìn)行賬務(wù)處理。 56 六、 系統(tǒng)管理 功能操作 （一）系統(tǒng)鎖管理： 登錄 GS 系統(tǒng)→基礎(chǔ)管理 →系統(tǒng)管理→系統(tǒng)維護(hù)→系統(tǒng)鎖管理， 如圖 61 所示界面： 圖 61 選擇 系統(tǒng)鎖管理 功能進(jìn)入圖 62 所示界面： 圖 62 57 系統(tǒng)鎖包括正常加鎖 和非正常加鎖，正常加鎖是系統(tǒng)在進(jìn)行重要操作時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)設(shè)置系統(tǒng)鎖，操作 結(jié)束后，系統(tǒng)自動(dòng)清除鎖 ；非正常加鎖是系統(tǒng)在非正常退出或其他原因造成系統(tǒng)在短時(shí)間內(nèi)無(wú)法解鎖。 對(duì)非正常解鎖選擇系統(tǒng)鎖后，點(diǎn)擊 解鎖 按鈕進(jìn)行解鎖，解鎖后才能再次進(jìn)行該模塊的系統(tǒng)操作。 （二） 系統(tǒng)監(jiān)控： 登錄 GS 系統(tǒng)→基礎(chǔ)管理 →系統(tǒng)管理→系統(tǒng)維護(hù)→系統(tǒng)監(jiān)控，選擇 系統(tǒng)監(jiān)控 功能進(jìn)入圖 63 所示界面： 圖 63 選擇用戶編號(hào)或職責(zé)編號(hào)、起始、結(jié)束時(shí)間，點(diǎn)擊 確定 按鈕 ,即可查看該用戶或該職責(zé)在某時(shí)間段內(nèi)所進(jìn)行的系統(tǒng)操作記錄。 （三）在線用戶監(jiān)控： 登錄 GS 系統(tǒng)→基礎(chǔ)管理 →系統(tǒng)管理→系統(tǒng)維護(hù)→在線用戶監(jiān)控，選擇 在線用戶監(jiān)控 功能進(jìn)入圖 64 所示界面： 圖 64 58 該功能可對(duì)在線的每一位用戶、登錄系統(tǒng)信息、當(dāng)前操作模塊進(jìn)行記錄，在非正常原因下造成用戶被鎖，用戶將無(wú)法再次登錄，需要本單位系統(tǒng)管理員進(jìn)入在線用戶監(jiān)控功能，選擇被鎖用戶點(diǎn)擊 注銷 按鈕，該用戶才能正常登錄系統(tǒng)。 （四）消息歷史查詢： 登錄 GS 系統(tǒng)→基礎(chǔ)管理 →系統(tǒng)管理→系統(tǒng)維護(hù)→ 消息歷史查詢，選擇 消息歷史查詢 功能進(jìn)入圖 65 所示界面： 圖 65 按標(biāo)題、來(lái)源用戶、來(lái)源單位等項(xiàng)目輸入不同查詢條件，點(diǎn)擊 搜 索 按鈕進(jìn)行查 59 詢操作，點(diǎn)擊 刪除 按鈕進(jìn)行消息的刪除。 （五） 安全設(shè)置： 登錄 GS 系統(tǒng)→基 礎(chǔ)管理 →系統(tǒng)管理→系統(tǒng)維護(hù)→ 安全設(shè)置，選擇 安全設(shè)置 功能進(jìn)入圖 66 所示界面： 圖 66 勾選后輸入天數(shù)，點(diǎn)擊 保存 按鈕完成操作，一般不 需要 進(jìn)行設(shè)置。 （四）限制條件定義： 登錄 GS 系統(tǒng)→財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) →總賬→定義→限制條件定義，選擇 限制條件定義 功能進(jìn)入圖 67 所示界面： 圖 67 60 例如， 在 進(jìn)行科目限制時(shí) ,點(diǎn)擊 增加 按鈕 ,選擇要限制的起始科目編號(hào)、終止科目編號(hào) ,點(diǎn)擊 保存 按鈕完成科目限制 ,科目限制后在進(jìn)行科目查詢、制單 等操作時(shí)將不再顯示該科目，在進(jìn)行科目引用時(shí)系統(tǒng)會(huì)提示無(wú)法引用。 往 來(lái)單位限制、產(chǎn)品限制、核算項(xiàng)目限制操作與科目限制 相同。 （五）憑證類型定義 ： 登錄 GS 系統(tǒng)→財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) →總賬→定義→憑證類型定義，選擇 憑證類型定義 功能進(jìn)入圖 68 所示界面： 圖 68 點(diǎn)擊 增加 按鈕 →輸入類型名稱→輸入憑證字→選擇輸出格式→ 點(diǎn)擊 保存 按鈕操作完成。 （六） 輸出格式定義 ： 登錄 GS 系統(tǒng)→財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) →總賬→定義→輸出格式定義，選擇 輸出格式定義 功能進(jìn)入圖 69 所示界面： 圖 69 61 憑證輸出格式定義包括引用其他單位的格式、自定義格式 兩種方式。 憑證格式引用 ： 通過(guò)選擇《文件》菜單下 引用 功能來(lái)引入，引入后根據(jù)需要進(jìn)行修改后即可使用。點(diǎn)擊 引用 功能進(jìn)入圖 610 所示界面： 圖 610 左邊欄選擇引用單位名稱→右邊欄選擇格式名稱→點(diǎn)擊 引用 按鈕→系統(tǒng)提示“引入成功”→點(diǎn)擊 確定 按鈕操作完成。 自定義格式： 點(diǎn)擊《文件》菜單下 新建 功能，進(jìn)入圖 611 所示界面： 62 圖 611 主要定義項(xiàng)目說(shuō)明： （點(diǎn)擊 設(shè)置 功能中的憑證格式屬性可查看該格式信息） 【憑證分錄開(kāi)始行】：指憑證分錄的第一行。 【憑證分錄開(kāi)始列】：一般是第一列（分錄摘要所屬 列）。 【憑證分錄結(jié)束行】：指憑證分錄的最后一行。 【憑證分錄結(jié)束列】：指憑證紙上的最后一列（貸方金額列）。 【憑證分錄最大行、列】：指憑證在顯示或在打印輸出到憑證紙上所占用的行、列。 用于控制兩張憑證之間的間隔距離，也就是對(duì)憑證打印時(shí)換頁(yè)打印的控制，最大行、列在保存以后，無(wú)法再修改。 定義完畢后，點(diǎn)擊 確定 按鈕完成操作，再對(duì)憑證格式進(jìn)行公式定義， 分別對(duì)主標(biāo)題區(qū)、副標(biāo)題區(qū)、分錄區(qū)、附注區(qū)進(jìn)行定義，定義時(shí)可通過(guò)點(diǎn)擊《變量幫助》來(lái)選擇憑證變量進(jìn)行定義。在定義時(shí)可結(jié)合 編輯 功能的復(fù)制、翦切、粘貼以及 設(shè)置 功能的單元格設(shè)置 、行高、列寬等來(lái)進(jìn)行相關(guān)定義， 可參照 圖 612 所示 界面的定義 ： 圖 612 63 常用 變量說(shuō)明（以上圖為例）： （ 1） @PZMC@：指憑證名稱，如果只有一種憑證名稱，也可直接輸入具體名稱，如“記賬憑證”； （ 2） @DWMC@：指編制單位名稱； （ 3） @YR@、 @MM@、 @DD@：分別指年、月、日； （ 4） @FDZS@、 @PZBH@、 @NO@分別指附件張數(shù)、憑證編號(hào)、第 n/m 張； （ 5） @JY@指憑證摘要； （ 6） @KMMC@、 @BMMC@、 @HSMC@、 @WLBH@、 @WLMC@、 @GRBM@：分別指科目名稱、部門名稱、專項(xiàng)核算名稱、往來(lái)編號(hào)、往來(lái)名稱、個(gè)人部門，科目定義與輔助信息定義在同一行中定義，第一個(gè)變量必須是科目變量，依次定義輔助變量，中間不需加任何分隔符，輔助變量未定義的打印輸出時(shí)將不顯未該項(xiàng)； 科目輸出定義只需在分錄的第一行進(jìn)行定義即可。 （ 7） RMB@、 @JFJE@、 @DFJE@、 @JFHJ@、 @DFHJ@：分別指人民幣、借方金額、貸方金額、借方合計(jì)、貸方合計(jì)； （ 8） @KJZG@、 @JZXM@、 @SHXM@、 @ZDXM@：分別指會(huì)計(jì)主管、記賬姓名、審核姓名、制單姓名； 憑證打印輸出控制定義說(shuō)明， 如圖 613 所示： 64 圖 613 【分錄合并控制】 ：對(duì)科目相同的分錄合并輸出，一般不作選擇； 【科目輸出控制】 ：對(duì)于某個(gè)或某些科目，可以指定該科目的某級(jí)輸出或不輸出，總賬科目必須輸出，一般不作 控制 ； 【 專項(xiàng)及部門控制 】 ： 對(duì)于部門或項(xiàng)目類別，可以指定該部門或項(xiàng)目類別的輸出到某一級(jí)或不輸出；如圖 614 所示 ,上方為核算項(xiàng)目輸出控制、一般勾選輸出上級(jí)，下方為部門控制、產(chǎn)品類別控制（一般不選）、往來(lái)單位制控（選擇輸出）； 圖 614 65 【 輔助輸出控制 】 ：對(duì)其他輔助核算的項(xiàng)目的 控制，如往來(lái)地區(qū)等，一般不作控制 。 （七）桌面快捷方式設(shè)置流程 ： 登錄 GS 系統(tǒng)→財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) →在桌面點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵→選擇新建快捷方式，進(jìn)入圖 615 所示界面： 圖 615 選擇 新建快捷方式 功能，進(jìn)入圖 616 所示界面： 圖 616 左邊框選擇模塊名稱，如系統(tǒng)管理模塊，中間選擇要添加的功能菜單名稱，如 66 用戶維護(hù)，右邊框選擇功能菜單圖標(biāo)，點(diǎn)擊 應(yīng)用 完成定義 ，可繼續(xù)進(jìn)行其他快捷方式的定義 。 定義完成后桌面即顯示快捷方式圖標(biāo)，如圖 617 所示界面，經(jīng)常使用的功能菜單定義成快捷方式后，便于日常操作，減少操作步驟，提高工作 效率。 圖 617