【正文】 直接上級：總務處 積極配合上級消防部門的工作。 做好防火安全檢查工作。 保障商場的消防設施正常運行。 對商場的消防安全工作進行監(jiān)督和指導。部門名稱：電氣科直接上級：總務處 積極配合上級電業(yè)部門的工作。 保證電氣設備在規(guī)定的技術參數(shù)下安全、經(jīng)濟運行。 根據(jù)需要對所轄設備進行技術改造和維保。 負責安全節(jié)約用電的檢查和宣傳工作。 負責電氣改造工程的準備、設計、施工及驗收工作。部門名稱：暖通科直接上級：總務處 積極配合上級職能部門的工作。 保障公司暖通、制冷設備及給排水系統(tǒng)的安全運轉。 負責監(jiān)督公司的用水及空調設施的使用情況。 保證所轄設備在規(guī)定的技術參數(shù)下安全、經(jīng)濟運行。部門名稱：維修科直接上級：總務處 積極配合上級職能部門的工作。 根據(jù)需要對電梯設備進行技術改造和維保。 保證電梯設備在規(guī)定的技術參數(shù)下安全、經(jīng)濟運行。 負責基建設施及一些辦公設施的維修。部門名稱：運輸科直接上級：總務處 負責公司的車況、車容的檢查管理。 負責辦理車輛的保險與索賠工作。 負責大件商品的送貨及采購用車的工作。 對司機的行車安全進行教育和管理。部門名稱：倉儲科直接上級：總務處 積極配合上級職能部門的工作。 嚴格執(zhí)行倉庫管理有關規(guī)定，遵守企業(yè)的各項規(guī)章制度。 對庫區(qū)的安全負責。 合理安排庫房，熟知倉庫物品。 保持庫區(qū)內(nèi)干凈、衛(wèi)生、整潔。二 總務處機構設置圖總務處維修科暖通科電氣科消防科辦公室運輸科倉儲科機構設置圖三、總務處崗位設置圖崗位設置圖總務處長辦公室主任暖通科長電氣科長消防科長運輸科長維修科 長倉儲科長四、 辦公室工作要求崗 位 職 責(一)、總務處處長 對總務處的全面工作負責。 負責與政府職能部門相溝通，保證給排水、供電、采暖、通風等安全正常運行。 負責企業(yè)的安全生產(chǎn)管理工作。 負責制定總務處年度和階段性的工作計劃并組織實施。 建立健全總務處組織機構，使之合理、精簡、高效。 對總務處的各項工作有檢查、落實的責任。 (二)、總務處副處長 在總務處處長的領導下，做好分管工作，受處長委托，在處長不在期間代行處長職責，負責處理各項工作。 協(xié)助處長搞好全面指揮和部門之間的協(xié)調工作。 組織制定分管崗位的工作細則、程序、標準及工程制度。 協(xié)助處長管理商場內(nèi)設備、設施、運行維修保養(yǎng)工作。 負責組織各項專業(yè)培訓，提高員工專業(yè)技術素質。 合理調配人員，協(xié)調各崗位的分工與協(xié)作，責任到人，同時關心員工生活，確定總務處員工有良好精神面貌和積極的工作態(tài)度。(三)、總務處處長助理 對處長負責，做好分管工作。 協(xié)助總務處長做好全面指揮和部門之間的協(xié)調工作。 協(xié)助處長管理商場內(nèi)設備、設施、運行維修保養(yǎng)工作，使之保持良好的工作性能。 負責安全工作的監(jiān)督和指導。 協(xié)助處長處理日常事務，規(guī)范各部門的工作，制定相應的管理措施。及時傳達公司的各項指令、文件、精神，并帶領總務處員工學習。 組織相關技術人員對設備進行不定期的檢查。 合理調配人員，協(xié)調各崗位的分工與協(xié)作。 (四)、辦公室主任 對處長負責，負責辦公室工作，嚴格執(zhí)行處長的各項指令，有權檢查、督促和各部門工作執(zhí)行情況。 負責檢查督促崗位責任制在各科的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，提出整改意見，落實獎懲制度。 負責對部門人員的思想教育工作，對勞動紀律等方面進行考核、評比，并定期公布結果。 負責安排總務處各部門工作計劃、總結材料的最后撰寫。 加強業(yè)務學習，提高管理能力，促使各部門工作實現(xiàn)標準化、科學化、規(guī)范化，協(xié)助處長處理日常工作，管理、督促，辦公室人員工作。 加強與各部門的聯(lián)系和溝通，對工作中具體問題不扯皮、推諉，協(xié)調各部門工作。 恪守保密原則，督促辦公室工作人員，加強文件管理，嚴格會議制度，增強保密觀念。 配合處長組織總務處各項大型活動。 完成處長交辦的其它工作。(五)、人事勞資員 負責各工種工作技術培訓、崗前教育。 負責辦理員工上崗、離崗、離職手續(xù)。 負責辦理員工各種假事、加班、外出等事宜。 負責辦理員工考勤及各項補貼等的發(fā)放事宜。 按有關規(guī)定保管、使用行政印鑒。 協(xié)助辦公室主任做好各部門員工平時考查和考核工作。 負責人事文件、資料檔案的整理。(六)、辦公室文員 辦公室日常事務的接待、處理。(1) 通知處長各種會議、學習時間。(2) 對領導下達的各項任務及時完成并及時匯報。 接待好每一位來訪者。 接聽電話。(1) 電話鈴響立即接聽，傳達電話內(nèi)容；(2) 使用文明用語；(3) 電話找人如不在，立即用其它方式聯(lián)系，內(nèi)容傳達到位； 事務處理單的處理(1) 事務處理單遞交相關領導簽閱；(2) 傳達各科及時維修； 文件、資料管理(1) 接收、保管好各類文件、資料；(2) 保存文件、資料的完整性；(3) 組織學習文件內(nèi)容，寫出學習結果；(4) 文件、資料的打印，報上級審批；(5) 下發(fā)的文件做好登記手續(xù)；(6) 廢止文件及時收回； 通知和會議精神的傳達(1) 對有關部門下發(fā)的文件，通知及時傳達；(2) 大、小會議的組織、安排； 組織總務處各項活動(1) 配合辦公室主任開展各項活動；(2) 與各部門及時溝通，配合各部門工作；(3) 寫出活動總結； 安排辦公室值班人員 對總務處員工提出的意見及時反饋給領導 負責處計劃、總結、規(guī)章制度，以及內(nèi)部公文(資料)的擬稿。1 協(xié)助辦公室主任安排發(fā)總務處各類會議工作，做好會議記錄。1 恪守保密原則，嚴格按工作程序辦事。(七)、資產(chǎn)管理員 努力鉆研本職工作，提高工作效率。從節(jié)儉入手，降低費用，提高經(jīng)濟效益。 負責公司資產(chǎn)數(shù)據(jù)的收集、整理工作。 負責公司資產(chǎn)管理的微機錄入工作。 指導與協(xié)助各部門資產(chǎn)管理員的日常工作。 負責各類資產(chǎn)管理信息的收集與反饋工作。 監(jiān)督、檢查公司資產(chǎn)的使用和保管情況。 嚴格執(zhí)行資產(chǎn)管理規(guī)章制度。 檢查各樓層資產(chǎn)使用情況(1) 做好檢查記錄；(2) 對使用和存放不合理的限期整改，下整改通知單；(3) 對不按期整改者報商管處處罰。 做好各部門的資產(chǎn)調撥(1) 各部門根據(jù)需要申請調用資產(chǎn)，審批后做好記錄。(2) 調出申請部門所用資產(chǎn)，并做好記錄；(3) 為移交部門及接收部門辦理移交手續(xù)；(4) 把移交票據(jù)錄入微機備查；(5) 對調動資產(chǎn)進行核對，填好資產(chǎn)變動單。協(xié)調處理各部門閑置不用資產(chǎn)1資產(chǎn)編號工作(1) 對各樓層資產(chǎn)進行核實、分類；(2) 按部門類別給資產(chǎn)編號；(3) 編者按號給資產(chǎn)建立檔案；(4) 為新增資產(chǎn)編制號碼；(5) 把資產(chǎn)檔案錄入微機備查。1對新購入資產(chǎn)辦理入庫手續(xù)(1) 低值易耗品和固定資產(chǎn)的購入：使用部門提出購入申請，由部門擬出購置報告；(2) 低值易耗品和固定資產(chǎn)的購入，須填寫資產(chǎn)入庫單；(3) 根據(jù)購入的資產(chǎn)（以發(fā)貨票為準）進行對實物核實，經(jīng)核實后，方可辦理資產(chǎn)入庫手續(xù)；(4) 把新購入資產(chǎn)落實到個人，填寫個人登記表；(5) 把新購入的資產(chǎn)錄入微機管理系統(tǒng)；(6) 資產(chǎn)由實物負責人保管，丟失或損壞，及時上報解決。1負責與各企業(yè)間的資產(chǎn)調撥，合理使用集團資產(chǎn)。1負責資產(chǎn)調動時的監(jiān)督和檢查工作。1負責公司資產(chǎn)維修費用攤銷。1完成領導交辦的其它工作。(八)、采購員 負責公司所需物品、工具、設備(包括辦公用品、維修、裝修材料、工具設備、衛(wèi)生清潔物品等)的詢價、采購、運輸入庫、報銷工作。 根據(jù)材料采購申報表，填寫材料采購審批表報處長批準購買，每次購回的材料必須經(jīng)保管員全部驗收合格后方可入庫，并填寫入庫單。 采購標準以采購申報質量材料為準，以質優(yōu)價低為宗旨，采購要及時，保證材料的供應。 負責對材料使用者調查了解所采購物品的使用情況，以避免劣質物品流入，以保證材料的質量。 根據(jù)材料采購審批表的材料品種、規(guī)格、數(shù)量和實際購買價（品牌、購買地點、日期）以及每次的采購清單，以報表的形式向處長匯報。 每月將所有采購發(fā)票及清單與采購審批表按工程分類歸檔。 嚴禁在采購中以任何借口謀取私利，虛報價格、貨不對樣、弄虛作假、貪污舞弊，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，除包賠公司損失外，并予以開除。情節(jié)嚴重者，送交司法部門處理。 借款(1) 購買材料需有申請及領導審批；(2) 辦事程序找領導簽字；(3) 到財務處制單入賬、取款。采購(1) 保證二人進貨；(2) 購買前多走多看，比質比價了解市場行情，確保材料質優(yōu)價廉；(3) 材料發(fā)票需有兩名經(jīng)手人簽字。入賬(1) 對購買的材料和資產(chǎn)辦理入庫和出庫手續(xù)；(2) 錄入本部門費用備查賬。1還款(1) 按辦事程序找領導簽字；(2) 到財務處制單、銷賬。1費用(1) 月底把費用明細與財務核對、打印、以便備查；(2) 每月為財務處提供變項費用。1印刷品(1) 印刷各類票據(jù)、方便袋需有申請及領導審批；(2) 聯(lián)系印刷廠家，對質量、價格把關；(3) 印刷品結款對價格進行審核、簽字。1完成領導交辦的其它工作。管 理 規(guī) 定(一)、辦公室檔案、資料管理規(guī)定 辦公室檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類，由人事勞資員（或辦公室文員）負責管理。 檔案文件必須設專柜存放保管，存放必須分類編號，清楚編寫文件目錄，以便查閱。 凡經(jīng)領導批示傳閱的重要文件，必須隨文將領導批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。 借閱檔案須認真辦理借閱登記手續(xù)，保證按時歸檔。 凡借閱重要密件，必須經(jīng)處長批準后，方可借閱；所借閱的檔案資料未經(jīng)批準不得抄摘或復印。 檔案管理人員要定時檢查專柜，核對件數(shù)，做好防蟲、防潮、防遺失，發(fā)現(xiàn)異常或被盜、丟失等情況，及時向領導反映，妥善處理。如系人為造成、要追究有關人員的責任。(二)、印章使用管理規(guī)定 凡使用印章，須先到人事勞資員（或辦公室文員）處填寫用印申請，一般事務由辦公室主任批準，重大事務呈報處長批準，經(jīng)批準后方能用印。 凡經(jīng)處長簽署的文件、制度、合同、標書等，由人事勞資員（或辦公室文員）登記后直接用印。 總務處各類印章一般不攜帶外出，如因特殊公務需攜帶外出使用，須經(jīng)處長批準，須有兩人同行，互相監(jiān)督、擔保、并辦理借用手續(xù)，如期歸還。 因業(yè)務需要持空白介紹信或公文紙加蓋總務處印章時，須經(jīng)處長批準，人事勞資員（或辦公室文員）登記后發(fā)出，如未使用或未用完的應如數(shù)交回辦公室，適時核銷。 總務處印章不能為公司以外人員出具證明、介紹信等，違者應追究用印人、審批人的責任。 總務處印章由人事勞資員（或辦公室文員）負責妥善保管。 突發(fā)事件的處理(一)、商場電起火的處置 就近員工使用ABC干粉滅火器撲救，并立即撥打內(nèi)線火警電話向消防科報警。 關閉就近電源點總分開關。 若火勢失去控制樓層值班人員、執(zhí)法隊員、管理主管、女性組長組織顧客有序、迅速疏散，然后組織員工疏散。 樓層男性員工由辦公室主任帶領參加滅火，同時在條件、人力允許的情況下盡力搶救貴重物資。 消防科由科長帶領，除金店、總出納室等重點部位外全部投入滅火。 消防控制中心根據(jù)情況切斷相關樓層照明設備用電，啟動卷簾、防排煙、消火栓等相關消防設備。 相關電源切斷后，使用消火栓滅火。 現(xiàn)場消防隊員、滅火負責人根據(jù)情況向119報警求援。(二)、電腦、圖書檔案、貴重金屬著火的處置 在火勢很小，條件許可的情況下，原則上先選用1211滅火器進行撲救，因為1211滅火器是利用氣體覆蓋火源，使之與空氣隔絕而滅火，對電腦、圖書檔案、貴重金屬沒有損害。 在沒有1211滅火器或火勢已較大的情況下，應按照一般電起火進行處置。(三)、煤氣爐具、管線著火的處置 關閉樓層煤氣總閥及樓內(nèi)就近分閥。 就近員工使用ABC干粉滅火器進行滅火。同時撥打內(nèi)線火警電話向消防科報警。 若火勢太大或失去控制，樓層值班人員應組織顧客有序迅速疏散，然后組織員工疏散。 樓層義務消防隊，迅速投入滅火。 現(xiàn)場消防人員、滅火負責人根據(jù)情況向119報警求援。(四)、頂棚內(nèi)電線、電器著火的處置 關掉相關電源，并迅速撥打內(nèi)線報警電話向消防科報警。 就近員工用滅火器進行滅火。(1) 在條件許可的情況下用1211滅火器或干粉滅火器從頂棚空隙處對準火焰噴射；(2) 在火勢不大的情況下，帶上逃生防毒面具，帶上ABC干粉滅火器從維修門進入頂棚進行撲救。 在火勢較大滅火器已不能撲滅的情況下，應做到切斷電源后用消火栓撲滅。同時樓層值班人員有序迅速疏散顧客。 現(xiàn)場消防人員、滅火負責人根據(jù)情況向119報警求援。(五)、商場夜間營業(yè)時斷停電后的處置 自動啟動應急事故照明燈，員工打開應急照明手電。 樓層值班人員組織顧客有序疏散。 不得使用打火機、蠟燭等明火照明，如發(fā)現(xiàn)顧客有此行為應有效制止。 停電期間，任何地方（包括吸煙區(qū)）禁止任何人吸煙。 各樓層關閉所有用電開關，