【導(dǎo)讀】102以黨委召開的會議、總支書記會會議記錄紀(jì)要、決議——永久。103校級領(lǐng)導(dǎo)班子民主生活會會議記錄、匯報(bào)材料——永久。105黨委召開的民主協(xié)商會、座談會、通報(bào)會等記錄及整理材料——長期。106黨委負(fù)責(zé)同志參加上級召開會議帶回的重要文件及其在會議上的發(fā)言稿等。204各黨總支、直屬黨支部工作計(jì)劃、總結(jié)、重要報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)介紹、調(diào)查材料。206重要群眾來信來訪及處理材料——長期。301黨委辦公室來往公函、請示、報(bào)告、通知、批復(fù)——長或短。302黨群系統(tǒng)起用印信、印模等材料——永久。401上級、本校黨委對保密工作的指示、規(guī)定、通知、條例及執(zhí)行情況的文件、5重大活動形成的聲像載體材料——長期。301立案專項(xiàng)調(diào)查的違紀(jì)案件審理形成的文件材料——永久。301上級本校關(guān)于推薦、招聘中層以上干部的文件材料及任免決定、通知等。101教職工代表大會。⑴請示報(bào)告及批復(fù)、大會工作報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會主席團(tuán)名。202學(xué)生會機(jī)構(gòu)設(shè)置及組成人員名單等文件材料

　　

【正文】 劃、總結(jié)及典型的調(diào)查匯報(bào)材料等 長期 502 有關(guān)學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金 申報(bào)材料及名單 —— 長期 503有關(guān) 助學(xué)金、特困補(bǔ)助等評定、發(fā)放工作形成的文件材料 短期 504 有關(guān)學(xué)生表彰、獎(jiǎng)勵(lì)及處分的文件材料 長期 505 學(xué)生運(yùn)動會形成的文件材料 —— 長期 6 培訓(xùn)工作 601 招生簡章、學(xué)生 名冊 —— 長期 602 教學(xué)計(jì)劃、教材使用目錄 —— 長期 603 領(lǐng)取證書簽收名冊 —— 永久 7 重大活動形成的聲像載體材料 —— 長期 8 其他 科技產(chǎn)業(yè) 處 1 綜合管理 101 上級、本校關(guān)于科研工作的指示 、規(guī)定、通知、職責(zé)、制度 長期 102 上級、本校關(guān)于科研工作的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告 —— 永或 長 104 科技 產(chǎn)業(yè) 處編印的內(nèi)部刊物 長期 2 科技成果管理 201 上級、本校有關(guān)科技成果管理工作的文件材料 長期 202 參加校外科技工作會、技術(shù)評審會、論證會的有關(guān)文件材料 短期 203 申報(bào)科技成果評審鑒定工作形成的文件材料 長期 204 上級、本校有關(guān)申報(bào)科 研成果獎(jiǎng)方面的文件材料 長期 205 推廣應(yīng)用與轉(zhuǎn)讓科研成果目錄及有關(guān)材料 永久 16 206 科研成果簡介匯編 永久 3 科研經(jīng)費(fèi)管理 301 上級、本校有關(guān)下達(dá)、使用科研事業(yè)費(fèi)的文件材料 長期 302 上級、本校有關(guān)科學(xué)基金的文件材料 長期 303 上級、本校有關(guān)科技貸款的文件材料 長期 4 學(xué)術(shù)活動 401 參加國內(nèi)、國外學(xué)術(shù)活動的來往文件 長期 402 科技協(xié)會、學(xué)會的有關(guān)文件材料 短期 403 本校學(xué)術(shù)月活動形成的文件材料 —— 短期 404 本校學(xué)術(shù)委員會的組織條例、組成人員名單及有關(guān)文件材料 長期 5 《電世界》創(chuàng)刊 60周年慶典活動 —— 長期 6 統(tǒng)計(jì) 601 科技工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久 7校 產(chǎn)管理 701 上級、本校關(guān)于校辦產(chǎn)業(yè)工作的指示、規(guī)定通知、職責(zé)、制度等 長期 702 本校關(guān)于校辦產(chǎn)業(yè)工作的規(guī)劃、總結(jié)、請示 、批復(fù)等 長 期 703 校 產(chǎn)與校直屬企業(yè)簽 訂 合同、協(xié)議 長期 704 上級、本校關(guān)于財(cái)務(wù)、稅收、統(tǒng)計(jì)等 長 期 8 學(xué)報(bào) 工作 801 綜合管理 ⑴ 上級、本校有關(guān)學(xué)報(bào)編輯、發(fā)行、出版工作的規(guī)定 、 通知、職責(zé)、制度等 長期 ⑵ 學(xué)報(bào)編輯部工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等 長期 802編輯 出版 （參見出版類檔案歸檔范圍及保管期限表） ⑴ 上級、本校有關(guān)稿酬發(fā)放的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)等 短期 ⑵ 上機(jī)、本校關(guān)于編輯、發(fā)行、出版評優(yōu)工作形成的文件材料 長期 ⑶ 更換出版許可證的文件材料 永久 803 學(xué)報(bào)編輯統(tǒng)計(jì)報(bào)表 —— 永久 9 科研項(xiàng)目形成的文件材料依據(jù)（參見科研類檔案歸檔范圍及保管期限表） 10 重大活動形成的聲像載體材料 高 等技術(shù) 教 育 研究所 1 綜合管理 101 上級、本校關(guān)于高教工作的指示、規(guī)定、通知、職責(zé)、制度 長期 102 高教研究所工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等 長期 2 高等教育研究 201 對本校有關(guān)學(xué)科（專業(yè)）及 課程開設(shè)研討、論證等文件材料 長期 202 本校教育科學(xué)研究工作文件材料（包括課題、設(shè)計(jì)、任務(wù)書、協(xié)議書、成果評議、優(yōu)秀教材論文等文件） 長期 203 高校召開教育研討會形成的文件材料 短期 204 高等教育高校協(xié)作組形成的有關(guān)文件材料 短期 3 出版 （參見出版類檔案歸檔范圍及保管期限表） 301 上級、本校有關(guān)編輯出版高教刊物的文件材料 長期 17 302 本?！都夹g(shù)教育信息》 —— 長期 4 《上海職教論壇》秘書處工作形成的文件材料 —— 短期 5 其它 資產(chǎn)管理處 1 綜合管理 101 上級、本校有關(guān)設(shè)備管理工作的通知、規(guī)章制度 —— 長期 102 本校設(shè)備工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、調(diào)查材料 —— 長期 103 本校設(shè)備購置 計(jì)劃及經(jīng)費(fèi)分配方案 —— 長期 104 實(shí)驗(yàn)室裝備建設(shè)、管理及兩級管理崗位責(zé)任目標(biāo)等工作形成的文件材料 —— 長期 2 設(shè)備項(xiàng)目依據(jù)性文件 201 申購報(bào)告、計(jì)劃、論證報(bào)告 —— 長期 202上級或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購的批示 —— 長期 203定購合同（復(fù)印件）和會談紀(jì)要、記錄等 —— 長期 204進(jìn)口設(shè)備過程中有關(guān)的 技術(shù)商務(wù)文件 —— 長期 205開箱記錄及裝箱單 —— 長期 206 安裝、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單 —— 長期 207 驗(yàn)收報(bào)告、及文件材料 —— 長期 208 索賠來往函件及結(jié)果文件 —— 長期 3 設(shè)備保管使用文件 301設(shè)備說 明書及全套隨機(jī)文件材料與設(shè)備共存 302 使用、檢修、故障事故記錄（設(shè)備履歷書）與設(shè)備共存 303 重大事故的調(diào)查分析及處理意見與設(shè)備共存 304技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成的技術(shù)文件材料與設(shè)備共存 4 統(tǒng)計(jì) 401 教學(xué)設(shè)備統(tǒng)計(jì)報(bào)表 —— 永久 外事處（港澳臺辦公室） 1 綜合管理 101 上級、本校關(guān)于外事工作指示、規(guī)定、通知、職責(zé)、制度 長期 102 本校關(guān)于外事工作規(guī)劃、總結(jié)、 制度、 報(bào)告 永久 103 外事工作會議材料 —— 長期 104 中外合作辦學(xué)評估工作的文件材料 —— 長期 2出國（境） 201 上級 對出國（境）人員的 指示、規(guī)定、通知等 長期 202 本校出國考察 、培訓(xùn) 的文件材料及名單 等 長期 203 出國（境）人員考察、訪問材料 —— 長期 204 上級 本校出 國留學(xué) 學(xué) 生入學(xué)的通知及本校的請示、報(bào)告、批復(fù) —— 永久 3 來校 301 接待工作計(jì)劃、總結(jié)、情況匯報(bào)等文件材料 短期 302接待外國專家來校講學(xué)、參觀交流的材料 長期 4 國際合作與會議 18 401 上級有關(guān)校際交流、合作工作的指示、規(guī)定、通知等文件材料 長期 402 本校與國外高合作 辦學(xué) 形成的文件材料 長期 203 聘請 外 藉教師 的文件材料 長期 404 雙方互贈的禮品、紀(jì)念品 —— 長期 5 港澳臺 工作形成的文件材料 6 統(tǒng)計(jì) 601出國人員 情況 統(tǒng)計(jì)表 長期 7 重大活動形成的聲像載體材料 —— 永或長 19 立卷類目說明 立卷類目也稱歸檔類目或立卷方案，是各個(gè)部門在每年初根據(jù)本部門工作活動的規(guī)律、預(yù)計(jì)該年度可能形成文件的類別和數(shù)量，主要依據(jù)各部門文件材料的歸檔范圍，擬制出來的歸卷?xiàng)l目，作為平時(shí)文件材料立卷的指南。 歸檔類目主要有類和條款組成，每一條款準(zhǔn)備一個(gè)文件夾（或卷盒），將立卷類目中的條款和順序號打印在紙條上，貼在準(zhǔn)備好的文件夾背上。文件夾按條款的順序排放，文件處理完畢后，將文件“對號入座”歸入相應(yīng)的文件夾內(nèi)，并在收（發(fā)）文登記簿上注明文件存入的文件夾，以備查找。 以下是二級學(xué)院立卷類目的范例，學(xué) 校內(nèi)各部門可根據(jù)本部門形成的文件材料的實(shí)際情況和歸檔范圍，制定自己的立卷類目。 黨群類（ DQ） DQ11 黨務(wù)工作方面的文件材料（包括本院黨總支、直屬黨支部工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等） DQ14 學(xué)生思想政治工作方面的文件材料（包括本院有關(guān)學(xué)生思想政治工作的計(jì)劃、報(bào)告、典型調(diào)查材料、學(xué)生政工人員名單等） DQ17 共青團(tuán)工作方面的文件材料（包括本院團(tuán)總支的工作計(jì)劃、總結(jié)和開展重大活動的材料、團(tuán)員名冊、聲像材料） 教學(xué)類（ JX） JX1311－ 1 有關(guān)行政管理、教學(xué)管理的文件材料（包括本院的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī) 章制度和統(tǒng)計(jì)材料） JX1311－ 2 有關(guān)教學(xué)改革方面的文件材料 JX1311－ 3 有關(guān)學(xué)生管理工作的文件材料 JX1312－ 1 有關(guān)學(xué)科、專業(yè)設(shè)置和實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的文件材料 JX1314－ 1 有關(guān)學(xué)生獎(jiǎng)懲材料 JX1315－ 1 有關(guān)教學(xué)與教學(xué)時(shí)間的文件材料（包括教學(xué)計(jì)劃、大綱、考試管理、實(shí)習(xí)等） JX1315－ 2 有關(guān)教研活動的材料 JX1315－ 3 重點(diǎn)課程的試題庫 JX1315－ 4 典型教案、課件 JX1316－ 1 學(xué)生論文目錄及優(yōu)秀畢業(yè)論文 JX1317－ 1 有關(guān)畢業(yè)生工作的文件材料 JX1317－ 2 畢 業(yè)生合影照片 JX1318－ 1 本院各專業(yè)使用的教材目錄和自編教材 聲像類（ SX） SX12 本院重大活動形成的照片及底片 SX13 本院重大活動形成的錄像帶 SX19 本院重大活動形成的光盤 實(shí)物類 (SW) SW12 獲獎(jiǎng)證書、錦旗、獎(jiǎng)狀和獎(jiǎng)杯 20 上海電機(jī)學(xué)院檔案工作規(guī)章制度匯編 第一部分 上海電機(jī)學(xué)院檔案管理制度 ........................................................21 上海電機(jī)學(xué)院檔案管理辦法 .............................................................. 21 上海電機(jī)學(xué)院檔案實(shí)體分類辦法 .......................................................... 26 檔案工作崗位職責(zé) ...........................