【正文】 標(biāo)作為工作分析的第一步，崗位分析的成敗對(duì)于崗位價(jià)值評(píng)估、薪酬體系完善、員工職位管理及發(fā)展通道體系的建立健全都負(fù)有至關(guān)重要的責(zé)任。從戰(zhàn)略發(fā)展眼光來(lái)看，崗位分析不再只是簡(jiǎn)單地搜集、分析、綜合各個(gè)崗位的基本信息以崗位說(shuō)明書(shū)的形式表現(xiàn)出來(lái)，這項(xiàng)工作更具有如下重要意義：l 實(shí)現(xiàn)“以人定崗”到“以崗定人”的科學(xué)轉(zhuǎn)變。細(xì)化組織運(yùn)作流程，厘清崗位設(shè)置和具體需求，然后根據(jù)崗位職責(zé)和素質(zhì)要求，配備合格人員，這才是具有戰(zhàn)略性的、可發(fā)展的選人、用人準(zhǔn)則?！耙詬彾ㄈ恕辈粌H可以使組織機(jī)構(gòu)達(dá)到精簡(jiǎn)、統(tǒng)一的目的，還能杜絕人才選拔中的暗箱操作，實(shí)現(xiàn)定崗定編促進(jìn)組織績(jī)效提升的科學(xué)效果。l 實(shí)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)和工作崗位的再設(shè)計(jì)。伴隨企業(yè)的發(fā)展，既定的組織結(jié)構(gòu)和崗位設(shè)置必定滯后于企業(yè)的發(fā)展，如何改變崗位設(shè)置的僵化問(wèn)題呢？這就需要及時(shí)進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)和工作崗位的再設(shè)計(jì)，進(jìn)一步明確組織目標(biāo)和部門(mén)、崗位職責(zé)，界定工作權(quán)限，實(shí)現(xiàn)工作流程的重新梳理。l 崗位分析是做好全部人力資源管理工作的基礎(chǔ)，為人員調(diào)配、招聘及績(jī)效管理等做鋪墊?？梢哉f(shuō)，崗位分析是連接組織宏觀規(guī)劃和微觀管理的重要紐帶。通過(guò)崗位分析，明確崗位職責(zé)和要求、工作權(quán)限和環(huán)境、任職資格以及部門(mén)和崗位的衡量標(biāo)準(zhǔn)，編制崗位說(shuō)明書(shū)，為員工的合理調(diào)配，招聘標(biāo)準(zhǔn)、培訓(xùn)內(nèi)容、薪酬設(shè)計(jì)、績(jī)效考核和職業(yè)規(guī)劃等所有人力資源管理工作奠定標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的平臺(tái)。步步為營(yíng)，細(xì)化崗位分析流程從科學(xué)的角度出發(fā)，我們可以將崗位分析分為四個(gè)層次的工作內(nèi)容：首先分析組織內(nèi)部各成員每周發(fā)生的工作事項(xiàng)的頻率及每次所需時(shí)間的原始數(shù)據(jù)，并根據(jù)崗位問(wèn)卷調(diào)查和一對(duì)一的訪談進(jìn)一步確定崗位工作量的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。其次，計(jì)算各個(gè)崗位平均每周實(shí)際發(fā)生工作量的總時(shí)間占周工作總時(shí)間的比例及平均每周多出的工作時(shí)間，其中每周工作的總時(shí)間為40小時(shí)。第三，根據(jù)實(shí)際情況和準(zhǔn)確工作量的評(píng)估，按照飽滿的周工作量和工作時(shí)間來(lái)整合、設(shè)計(jì)崗位。第四，根據(jù)部門(mén)的實(shí)際總工作量和工作時(shí)間，重構(gòu)出理想的崗位數(shù)目和人員編制數(shù)目，實(shí)現(xiàn)定崗定編。步驟一：記錄崗位工作量利用表格記錄問(wèn)卷調(diào)查所收集到的組織內(nèi)部各個(gè)成員的崗位名稱(chēng)、工作職責(zé)、每個(gè)職責(zé)實(shí)現(xiàn)對(duì)應(yīng)需要的有序工作事項(xiàng)，例如明確記錄第一步工作事項(xiàng)、第二步工作事項(xiàng)等每一步的具體內(nèi)容、每項(xiàng)工作事項(xiàng)每周發(fā)生的頻率（基于工作量研究的崗位分析工具是以周為單位的）和每次的開(kāi)始時(shí)間與結(jié)束時(shí)間（以小時(shí)為單位）、輸出的成果（此成果和每項(xiàng)工作事項(xiàng)可以判定此崗位成員的工作復(fù)雜程度、風(fēng)險(xiǎn)大小、成本大小，進(jìn)而界定崗位價(jià)值）。表1以“會(huì)務(wù)管理專(zhuān)員”崗位為例進(jìn)行說(shuō)明。表1：工作分析清單崗位： 會(huì)務(wù)管理專(zhuān)員（舉例） 填寫(xiě)人： 填寫(xiě)說(shuō)明：請(qǐng)按照工作重要性依次填寫(xiě)你從事的每項(xiàng)工作職責(zé)。工作職責(zé)強(qiáng)調(diào)的是工作的目的及完成該工作個(gè)人負(fù)有的責(zé)任，而非工作過(guò)程，請(qǐng)多用具體動(dòng)詞加名詞的方式，少用“負(fù)責(zé)”之類(lèi)籠統(tǒng)的動(dòng)詞；工作內(nèi)容是對(duì)工作職責(zé)的分解，是達(dá)成職責(zé)的工作步驟或例行的工作事項(xiàng)；發(fā)生次數(shù)衡量單位為：次/天、次/周、次/月、次/年；輸出成果包括各種報(bào)表、圖片等可支撐與證明工作職責(zé)實(shí)現(xiàn)的信息資料。序號(hào)工作職責(zé)事項(xiàng)明細(xì)發(fā)生次數(shù)開(kāi)始時(shí)間與結(jié)束時(shí)間輸出成果1協(xié)助開(kāi)展總監(jiān)例會(huì)會(huì)前通知1次/周周一上午10—10：30會(huì)議通知會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備與投影調(diào)試1次/周周一下午5—5：20干凈可用的會(huì)場(chǎng)會(huì)議記錄1次/周周一下午7—9：00會(huì)議筆記會(huì)議紀(jì)錄整理與簽發(fā)1次/周周二上午810會(huì)議紀(jì)錄2電話會(huì)議相關(guān)聯(lián)的部門(mén)和崗位填報(bào)人簽名與日期： 步驟二：設(shè)計(jì)分析崗位訪談?wù)聿块T(mén)崗位成員提交的工作分析清單，根據(jù)崗位成員所提交清單的復(fù)雜性、重要性、訪談配合度、溝通能力的強(qiáng)弱等列出訪談議程，明確訪談的順序、時(shí)間、被訪談人、訪談人、訪談內(nèi)容，通常會(huì)將復(fù)雜性不高、崗位重要性低、配合度好、溝通能力強(qiáng)的放在前面先開(kāi)展訪談工作。具體訪談流程如表2所示：表2：工作量訪談日程安排順序被訪談人姓名訪談日期訪談時(shí)間訪談人訪談地點(diǎn)訪談內(nèi)容1同事A4月22日8：008：30石才員三樓A會(huì)議室崗位工作職責(zé)發(fā)生的頻率和需要的時(shí)間2同事B4月22日8：309：00對(duì)比步驟一中的工作分析清單，針對(duì)具體的工作職責(zé)、每一工作事項(xiàng)發(fā)生的頻率、所需時(shí)間、輸出的成果，利用STAR法訪談分析崗位工作量的飽滿程度。例如可以分別詢問(wèn)這樣的問(wèn)題：“為什么要開(kāi)展總監(jiān)例會(huì)，一般什么情況下才開(kāi)（Situation,情況）？”、“開(kāi)這個(gè)會(huì)議你要做些什么（Task，工作任務(wù)）？”、“你是怎么做會(huì)前通知的（Action，采取了什么行動(dòng)）？”和“怎么才算通知到位（Result，最后有什么結(jié)果）？”同時(shí)還要確認(rèn)每項(xiàng)工作事項(xiàng)發(fā)生的頻率和發(fā)生的時(shí)間并用筆對(duì)每項(xiàng)工作事項(xiàng)重新標(biāo)示清楚。訪談結(jié)束前，要向被訪談?wù)邚?fù)述此次訪談了解到的工作職責(zé)、具體工作事項(xiàng)發(fā)生的頻率、所需時(shí)間和輸出成果等內(nèi)容，這算是第一次的確認(rèn)與反饋。步驟三：確認(rèn)崗位工作量訪談過(guò)后需要整理工作內(nèi)容和訪談?dòng)涗泚?lái)確認(rèn)各個(gè)崗位的真實(shí)工作量。對(duì)訪談?dòng)涗涍M(jìn)行回顧和整理，并按照如下表格填寫(xiě)完畢打印出來(lái)，連同訪談筆記、工作分析清單等交被訪談?wù)咭粚?duì)一地確認(rèn)，對(duì)有異議的地方通過(guò)私下訪談再次反饋，并作出調(diào)整后請(qǐng)被訪談?wù)吆灻_認(rèn)（如表3所示）。表3：工作分析確認(rèn)清單崗位：會(huì)務(wù)管理專(zhuān)員 填寫(xiě)人：序號(hào)工作職責(zé)任務(wù)清單發(fā)生次數(shù)每次用時(shí)1協(xié)助開(kāi)展總監(jiān)例會(huì)會(huì)前通知1次/周30分鐘會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備與投影調(diào)試20分鐘會(huì)議記錄會(huì)議紀(jì)錄整理與簽發(fā)4小時(shí)簽名（含日期）：步驟四：計(jì)算真實(shí)工作量根據(jù)先前的記錄分析結(jié)果，計(jì)算各個(gè)崗位成員的工作事項(xiàng)每周發(fā)生的總工作量時(shí)間，并累加得到實(shí)際總工作量時(shí)間總值，與周工作總時(shí)間的占比，形成分析表格。明確相同或相似的工作事項(xiàng)，并用相同顏色標(biāo)示，然后計(jì)算各類(lèi)事項(xiàng)實(shí)際的總工作量，以方便后期打散原有崗位各類(lèi)工作事項(xiàng)與整合工作事項(xiàng)重新設(shè)計(jì)崗位（如表4所示）；最后評(píng)估各崗位成員的總工作量（如表5所示），也可據(jù)此畫(huà)出更為直觀的柱形圖。表4：總經(jīng)理辦公室各位成員工作量記錄姓名：王二 崗位：法務(wù)專(zhuān)員事項(xiàng)合同審核與草擬打假維權(quán)法律咨詢知識(shí)產(chǎn)權(quán)事務(wù)辦理其他事項(xiàng)其他法律事務(wù)與工商局溝通處罰合計(jì)時(shí)間總量占比時(shí)間6824053%姓名：李八 崗位：會(huì)務(wù)專(zhuān)員事項(xiàng)總監(jiān)例會(huì)其它高管會(huì)議各部門(mén)會(huì)議電話會(huì)議接待合計(jì)時(shí)間總量占比時(shí)間34047%姓名：張三 崗位：高級(jí)秘書(shū)事項(xiàng)撰寫(xiě)公文撰寫(xiě)新聞品牌軟文發(fā)言稿年檢年審會(huì)務(wù)監(jiān)管企業(yè)報(bào)接待合計(jì)時(shí)間總量占比時(shí)間8134094% 姓名：李四 崗位：檔案管理主管事項(xiàng)檔案管理指導(dǎo)證件年檢材料變更與申報(bào)文件報(bào)送制度文件管理合計(jì)時(shí)間總量占比時(shí)間294881%表5：總經(jīng)理辦公室各位成員工作量對(duì)比成員張佳李萍王良馬華陳真何芳林強(qiáng)李玉劉明工作時(shí)間3335空余時(shí)間75占比27%47%53%54%69%81%83%88%94%步驟五：分析問(wèn)題、提出改善根據(jù)表5中的數(shù)據(jù)，對(duì)所有崗位成員的具體工作事項(xiàng)進(jìn)行分類(lèi)，計(jì)算各類(lèi)工作事項(xiàng)發(fā)生的工作量總時(shí)間，累加該部門(mén)成員所有實(shí)際發(fā)生工作量時(shí)間除以周工作時(shí)間總量，得出理想的部門(mén)編制人數(shù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提出改善建議（如表6所示）。表6：?jiǎn)栴}分析與改善建議成員張佳李萍王良馬華陳真何芳林強(qiáng)李玉劉明工作時(shí)間3335空余時(shí)間75占比27%47%53%54%69%81%83%88%94%　問(wèn)題分析：l 團(tuán)隊(duì)成員工作量未超過(guò)60%的有4人；未超過(guò)80%的有5人；l 劉明工作量過(guò)大，原因是一個(gè)人同時(shí)承擔(dān)年檢年審/會(huì)務(wù)監(jiān)管/接待工作等工作任務(wù)，每周耗時(shí)44小時(shí)；l 張佳的工作量非常不飽和，平均每周空余工作時(shí)間達(dá)到29小時(shí)；l 法務(wù)專(zhuān)員同崗不同量，需要進(jìn)一步調(diào)整，印章管理工作可由此兩崗位分擔(dān)；l 證件年審年檢、材料變更與申報(bào)、對(duì)外事務(wù)、對(duì)外會(huì)議、上市工作等與政府及相關(guān)企業(yè)事業(yè)單位打交道的工作較多，周工作量合計(jì)52小時(shí),但工作年度分布較分散，故可單獨(dú)設(shè)崗；l 撰寫(xiě)公文、新聞、品牌軟文、發(fā)言稿、企業(yè)報(bào)、內(nèi)外部文書(shū)處理等秘書(shū)工作量大，每周合計(jì)43小時(shí)，可單獨(dú)設(shè)崗；l 檔案管理、檢測(cè)報(bào)告、制度文件管理、文件報(bào)送、送董事長(zhǎng)文件、文件處理工作量大，每周合計(jì)38小時(shí)，可單獨(dú)設(shè)崗；l 會(huì)議管理、文件與電話過(guò)濾、文件分發(fā)、接待、保險(xiǎn)、電話手機(jī)及卡號(hào)管理、辦公室用品登記發(fā)放、賣(mài)店購(gòu)物卷、保險(xiǎn)、澳港通行證、出國(guó)手續(xù)工作量大，可單獨(dú)設(shè)崗。改善建議：，按每周人均40小時(shí)工作量，可設(shè)置6人，另考慮到突發(fā)事件及后續(xù)工作的深度開(kāi)展，故建議辦公室崗位可設(shè)法務(wù)專(zhuān)員2人、外聯(lián)專(zhuān)員1人、高級(jí)秘書(shū)1人、檔案文件管理1人，會(huì)議管理1人，行政助理1人，合計(jì)7人。注意工作量折算問(wèn)題當(dāng)HR運(yùn)用上述五步驟來(lái)完成崗位分析時(shí)，總會(huì)遇到如何科學(xué)地統(tǒng)計(jì)和估算的棘手問(wèn)題，這也是值得我們注意的問(wèn)題。由于組織中部分崗位成員的工作職責(zé)或工作事項(xiàng)屬于不定期的、突發(fā)性的或者是每年、每季度、每月才發(fā)生一次的事件，如何才能準(zhǔn)確估算工作量呢？其實(shí)HR們可以利用訪談結(jié)果，對(duì)照周期性的工作回顧來(lái)計(jì)算一定時(shí)間內(nèi)該工作事項(xiàng)發(fā)生的頻率和時(shí)間，從而通過(guò)年月周的換算來(lái)計(jì)算出平均每周所消耗的該工作量實(shí)際工作時(shí)間。例如，行政部的營(yíng)業(yè)執(zhí)照年審，三年一次，每次要發(fā)生準(zhǔn)備材料、與政府部門(mén)事先電話溝通、往返辦理、復(fù)印存檔等工作事項(xiàng)，所需時(shí)間為3天（每天8小時(shí)，合計(jì)工時(shí)24小時(shí)），那么換算到每周的話也就是1/6小時(shí)。以上就是基于工作量研究的崗位分析操作指南，此工具簡(jiǎn)單有效，特別是對(duì)職能部門(mén)崗位分析來(lái)說(shuō)操作簡(jiǎn)單、用時(shí)較短（一般2天內(nèi)即可完成）、易于操作。若將此法用于業(yè)務(wù)部門(mén)的崗位分析時(shí)，如生產(chǎn)車(chē)間工人的崗位分析，則還必須考慮標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)、產(chǎn)能、單件流速度等具體問(wèn)題。若對(duì)研發(fā)部門(mén)進(jìn)行崗位分析，則實(shí)際工作量總時(shí)間占周工作總時(shí)間的比例就不一定能說(shuō)明崗位工作量的情況，畢竟研發(fā)部門(mén)要求創(chuàng)新、要求解決問(wèn)題的能力較強(qiáng)，而對(duì)實(shí)際發(fā)生的工作總時(shí)間的要求到不一定很重要。一位民企人力資源總監(jiān)的講話文/石才員每周星期三晚上是我目前所在公司的學(xué)習(xí)日。這個(gè)時(shí)候，集團(tuán)總裁助理兼集團(tuán)人力資源部總監(jiān)羅總只要有空，他就會(huì)利用這個(gè)時(shí)間段將一些管理理論與我們的日常工作實(shí)踐結(jié)合起來(lái)進(jìn)行深入的剖析與講解。羅總本身不是學(xué)HR的，他是在公司做了很多年的銷(xiāo)售管理后轉(zhuǎn)崗為集團(tuán)的人力資源總監(jiān)，雖然他的HR知識(shí)不全面，甚至可以說(shuō)是很差，但是每次聽(tīng)完他的講話，我都有所收獲。這種收獲讓我對(duì)于基于人性的管理和在企業(yè)里面的生存發(fā)展有了更新的認(rèn)識(shí)，現(xiàn)結(jié)合他本周三晚講話的內(nèi)容進(jìn)行分享與體會(huì)?？偙O(jiān)的第一句話：“我不知道我不知道；我知道我不知道；我不知道我知道；我知道我知道”。這個(gè)東西，羅總說(shuō)第一遍的時(shí)候我不知道，后來(lái)他用他那不太好聽(tīng)的普通話緩慢地解釋了一番，我才知道我知道他講的東西。這個(gè)是源自于Johari溝通視窗的理論。這個(gè)道理，即使大家淺顯地明白了這個(gè)理論或者這位總監(jiān)所用的通用的描述方法，但在工作上，我們可能還是會(huì)出現(xiàn)“我不知道我不知道”這種現(xiàn)象。這個(gè)是最要命，如果我們始終停留在“我不知道我不知道”這個(gè)層面的話，我們的學(xué)習(xí)能力就會(huì)變?nèi)酰疫@種態(tài)度會(huì)阻礙我們接受別人的觀點(diǎn)，從而導(dǎo)致我們的團(tuán)隊(duì)合作行為降低。最近我在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做任職資格項(xiàng)目的過(guò)程中，我也出現(xiàn)了這樣的狀態(tài)。因?yàn)槲覠o(wú)法理解工作的一些深層次的目的和原因，所以我不知道自己做的一些東西是值得商榷或者錯(cuò)誤的。直到和領(lǐng)導(dǎo)充分溝通后，我才知道我是不知道，這樣才將“我不知道我不知道”轉(zhuǎn)化成“我知道我不知道”，這個(gè)過(guò)程雖然會(huì)讓我們犯錯(cuò)誤，但是這種錯(cuò)誤是值得，因?yàn)檫@個(gè)轉(zhuǎn)變對(duì)我們的成長(zhǎng)和工作結(jié)果都是有幫助的。舉個(gè)很簡(jiǎn)單的例子吧：我們做一個(gè)方案，花了很多時(shí)間，可是到了領(lǐng)導(dǎo)那里還是不能讓他滿意，領(lǐng)導(dǎo)不僅對(duì)你的辛苦付出熟視無(wú)睹，可能還會(huì)提出了很多很多的修改的意見(jiàn)。這時(shí)，我們的第一反應(yīng)就是沮喪、繼而抵觸。這個(gè)時(shí)候就會(huì)出現(xiàn)了上面那個(gè)理論中的“我不知道我不知道”的狀態(tài)。要想避免這種狀態(tài)的出現(xiàn)，我們最好是能夠多問(wèn)幾個(gè)為什么？因?yàn)檫@個(gè)時(shí)候問(wèn)為什么不會(huì)耽誤領(lǐng)導(dǎo)的太多時(shí)間，畢竟我們是花了精力去做這個(gè)方案，幾天的時(shí)間都花了，這幾分鐘的提問(wèn)還怕什么？即使有些領(lǐng)導(dǎo)很反感下屬問(wèn)這問(wèn)那，這個(gè)險(xiǎn)還是值得冒的。有一次，我在剛開(kāi)始寫(xiě)集團(tuán)HR任職資格項(xiàng)目的時(shí)候，因?yàn)閷?xiě)得比較籠統(tǒng)，領(lǐng)導(dǎo)看了方案后就給我提了意見(jiàn)：繼續(xù)細(xì)化。我一聽(tīng)，有點(diǎn)膽怯，因?yàn)槲矣X(jué)得自己沒(méi)有非常全面的實(shí)操過(guò)每一個(gè)人力資源模塊。這個(gè)時(shí)候，我又出現(xiàn)了“我不知道我知道”的這種狀態(tài)，后來(lái)在領(lǐng)導(dǎo)的幫助下我努力地把方案細(xì)化。在這個(gè)過(guò)程中我不僅幫助自己梳理了人力資源各模塊的知識(shí)脈絡(luò)，更重要的是我發(fā)現(xiàn)有些東西只要自己用心去學(xué)和分析，我完全有能力把它做得更好，從而實(shí)現(xiàn)了“我知道我不知道”轉(zhuǎn)變到“我不知道我知道”的過(guò)程，最后通過(guò)工作中的努力達(dá)到了“我知道我知道”的這種境界。