【正文】 優(yōu)化工作流程，用工作流程去拉動部門之間的配合。第九講 “西瓜”與“芝麻”“丟了西瓜揀回芝麻”是一句俗語。從企業(yè)經(jīng)營的角度去理解，它形容有些人做了那些低回報的工作而放棄了高回報的工作。為什么只揀“芝麻”不抱“西瓜”“芝麻”每一個人在人生的旅途中，總是會遇到一些“西瓜”，也會遇到很多的“芝麻”。這時，每個人的腦子里都會想著如何得到“西瓜”，但是很奇怪，在行動上人們往往是在撿“芝麻”。為什么人們熱衷于揀“芝麻”呢？因為揀“芝麻”很容易，每揀到一個“芝麻”就會有一定的成就感，在短期內(nèi)獲得滿足，很過癮。何況抱“西瓜”不如揀“芝麻”省力，不如揀“芝麻”來得快。所以人們雖然向往抱“西瓜”，但是“芝麻”的誘惑讓他們控制不住。2.“西瓜”與“芝麻”的區(qū)分198?！　爸ヂ椤迸c“西瓜”不可兼得在相同的時間內(nèi)，人只能做一件事情，就是說要揀“芝麻”還是要抱“西瓜”只能選擇一種，如果揀“芝麻”就不會再有時間抱“西瓜”，如果抱“西瓜”就不可能再有時間揀“芝麻”。揀“芝麻”與抱“西瓜”不可兼得。因此，在單位的時間內(nèi)，你必須做出是要揀“芝麻”還是要抱“西瓜”的選擇。198?！　拔鞴稀迸c“芝麻”的區(qū)分當(dāng)然在選擇揀“芝麻”還是抱“西瓜”之前，首先要對“西瓜”和“芝麻”進行區(qū)分，看哪些事情是“西瓜”，哪些事情是“芝麻”。工作按照回報的高低可以分成兩類，一類是低回報的工作，另一類是高回報的工作?！爸ヂ椤钡幕貓罅h遠低于“西瓜”，所以，“芝麻”就是指那些低回報的工作?！拔鞴稀钡幕貓罅h遠大于“芝麻”，所以，“西瓜”就是指那些高回報的工作?！咀詸z51】怎樣分辨您生活和工作中的“西瓜”和“芝麻”？____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案51效率和效益雖然只有一字之差，但是在內(nèi)容上卻有著很大的差別。人們對于“西瓜”的追求，實際上就是對于效益的追求。【案例】有一位經(jīng)濟學(xué)家做了一個實驗。他在銀行兌換了100張錢。這100張錢里有99張是1元的，有1張是100元的。他拿著這100張錢來到一個大商場前，先說明了這100張錢的情況，然后撒了出去。人們都上前哄搶，這時就會發(fā)現(xiàn)，大家?guī)缀醵汲?張100元鈔票跑過去，去搶那張100元的鈔票。因為大家都清楚就是把所有的1元鈔票搶到手，也不如那1張100元的多。一張一張地揀小鈔比搶那1張100元大鈔費力多了，更何況，根本就不可能把所有1元1張的鈔票都搶到手。案例分析：這是普通人對于效率和效益的理解。很明顯，一張一張地揀一元的鈔票效率很高，但是效益很低；去搶那張100元的大鈔，效率會不如揀一元的小鈔，但是，能夠拿到就會產(chǎn)生很大的效益。由此可見，追求效率是戰(zhàn)術(shù)層面的問題，追求效益是戰(zhàn)略層面的問題，后者才是大家追求的真正目的。追求效率是指把問題做對，追求效益是去做對的事情。做對的事情，有一定的效率，就會產(chǎn)生很大的回報；如果把事情做錯了，效率即使很高，回報也會很低。怎樣獲取“西瓜”198?！∧繕?biāo)與計劃的關(guān)系工作不能沒有目標(biāo)的設(shè)定，設(shè)定了目標(biāo)如果沒有計劃就會變成不切實際的空想。計劃的制定必須要考慮目標(biāo)的期望值，必須要考慮資源的配置情況，把兩者結(jié)合起來考慮才能夠制定出切實可行的計劃。目標(biāo)和計劃必須設(shè)定最后的期限，不能無限期地拖延。198?！±玫诙笙迣崿F(xiàn)目標(biāo)【案例】某企業(yè)確定了年利潤100萬元的目標(biāo)以后，就朝著100萬元的目標(biāo)猛沖，把其他問題都留在后面。它逢山開路，遇水架橋，兵來將擋，水來土掩。一開始進展得挺快，到最后是強弩之末，由于其他因素的制約，不僅沒有盈利，反而虧損了。實現(xiàn)目標(biāo)合理的方法是在目標(biāo)確定以后，對目標(biāo)的實現(xiàn)要有一個規(guī)劃。然后對技術(shù)資源以及企業(yè)的資金進行整合，這樣才能使企業(yè)以持續(xù)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)實現(xiàn)目標(biāo)。案例分析：這個企業(yè)的做法是時間管理的第三象限的做法，做了好多緊急但是不重要的事情，所以出現(xiàn)了欲速不達的情況。第二象限是那些重要但不緊急的事情，這一象限的投資效益最大，要實現(xiàn)確定的目標(biāo)，投資第二象限能夠獲得強勁的執(zhí)行力。為達到目標(biāo)就要對其進行有效地執(zhí)行，首先要保證充足的時間，然后需要做充分的準(zhǔn)備和詳細的計劃。198?！“磿r執(zhí)行完成每一項工作；198?！捅仨氃谝?guī)定時間之內(nèi)；198?！h前必須擬定會議提綱；198?！?zhǔn)備完整資料提供給客戶。實現(xiàn)高效率需要合理地調(diào)整時間以及進行資源的分配。確定工作順序首先要確定應(yīng)該做什么事情，然后確定為什么去做，用什么標(biāo)準(zhǔn)來做。下一步就是確定什么時間開始，都有什么人參加，怎么樣分配時間。良好的工作習(xí)慣對于高效率的工作來說是必不可少的。工作環(huán)境中各種資源的合理配置及有條理的習(xí)慣，能夠使工作得心應(yīng)手。198?！“阉械奈募淖雷由锨遄?；198?！“衙旁谝粋€固定的地方；198。　把重要文件放在固定的地方；198?！〗㈦娔X及文件的歸檔系統(tǒng)；198?！≈匦職w類未審批處理的文件；198?！氐渍磙k公桌及電腦文件。維持性工作是做了以后，只不過是昨天工作的重復(fù)，沒有任何的新意，不會因此而發(fā)財，也不會因此而得到升遷，是平行移動的工作。另外一類工作是發(fā)展性工作，就是在去做這件事情的時候，有機會向高處移動，會獲得更好的升遷，更好的回報?！景咐坑幸晃皇澜缰那嗄昕茖W(xué)家經(jīng)歷了一個很不平凡的歷程。她小學(xué)五年級的時候，遇上文化大革命，被下放到農(nóng)村去養(yǎng)豬。在農(nóng)村的時候，她始終沒有放棄對學(xué)習(xí)的渴望，邊放豬邊自學(xué)。國家恢復(fù)高考后，憑借堅強的毅力只有五年級學(xué)歷的她考上了大學(xué)。四年以后，她以全班第一名的成績畢業(yè)。時隔不久，她有了一個到澳大利亞墨爾本大學(xué)學(xué)習(xí)的機會。在澳大利亞的墨爾本大學(xué)，她為了掙夠?qū)W費及生活費用，一天打三份工。白天中午去給人家做清潔工，下午給人家整理花園，晚上伺候一個大小便失禁的老太太。在墨爾本大學(xué)畢業(yè)后又讀了博士。現(xiàn)在是中國某大學(xué)的博士生導(dǎo)師，成了世界著名的青年科學(xué)家。案例分析：這位女士能夠有這么大的成就，就是因為她能夠在自己現(xiàn)有的工作中找到發(fā)展性的亮點。她在農(nóng)村邊放豬邊自學(xué)，放豬是她的維持性工作，學(xué)習(xí)是她的發(fā)展性的亮點。當(dāng)機會到來的時候，她發(fā)展性的亮點就變成了改變她的身份的魔棒。【自檢52】怎樣對待您工作中的維持性和發(fā)展性工作？____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案52高回報的活動本來就少，我們節(jié)約出來大量的時間，也不過是為了把高回報的事情做好，因此，高回報的活動要認真對待。198?！∫愿呋貓鬄樵瓌t安排低回報項目在高回報的項目短缺的情況下，可以花一些時間，爭取把低回報項目的回報率發(fā)揮到最大。198?！〖芯Ρ３指呋貓蟮闹攸c目標(biāo)目標(biāo)也有主次大小之分。應(yīng)該集中精力確保大的目標(biāo)、主要目標(biāo)的實現(xiàn)。198?！》艑捵詈笃谙?，使它被特殊化高回報活動中的重要目標(biāo)如果不能按期完成的話，可以適當(dāng)延長期限，使它特殊化。這樣就能夠吸引足夠的注意力去解決它。198。　目標(biāo)分解，循序漸進，逐步達成在大目標(biāo)難以實現(xiàn)的情況下，可以把大目標(biāo)進行分解，分成若干個小目標(biāo)，然后逐個解決。198。　尋求幫助，團隊合作，利益共享“三人齊心，其力斷金”，善于合作的人才能夠做成大的事情。198?！∮镁Ω叻鍟r間解決高回報工作每個人在一天里總會有精神最好的時候和精神最差的時候。要用精力處于高峰的時間做好高回報的工作。198?！∽晕壹?，自我回報，自我激發(fā)高回報的活動往往有一個較長的期待過程，要保持持續(xù)的良好的精神狀態(tài)，需要自我激勵、自我回報、自我激發(fā)。198?！”３譁贤?，承擔(dān)責(zé)任，全速前進保持與其他人員的溝通，互相激勵，全速前進。低回報的活動，有些是沒有必要做的活動，有些是不得不做的活動，有些是瑣碎的活動。它們的回報率都很低，可以用不同的方式進行處理。198?！『雎运鼈?，釋放你的時間時間有限，注意力也有限，意義不大的事情完全可以“睜一只眼，閉一只眼”。198?！『喕鼈儯瑢⑺鼈兿到y(tǒng)化有些活動既復(fù)雜又回報率低，在必須去做的情況下，就去簡化它。如果這件事情很凌亂，就想辦法把它系統(tǒng)化。簡化了的和系統(tǒng)化了的事情就會比較容易處理。198?！〗档蜆?biāo)準(zhǔn)，不必追求完美有些回報率低的事情沒有必要太認真，也沒有必要把它做得很完美。好鋼不要用在刀背上。198?！》艞壦鼈儯釛壱恍┦虑闆]有必要做的事情干脆不要去做，舍棄做回報率低的事情，才能有做那些回報率高的事情的時間。198?！』ㄥX請人，交給別人來做古語云：君子性非異也，善假于物也。聰明的人會把這些低回報的事情交給別人去做。198。　工作分類，在其他時間做瑣碎無序的事情應(yīng)該先分類，然后抽出一定的時間集中完成。如何避免揀“芝麻”時間的有效管理可以避免揀“芝麻”的活動，時間有效管理的前提是有一個良好的時間記錄。停止揀“芝麻”活動是破，時間記錄是立，一破一立就能幫助人們確定高回報的工作并把它做好?！爸ヂ椤钡幕顒油Ｖ箳ヂ榈幕顒有枰龅剑?98。　把相同的事情進行分類把那些瑣碎的事情進行分類，然后集中一定的時間處理這些雞毛蒜皮的事情。198?！】辞宄斑M的方向真正去做有效益的事情，停止揀芝麻的行為，就不能只低頭拉車，不抬頭看路。也就是不僅僅要有戰(zhàn)術(shù)的應(yīng)用，還要確定合適的戰(zhàn)略計劃。很多人都有這樣的感覺，自己工作很努力，然而沒有成就感。自己的努力，沒有得到應(yīng)有的回報。這是因為不良的習(xí)慣偷走了你寶貴的時間，使你在有限的時間內(nèi)不能做最有價值的工作。時間記錄的方法能夠幫助你發(fā)現(xiàn)所做過的事情的價值大小。198?！〕掷m(xù)時間記錄，提供精確資料做時間的記錄必須詳細，幾點鐘做的什么事情，都要一個不落地記錄下來。這項工作記的是一件一件的事和做事的時間，不必要記錄事件更為詳細的內(nèi)容。記錄的時間要有連續(xù)性，也就是一天接著一天記，不能記一天隔一天地做記錄。198?！∮涗浺恢芑?0天內(nèi)的活動內(nèi)容作記錄要有一定的時間段，或者一周或者15天或者一個月，總之，要記錄一個時間段內(nèi)的事件。198?！∮^察分析時間流程的內(nèi)容一段時間的記錄做完以后，就要對單位時間內(nèi)所做的事情進行觀察分析。看做的哪些事情回報高，哪些事情回報低，是什么樣的習(xí)慣造成的。這樣經(jīng)過對時間記錄的分析，就能發(fā)現(xiàn)那些低回報的工作以及不良的習(xí)慣。就能有的放矢地去改變它。這里建議大家做一個如下的表格，記錄下來你一周之內(nèi)，每一天、每一個時間段所做的主要工作。表51 時間記錄表時間日期六 七 八 九 十 十一 十二 十三……二十四星期一星期二星期三星期四星期五記錄完以后對這個表格進行分析，很容易就能發(fā)現(xiàn)一周之內(nèi)哪些時間被有效利用了，哪些時間被浪費了。當(dāng)你對一周的時間管理情況進行分析后，如果又提出了新的時間管理方案，仍然需要時間的記錄，因為：198?！⊥ㄟ^對時間的記錄，你會變得更清楚時間的記錄會讓你清楚地知道新的時間管理方案的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)時間方案中存在的問題。198。　計劃某個工作時，記錄你的預(yù)算時間在制定某個工作計劃時，也要制定相應(yīng)的時間計劃，也就是制定相應(yīng)的時間預(yù)算。時間的記錄，可以與時間的預(yù)算作比較，從而有效控制計劃的進度。198?！‘?dāng)工作完成后，檢查你用的實際時間工作完成后，通過時間記錄可以檢查工作的實際時間，為制定下一個計劃提供堅實有力的材料資源。時間的記錄是一個很有意義的活動。它有利于培養(yǎng)人的良好習(xí)慣，增強你的洞察力，幫助你發(fā)現(xiàn)高回報的工作，并把做好。總之，時間的記錄能夠幫助你獲得長期的效益。第十講 如何做好時間管理工作行動的誤區(qū)進行時間管理需要一定的執(zhí)行力，但是，執(zhí)行力雖然很重要，工作和行動中只靠執(zhí)行力還遠遠不夠。工作和行動如果陷入了誤區(qū)，執(zhí)行力只能起到南轅北轍費力不討好的作用。企業(yè)往往精于戰(zhàn)術(shù)的使用而忽視戰(zhàn)略的規(guī)劃。戰(zhàn)術(shù)的使用如果沒有戰(zhàn)略的指導(dǎo)，這些戰(zhàn)術(shù)就不會有連續(xù)性，就難以凝聚最大的力量，產(chǎn)生最大的效益。即使是戰(zhàn)術(shù)的行動，有的企業(yè)也沒有具體的規(guī)劃，或者是搞激情工作，或者是頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳。工作沒有目標(biāo)，盲目地工作，或者是為了工作而工作。即使有目標(biāo)也是為了目標(biāo)而工作，不以追求實際的效益為目的。連為什么做這件事都不明確。我國的企業(yè)開會都有專門的會議室，會議室里桌椅板凳，茶壺茶碗，一應(yīng)俱全。開會的時候，有早到有晚到，喝茶聊天好不熱鬧。會一開起來，你一言我一語，小事半個小時，大事兩三個小時。開會的時間長效率低。【案例】有一家跨國公司的車間很大，車間的會議室都很小。它在車間的里面，是一個很小的房間，里面既沒桌子也沒凳子。當(dāng)有人申請用這個會議室的時候，人馬上到了。一共七八個人，圍了一個圈，除了會議主持人的手不背，其他人的手都背在后面。會議主持人問原材料主管有什么問題，原材料主管馬上把手放在前面說原材料中有一項需要添加，昨天已經(jīng)申請，現(xiàn)在還沒有落實。說完又把手背到了身后。會議主持人聽的時候把手背起來，回答別人問話的時候又把手放到了前面。接著會議主持人以同樣的方式又問了技術(shù)主管、質(zhì)量檢測員遇到的問題并予以了回答。不到15分鐘，他們就把會開完了。案例分析：企業(yè)會議的目的是解決生產(chǎn)銷售方面存在的問題，會議的形式越簡單越能提高企業(yè)的效率。拖沓冗長的會議不但不能有效地解決問題，還會浪費很多工作時間。我國的企業(yè)習(xí)慣于用文件傳達計劃、通知等，這種方式是單向的行為，不能和接受計劃或者通知的對象進行溝通。計劃或者通知等文件對執(zhí)行者的意見建議不能及時反饋，更得不到認真的