【正文】 應關系要清楚，不僅要有總帳科目的位置，還要有明細科目的位置；⑤顏色顯明、易于區(qū)分不同用途的聯次，如收款收據一般為三聯，第一聯給交款人，第二聯記帳，第三聯為存根，各聯顏色應有明顯區(qū)別并標明各聯聯次?！　。ǎ玻┙洕栽瓌t?！　〗洕栽瓌t要求設計者做到：①盡量考慮一證兩用或多用，以節(jié)約紙張和減少數字的轉抄。如借款憑證代付款憑證，銀行各種結算憑證既是原始憑證又是記帳憑證等；②憑證面積以能充分反映業(yè)務內容為原則，不宜過大或過小，過大浪費紙張，增加了印刷成本，過小不便于保管；③專用憑證的常用項目應事先印刷在憑證上，以免手寫耽誤時間且影響整潔和美觀。　?。ǎ常┯欣诩訌娊洕怂愫蛢炔抗芾碓瓌t?！　∽灾频脑S多原始憑證是為加強經濟核算和企業(yè)內部管理服務的，設計時應充分注意貫徹這一原則。例如職工考勤表、產品加工單、工時記錄、停工記錄、產量記錄、管理費用分配卡等等的設計，都要便于各種核算、控制、分析和檢查，滿足管理需要和內部控制的需要?！　。ǎ矗┙y(tǒng)一性原則。統(tǒng)一性原則要求，憑證的內容和格式應盡量做到統(tǒng)一和標準化。全國性使用的憑證如車船票、機票、增值稅專用發(fā)票等，有關部門設計時應做到全國統(tǒng)一，不能大小不一、內容不一。一個單位內部使用的憑證更應做到標準化，例如收款憑證中會計科目欄稱總帳科目，而付款憑證中該欄又稱一級科目，或者收款憑證面積大，付款憑證面積小，都是不符合統(tǒng)一性原則的。貫徹統(tǒng)一性原則不僅使憑證內容更清晰，同時也便于裝訂和歸檔保存，還有利于機械化操作和在全國范圍內傳遞及使用信息。 2記賬憑證怎樣設計 記帳憑證的設計與記帳方法的采用密切相關，根據《企業(yè)會計準則》的要求，應在借貸記帳法的基礎之上設計記帳憑證。 　　記帳憑證設計的基本內容包括：記帳憑證的名稱；填制憑證的日期；經濟業(yè)務內容摘要；會計科目(包括明細科目)的名稱和方向；金額；憑證編號；憑證所附原始憑證的件數；有關經辦人員和主管人員的簽章等?！　∮泿{證設計的基本步驟與原始憑證設計的基本步驟大致相同。首先，需要確定使用記帳憑證的種類。一個單位究竟設計什么樣的記帳憑證，不能一概而論，只能根據事前調查的內容和已設計的會計帳務處理程序以及企業(yè)活動的特點來決定。如果是小型企事業(yè)單位，且設計的帳務處理程序記帳憑證帳務處理程序或日記總帳帳務處理程序，則可選擇通用記帳憑證格式（表１）；如果是大中型企業(yè)，且設計的帳務處理程序是憑證匯總的帳務處理程序(科目匯總表帳務處理程序和匯總記帳憑證帳務處理程序)，則應選擇專用記帳憑證（收、付、轉憑證）和匯總記帳憑證兩種格式（表２，表３，表４，表５）；如果已設計的帳務處理程序是利用帳戶匯總的處理程序，也應選擇專用記帳憑證格式。此外，有些特殊業(yè)務還可以以單代證，即以原始憑證代替憑證（表６，表７，表８）。顯然，只要確定了選用記帳憑證的種類，記帳憑證的用途也就隨之確定下來了。緊接著就是根據記帳憑證的種類和用途，分別繪制憑證的樣式，以確定記帳憑證的內容、格式及規(guī)模大小。（記帳憑證從填制到復核，直到據以登記有關帳簿，也涉及到一個憑證傳遞程序的問題，這個問題將在“報表篇”賬務處理程序中介紹。）最后，記帳憑證及所附原始憑證的保管制度也是記帳憑證設計時應考慮的基本內容之一。記帳憑證應定期裝訂成冊，在法定期限內指定專人妥為保管，期限屆滿再按規(guī)定程序銷毀。 　　設計記帳憑證時，應考慮下列要求：　　第一，要保證記帳憑證能在記賬工作中起到分錄指示作用，有關的借貸雙方科目欄次應清晰醒目，簡單明了；　　第二，應反映填制、審核、主管等不同崗位人員的簽章，以便減少錯弊，加強內部牽制，保證經濟業(yè)務和會計工作的合法合規(guī)性；　　第三，記帳憑證必須附有原始憑證，作為書面依據，記帳憑證中應有標明所附原始憑證數量、概況的節(jié)目，以便查閱、核對；　　第四，記帳憑證的設計應貫徹《會計法》和《企業(yè)會計準則》的要求，一律采用借貸復式記帳法，以便規(guī)范企業(yè)的會計行為；　　第五，記帳憑證的基本格式已經約定俗成，除非十分必要，企業(yè)可盡量采用國家有關部門統(tǒng)一印制的記帳憑證，以簡化設計工作，節(jié)約人力物力。 表１　　　　　記　帳　憑　證年　　月　　日　　　　　　　字　　號 摘　要借方科目金 額貸方科目一級二級一級二級　　　　 　　 合　計　　　　　記帳：　　　　　出納：　　　　　審核：　　　　　制證： 表２　　　　　收　款　憑　證借：　　　　　　　　年　　月　　日　　　　　　　　　　字　　號 摘 要貸方一級科目明細科目金 額合 計記帳：　　　　　出納：　　　　　審核：　　　　　制證： 表３　　　　　付　款　憑　證貸：　　　　　　　　年　　月　　日　　　　　　　　　　字　　號摘 要貸方一級科目明細科目金 額合 計記帳：　　　　　出納：　　　　　審核：　　　　　制證： 表４　　　　　轉　帳　憑　證年　　月　　日　　　　　　　字　　號 摘　要借方科目貸方科目一級科目明細科目一級科目明細科目　　　　　 合　計　　　　記帳：　　　　　出納：　　　　　審核：　　　　　制證： 表５　　　　　匯　總　記　帳　憑　證年　　月　　日　　　　　　　字　　號借方科目金額貸方科目金 額合 計審核：　　　　制表：表６　　　　　收　　據　　（代收款憑證）借：現金　　　　　　　　　　年　　月　　日　　　　　　字　　號付款單位或人員收款事由：單價數量金額貸方科目：人民幣（大寫）：收款人： 審核： 制證： 出納： 表７　　　　借　款　單　?。ù犊顟{證） 借款人姓名借款原因摘　　要借方科目金額領導批示一級科目二級科目審核：　　　　　　　　制證：　　　　　　　　出納：表８：　　　　差旅費報銷單（代記帳憑證） 　　　　　　　　　　年　　月　　日　　　　　　填制　　字　　號借方科目貸方科目金額姓名出差事由起止時間、地點月日起點月日終點合計金額（人民幣大寫）　　　　?。ゎA借金額結算后金額結算后補領主管審批：　　　　　　財務審核：2會計憑證裝訂前怎樣排序、粘貼和折疊 憑證記帳后，應及時裝訂。裝訂的范圍：原始憑證、記帳憑證、科目匯總表、銀行對帳單等等?？颇繀R總表的工作底稿也可以裝訂在內，作為科目匯總表的附件。使用計算機的企業(yè)，還應將轉帳憑證清單等裝訂在內。 　　裝訂前首先應將憑證進行整理。會計憑證的整理工作，主要是對憑證進行排序、粘貼和折疊?！　τ诩垙埫娣e大于記帳憑證的原始憑證，可按記帳憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應把憑證的左上角或左側面讓出來，以便裝訂后，還可以展開查閱?！　τ诩垙埫娣e過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時以膠水為宜。小票應分張排列，同類同金額的單據盡量粘在一起，同時，在一旁注明張數和合計金額。如果是板狀票證（如火車票），可以將票面票底輕輕撕開，厚紙板棄之不用。 　　對于紙張面積略小于記帳憑證的原始憑證，可以用回形針或大頭針別在記帳憑證后面，待裝訂憑證時，抽去回形針或大頭針。　　有的原始憑證不僅面積大，而且數量多，可以單獨裝訂，如工資單，耗料單。但在記帳憑證上應注明保管地點?！　≡紤{證附在記帳憑證后的順序應與記帳憑證所記載的內容順序一致，不應按原始憑證的面積大小來排序。 　　經過整理后的會計憑證，為匯總裝訂打好了基礎?！　∷袇R總裝訂好會計憑證都要加具封面。會計憑證裝訂前，要先設計和選擇會計憑證的封面。封面應用較為結實、耐磨、韌性較強的牛皮紙等。一般的封面格式如： 東　風　商　場 憑證 　　年　月　 日 　　共　冊　　本冊為第　　冊 　　本冊起止號碼：　自　　　　號至　　　　號 　　會計主管：　　　　　　 　裝訂人： 2怎樣裝訂會計憑證 裝訂就是將一札一札的會計憑證裝訂成冊，從而方便保管和利用。裝訂之前，要設計一下，看一個月的記帳憑證究竟訂成幾冊為好。每冊的厚薄應基本保持一致，不能把幾張應屬一份記帳憑證附件的原始憑證拆開裝訂在兩冊之中，要做到既美觀大方又便于翻閱。 　　一本憑證。過薄，不利于戳立放置；過厚，不便于翻閱核查。憑證裝訂的各冊，一般以月份為單位，每月訂成一冊或若于冊。憑證少的單位，可以將若干個月份的憑證合并訂成一冊，在封皮注明本冊所含的憑證月份。　　由于原始憑證往往大于記賬憑證，從而折疊過多，這樣一本憑證就顯得中間厚，裝訂線的位置薄，訂出的一本憑證象條魚一樣。這時可以用一些紙折成許多三角形，均勻地墊在裝訂線的位置。這樣的裝訂出來的憑證就顯得整齊了。 　　裝訂前，要以會計憑證的左上側為準，放齊，準備好鐵錐、裝訂機或小手電鉆，還有線繩、鐵夾、膠水、憑證封皮、包角紙。　　下面介紹一種角訂法：　　(1)將憑證封皮和封底裁開，分別附在憑證前面和后面，再拿一張質地相同的紙(可以再找一張憑證封皮，裁下一半用，另一半為訂下一本憑證備用)放在封皮上角，做護角線?！　?2)在憑證的左上角畫一邊長為5厘米的等腰三角形，用夾子夾住，用裝訂機在底線上分布均勻地打兩個眼兒。 　　(3)用大針引線繩穿過兩個眼兒，如果沒有針，可以將回形別針順直，然后兩端折向同一個方向，折向時將線繩夾緊，即可把線引過來，因為一般裝訂機打出的眼兒是可以穿過的?！　?4)在憑證的背面打結。線繩最好把憑證兩端也系上?！　?5)將護角向左上側面折，并將一側剪開至憑證的左上角，然后抹上膠水。　　(6)向上折疊，將側面和背面的線繩扣粘死。以上參見下圖。　　(7)待晾干后，在憑證本的側脊上面寫上“某年某月第幾冊共幾冊”的字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章?，F金憑證、銀行憑證和轉帳憑證最好依次順序編號，一個月從頭編一次序號，如果單位的憑證少，可以全年順序編號。 2怎樣裝訂會計賬簿 帳簿在使用過程中，應妥善保管。帳簿的封面顏色，同一年度內力求統(tǒng)一，逐年更換顏色，便于區(qū)別年度。這樣，在找?guī)げ閹r就會比較方便。帳簿內部，應編好目錄，建立索引。注意貼上相應數額的印花稅票。　　活頁帳本時可以用線繩系起來。下面介紹活頁搖夾使用方法：　　(1)用搖手插入帳簿測面的孔中，向右旋轉，開啟搖夾?！　?2)旋去螺帽，取去簿蓋。　　(3)將賬簿活頁裝入，可隨意裝用，最多可裝300頁?！　?4)復上簿蓋，旋上螺帽，再用搖手向左旋轉，鎖緊搖夾。以上方法的使用可見圖１－２。活頁搖夾的絡鏈條長50毫米，帳頁在裝入取出過程中，搖手旋轉鏈條時要注意帳頁軋住鏈條節(jié)頭，當帳頁被軋住時，搖手旋轉不動，千萬不要強旋，請用手輕輕搖動鏈條節(jié)頭，不使帳頁軋住，然后開啟或鎖緊搖夾。這樣可保持長期使用。 搖夾使用的特點是比較安全，因為帳簿搖緊后，其他人員如果沒有專門工具，不容易隨意抽取、更換帳頁，從而使得帳頁不易散失；其缺點是成本相對高?！　≠~簿在過次年后，應將賬簿裝訂整齊，活頁帳要編好科目目錄、頁碼，用線繩系死，然后貼上封皮，在封皮上寫明帳簿的種類、單位、時間，在帳簿的脊背上，也要寫明賬簿種類、時間。　　會計業(yè)務量小的公司，賬簿可以不貼口取紙；會計業(yè)務量大的公司，帳簿上應該貼口取紙，可以按一級科目或材料大類，按帳頁順序由前往后，自上而下地粘貼，當合起賬簿時，全部口取紙應該整齊，均勻，并能夠顯露出科目名稱，不要在帳簿上下兩側貼口取紙，而應在右側粘貼，這樣，可保證整齊，存檔時可以戳立放置，以便抽取。 45 / 45