【正文】 應(yīng)關(guān)系要清楚，不僅要有總帳科目的位置，還要有明細(xì)科目的位置；⑤顏色顯明、易于區(qū)分不同用途的聯(lián)次，如收款收據(jù)一般為三聯(lián)，第一聯(lián)給交款人，第二聯(lián)記帳，第三聯(lián)為存根，各聯(lián)顏色應(yīng)有明顯區(qū)別并標(biāo)明各聯(lián)聯(lián)次。　?。ǎ玻┙?jīng)濟(jì)性原則?！　〗?jīng)濟(jì)性原則要求設(shè)計(jì)者做到：①盡量考慮一證兩用或多用，以節(jié)約紙張和減少數(shù)字的轉(zhuǎn)抄。如借款憑證代付款憑證，銀行各種結(jié)算憑證既是原始憑證又是記帳憑證等；②憑證面積以能充分反映業(yè)務(wù)內(nèi)容為原則，不宜過大或過小，過大浪費(fèi)紙張，增加了印刷成本，過小不便于保管；③專用憑證的常用項(xiàng)目應(yīng)事先印刷在憑證上，以免手寫耽誤時(shí)間且影響整潔和美觀?！　。ǎ常┯欣诩訌?qiáng)經(jīng)濟(jì)核算和內(nèi)部管理原則?！　∽灾频脑S多原始憑證是為加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)核算和企業(yè)內(nèi)部管理服務(wù)的，設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)充分注意貫徹這一原則。例如職工考勤表、產(chǎn)品加工單、工時(shí)記錄、停工記錄、產(chǎn)量記錄、管理費(fèi)用分配卡等等的設(shè)計(jì)，都要便于各種核算、控制、分析和檢查，滿足管理需要和內(nèi)部控制的需要。　?。ǎ矗┙y(tǒng)一性原則。統(tǒng)一性原則要求，憑證的內(nèi)容和格式應(yīng)盡量做到統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化。全國性使用的憑證如車船票、機(jī)票、增值稅專用發(fā)票等，有關(guān)部門設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)做到全國統(tǒng)一，不能大小不一、內(nèi)容不一。一個(gè)單位內(nèi)部使用的憑證更應(yīng)做到標(biāo)準(zhǔn)化，例如收款憑證中會計(jì)科目欄稱總帳科目，而付款憑證中該欄又稱一級科目，或者收款憑證面積大，付款憑證面積小，都是不符合統(tǒng)一性原則的。貫徹統(tǒng)一性原則不僅使憑證內(nèi)容更清晰，同時(shí)也便于裝訂和歸檔保存，還有利于機(jī)械化操作和在全國范圍內(nèi)傳遞及使用信息。 2記賬憑證怎樣設(shè)計(jì) 記帳憑證的設(shè)計(jì)與記帳方法的采用密切相關(guān)，根據(jù)《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則》的要求，應(yīng)在借貸記帳法的基礎(chǔ)之上設(shè)計(jì)記帳憑證。 　　記帳憑證設(shè)計(jì)的基本內(nèi)容包括：記帳憑證的名稱；填制憑證的日期；經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要；會計(jì)科目(包括明細(xì)科目)的名稱和方向；金額；憑證編號；憑證所附原始憑證的件數(shù)；有關(guān)經(jīng)辦人員和主管人員的簽章等?！　∮泿{證設(shè)計(jì)的基本步驟與原始憑證設(shè)計(jì)的基本步驟大致相同。首先，需要確定使用記帳憑證的種類。一個(gè)單位究竟設(shè)計(jì)什么樣的記帳憑證，不能一概而論，只能根據(jù)事前調(diào)查的內(nèi)容和已設(shè)計(jì)的會計(jì)帳務(wù)處理程序以及企業(yè)活動(dòng)的特點(diǎn)來決定。如果是小型企事業(yè)單位，且設(shè)計(jì)的帳務(wù)處理程序記帳憑證帳務(wù)處理程序或日記總帳帳務(wù)處理程序，則可選擇通用記帳憑證格式（表１）；如果是大中型企業(yè)，且設(shè)計(jì)的帳務(wù)處理程序是憑證匯總的帳務(wù)處理程序(科目匯總表帳務(wù)處理程序和匯總記帳憑證帳務(wù)處理程序)，則應(yīng)選擇專用記帳憑證（收、付、轉(zhuǎn)憑證）和匯總記帳憑證兩種格式（表２，表３，表４，表５）；如果已設(shè)計(jì)的帳務(wù)處理程序是利用帳戶匯總的處理程序，也應(yīng)選擇專用記帳憑證格式。此外，有些特殊業(yè)務(wù)還可以以單代證，即以原始憑證代替憑證（表６，表７，表８）。顯然，只要確定了選用記帳憑證的種類，記帳憑證的用途也就隨之確定下來了。緊接著就是根據(jù)記帳憑證的種類和用途，分別繪制憑證的樣式，以確定記帳憑證的內(nèi)容、格式及規(guī)模大小。（記帳憑證從填制到復(fù)核，直到據(jù)以登記有關(guān)帳簿，也涉及到一個(gè)憑證傳遞程序的問題，這個(gè)問題將在“報(bào)表篇”賬務(wù)處理程序中介紹。）最后，記帳憑證及所附原始憑證的保管制度也是記帳憑證設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)考慮的基本內(nèi)容之一。記帳憑證應(yīng)定期裝訂成冊，在法定期限內(nèi)指定專人妥為保管，期限屆滿再按規(guī)定程序銷毀。 　　設(shè)計(jì)記帳憑證時(shí)，應(yīng)考慮下列要求：　　第一，要保證記帳憑證能在記賬工作中起到分錄指示作用，有關(guān)的借貸雙方科目欄次應(yīng)清晰醒目，簡單明了；　　第二，應(yīng)反映填制、審核、主管等不同崗位人員的簽章，以便減少錯(cuò)弊，加強(qiáng)內(nèi)部牽制，保證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和會計(jì)工作的合法合規(guī)性；　　第三，記帳憑證必須附有原始憑證，作為書面依據(jù)，記帳憑證中應(yīng)有標(biāo)明所附原始憑證數(shù)量、概況的節(jié)目，以便查閱、核對；　　第四，記帳憑證的設(shè)計(jì)應(yīng)貫徹《會計(jì)法》和《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則》的要求，一律采用借貸復(fù)式記帳法，以便規(guī)范企業(yè)的會計(jì)行為；　　第五，記帳憑證的基本格式已經(jīng)約定俗成，除非十分必要，企業(yè)可盡量采用國家有關(guān)部門統(tǒng)一印制的記帳憑證，以簡化設(shè)計(jì)工作，節(jié)約人力物力。 表１　　　　　記　帳　憑　證年　　月　　日　　　　　　　字　　號 摘　要借方科目金 額貸方科目一級二級一級二級　　　　 　　 合　計(jì)　　　　　記帳：　　　　　出納：　　　　　審核：　　　　　制證： 表２　　　　　收　款　憑　證借：　　　　　　　　年　　月　　日　　　　　　　　　　字　　號 摘 要貸方一級科目明細(xì)科目金 額合 計(jì)記帳：　　　　　出納：　　　　　審核：　　　　　制證： 表３　　　　　付　款　憑　證貸：　　　　　　　　年　　月　　日　　　　　　　　　　字　　號摘 要貸方一級科目明細(xì)科目金 額合 計(jì)記帳：　　　　　出納：　　　　　審核：　　　　　制證： 表４　　　　　轉(zhuǎn)　帳　憑　證年　　月　　日　　　　　　　字　　號 摘　要借方科目貸方科目一級科目明細(xì)科目一級科目明細(xì)科目　　　　　 合　計(jì)　　　　記帳：　　　　　出納：　　　　　審核：　　　　　制證： 表５　　　　　匯　總　記　帳　憑　證年　　月　　日　　　　　　　字　　號借方科目金額貸方科目金 額合 計(jì)審核：　　　　制表：表６　　　　　收　　據(jù)　?。ù湛顟{證）借：現(xiàn)金　　　　　　　　　　年　　月　　日　　　　　　字　　號付款單位或人員收款事由：單價(jià)數(shù)量金額貸方科目：人民幣（大寫）：收款人： 審核： 制證： 出納： 表７　　　　借　款　單　?。ù犊顟{證） 借款人姓名借款原因摘　　要借方科目金額領(lǐng)導(dǎo)批示一級科目二級科目審核：　　　　　　　　制證：　　　　　　　　出納：表８：　　　　差旅費(fèi)報(bào)銷單（代記帳憑證） 　　　　　　　　　　年　　月　　日　　　　　　填制　　字　　號借方科目貸方科目金額姓名出差事由起止時(shí)間、地點(diǎn)月日起點(diǎn)月日終點(diǎn)合計(jì)金額（人民幣大寫）　　　　?。ゎA(yù)借金額結(jié)算后金額結(jié)算后補(bǔ)領(lǐng)主管審批：　　　　　　財(cái)務(wù)審核：2會計(jì)憑證裝訂前怎樣排序、粘貼和折疊 憑證記帳后，應(yīng)及時(shí)裝訂。裝訂的范圍：原始憑證、記帳憑證、科目匯總表、銀行對帳單等等?？颇繀R總表的工作底稿也可以裝訂在內(nèi)，作為科目匯總表的附件。使用計(jì)算機(jī)的企業(yè)，還應(yīng)將轉(zhuǎn)帳憑證清單等裝訂在內(nèi)。 　　裝訂前首先應(yīng)將憑證進(jìn)行整理。會計(jì)憑證的整理工作，主要是對憑證進(jìn)行排序、粘貼和折疊。　　對于紙張面積大于記帳憑證的原始憑證，可按記帳憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來，以便裝訂后，還可以展開查閱。　　對于紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時(shí)以膠水為宜。小票應(yīng)分張排列，同類同金額的單據(jù)盡量粘在一起，同時(shí)，在一旁注明張數(shù)和合計(jì)金額。如果是板狀票證（如火車票），可以將票面票底輕輕撕開，厚紙板棄之不用。 　　對于紙張面積略小于記帳憑證的原始憑證，可以用回形針或大頭針別在記帳憑證后面，待裝訂憑證時(shí)，抽去回形針或大頭針。　　有的原始憑證不僅面積大，而且數(shù)量多，可以單獨(dú)裝訂，如工資單，耗料單。但在記帳憑證上應(yīng)注明保管地點(diǎn)?！　≡紤{證附在記帳憑證后的順序應(yīng)與記帳憑證所記載的內(nèi)容順序一致，不應(yīng)按原始憑證的面積大小來排序。 　　經(jīng)過整理后的會計(jì)憑證，為匯總裝訂打好了基礎(chǔ)?！　∷袇R總裝訂好會計(jì)憑證都要加具封面。會計(jì)憑證裝訂前，要先設(shè)計(jì)和選擇會計(jì)憑證的封面。封面應(yīng)用較為結(jié)實(shí)、耐磨、韌性較強(qiáng)的牛皮紙等。一般的封面格式如： 東　風(fēng)　商　場 憑證 　　年　月　 日 　　共　冊　　本冊為第　　冊 　　本冊起止號碼：　自　　　　號至　　　　號 　　會計(jì)主管：　　　　　　 　裝訂人： 2怎樣裝訂會計(jì)憑證 裝訂就是將一札一札的會計(jì)憑證裝訂成冊，從而方便保管和利用。裝訂之前，要設(shè)計(jì)一下，看一個(gè)月的記帳憑證究竟訂成幾冊為好。每冊的厚薄應(yīng)基本保持一致，不能把幾張應(yīng)屬一份記帳憑證附件的原始憑證拆開裝訂在兩冊之中，要做到既美觀大方又便于翻閱。 　　一本憑證。過薄，不利于戳立放置；過厚，不便于翻閱核查。憑證裝訂的各冊，一般以月份為單位，每月訂成一冊或若于冊。憑證少的單位，可以將若干個(gè)月份的憑證合并訂成一冊，在封皮注明本冊所含的憑證月份。　　由于原始憑證往往大于記賬憑證，從而折疊過多，這樣一本憑證就顯得中間厚，裝訂線的位置薄，訂出的一本憑證象條魚一樣。這時(shí)可以用一些紙折成許多三角形，均勻地墊在裝訂線的位置。這樣的裝訂出來的憑證就顯得整齊了。 　　裝訂前，要以會計(jì)憑證的左上側(cè)為準(zhǔn)，放齊，準(zhǔn)備好鐵錐、裝訂機(jī)或小手電鉆，還有線繩、鐵夾、膠水、憑證封皮、包角紙。　　下面介紹一種角訂法：　　(1)將憑證封皮和封底裁開，分別附在憑證前面和后面，再拿一張質(zhì)地相同的紙(可以再找一張憑證封皮，裁下一半用，另一半為訂下一本憑證備用)放在封皮上角，做護(hù)角線?！　?2)在憑證的左上角畫一邊長為5厘米的等腰三角形，用夾子夾住，用裝訂機(jī)在底線上分布均勻地打兩個(gè)眼兒。 　　(3)用大針引線繩穿過兩個(gè)眼兒，如果沒有針，可以將回形別針順直，然后兩端折向同一個(gè)方向，折向時(shí)將線繩夾緊，即可把線引過來，因?yàn)橐话阊b訂機(jī)打出的眼兒是可以穿過的?！　?4)在憑證的背面打結(jié)。線繩最好把憑證兩端也系上?！　?5)將護(hù)角向左上側(cè)面折，并將一側(cè)剪開至憑證的左上角，然后抹上膠水?！　?6)向上折疊，將側(cè)面和背面的線繩扣粘死。以上參見下圖?！　?7)待晾干后，在憑證本的側(cè)脊上面寫上“某年某月第幾冊共幾冊”的字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章?，F(xiàn)金憑證、銀行憑證和轉(zhuǎn)帳憑證最好依次順序編號，一個(gè)月從頭編一次序號，如果單位的憑證少，可以全年順序編號。 2怎樣裝訂會計(jì)賬簿 帳簿在使用過程中，應(yīng)妥善保管。帳簿的封面顏色，同一年度內(nèi)力求統(tǒng)一，逐年更換顏色，便于區(qū)別年度。這樣，在找?guī)げ閹r(shí)就會比較方便。帳簿內(nèi)部，應(yīng)編好目錄，建立索引。注意貼上相應(yīng)數(shù)額的印花稅票?！　』铐搸け緯r(shí)可以用線繩系起來。下面介紹活頁搖夾使用方法：　　(1)用搖手插入帳簿測面的孔中，向右旋轉(zhuǎn)，開啟搖夾?！　?2)旋去螺帽，取去簿蓋?！　?3)將賬簿活頁裝入，可隨意裝用，最多可裝300頁?！　?4)復(fù)上簿蓋，旋上螺帽，再用搖手向左旋轉(zhuǎn)，鎖緊搖夾。以上方法的使用可見圖１－２。活頁搖夾的絡(luò)鏈條長50毫米，帳頁在裝入取出過程中，搖手旋轉(zhuǎn)鏈條時(shí)要注意帳頁軋住鏈條節(jié)頭，當(dāng)帳頁被軋住時(shí)，搖手旋轉(zhuǎn)不動(dòng)，千萬不要強(qiáng)旋，請用手輕輕搖動(dòng)鏈條節(jié)頭，不使帳頁軋住，然后開啟或鎖緊搖夾。這樣可保持長期使用。 搖夾使用的特點(diǎn)是比較安全，因?yàn)閹げ緭u緊后，其他人員如果沒有專門工具，不容易隨意抽取、更換帳頁，從而使得帳頁不易散失；其缺點(diǎn)是成本相對高?！　≠~簿在過次年后，應(yīng)將賬簿裝訂整齊，活頁帳要編好科目目錄、頁碼，用線繩系死，然后貼上封皮，在封皮上寫明帳簿的種類、單位、時(shí)間，在帳簿的脊背上，也要寫明賬簿種類、時(shí)間。　　會計(jì)業(yè)務(wù)量小的公司，賬簿可以不貼口取紙；會計(jì)業(yè)務(wù)量大的公司，帳簿上應(yīng)該貼口取紙，可以按一級科目或材料大類，按帳頁順序由前往后，自上而下地粘貼，當(dāng)合起賬簿時(shí)，全部口取紙應(yīng)該整齊，均勻，并能夠顯露出科目名稱，不要在帳簿上下兩側(cè)貼口取紙，而應(yīng)在右側(cè)粘貼，這樣，可保證整齊，存檔時(shí)可以戳立放置，以便抽取。 45 / 45