【導(dǎo)讀】的任職人如果沒有盡到職責(zé)，將可能給企業(yè)造成麻煩和損失。準(zhǔn)確地說，職責(zé)不僅僅是個(gè)單純的管理術(shù)語，它在整個(gè)企業(yè)管理，特別是工作和員工等管理中起著非常重要的作用。員工是企業(yè)業(yè)務(wù)的具體實(shí)現(xiàn)者，優(yōu)秀的員工對企業(yè)而言，無疑是一筆價(jià)值巨大的寶貴財(cái)富。工招聘是企業(yè)的重大活動(dòng)之一。根本依據(jù)就是崗位職責(zé)要求的，在崗者應(yīng)完成的全部工作任務(wù)和應(yīng)達(dá)到的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。完全履行崗位職責(zé)的能力。實(shí)際上，企業(yè)對員工的培訓(xùn)也是根據(jù)員工在職責(zé)方面的履行情況而進(jìn)行安排的。從而失去了進(jìn)一步努力工作的動(dòng)力。因此，給予員工恰到好處的獎(jiǎng)勵(lì)，對員工是一種極大的鼓舞，有助。因此，分析清楚職責(zé)管理與管理其它方面事物的聯(lián)系，有助于加深對職責(zé)管理的理解，從而。這樣，就形成了一個(gè)怪圈：只要公司永遠(yuǎn)不能將職責(zé)劃分得非常清楚，扯皮也將永遠(yuǎn)。楚、明確、科學(xué)地界定各個(gè)任職人的職責(zé)范圍，以有效避免期望不一致而發(fā)生沖突。這樣，就能對各部門職能和各崗

　　

【正文】 負(fù)責(zé)項(xiàng)目與政府機(jī)關(guān)及其它部門之間的協(xié)調(diào)和溝通工作 11 負(fù)責(zé)本部門員工的勞動(dòng)紀(jì)律管理 12 控制本部門的管理成本于合理范圍內(nèi) 13 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作 三、任職資格 /專業(yè) /資格證書：工業(yè)、民用建筑或建筑管理類相關(guān)專業(yè)的大專及以上學(xué)歷。具有中級(jí)以上二級(jí)或以上項(xiàng)目經(jīng)理證書。 2．工作經(jīng)驗(yàn)要求：有 5 年以上項(xiàng) 目管理經(jīng)驗(yàn)，有較強(qiáng)的組織能力及責(zé)任心和事業(yè)心。 3．所需培訓(xùn)： 4．其他要求： 5．性別 /年齡： 3050歲 四、職務(wù)關(guān)系 可直接晉升的職位： 可相互輪換的職位： 可晉升至此的職位： 3．解讀職務(wù)說明書時(shí)的注意點(diǎn) 正確解讀職務(wù)說明書對按其要求規(guī)范地履行職責(zé)具有很重要的意義，因此，在解讀職務(wù)說明書時(shí)必須抓住要點(diǎn)，尤其需要注意以下兩點(diǎn)： ◆職務(wù)說明書的資料內(nèi)容要完整，避免出現(xiàn)空白 職務(wù)說明書是指導(dǎo)任職人員全面、充分了解工作內(nèi)容和范圍、履行崗位職責(zé)的基礎(chǔ)性文件。因此，職務(wù)說明書的基本資料內(nèi) 容必須完整，這樣才有利于職責(zé)的規(guī)范履行。如果出現(xiàn)內(nèi)容空缺，那么對于理解職務(wù)說明書中的其它信息是沒有幫助的。 很多公司的職務(wù)說明書是從外企抄襲來的，而并沒有對其中的內(nèi)容進(jìn)行具體的分析和界定職責(zé)。例如，如果企業(yè)沒有做過職業(yè)的與員工發(fā)展的規(guī)劃，那么職務(wù)關(guān)系中的可直接晉升、可輪換和可晉升至此等各處職位是沒有任何實(shí)際意義的。 ◆工作職責(zé)應(yīng)按照重要性依次排序 在職務(wù)說明書中的說明工作職責(zé)部分，列舉了任職人員所需承擔(dān)的工作職責(zé)，這些工作職責(zé)應(yīng)該按照重要程度的大小來依次排序。如果工作職責(zé)說明部分不分輕重的先后順序，僅僅是所 有職責(zé)的無序羅列，那么，在職責(zé)的具體履行過程中，勢必很難抓住重點(diǎn)。 例如，對于銷售部門的經(jīng)理來說，顯然，他的主要職責(zé)是完成銷售目標(biāo)。 當(dāng)然，培養(yǎng)下屬也是經(jīng)理的職責(zé)之一，但是完成銷售目標(biāo)要比培養(yǎng)下屬更重要得多。如果在職務(wù)說明書中沒有區(qū)分出各項(xiàng)職責(zé)的重要性程度大小，經(jīng)理很難做到確保首先完成最重要的職責(zé)內(nèi)容，然后再依次完成其余較次要的部分。 職責(zé)的確認(rèn)和界定 工作分析 有很多職務(wù)說明書的描述脫離了實(shí)際，對任職人員的能力、學(xué)歷和經(jīng)驗(yàn)等多方面提出了過高的要求。這樣，實(shí)際上是對人才的浪費(fèi)，也很可能根本無法吸引合適的人才 來擔(dān)任該職務(wù)。出現(xiàn)這種問題的原因在于：企業(yè)對職位缺少工作分析，憑空制訂指標(biāo)。因此，為了實(shí)現(xiàn)職責(zé)的確認(rèn)和界定，工作分析是必不可少的。進(jìn)行工作分析所收集職位的相關(guān)信息，應(yīng)充分了解職位實(shí)際所要求的職責(zé)，既不夸大職責(zé)，也不縮小職責(zé)范圍。一般采用職位問卷的方式進(jìn)行工作分析。如表 7－ 2所示。 表 7－ 2 職位問卷舉例 姓 名 職位名稱 第 18 頁 共 31 頁 部 門 工作地點(diǎn) 填表日期 直屬上級(jí)簽署 一、職位簡介 請描述你所屬部門單位在整個(gè)機(jī)構(gòu)里的功能，以及你在部門內(nèi)擔(dān)任什么具體角色，你的主要職責(zé)何在？ 二、資料提要 請列出與你職位直接或間接有關(guān)的資料內(nèi)容，而這些資料可以超出你工作的范圍與成就，以及這些資料基本上是可以度量的。例如，營業(yè)額、生產(chǎn)成本、經(jīng)營性開支、下屬數(shù)目等。 三、組織關(guān)系 請列出你直屬上司、所有向你上司直接報(bào)告的同僚，以及所有向你直接報(bào)告的下屬（只要列出職位，不需姓名） 上司： 同事： 下屬： 四、主要職責(zé)范圍 請敘述你的職位負(fù)責(zé)的主要職務(wù)，而你要對職務(wù)的最終結(jié)果負(fù)責(zé)。這些結(jié)果是可以度量的，每句請用動(dòng)詞開始。 五、資格與經(jīng)驗(yàn) 請?jiān)敿?xì)列出此職位需要的專業(yè)資格、學(xué)歷、特殊訓(xùn)練與 經(jīng)驗(yàn)，包括需要多少時(shí)間去獲得什么樣的經(jīng)驗(yàn)。請注意：這是寫職位的需求。 六、做出決定的自由度 在什么情況下，會(huì)是些什么問題，做出決定前是否向上司請示。舉一二例。 七、 有什么決定需要你直接做出，而不需請示上級(jí)。請列舉一二例。 八、 你工作上最困難與最具挑戰(zhàn)性的部分分別是什么？你如何應(yīng)付和面對？ 九、報(bào)作業(yè)報(bào)告 你上司通常是怎樣監(jiān)督你的工作？例如，通過一期正式報(bào)告書，或非正式的口頭匯報(bào)，以及多久向他報(bào)告等。 十、以他人工作上聯(lián)系 工作上你需要與什么人接觸最多（包括公司以外的人），以及 接觸的目的與性質(zhì)分別是什么？ 與誰接觸： 方法： 頻度： 原因： 職責(zé)的確認(rèn)與界定 為了更加科學(xué)地運(yùn)用職務(wù)說明書，企業(yè)的任職人員還需要學(xué)會(huì)職責(zé)的確認(rèn)和界定，而不僅僅是不管對或錯(cuò)、完全按照職務(wù)說明書的規(guī)定行事。一般來說，職責(zé)的確認(rèn)和界定，需要經(jīng)過如下幾個(gè)步驟： 第 19 頁 共 31 頁 、澄清 應(yīng)用職務(wù)說明書的最好方法不是不加分析，不管是否內(nèi)容有問題的一切照辦，而是仔細(xì)研讀職務(wù)說明書，努力找出職務(wù)說明書中存在的問題，逐項(xiàng)進(jìn)行確認(rèn)和界定，并對問題加以澄清。例如，項(xiàng)目部經(jīng)理的工作職責(zé)包含：控 制部門成本于合理范圍之內(nèi)，嚴(yán)格的說，這只是一個(gè)目標(biāo)，而不是應(yīng)盡的職責(zé)。在逐項(xiàng)澄清和確認(rèn)過程中，應(yīng)該將那些不屬于職責(zé)范圍內(nèi)的規(guī)定剔除出去。 除了要對基本的工作內(nèi)容和范圍進(jìn)行澄清之外，還需要進(jìn)行關(guān)聯(lián)性的澄清和界定。本職位的職責(zé)必然會(huì)與其它職位的職責(zé)產(chǎn)生各種關(guān)系，因此，需要多考慮職位之間的關(guān)聯(lián)。這樣，相互之間的職責(zé)履行可能會(huì)為對方履行職責(zé)帶來好處。例如，項(xiàng)目部為了將部門成本控制在合理的范圍之內(nèi)，必然要與財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門產(chǎn)生必要的關(guān)聯(lián)，這時(shí)通過關(guān)聯(lián)性的界定和澄清，有利于控制目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。 準(zhǔn)性界定 界定和澄清關(guān)聯(lián)性之后，還要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)性的界定。所謂標(biāo)準(zhǔn)性界定，指的是每一項(xiàng)職責(zé)都有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。由于同一項(xiàng)目中的職責(zé)可大可小，必須有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來衡量所需承擔(dān)職責(zé)的負(fù)責(zé)程度，那么標(biāo)準(zhǔn)性的界定就顯得必不可少。實(shí)際上，通過界定標(biāo)準(zhǔn)就是界定期望：本身的期望究竟是什么、別人的期望又是什么。 經(jīng)過上述三項(xiàng)界定和澄清之后，還需要將界定的結(jié)果上報(bào)給上級(jí)，以便獲得上級(jí)的同意。只有經(jīng)過同意，界定之后的結(jié)果才是本職位的職責(zé)。通過對職務(wù)說明書中的崗位職責(zé)、職責(zé)之間的工作關(guān)系、權(quán)限、標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容進(jìn)行界定、澄清和確認(rèn)之后， 職務(wù)說明書不但能規(guī)范本崗位行為，還能規(guī)范關(guān)聯(lián)方的行為。 【本講小結(jié)】 職責(zé)絕不僅僅是工作內(nèi)容和范圍，同時(shí)還是一種能力要求，是一種關(guān)聯(lián)和期望，更是一種約定。只有從工作內(nèi)容、能力要求、關(guān)聯(lián)、期望和預(yù)訂等五個(gè)層面去全面、充分理解企業(yè)中所面臨的職責(zé)問題，才能更好履行相應(yīng)的職責(zé)，做好職責(zé)管理工作。正確理解職責(zé)后，進(jìn)行職責(zé)管理的其中方法之一，就是進(jìn)行職責(zé)描述。 職責(zé)描述通過職務(wù)說明書的形式來實(shí)現(xiàn)，常見的職務(wù)說明書應(yīng)該包括有工作的關(guān)系、職責(zé)、權(quán)限、勞動(dòng)強(qiáng)度、工作環(huán)境和任職資格等各項(xiàng)基本內(nèi)容。此外，進(jìn)行工作分析，界定和澄清 職責(zé)，對于規(guī)范關(guān)聯(lián)雙方的行為都有重要的積極意義。 匹配職責(zé)與能力的要點(diǎn) 匹配職責(zé)與能力的方法，在職責(zé)管理過程中占有重要的地位。這種方法常用來解決企業(yè)中普遍存在的能力和職責(zé)不一致的問題。一般說來，匹配職責(zé)與能力的方法的應(yīng)用，關(guān)鍵包含以下幾個(gè)要點(diǎn)： 確認(rèn)理解 所謂確認(rèn)理解，指的是對職務(wù)說明書所規(guī)定的職責(zé)逐項(xiàng)加以確認(rèn)，以保證任職人員清楚理解自己的職責(zé)范圍和工作內(nèi)容。在很多企業(yè)中，往往缺少確認(rèn)理解這一步工作。上級(jí)往往將職務(wù)說明書簡單地交給剛?cè)温毜南聦?，有的甚至連職務(wù)說明書都沒有，對職務(wù)說明書不加以說明和分析，隨 意由下屬來界定職責(zé)。這樣，很多下屬并不十分明白自己的職責(zé)要求究竟有哪些，這樣一來在工作過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤自然也是難免的。 確認(rèn)理解是保證職責(zé)被任職人員正確理解和履行的可靠基礎(chǔ)。由于職責(zé)不僅僅是工作內(nèi)容和范圍，同時(shí)還是一種關(guān)聯(lián)和一種期望，因此，在確認(rèn)理解過程中需要從關(guān)聯(lián)和期望這兩個(gè)角度來加以確認(rèn)： ◆從職責(zé)是一種關(guān)聯(lián)的角度來確認(rèn)理解 職責(zé)本身就是一種關(guān)聯(lián)性，衡量任職人員時(shí)真正理解職責(zé)的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)就是：是否明白職務(wù)說明書中規(guī)定的職責(zé)將與哪些部門存在著關(guān)聯(lián)。如果連關(guān)聯(lián)部門都沒有弄清楚，那顯然根本不能稱為已經(jīng)理解職責(zé)。例 如，下屬必然和經(jīng)理有關(guān)聯(lián)，處理某些工作時(shí)，必須要請示經(jīng)理，因而從關(guān)聯(lián)的角度來確認(rèn)理解是很重要的。 ◆從職責(zé)是一種期望的角度來確認(rèn)理解 在職責(zé)管理過程中，由于上級(jí)和下屬之間對職責(zé)的理解程度不同，因而常常出現(xiàn)上、下級(jí)之間對職責(zé)期望不一致的問題。造成這種問題的根本原因就在于下屬并沒有真正理解自己的職責(zé)，而上級(jí)也沒有對自己的下屬更為理解。因此，從職責(zé)是一種期望的角度對職責(zé)理解加以確認(rèn)，是消除期望不一致這一問題的第 20 頁 共 31 頁 關(guān)鍵。 確認(rèn)職責(zé)與能力的“缺口” 匹配職責(zé)與能力的第二個(gè)要點(diǎn)是確認(rèn)職責(zé)與能力的差距。在充分理解職務(wù)說明書所 規(guī)定的職責(zé)之后，任職人員應(yīng)該思考自身的能力是否足以勝任這些職責(zé)的履行，如果自身能力與職責(zé)要求之間存在著一定的差距，任職人員應(yīng)考慮如何加緊進(jìn)行自身能力的不斷提高。 另一方面，對于任職人員的上級(jí)來說，也需要及時(shí)與下屬進(jìn)行溝通，詢問下屬在履行職責(zé)方面是否還存在困難和究竟是哪些困難。對于那些現(xiàn)有能力無法履行職責(zé)的員工，上級(jí)應(yīng)對他們當(dāng)前的工作早作安排，給予他們學(xué)習(xí)提高的時(shí)間和機(jī)會(huì)，并要求下屬承諾在規(guī)定的一段時(shí)間能努力學(xué)習(xí)、盡快地不斷提高自身能力，以適應(yīng)職責(zé)履行的需要。 雖然確認(rèn)職責(zé)與能力之間的“缺口”是一件比較細(xì) 小的工作，但卻是必不可少的，通過“能力缺口”的確認(rèn)，判定任職人員的職責(zé)履行能力所處的不同層次，有針對性地提高任職人員的自身能力，從而使能力與職責(zé)要求相匹配。 確認(rèn)誰來做 一旦找出了下屬的能力與職責(zé)要求之間存在的不相匹配的“缺口”，上級(jí)就應(yīng)該確認(rèn)工作誰來做。在任職人員入職時(shí)，上級(jí)應(yīng)該明確告訴下屬在能力方面與職責(zé)要求所存在的實(shí)際差距，讓下屬心服口服，敦促下屬竭盡全力地盡快不斷提高自己的工作能力。 如果任職人員沒有經(jīng)過崗前培訓(xùn)就直接入職，甚至轉(zhuǎn)正，那么這樣的職責(zé)管理是失敗的。員工可能由此認(rèn)為本來由于“能力缺口”的 原因而讓人認(rèn)為履行的職責(zé)并不屬于自己的職責(zé)范圍之內(nèi)，在今后拒絕履行這部分職責(zé)。因此，上級(jí)在確認(rèn)誰來做的同時(shí)，尤其要注意以下兩點(diǎn)： ◆讓下屬明確知道屬于自己的職責(zé)范圍 上級(jí)必須讓下屬明確知道這些職責(zé)屬于自己的職責(zé)范圍，之所以暫時(shí)讓別人代做，是因?yàn)橄聦佼?dāng)前的能力確實(shí)與職責(zé)要求不匹配，無法完成工作。 當(dāng)下屬明白職務(wù)說明書上體現(xiàn)的職責(zé)都應(yīng)是自己的工作范圍時(shí)，意識(shí)到自身能力的缺陷，從而對下屬形成一種必要的提高能力的壓力。 ◆上級(jí)告訴下屬到底誰來做 一般來講，相當(dāng)多的工作需要上級(jí)為下屬確認(rèn)。由于任職人員Ａ能力不夠，不能 勝任工作時(shí)，上級(jí)可以讓任職人員Ｂ或Ｃ代替Ａ來完成任務(wù)。但是，必須讓任職人員Ａ明白是別人替他暫時(shí)背負(fù)了包袱，Ａ應(yīng)該盡快提高自身能力，將原本屬于自己的職責(zé)在已提高了自身能力時(shí)領(lǐng)回去。 激發(fā)承諾 匹配職責(zé)與能力的最后一個(gè)要點(diǎn)是激發(fā)下屬的承諾。通過確認(rèn)誰來做這一步驟，實(shí)際上已經(jīng)給能力與職責(zé)不匹配的任職人員施加了相當(dāng)大的壓力，使其感覺到拖欠了別人的債務(wù)。既然是拖欠，那么必須讓下屬作出承諾，讓他保證在規(guī)定的時(shí)間和范圍內(nèi)，盡快將自己的職責(zé)領(lǐng)回去，獨(dú)立履行崗位職責(zé)。 但是，很多企業(yè)往往忽略了激發(fā)下屬承諾這一步驟，很多人在某 個(gè)職位上早已任職相當(dāng)長一段時(shí)間了，依然不具備完全履行崗位職責(zé)的能力，這部分工作依舊要靠別人代替來完成。由于缺少承諾，下屬并沒有意識(shí)到“缺口”是由于自身能力不具備而造成的，因而往往形成老總幫經(jīng)理做、經(jīng)理幫基層經(jīng)理做、基層經(jīng)理幫員工做的怪圈，最后出現(xiàn)互相推諉職責(zé)的局面。職責(zé)管理正是要解決類似的問題。 匹配職責(zé)與能力需要注意的問題 匹配職責(zé)與能力的方法是職責(zé)管理過程中經(jīng)常使用的方法，實(shí)踐證明這種方法也是行之有效的，但是，在進(jìn)行職責(zé)與能力的匹配過程中，有些問題需要特別強(qiáng)調(diào)： 在匹配職 責(zé)與能力時(shí)，會(huì)出現(xiàn)很多問題。例如，很多經(jīng)理人都反映說，很難通過一次談話就確認(rèn)下屬，尤其是剛上崗的任職人員，是否真正理解了職責(zé)，也很難知道這名下屬的能力到底處于什么樣的層次。 實(shí)際上，對任職人員的深入了解是一項(xiàng)長期的工作，如果在上崗期間不能一下確認(rèn)，則可以逐項(xiàng)、逐第 21 頁 共 31 頁 條地逐步確認(rèn)。通?？梢詫⒛承┞氊?zé)逐步納入任職人員的工作計(jì)劃中，通過考察這名任職人員的工作過程和完成的實(shí)際結(jié)果，就可以發(fā)現(xiàn)他的能力與職責(zé)要求是否匹配，從而找出能力與職責(zé)不相匹配的“缺口”了。 很多經(jīng)理人覺得談職責(zé)與能力的匹配問題沒有 什么實(shí)際意義，因?yàn)槠髽I(yè)里面往往有很多由于公司處于調(diào)整的需要而從其它部門轉(zhuǎn)崗過來的員工，或托關(guān)系介紹進(jìn)來的員工，對于這一部分員工，不管能力是否適合履行崗位職責(zé)，一般情況下都只能接收。 實(shí)際上，不是通過公司的正式選拔和招聘而上崗的情況如果很普遍，本身就說明了該企業(yè)管理不規(guī)范，必然對公司的職責(zé)管理造成沖擊。但是，一旦出現(xiàn)這樣的情況，最為關(guān)鍵的是要勇于面對這一現(xiàn)實(shí)，還是要運(yùn)用匹配職責(zé)與能力的方法，讓這些任職人員充分了解到自身能力與職責(zé)要求之間的差距，讓他們作出承諾，盡快使他們加緊學(xué)習(xí)以彌補(bǔ)自身能力與崗位職責(zé)之間的差 距。 【本講小結(jié)】 單純強(qiáng)調(diào)職責(zé)是工作內(nèi)容和范圍，很容易出現(xiàn)員工的能力與崗位職責(zé)要求不相匹配的現(xiàn)象。如果崗位職責(zé)確定后，任職人員的能力與職責(zé)要求之間依然存在著一定的差距，任職人員很難獨(dú)立開展工作，而需要依賴別人來替自己完成工作。因此，需要運(yùn)用匹配職責(zé)和能力的方法，來加強(qiáng)職責(zé)管理。 匹配職責(zé)與能力的方法的具體運(yùn)用包括四個(gè)基本要點(diǎn)：①確認(rèn)理解；②確認(rèn)職責(zé)與能力的“缺口”；③確認(rèn)誰來做；④激發(fā)承諾。此外，運(yùn)用