【正文】 第八章 采購招標(biāo)管理 招標(biāo)采購管理制度 第1章 總則 第1條 為規(guī)范公司的采購招標(biāo)行為，確保公司的物料采購價格合理、質(zhì)量上乘，保證采購的招標(biāo)本著公開、公平、公正的原則進(jìn)行，杜絕舞弊行為，特制定本制度。 第2條 本制度適用于公司采購招標(biāo)的管理事宜。 第2章 招標(biāo)前作業(yè) 第3條 公司進(jìn)行采購時的物料總采購額達(dá)到五萬元時必須進(jìn)行招標(biāo)采購。 第4條 采購部人員應(yīng)編制物料招標(biāo)報(bào)告報(bào)相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，招標(biāo)報(bào)告一般包括以下七個方面的內(nèi)容。 1. 招標(biāo)內(nèi)容。 2. 招標(biāo)方式。 3. 招標(biāo)方案。 4. 招標(biāo)計(jì)劃。 5. 投標(biāo)人的資格條件。 6. 評標(biāo)小組的組建方案。 7. 評標(biāo)的依據(jù)及開標(biāo)的安排。 第5條 采購部應(yīng)根據(jù)已獲審批的招標(biāo)報(bào)告編制采購招標(biāo)文件，招標(biāo)文件具體包括以下內(nèi)容。 1. 招標(biāo)通知，指招標(biāo)公告或招標(biāo)邀請書。 2. 招標(biāo)人須知，指招標(biāo)項(xiàng)目的相關(guān)信息。 3. 招標(biāo)項(xiàng)目簡介，包括招標(biāo)物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點(diǎn)、驗(yàn)收方式、付款方式等。 4. 投標(biāo)規(guī)定，指投標(biāo)文件的編寫要求、密封方式、發(fā)送方式、發(fā)送份數(shù)及投標(biāo)有效期等內(nèi)容。 5. 投標(biāo)人資料要求，指投標(biāo)人資質(zhì)或資信的證明材料及對證明文件內(nèi) 42 / 58 容的要求。 6. 標(biāo)底，指標(biāo)底確定的辦法。 7. 評標(biāo)與中標(biāo)，指評標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)、方式及中標(biāo)的原則。 8. 遞交投標(biāo)文件，包括投標(biāo)文件的遞送方式、地點(diǎn)及截止時間以及聯(lián)系人員的姓名、地址、電話、郵箱等。 9. 投標(biāo)保證金，包括投標(biāo)保證金的金額、繳納方式及處理程序等。 10. 開標(biāo)，包括開標(biāo)的時間安排與地點(diǎn)安排。 11. 采購合同，指一旦中標(biāo)所簽訂的采購合同的具體內(nèi)容。 第6條 采購部人員應(yīng)在發(fā)售招標(biāo)文件前收集市場上的供應(yīng)商信息，并在采購部內(nèi)部進(jìn)行資格預(yù)審，將預(yù)審合格供應(yīng)商的資料編制成冊。 第7條 采購部人員編制好的招標(biāo)文件經(jīng)主管副總、法律顧問及總經(jīng)理審批后，向外發(fā)布招標(biāo)信息，給預(yù)審合格的供應(yīng)商發(fā)售招標(biāo)文件，并在招標(biāo)文件規(guī)定的期限內(nèi)受理供應(yīng)商的投標(biāo)。 第8條 評標(biāo)小組工作職責(zé)。 1. 評標(biāo)小組的組長由主管采購的副總擔(dān)任，組員由采購部、質(zhì)量管理部、工藝技術(shù)部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門人員擔(dān)任。 2. 評標(biāo)小組的內(nèi)部應(yīng)制定具體、統(tǒng)一的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。 3. 各評標(biāo)小組的成員應(yīng)做到不偏不倚， 一切以工廠的利益為基準(zhǔn)， 不得徇私舞弊，一旦發(fā)現(xiàn)將嚴(yán)肅處理。 第3章 招標(biāo)過程作業(yè) 第9條 開標(biāo)。 1. 公司的采購招標(biāo)一律采用公開的開標(biāo)方式。 2. 開標(biāo)的時間、地點(diǎn)按照招標(biāo)文件中的規(guī)定安排，不得隨意變動，確因客觀原因需要變動的應(yīng)及時通知各投標(biāo)單位。 3. 開標(biāo)前要確認(rèn)投標(biāo)供應(yīng)商的身份。 4. 開標(biāo)前需要檢查投標(biāo)書的密封情況，如果出現(xiàn)無密封或有明顯打開過密封的投標(biāo)書，則此次招標(biāo)作廢，同時要求各供應(yīng)商重新投標(biāo)。 5. 開標(biāo)時應(yīng)宣布供應(yīng)商的名稱、投標(biāo)的總金額、有無折扣等相關(guān)內(nèi)容。 43 / 58 6. 在開標(biāo)當(dāng)天遞送到的投標(biāo)將不做考慮。 7. 開標(biāo)后，不允許投標(biāo)人改變其投標(biāo)內(nèi)容。 第10條 評標(biāo)。 1. 采購招標(biāo)時的評標(biāo)由評標(biāo)小組全權(quán)負(fù)責(zé)。 2. 評標(biāo)小組經(jīng)過對投標(biāo)文件的鑒定與分析、比價與議價之后， 推舉合適的供應(yīng)商，并編制評標(biāo)報(bào)告。 第11條 定標(biāo)。 1. 總經(jīng)理召開辦公會議，從評標(biāo)小組推薦的供應(yīng)商中選擇中標(biāo)的供應(yīng)商。 2. 采購部向中標(biāo)的供應(yīng)商發(fā)送中標(biāo)通知書，并將招標(biāo)結(jié)果通知所有的投標(biāo)單位。 3. 采購部應(yīng)與中標(biāo)供應(yīng)商積極聯(lián)系，進(jìn)行談判，簽訂書面采購合同。 44 / 58 第二節(jié) 招標(biāo)采購工作流程 第三節(jié) 采購招標(biāo)管理表格 一、擬報(bào)價/招標(biāo)單位名單 經(jīng)辦人： 采購部： 主管副總： 46 / 58 第九章 采購驗(yàn)收管理工作 第一節(jié) 采購驗(yàn)收管理制度 第 1 條 質(zhì)量管理部門和相關(guān)使用部門對所購貨物或勞務(wù)等品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其它相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，并出具驗(yàn)收證明。 第 2 條 驗(yàn)收人員對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，應(yīng)當(dāng)立即向采購部或有關(guān)部門報(bào)告，采購部或有關(guān)部門應(yīng)查明原因，及時處理。 第 3 條 貨物的驗(yàn)收由質(zhì)量管理部門主導(dǎo)，會同倉儲部門、使用部門和采購部共同驗(yàn)收，對收到貨物的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。 第 4 條 收貨準(zhǔn)備。 1．貨物驗(yàn)收人員在采購部門轉(zhuǎn)來已核準(zhǔn)的“訂購單”時，按供應(yīng)商、貨物交貨日期分別依序排列，并于交貨前安排存放的庫位以方便收貨作業(yè)。 2．對于需要按重量、長度、體積等方面計(jì)量的物資，應(yīng)借助稱重儀器、檢測工具、容器等進(jìn)行試測驗(yàn)收，不得虛估。 第 5 條 待驗(yàn)貨物處理。已經(jīng)到貨、等待驗(yàn)收的貨物，必須在商品的外包裝上貼上貨物標(biāo)簽并詳細(xì)注明貨號、品名、規(guī)格、數(shù)量及到貨日期，并且應(yīng)與已驗(yàn)收的貨物分開儲存，并規(guī)劃出“待驗(yàn)區(qū)”以示區(qū)分。 第 6 條 實(shí)施驗(yàn)收。 1．貨物到貨后，貨物驗(yàn)收人員應(yīng)會同使用部門根據(jù)“裝箱單”、“訂購單”、“合同”等采購文件核對貨物名稱、規(guī)格并清點(diǎn)數(shù)量或過磅、測量重量，并將到貨日期及實(shí)收數(shù)量填入“訂購單”。同時，驗(yàn)收人員填寫驗(yàn)收報(bào)告單并在上面簽字。 2．質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)使用按順序編號的驗(yàn)收報(bào)告，對那些沒有對應(yīng)采購申請的商品或勞務(wù)，一律不得簽收。 47 / 58 3．質(zhì)量管理部門驗(yàn)收完畢后，對驗(yàn)收合格的商品或勞務(wù)應(yīng)當(dāng)編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號的驗(yàn)收證明，內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運(yùn)貨人名稱、原購貨訂單編號等，作為驗(yàn)收商品或勞務(wù)的依據(jù)，并及時報(bào)告采購部門和財(cái)務(wù)部門。 4．驗(yàn)收過程中如發(fā)現(xiàn)所載的貨物與“裝箱單”、“訂購單”或合同所載內(nèi)容不符，應(yīng)通知辦理采購的人員及相關(guān)部門進(jìn)行處理。 5．驗(yàn)收過程發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況而且達(dá)到一定程度時，驗(yàn)收人員應(yīng)及時通知采購人員通知供應(yīng)商前來處理，并盡可能維持其狀態(tài)以利于公證作業(yè)。 6．供應(yīng)商確認(rèn)后，驗(yàn)收人員開立“索賠處理單”呈部門負(fù)責(zé)人核實(shí)后，送財(cái)務(wù)部門及采購部門辦理。 第 7 條 超交處理。 1．交貨數(shù)量超過訂購量的部分應(yīng)退回供貨商。 2．屬于自然溢余的，由物料管理部門在收貨時在備注欄注明自然溢余數(shù)量或重量，經(jīng)請購部門主管同意后進(jìn)行收貨，并通知采購人員。 第 8 條 短交處理。交貨數(shù)量末達(dá)到訂購數(shù)量，以要求補(bǔ)足為原則，由驗(yàn)收人員通知采購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商進(jìn)行處理。 第 9 條 急用品驗(yàn)收。緊急貨物到貨后，若尚未收到“請購單”。驗(yàn)收人員應(yīng)先與采購部核對，確認(rèn)無誤后，按收貨作業(yè)辦理。 第 10 條 貨物驗(yàn)收規(guī)范。質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)貨物的重要性及特性等，適時召集使用部門及其它有關(guān)部門，按照所需貨物制定“貨物驗(yàn)收規(guī)范”作為采購及驗(yàn)收的依據(jù)。 第 11 條 貨物檢驗(yàn)結(jié)果處理。根據(jù)不同檢驗(yàn)結(jié)果可做以下兩個方面處理。 1．檢驗(yàn)合格的貨物，檢驗(yàn)人員于外包裝上貼上合格標(biāo)簽，倉庫人員再將合格品入庫定位。 2．驗(yàn)收不合標(biāo)準(zhǔn)的貨物，檢驗(yàn)人員應(yīng)貼上不合格標(biāo)簽，并于“材料檢驗(yàn)報(bào)告 48 / 58 單”上注明不合格原因，經(jīng)負(fù)責(zé)人核實(shí)后通知采購部門送回貨物，辦理退貨。 第 12 條 退換貨作業(yè)。 1．檢驗(yàn)不合格的貨物退貨時，采購員應(yīng)開立“貨物交運(yùn)單”并附有關(guān)“貨物檢驗(yàn)報(bào)告單”呈采購經(jīng)理簽字確認(rèn)后辦理退貨。 2．貨物需要更換的要與供方協(xié)商解決，需要增減貨款的要在付款前或有效承付期內(nèi)通知財(cái)務(wù)部門。 3．對于已付款但貨物在保修期或保質(zhì)期出現(xiàn)質(zhì)量問題的要負(fù)責(zé)聯(lián)系維修或索賠，索賠收入連同賠償物品清單及賠償原因說明等全部上繳財(cái)務(wù)部門。 49 / 58 第二節(jié) 采購驗(yàn)收流程 50 / 58 第三節(jié)采購驗(yàn)收管理表格 一、原輔材料及外購、外協(xié)件報(bào)檢單 備注：報(bào)檢單一式肆份，檢驗(yàn)部門、采購部、倉庫保管員、生產(chǎn)部各留存一份；妥善裝訂保存一年； 有材質(zhì)書的應(yīng)當(dāng)作為附件保存。 報(bào)檢由各分管物資保管員及時、準(zhǔn)確申報(bào) 51 / 58 二、質(zhì)量（讓步）特采申請單 52 / 58 三、進(jìn)貨檢驗(yàn)/驗(yàn)證記錄 檢驗(yàn)/驗(yàn)證人： 審批： 日期： 53 / 58 第十章 采購付款管理 第一節(jié) 采購付款工作管理制度 第 1 章 總則 第 1 條 為規(guī)范公司商品采購付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制管理，特制定本制度。 第 2 條 本制度由采購部制定、修改，報(bào)總裁審批后執(zhí)行。 第 3 條 公司應(yīng)當(dāng)按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和《內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范資金（試行）》等規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)。 第 2 章 付賬控制中單據(jù)的審核 第 4 條 財(cái)務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。 第 5 條 真實(shí)性審核。 1．應(yīng)付賬款會計(jì)應(yīng)確定原始憑證是否虛假，是否存在偽造或者涂改等情況。 2．核實(shí)原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否發(fā)生過，是否反映了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的本質(zhì)等。 第 6 條 合法性審核。審核原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)是否符合國家有關(guān)法律、法規(guī)、政策和國家統(tǒng)一會計(jì)制度的規(guī)定等。 第 7 條 合規(guī)性審核。審核原始憑證是否符合有關(guān)規(guī)定，如是否符合預(yù)算，是否符合有關(guān)合同，是否符合有關(guān)審批權(quán)限和手續(xù)，以及是否符合單位的有關(guān)規(guī)章制度，有無違章亂紀(jì)、弄虛作假現(xiàn)象等。 第 8 條 完整性審核。根據(jù)原始憑證所反映的基本內(nèi)容的要求，審核原始憑證的內(nèi)容是否完整，手續(xù)是否齊備，應(yīng)填寫的項(xiàng)目是否齊全，填寫方 54 / 58 式、填寫形式是否正確，有關(guān)簽章是否具備等。 第 9 條 除對上述 8 條審核外，還應(yīng)對原始憑證的正確性進(jìn)行審核，即審核原始憑證的摘要和數(shù)字是否填寫清楚、正確，數(shù)量、單價、金額的計(jì)算有無錯誤，大小寫金額是否相符等。 第 3 章 付賬控制中的現(xiàn)金使用 第 10 條 現(xiàn)金使用范圍。 1．向個人收購農(nóng)副產(chǎn)品和其它物資的價款。 2．結(jié)算起點(diǎn)以下的零星采購支出價款。 第 11 條 現(xiàn)金使用方法。 1．采購付款中零星的采購需要支付現(xiàn)金的，采購員向財(cái)務(wù)部提出申請。 2．財(cái)務(wù)部根據(jù)公司現(xiàn)金使用規(guī)定從庫存現(xiàn)金限額中支付或者從開戶銀行提取后支付。 3．財(cái)務(wù)人員不得從公司的現(xiàn)金收入中直接支付（即坐支），需要坐支現(xiàn)金的需報(bào)經(jīng)開戶銀行批準(zhǔn)。 4．因采購地點(diǎn)不確定、交通不便等特殊情況，辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算不便，必須使用現(xiàn)金支付時，應(yīng)向開戶銀行提出書面申請，由公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章，開戶銀行審批后，予以支付現(xiàn)金。 第 4 章 付賬控制 第 12 條 采購員在付款時，應(yīng)得到采購經(jīng)理、驗(yàn)收儲存、財(cái)務(wù)部門等部門負(fù)責(zé)人的相應(yīng)確認(rèn)或批準(zhǔn)。 第 13 條 一切購貨業(yè)務(wù)應(yīng)編制購貨訂單，購貨訂單應(yīng)通過有關(guān)部門（如采購部、生產(chǎn)部、銷售部、總經(jīng)理等）簽單批準(zhǔn)。訂單副本應(yīng)及時提交財(cái)務(wù)部門。 55 / 58 第 14 條 收到貨物并驗(yàn)收后，驗(yàn)收員應(yīng)編制驗(yàn)收報(bào)告，驗(yàn)收報(bào)告必須按順序編號，驗(yàn)收報(bào)告副本應(yīng)及時送交采購部和財(cái)務(wù)部。 第 15 條 收到供應(yīng)商發(fā)票后，采購員將供應(yīng)商發(fā)票與購貨訂單及驗(yàn)收報(bào)告進(jìn)行比較，確認(rèn)貨物種類、數(shù)量、價格、折扣條件、付款金額及方式等是否相符，核對無誤后交財(cái)務(wù)部。 第 16 條 財(cái)務(wù)部將收到購貨發(fā)票、驗(yàn)收證明、結(jié)算憑證與購貨訂單、購貨合同等進(jìn)行復(fù)核，檢查其真實(shí)性、合法性、合規(guī)性和正確性。 第 17 條 采購付款實(shí)行付款憑單制。有關(guān)現(xiàn)金支付須經(jīng)采購部門填制應(yīng)付憑單，并經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理按權(quán)限審批。 第 18 條 已確認(rèn)的負(fù)債應(yīng)及時支付，以便按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣，加強(qiáng)與供應(yīng)商的良好關(guān)系，并維持企業(yè)信用。 第 19 條 財(cái)務(wù)部應(yīng)該按照應(yīng)付賬款總分類賬和明細(xì)分類賬按月結(jié)賬，并且互相核對，出現(xiàn)差異時應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進(jìn)行調(diào)節(jié)。 第 20 條 財(cái)務(wù)部按月從供應(yīng)商處取得對賬單，將其與應(yīng)付賬款明細(xì)賬或未付憑單明細(xì)表互相核對，并查明發(fā)生差異的原因。 56 / 58 第二節(jié) 采購付款工作流程 57 / 58 第三節(jié) 采購付款管理表格 一、材料采購付款匯總表 項(xiàng)目名稱： 時間： 單位：元 58 / 58