供應(yīng)商采購合同風(fēng)險(xiǎn)管理概述-資料下載頁
2025-05-17 12:49本頁面
【正文】 。 在大多數(shù)情況下，采購方對產(chǎn)品加工進(jìn)程信息的需求會在RFP或最終的合同文件中有所說明，在隨后的報(bào)告中通常會顯示出供應(yīng)商針對合同規(guī)定的目前及預(yù)期的運(yùn)輸狀況，是否存在影響進(jìn)度的因素，以及對沒有完成的前期工作（例如工程設(shè)計(jì)、加工及原型的構(gòu)建）的說明，報(bào)告中還應(yīng)包含供應(yīng)商對工作中遇到的各種困難的描述，以及對如何克服困難進(jìn)行說明。 在一些重要的合同中，生產(chǎn)進(jìn)度報(bào)告并不能代替對供應(yīng)商加工地點(diǎn)或工作場所的檢查，此類的訪問參觀權(quán)力必須在RFP文件及最終的合同文件中進(jìn)行說明。在重要的合同中，對于合理的成本支出項(xiàng)目，應(yīng)該在供應(yīng)商的工廠內(nèi)設(shè)置經(jīng)常性的廠房監(jiān)控措施，從而監(jiān)視工作執(zhí)行的質(zhì)量和時(shí)間進(jìn)度。 當(dāng)確定了對供應(yīng)商進(jìn)度的監(jiān)控系統(tǒng)是恰當(dāng)?shù)?，保證及時(shí)運(yùn)輸?shù)牡谝徊骄褪菍?yīng)商預(yù)計(jì)的運(yùn)輸?shù)竭_(dá)時(shí)間安排進(jìn)行評估。在計(jì)劃和控制過程中，大多數(shù)的供應(yīng)商會利用包括甘特圖、性能評審技術(shù)以及計(jì)算機(jī)性能監(jiān)控器在內(nèi)的各種類型方法來描述對整個計(jì)劃的安排及監(jiān)控過程，所有這些都是合同管理員用來評價(jià)和衡量合同執(zhí)行狀況很有用的管理工具。 顧客反饋 對合同的管理并不是在真空中或者在某一個辦公室中進(jìn)行的，合同管理者的每一個行為都會對組織的內(nèi)部及外部顧客造成一定的影響。要想成功的執(zhí)行合同，一個關(guān)鍵的問題就是要從顧客那里得到反饋信息，這也是確保合同能夠被對方接受的自確認(rèn)的方法之一。 ①內(nèi)部顧客：內(nèi)部顧客是通過采購合同獲得的所有產(chǎn)品或服務(wù)的最終使用者，他們通常是對或商品或服務(wù)付款的財(cái)務(wù)部門，對貨物的接收狀況進(jìn)行檢查的質(zhì)量控制部門，對貨物進(jìn)行儲存或再運(yùn)輸?shù)膫}庫管理部門，以及企業(yè)的高層管理部門。 ②外部顧客外部顧客是合同的最初提供者，他們通常是合同轉(zhuǎn)包者、政府代理（地方的、州際的或聯(lián)邦的），以及所有可能參與采購活動的組織。 對工作的陳述 因?yàn)榍宄私夂贤瑮l款中雙方規(guī)定的責(zé)任，會使合同雙方更好地履行合同，因此，仔細(xì)對工作的各種陳述進(jìn)行研究與溝通，并與使用部門進(jìn)行交流，在供應(yīng)商管理中都起到重要的作用。 三、對沖突或爭論的解決 合同管理是一門藝術(shù)，但是這門藝術(shù)要遵循一系列的方針和程序，所有這些都要按計(jì)劃執(zhí)行。當(dāng)合同管理者對一個合同進(jìn)行管理維護(hù)時(shí)，通常是針對以下內(nèi)容進(jìn)行的：組織的政策和規(guī)定、合同條款，以及被大家廣泛接受的UCC程序。部分計(jì)劃是為了使企業(yè)內(nèi)部顧客獲得所需要的產(chǎn)品和服務(wù)，合同管理同時(shí)還肩負(fù)著在最終用戶和供應(yīng)商之間解決沖突的使命。通常合同管理部門是合同雙方為了就沖突達(dá)成一致，在求助于法律手段之前所要求助的最后調(diào)節(jié)部門。 當(dāng)發(fā)生變化時(shí)，有必要終止合同或者對合同的具體條款進(jìn)行重新談判。合同管理者在對供應(yīng)商提供的損失和最終利潤的談判中起到重要的作用。合同管理同時(shí)還要輔助解決供應(yīng)商內(nèi)部可能會對合同執(zhí)行產(chǎn)生影響的事務(wù)。 合同管理部門是供應(yīng)商和采購方組織為了尋求正確合理的解決沖突的公證處，對于沖突的解決者來說，在對事情下結(jié)論之前聽取沖突雙方的不同意見是至關(guān)重要的。盡管采購組織的處境應(yīng)該被考慮到，合同管理者應(yīng)該以合理的、合法的方式來解決問題，從而使沖突的雙方認(rèn)為該解決方案是讓雙方都有利的。合同管理者所要解決的問題是要保證合同的客觀性，以及在合同允許的時(shí)間范圍和資金范圍內(nèi)確保合同條款及雙方義務(wù)都能被完成。靈活性、和解的意愿及在意外情況下對問題的解決方法，都是采購組織能夠順利解決沖突的前提條件。 如今在全球性的商業(yè)環(huán)境中，如北美自由貿(mào)易協(xié)議、東南亞各國聯(lián)合及將各國聯(lián)合成為經(jīng)濟(jì)聯(lián)盟的歐洲共同體，對于跨國的、跨文化層次的合同引發(fā)的沖突的解決方案以及計(jì)劃的了解非常重要。 當(dāng)采購活動是國際性的時(shí)候，“貿(mào)易正常進(jìn)行”要想成功就不是很容易的事了，社會及商業(yè)文化的不同必須要考慮，如裁決前的會議以及裁決以后的會議都是減少沖突可能性的關(guān)鍵措施。 采購方有義務(wù)了解并明確可能存在沖突的地方，并且要銘記不是所有人的想法都同美國人一樣。在采購方、合同管理者，以及供應(yīng)商之間的所有事物都應(yīng)該明確說明，當(dāng)在不同的國家進(jìn)行商業(yè)交易時(shí)，對于合同的內(nèi)涵可能會有不同的理解，因此，發(fā)生沖突的可能性會增加。有經(jīng)驗(yàn)的合同管理者知道在不同的文化背景下對于像時(shí)間、質(zhì)量及貨款支付日期等各種內(nèi)容的理解是不同的。采購專家以及合同管理者應(yīng)該對從合同簽訂開始以及整個商業(yè)聯(lián)系過程中可能出現(xiàn)的沖突有所考慮，并將這些沖突最小化。
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