辦公禮儀ppt課件-資料下載頁
2025-05-12 06:30本頁面
【正文】 硬，小張就把電話筒放在一邊，去做別的事情。小張的做法對嗎？ 實務訓練 : 場景：你是杭州絲綢公司秘書 A，省外貿(mào)進出口公司業(yè)務處處長 B，欲約你公司王總周五晚聚餐。 B撥通你的電話， A接電話： A：你好，這里是杭州絲綢公司，我是秘書 A，請問什么事？ B：你好，我是省外貿(mào)進出口公司業(yè)務處 B，我想約你公司王總談談 2022年秋季絲綢出口中東的有關(guān)事宜，能安排王總周五晚在湖濱大酒店吃個飯嗎？ A：（停頓）想約王總吃飯，周五晚上？ B：是的。請你安排一下。 A：（停頓）那我來查一下王總的工作安排表。（翻開記事本）對不起，周五晚上恐怕不行，王總要參加一個同學會。下周四、五都有空，要不安排在下周五？具體時間我們再聯(lián)系，好嗎？ B：（停頓）嗯 —— 好的，我安排好后會通知你的。 A：（停頓，待答復）好的，那我等你電話，再見。 討論問題： ？ A的電話回復中，體現(xiàn)了約會工作的什么原則？ ，可以看出秘書的哪些優(yōu)點？ 秘書辦公效率與時間管理 一、浪費時間的癥狀 ● 辦事拖拉 ● 會議冗長 ● 不速之客闖入 ● 電話干擾 ● 經(jīng)常加班加點 ● 窮于應付突發(fā)事件上 ● 上班漫談、聊天 ● 交待不清，事情做錯 ● 不敢拍板，等指示 ●不考慮事情過于復雜 ●主管事必親躬 ●完美主義辦事 ●不考慮累重緩急 ● 憑記憶辦事 ●主辦人員遲到 二、時間管理方法 1. 要事第一 ? “ 大石頭 ” 理論與 “ 二八 ” 定律 ? ABCD法則 A—— 必須去做的 B—— 應該去做的 C—— 最好去做的 ABCD分類法 急迫 重要 A B C D (1). 將自己工作按輕重緩急分為： A（ 緊急、重要）、 B（ 重要不急）、 C（ 緊急不重要）三類； D（ 次要、不緊急） (2). 安排各項工作優(yōu)先順序，粗略估計各項 工作時間和占用百分比； (3). 在工作中記載實際耗用時間； (4). 每日計劃時間安排與耗用時間對比，分析時間運用效率； (5). 重新調(diào)整自己的時間安排，更有效地工作。 所以，我們要注意： 永遠保持焦點 保持焦點意思是一次只做一件事情，一個時期只有一個重點。聰明人要學會抓重點，遠離瑣碎雜事。 善用 80/20法則 你應該把精力用在最見成效的地方。 【案例】 美國一名叫威廉 努爾的企業(yè)家，最初他在公司銷售油漆的時候，第一個月他只賺了 160美金。他仔細分析了自己的銷售原因，做了一個銷售圖表。他發(fā)現(xiàn) 80%的收益來自 20%的顧客，但是他卻對所有的客戶花了同樣的時間。于是他把最不活躍的 36個客戶重新分配給其他的銷售員，而自己把精力重點擺在那 20%的顧客。不久，他一個月就賺到了 1000美金。威廉 努爾從未放棄這個原則，后來他成為了這一家公司的董事局主席。他知道 80/20法則，20%的顧客掌握了 80%的業(yè)績。 2. 以終為始 ? 是必須要做的嗎 ？ ? 不完成會怎樣 ？ ? 是自己想要的嗎 ？ ? 和目標直接相關(guān)嗎 ？ ? 回報及收益高嗎？ 3. 學會說 “ NO!” 耐心傾聽 如無法當場決定則要告訴他你還要考慮長點時間 顯示慎重 表情應和顏悅色 態(tài)度堅定 4．辦公桌上的 “ 5 S”運動 ? 整理 整頓 清掃 清潔 修養(yǎng) ? 整理廢紙簍的作用 ? 文件存檔系統(tǒng) ? “ 各就各位 ” 的擺置 ? 集中精力做一件事 ? 不要總是重復處理同一文件 ? 不要為了表面的整潔而塞入一處 ? 下班前的清理 有效、恰當?shù)乩秒娫? ? 選擇打電話的時間 ? 按照優(yōu)先順序打電話 ? 清楚每個電話要討論的要點 ? 對于自己花在每個電話的時間，做到心中有數(shù) 6 ．篩選信息 ? 迅速處理 ? 妥善存放 ? 沒有保存價值的資料就銷毀
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