【正文】 進(jìn)行排列，遵循文件材料形成規(guī)律和特點，保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。 ④案卷的封面，應(yīng)逐項填寫清晰。 檔案的管理 ①本檔案只有內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。 ②檔案資料借閱的最長時限為兩周，對借出檔案，檔案管理人員要及時催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報經(jīng)理處理。 ③必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，并追究責(zé)任。 ④要愛護檔案，注意通風(fēng)、防潮濕、防霉變、防鼠害、防火等；不得隨意更改、涂劃等。 用章管理制度 公司的行政章、財務(wù)章、印鑒章、服務(wù)中心印章、要指定專人保管。 因工作需要蓋章時，要嚴(yán)格履行蓋章手續(xù)，需要現(xiàn)場蓋章的要在蓋章登記表上進(jìn)行登記，要寫明蓋章名稱、事由、日期、蓋章人簽名。公章帶出去使用時，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫用章手續(xù)和歸還時間。 所有公章不得轉(zhuǎn)借給與工作無關(guān)的人員使用。公章管理人員要增強責(zé)任心，嚴(yán)格公章管理、使用手續(xù)，嚴(yán)禁公章私用。 公章使用人員要嚴(yán)肅認(rèn)真執(zhí)行公章管理辦法，嚴(yán)格履行手續(xù)，明確使用用途。 因?qū)鹿芾聿簧苹蚴褂貌划?dāng)，給公司造成損失的，將追究相關(guān)人員的責(zé)任，并嚴(yán)肅處理。 公司會議制度 為了規(guī)范公司會議制度，保持公司信息資源和各項工作的上傳下達(dá)及下傳上報工作的有效傳遞，進(jìn)一步提升公司的管理水平，確保會議內(nèi)容及議定事項得到有效落實，特制定本制度。 會議分類：公司全體員工會議、公司工作會議、公司例會、公司臨時會議；各部門例會、班前會等。 會議要求： ①會議召開要根據(jù)實際工作需要，著眼于有效溝通、協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各項工作及其他關(guān)系，解決問題、安排布署工作。 ②講求會議實效。對于會議議定的事項、布署的工作任務(wù)、提出的辦法措施，與會人員要做好記錄并按照職責(zé)分工傳達(dá)、貫徹落實，切實取得具體效果。 ③要嚴(yán)格會議紀(jì)律。參會人員應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備、準(zhǔn)時參會，不得缺席，確實有事須向主管領(lǐng)導(dǎo)請假；與會期間將手機調(diào)到振動；會議發(fā)言要言簡意賅，緊扣主題。 會議主要內(nèi)容： ①審議討論、公司工作總結(jié)、年度計劃； ②審議公司財務(wù)年度收支情況；利潤情況； ③研究公司重大事項； ④討論通過公司重要規(guī)章制度。 部門例會： ①部門例會由部門自行安排，部門負(fù)責(zé)人主持，有會議記錄。 ②部門例會主要內(nèi)容：傳達(dá)公司會議精神，通報公司近期總體工作安排和面臨的問題，每名員工匯報工作情況，提出工作中遇到的困難和問題，解決建議和工作安排；與會人員討論有關(guān)事項，部門負(fù)責(zé)人提出本部門工作要求，具體安排和有關(guān)要求。 部門例會與公司會議（例會）相一致時，以公司會議為準(zhǔn)。著裝管理制度 為了提升公司的整體形象，規(guī)范員工的著裝行為，根據(jù)集團公司著裝管理規(guī)定，結(jié)合物業(yè)公司工作實際，特制定本著裝管理規(guī)定。 本公司員工應(yīng)按本管理規(guī)定及崗位工作指導(dǎo)書中的行為規(guī)范要求著裝，員工在上班時間要注意儀容儀表，要求大方、得體、整潔，工裝外不得加穿其他衣物。 員工上班應(yīng)注意將頭發(fā)梳理整齊。男職員發(fā)長不應(yīng)該超過耳朵上沿，不留胡子、不露紋身；女職員上班提倡化淡妝，金銀或其他飾品的佩戴應(yīng)得當(dāng)。 員工工裝要勤洗滌，保持干凈、整潔、不得有污漬、褶皺、破口、孔洞；穿著鞋子顏色要統(tǒng)一為黑色。 各部門負(fù)責(zé)人對所屬員工有檢查、指導(dǎo)、監(jiān)督的責(zé)任。 部門員工1個月累計違反本規(guī)定3人次的，將對該部門相關(guān)負(fù)責(zé)人處罰50元，并通報批評。因違反著裝規(guī)定被集團公司通報批評或處罰的，本公司將對責(zé)任人或部門加倍處罰。公司統(tǒng)一配發(fā)的服裝，員工離職時，原則上按使用季節(jié)折價收取費用。夏裝：員工穿著滿一個季節(jié)后，離職時不再折價收取費用：穿著不滿一個季節(jié)，離職時按原價30％折價收取費用。春秋裝：員工穿著滿兩個春秋季節(jié)后，離職時不再折價收取費用；穿著不滿一個季節(jié)，離職時按原價50％折價收取費用；穿著滿一個季節(jié)，不滿兩個季節(jié)，離職時按原價30％折價收取費用。棉衣為三個冬季，員工穿著滿三個冬季，離職時不再折價收取費用；穿著滿兩個季節(jié)，離職時按原價30％折價收取費用；穿著滿一個季節(jié)，離職時按原價60％折價收取費用；穿著不滿一個季節(jié)，離職時按原價80％折價收取費用（依據(jù)集團公司規(guī)定制定）。 本管理規(guī)定適用于公司已配發(fā)工裝的員工，望自覺遵照執(zhí)行。 考勤及請假制度 為了嚴(yán)格勞動紀(jì)律，規(guī)范考勤請假制度，建立一個嚴(yán)謹(jǐn)、高效的物業(yè)管理服務(wù)團隊，根據(jù)集團公司考勤及請假管理規(guī)定，結(jié)合物業(yè)管理工作實際，特制定本考勤及請假制度。 考勤制度 ①員工上下班實行指紋機考勤制度 ②上班時間開始后1—10分鐘簽到者，視為遲到，遲到一次罰款10元；11—60分鐘簽到者罰款20元；超過60分鐘后視為缺勤，缺勤一次罰款50元。未經(jīng)請假提前30分鐘下班者為早退，早退一次罰款30元。所在部門當(dāng)月遲到、早退累計三次以上者，對部門負(fù)責(zé)人罰款50元。 ③因工作需要外出辦理業(yè)務(wù)，須經(jīng)部門或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則按外出辦私事處理。 ④根據(jù)指紋機內(nèi)的考勤信息，既沒有上下班記錄，又無請假、休假記錄者，視為曠工一次，曠工一天扣除本人3天的工資，無故連續(xù)曠工3天者按待崗處理（停發(fā)工資），連續(xù)曠工十五天者視為自動離職，予以辭退。 ⑤因工作或其它特殊原因未打卡者，可于48小時內(nèi)填寫未打卡申請表，注明日期、原因等，由部門主管審核簽字；一個月最多有2次申請，超出部分按20元/次處罰。 ⑥工作期間不得外出、睡覺、玩游戲、看視頻等做與工作無關(guān)的事情，違者發(fā)現(xiàn)一次處罰50元，屢犯不改者予以談話或辭退。 請假制度及各類假期待遇標(biāo)準(zhǔn) ①事假 （1）員工遇事需本人處理的可請事假。 （2）如遇突發(fā)事件不能提前申請的情況，應(yīng)與2日內(nèi)出具相關(guān)證明，補辦手續(xù)。 （3）員工填寫請假單，要說明請假種類、假期、事由，經(jīng)部門或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 （4）員工請假1天的由所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；2—3天的由公司經(jīng)理批準(zhǔn)；3天以上的報集團公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 （5）事假期間按天計扣工資，計算方法為：日工資=基本工資/每月有效工作日。 ②病假 員工休病假者，需出具醫(yī)院診斷證明，按審批程序辦理病假審批手續(xù)，并報人事部備案。工資待遇以實際出勤天數(shù)計發(fā)工資。 ③其他請假待遇標(biāo)準(zhǔn) （1）婚假 婚假為3天，假期工資照常發(fā)放。 （2）產(chǎn)假 符合法定條件生育的已婚女員工，享受3個月的產(chǎn)假，剖腹產(chǎn)的增加15天假期，產(chǎn)假工資按60%發(fā)放。 （3）喪假 員工直系親屬（父母、岳父母、配偶和子女）亡故，假期為3天，工資正常發(fā)放。 （4）假期計算 請事假者，按天計扣工資；員工請假連續(xù)5天以上的，其間公休日或法定假日均計算在內(nèi)。 主管巡視檢查制度 為了有效的督促落實各項工作的順利實施，及時發(fā)現(xiàn)問題，糾正違章，規(guī)范行為，提高工作質(zhì)量和服務(wù)品質(zhì)，特制定本制度。 各部門主管為本部門的第一責(zé)任人，對本部門的工作全面負(fù)責(zé)。 根據(jù)各專業(yè)情況，要定時、定期對所轄區(qū)域進(jìn)行認(rèn)真、細(xì)致的全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理解決。對于重大問題要隨時上報主管領(lǐng)導(dǎo)。 檢查的內(nèi)容包括員工著裝、勞動紀(jì)律、行為規(guī)范、設(shè)施設(shè)備、安全隱患、班組記錄、違章裝修、車輛停放、環(huán)境衛(wèi)生、樹木花草等并做好巡查記錄，公司作為考核部門工作績效的一項內(nèi)容。各主管可對其他部門工作互查，并督促落實。 如遇惡劣天氣，要第一時間趕到現(xiàn)場，注意觀察險情，及時排除隱患，確保安全。 巡查中發(fā)現(xiàn)違規(guī)、違章行為，根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定，作出合理的處理、處罰。 公司在集中組織檢查或抽查中，發(fā)現(xiàn)有臟、亂、差現(xiàn)象或不作為行為，將對部門負(fù)責(zé)人給予通報批評并處罰。 監(jiān)控中心管理制度 監(jiān)控中心工作人員要嚴(yán)格遵守安防和消防安全操作規(guī)程和各項安全管理制度。 監(jiān)控中心實行24小時專人值班制度，確保及時發(fā)現(xiàn)險情和安全隱患及時準(zhǔn)確處臵。 監(jiān)控中心工作人員要按時上崗，認(rèn)真做好監(jiān)控記錄及交接班工作，以及重要監(jiān)控資料的拷貝，接班人員未到崗之前交班人員不得擅自離崗。 不得脫崗、替崗、睡崗，嚴(yán)禁值班前飲酒，因確有特殊情況不能到崗的，要提前向主管領(lǐng)導(dǎo)請假，經(jīng)批準(zhǔn)后，由同崗位人員代替值班。 監(jiān)控中心入口處設(shè)置明顯標(biāo)志；設(shè)置火災(zāi)事故應(yīng)急照明、滅火器材、擋鼠板；配備相應(yīng)的通訊聯(lián)絡(luò)工具。 監(jiān)控中心工作人員要愛護監(jiān)控中心的設(shè)施，保持室內(nèi)衛(wèi)生。 嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入監(jiān)控中心，隨意觸動設(shè)備。 監(jiān)控中心內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃易爆危險物品和堆放與設(shè)備運行無關(guān)的物品或雜物。 監(jiān)控中心內(nèi)嚴(yán)禁吸煙或動用明火。 監(jiān)控人員因責(zé)任心不強或失職等因素引發(fā)事故，造成損失或影響的將給予嚴(yán)肅處理。 辦公用品管理制度 固定資產(chǎn)管理 凡單件物品價值在150元以上的均列為固定資產(chǎn)，固定資產(chǎn)要建立臺賬，帳物相符，專人管理。大件物品的采購管理實行計劃報批，集中采購，驗收登記，責(zé)任到人，適實調(diào)配。 低值易損耗物品管理 辦公用低值易損耗物品實行統(tǒng)一采購，集中保管，據(jù)實領(lǐng)用。各部門所需辦公用品包括工具要提出書面計劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后進(jìn)行統(tǒng)一采購。所采購的物品要附品名、規(guī)格、數(shù)量、單價清單。領(lǐng)用辦公用品要履行領(lǐng)用手續(xù)，誰領(lǐng)用誰簽字；嚴(yán)格禁止公領(lǐng)私用，少用多領(lǐng)，囤積不用等現(xiàn)象。 辦公用品維修及耗材管理 空調(diào)、電腦、打印機、復(fù)印機、電風(fēng)扇等電器類辦公用品維修、電動工具維修要及時填報維修單，經(jīng)核準(zhǔn)后方可進(jìn)行維修或更換。復(fù)印批量資料要進(jìn)行登記，誰復(fù)印誰簽字，注意節(jié)約耗材。 衛(wèi)生管理制度 辦公區(qū)、樓宇內(nèi)、庭院環(huán)境、水系、地下車庫衛(wèi)生按區(qū)域劃分，分片包干到責(zé)任部門和責(zé)任人，部門負(fù)責(zé)人為衛(wèi)生區(qū)第一責(zé)任人。 衛(wèi)生區(qū)地面、墻壁、門窗、報箱、樓梯、扶手、桌椅、廊橋設(shè)施等公共衛(wèi)生要及時打掃，清除污垢，清理垃圾，保持整潔衛(wèi)生。 各部門室內(nèi)衛(wèi)生每日打掃，辦公用品擺放整齊，門、窗玻璃保持清潔，窗明凈亮。 樓宇內(nèi)嚴(yán)禁亂貼、亂涂、亂畫（劃）；亂扔紙屑、煙蒂、雜物等。 各種盆景、花卉擺放整齊，錯落有致，葉面干凈，花壇內(nèi)雜草、落葉及時清除；水系水質(zhì)符合標(biāo)準(zhǔn)。 衛(wèi)生質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)按照太原市物業(yè)管理服務(wù)等級和創(chuàng)市優(yōu)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。 衛(wèi)生區(qū)內(nèi)發(fā)現(xiàn)有臟、亂、差現(xiàn)象，或在每周、月、季綜合檢查中較差的部門或責(zé)任人，將按照工作標(biāo)準(zhǔn)和考核辦法給予責(zé)任部門和責(zé)任人一定的經(jīng)濟處罰。 因衛(wèi)生差，被集團公司通報批評或處罰的，本公司將對責(zé)任部門或責(zé)任人加倍處罰。門崗值班制度小區(qū)各出入口均須設(shè)置門崗，實行24小時不間斷值班守衛(wèi)。 門崗值班人員必須堅守崗位，不得擅離職守，嚴(yán)禁脫崗、漏崗、睡崗。 建立門崗值班記錄，值班人員必須按時簽到，認(rèn)真記載值班期間的有關(guān)情況，并做好交接班。 門崗應(yīng)熟悉業(yè)主的相關(guān)信息，便于及時識別、聯(lián)系并核實有關(guān)情況。 門崗值班人員必須切實履行職責(zé)，對出入車輛、人員、物品等進(jìn)行認(rèn)真詢問、查驗、登記，加強安全管理。 有關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)經(jīng)常性地對門崗值班人員在崗履職情況進(jìn)行嚴(yán)格督察。 秩序部交接班制度 １、值班秩序員提前30分鐘到崗，接班員提前10分鐘接班，對服務(wù)區(qū)檢查完畢之后，認(rèn)為沒有問題方可登記，登記本上要記錄當(dāng)天確切的交接時間。 ２、接班秩序員若有特殊事情，不能準(zhǔn)時接班，必須提前1小時請示，秩序部另派人接班。 ３、接班秩序員若無正當(dāng)理由，既不請示又不準(zhǔn)時接班的，按缺勤及處罰條款進(jìn)行處理。４、交班秩序員要等接班秩序員對管區(qū)巡視一遍進(jìn)行驗收后才能交接，但接班秩序員驗收時間無特殊情況不能超過10分鐘。 ５、交接班時，交班公秩員必須把本班情況及各種設(shè)施設(shè)備的狀況，以及可能出現(xiàn)的非常情況，特別留意或處理的問題，上級的指示，待辦事項及各類物品如實登記清楚，向接班秩序員交待，同時也督促接班員接收清楚并簽名。一旦簽名，責(zé)任由簽名秩序員承擔(dān)。 所有事情交接清楚之后，交接后必須分別在登記本上記錄清楚真實的上下班時間并簽名，然后交班秩序員方可離開崗位下班休息。 接班秩序員若在接班驗收時發(fā)現(xiàn)問題，不具備接班簽名條件時可以拒絕簽名接班，同時報告上級處理再進(jìn)行簽名接班，責(zé)任由交班秩序員承擔(dān)。如果報告處理后不接班，以無故和借故論處。 接班公秩員因故沒有及時接班，交班員不得下班并且擅離崗位。 若接班員沒有簽名接班，交班員已下班離開崗位，其間發(fā)生的任何問題責(zé)任由兩人共同承擔(dān)，沒有發(fā)生問題，則按物業(yè)制度及處罰條款進(jìn)行處罰。 交班員若發(fā)現(xiàn)接班員無故不簽名接班或拖延接班時間，交班員可報告秩序主管，秩序主管根據(jù)情況對接班人員按處罰條款進(jìn)行處罰。 秩序巡邏制度 小區(qū)樓院內(nèi)部必須堅持開展晝夜巡邏，實行定人、定崗、定責(zé)。 明確巡邏的區(qū)域、時段，合理設(shè)定巡邏路線，不留盲區(qū)、死角。 巡邏人員必須切實履行職責(zé)，提高管事率，及時發(fā)現(xiàn)、認(rèn)真盤查陌生可疑人員、車輛、物品。 巡邏中特別要注意查看車庫、儲藏室、樓宇門、樓體外墻管道、防護網(wǎng)、空調(diào)架以及車門和后備箱等重點部位是否異常。 采取在設(shè)定的巡邏必到點簽到、利用對講機和視頻探頭報崗、有關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行定時或不定時查崗等方式，對巡邏人員工作運行情況進(jìn)行督促檢查。小區(qū)消防管理制度 貫徹執(zhí)行國家安全部門和上級消防主管部門頒布的法令法規(guī)及其它各項防火規(guī)章制度，堅持以防為主、防消結(jié)合為指導(dǎo)思想，積極開展各項群眾性的防火教育，及時有效地預(yù)防和制止各類火災(zāi)事故的發(fā)生。 管理消防安全工作，堅持“誰主管誰負(fù)責(zé)”的原則。 經(jīng)常組織員工進(jìn)行安全防火教育和消防知識學(xué)習(xí)，定期進(jìn)行消防滅火器材的使用培訓(xùn)，不斷提高廣大員工的快速反應(yīng)能力以及救火技能。