【正文】 收集到原始資料后，統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄，修補破損的文檔，然后按類別進行裝訂并整理成冊，做到條理清晰、分類合理，易于檢索。三、料的歸檔管理（1）對于分類整理好的信息資料進行分類保存即為歸檔。在青山溪語項目的檔案管理中我們將實行原始資料和電腦檔案雙軌制，確保儲存方式的多元化，盡可能將資料轉化為電腦磁盤儲存以便于查找。同時運用錄象帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化。（2）對業(yè)主和青山溪語管理中心利益影響較大的檔案應加密保存。這些檔案在電腦中按授權級別檢索、對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱。檔案管理員應編制統(tǒng)一的檔案分類說明書及檔案總目錄，并按內容、部門、年度、保存期限及保密程序的分類順序進行組卷、逐一編號，登記造冊、編制目錄、分柜保存。業(yè)主檔案資料的分類原則是按業(yè)主購房位置、各辦公機構的設置及辦公性質建檔。（3為保證檔案的安全和完善，檔案室應隨時保持干燥、通風、清潔，并加裝安防設施。同時配備合適的文件柜、文件盒以及消防器材等，確保儲存地點符合防火、防蟲、防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室應避免無關人員任意進出，檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管。四、檔案的使用利用計算機網(wǎng)絡技術，并采用先進檢索軟件，充分發(fā)揮檔案資料的作用。內部員工可通過管理中心內部局域網(wǎng)，對文件檔案授權范圍查閱。對借閱原始資料的使用者，按檔案的不同密級由相關負責人批準方可借閱，并辦理借閱手續(xù)。五、檔案銷毀根據(jù)文檔的保存期限和性質，定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀，防止檔案的堆積和混淆。對于已過存檔的檔案經(jīng)主管領導批準可銷毀，同時建立已銷毀文檔清單備查。第二節(jié) 檔案資料的分類管理內容一、工程技術資料 住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文 建筑許可證、投資許可證、開工許可證 拆遷安置資料 紅線圖、竣工總平面圖 地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告 工程合同、工程預決算 工程設計變更通知 竣工圖：單體建筑、結構及隱蔽工程竣工圖，消防、燃氣等工程及地下管網(wǎng)竣工圖。 房屋、消防、燃氣竣工驗收證明書 主要材料質量保證書，新材料、構配件的鑒定合格證書。1 水、電、消防等設備的檢驗合格證書及設備技術資料1 砂漿、混凝土塊試壓報告1 綠化工程竣工圖1 小區(qū)內辦公區(qū)各類房屋清單1 小區(qū)內設施、設備及各聯(lián)合辦公場地清單1 小區(qū)內未完工的房屋設施、設備及聯(lián)合辦公場地的竣工日期1 其他工程技術日期二、業(yè)主及各辦公機構檔案 業(yè)主及各辦公機構詳細資料登記表 進出小區(qū)人員登記表 業(yè)主、各辦公機構房間的維修檔案三、裝修檔案 二次裝修申請表、裝修責任書 施工企業(yè)資質證明、裝修人員登記表 室內設計平面圖 裝修竣工圖四、維修資料 維修申請記錄、回訪記錄 維修派工單 設備、設施巡檢記錄五、治安交通管理資料 日巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線 日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄象帶 搬入/出記錄、突發(fā)事件處理記錄 車輛管理記錄、車輛詳細資料六、設備設施管理資料（包括消防） 設備、設施維修保養(yǎng)計劃 設備、設施維修保養(yǎng)記錄 機電設備運行、巡查記錄 設備分承包檔案 設備、設施臺帳及更新記錄七、綠化清潔資料 清潔班檢記錄、清潔周檢記錄 綠化工作記錄、綠化周檢記錄 消殺記錄、綠化病蟲害檢查記錄八、青山溪語服務中心文化資料 文化活動計劃及實施情況記錄 文化活動圖片及錄象記錄 傳媒報導資料 文化活動場所、設施臺帳及使用記錄九、員工管理資料 員工個人資料、聘用記錄 員工業(yè)績考核及獎罰記錄 員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄 員工晉升、薪金變動及內務管理記錄十、業(yè)主（及各辦公機構）反饋服務質量回訪記錄業(yè)主意見調查、統(tǒng)計記錄業(yè)主投訴及處理記錄十一、行政文件資料 青山溪語服務中心值班及檢查記錄 有關財務記錄（由財務人員專職保管） 政府主管部門文件 順馳物業(yè)公司文件 順馳集團有關文件 內部管理規(guī)章制度、通知、通報等文件第六章 管理指標的承諾及采取的措施 為實現(xiàn)我們對服務中心管理服務的總體構想，依據(jù)國家物業(yè)管理優(yōu)秀示范小區(qū)標準，并結合我們的質量目標，對服務中心的物業(yè)管理工作確定如下承諾指標，并采取切實可行的措施予以落實。（見下表）序號管理項目國家優(yōu)秀標準承諾標準測定依據(jù)保證措施1房屋及配套設施完好率98%做到房屋外觀無破壞，立面整潔，無改變使用功能，公用設施及通道無隨意占用。完好、基本完好房面積/建筑物面積100%加強巡檢和隨時整頓，堅持每日填寫巡檢表并反饋到服務中心。2房屋零維修、急修及時率98%保證接到急修單5分鐘內趕到現(xiàn)場，零修及時完成，急修不過夜。及時維修次數(shù)/應計報維修次數(shù)100%建立嚴格的房屋修繕制度，實行24小時值班，設立業(yè)主報修專線電話，同時建立回訪制度和填寫回訪記錄。3保潔率99%保證小區(qū)內垃圾日產(chǎn)日清，生活辦公環(huán)境清潔，空氣新鮮，環(huán)境無污染。以工作計算，記錄及監(jiān)督抽查合格率及糾正合格記錄為依據(jù)嚴格按照公司制定標準執(zhí)行，每日巡視檢查保潔情況，發(fā)現(xiàn)問題立即解決，提倡“全員保潔，人過地凈”。4維修工程質量合格率100%保證維修工程符合質量標準，無二次返工現(xiàn)象維修合格次數(shù)/維修工程次數(shù)100%分項檢查，對結合部位嚴格把關，按照工序要求逐項點檢。維修回訪率90%做到全部回訪回訪次數(shù)/維修服務次數(shù)100%建立回訪制度，作好回訪記錄。5照明設施完好率98%保證照明設施完好無損，按規(guī)定時間定時開關。完好照明燈、緊急疏散燈數(shù)量/照明燈、疏散燈總數(shù)量100%堅持按制度巡視檢查，維護保養(yǎng)和保持潔凈，及時更換壞損燈具。6配套設施、設備運行完好率做到設備良好，運行正常，無事故隱患，定期做好年檢工作。加強對設備的點檢工作，完善完備點檢、保養(yǎng)、檢修制度，實行設備責任人員負責制。7小區(qū)內外治安案件發(fā)生率1‰以下做到積極配合公安機關搞好小區(qū)內外的治安管理工作。以轄區(qū)公安部門記錄為依據(jù)（除業(yè)主或辦公機構內部原因造成外） 加強小區(qū)外來人員的檢查，實行24小時巡邏，加強對小區(qū)內業(yè)主的法制宣傳工作。8火災發(fā)生率做到無因物業(yè)公司管理不善而引起的重大火災。發(fā)生火災戶數(shù)/小區(qū)內居住業(yè)主數(shù)量100%建立消防制度，健全義務消防組織，采取多種形式積極引導小區(qū)內人員增強消防意識，定期舉行消防演練。9業(yè)主有效投訴率及處理率95%以上保證業(yè)主及小區(qū)內辦公機構人員辦公環(huán)境舒適滿意。有效投訴/投訴總計100%處理的有效投訴/有效投訴100%作好各項細致工作，加強對管理、服務人員的培訓，提高素質，對業(yè)主及辦公人員的疑慮有問必答，有難必解。10業(yè)主對物業(yè)管理滿意率95%做到業(yè)主滿意；各辦公機構滿意；社會各種團體滿意。對管理滿意戶數(shù)+基本滿意戶數(shù)/參加業(yè)主評議戶數(shù)100%在小區(qū)內設立成立監(jiān)督委員會、“業(yè)主意見箱”，加強與業(yè)主的經(jīng)常聯(lián)系，堅持走訪制度。11綠化完好率95%保證小區(qū)內綠化地帶布局合理、優(yōu)美、花草樹木與建筑造型配置得當。完好綠地/總綠化面積100%進行高品位的綠化園林設計、策劃；在小區(qū)內每年進行一次“我最喜愛的景點”評選活動。12道路、車場完好率90%做到道路暢通無損壞，平坦整潔，排水暢通，無隨意占道或改變使用功能。完好道路總面積/規(guī)劃道路總面積100%；完好的設備設施/停車場設施總設備總計100%加強日常的交通管理和路面、車場的及時檢查和修復，并做好有關標志系統(tǒng)13檔案建立與完好率保證檔案齊全，管理完善，簡便易查。建立計算機資料庫和書面資料庫，對檔案資料進行定期的清理和檢查，并注意檔案室和計算機室的保潔和保護。14管理費收繳率98%做到?？顚Ｓ?，定期向業(yè)主及辦公機構公開費用支出明晰。嚴格按照有關規(guī)定收費，努力提高服務質量。 第七章 物業(yè)管理費用測算青山溪語物業(yè)管理費測算一、青山溪語基本情況青山溪語建筑面積：25萬平米；小區(qū)綠化面積占37%，設有雙水、雙氣、鋁合金窗、寬帶等。二、青山溪語物業(yè)管理費及成本支出測算 根據(jù)《天津市商品住宅小區(qū)物業(yè)管理服務收費暫行辦法》，結合其他小區(qū)管理經(jīng)驗，本著“不記利潤、保本經(jīng)營、合理使用的原則》，做青山溪語物業(yè)費及成本支出測算。三、根據(jù)規(guī)定費包括以下幾方面： 管理、服務人員工資和按規(guī)定提取的福利費； 公共設施、設備日常運行，維修及保養(yǎng)費； 綠化管理費； 清潔費； 保安費； 辦公費； 物業(yè)管理企業(yè)固定資產(chǎn)折舊費； 稅金； 利潤。四、青山溪語物業(yè)管理費用支出表項目管理人員測算依據(jù)總額元/月/平米備注一、　人員工資102315　1管理人員10人平均工資：140014000　2保潔員30人平均工資：60018000　3保安員90人平均工資：60054000　4綜合維修工5人平均工資：75037505福利費工資總額14%12565　二、清潔費28340　1工具購置費果皮箱150個280247。60、三輪車、30輛600247。601350　2低質易耗垃圾袋5040　3消殺費春秋季每3天1次、夏天1天2次、冬季每月1次1500　4清潔用水15000元/年247。12月1250　5垃圾清運費3200戶6元/戶19200　6綠化費綠化面積92500平米6元/年46250三、綠化費63417　1綠化工具費包括垃圾袋、剪、鋸等600　2綠化用水2噸/平米/年15417　3施肥及補苗費補苗、殺蟲900　4勞保用品10元/月/人250四、保安費217421警用器械費對講機、警棍等850　2消防器材費消防器材購置與養(yǎng)護2325　3治安聯(lián)防費50000元/年/12月4167　4管理費1609014400　五、公共設施費76510　1房屋維修維護每年按墻面正常破損400平米補修定額計算400247。12月343　2樓道及外墻粉刷、批膩子246842247。5247。12＋188922247。5247。128035　3室外道路、場地、小品等維護1247。1240%26004化糞池清掏501650247。1268755雨污管養(yǎng)污水井1640個、雨水井696個、水井224個每年清掏2次20006公用設施設備的維護標志牌、宣傳欄、圍欄、724個40瓦燈具，草皮燈電費及維護34萬元/年/12月335007維修器械更換、修理各種維修器械更換、折舊、丟失、修理的綜合測算5008智能化設備綜合管理費養(yǎng)護維修、電費20萬元/年/12月23000六、辦公費24200　1水、電、電話等費日常支出6500　2辦公用品7000　3招聘費、辦證綜合測算1500　4社區(qū)文化、管委會經(jīng)費綜合測算6600　5管理用房租金、暖氣費按辦公用房600平米綜合測算2600　七、固定資產(chǎn)折舊3800　1固定資產(chǎn)折舊費辦公桌椅、空調、電腦及打印機、文件柜、更衣柜等綜合測算1800　2維修工具折舊費大型工具維修2000　八、高層樓宇附加費227500　1變頻供水綜合測算17500　2電梯綜合測算127500　3智能化、對講綜合測算32500　4消防綜合測算50000　總計547624　九、稅金%30393　十、不可預見費5%28901　十一、利潤5%28901合計　635819物業(yè)管理費用支出合計序號項目金額(元/月)金額(元/年)金額(元/)1管理人員10231512277802清潔費283403400803綠化634177610044保安217422609045公共設施費765109181206辦公費