【正文】 十五條 復(fù)印時(shí)動(dòng)些腦筋大多數(shù)的復(fù)印機(jī)依其租用契約，每一張的復(fù)印均有其成本，而公司內(nèi)部經(jīng)常不注意這個(gè)問題， 若了解這種情況， Ａ４的資料就不要全用Ａ３的紙影印,可僅僅影印一張Ａ４的，其余的兩張合起來用Ａ３的影印，之后用截紙機(jī)截?cái)? 就能降低成本。租用契約也依每家公司或許有些不同,但是用Ａ３的印２０張與用Ａ４的相互比較應(yīng)可省下一半的復(fù)印次數(shù)及費(fèi)用。第四十六條 兩面復(fù)印用復(fù)印機(jī)復(fù)印時(shí)盡可能復(fù)印雙面，這樣做會(huì)降低紙張的費(fèi)用，且在郵寄時(shí)郵票及信封費(fèi)用也會(huì)降低，并且將這些復(fù)印件歸檔時(shí)，檔案用紙也會(huì)減少。使用單面的話，數(shù)量會(huì)相當(dāng)?shù)凝嫶?。第四十七條 讓復(fù)印機(jī)定時(shí)休息有許多的企業(yè)將復(fù)印機(jī)電源一打開就放置不管， 且又并非一整天都在使用。特別是午休時(shí)間幾乎不使用。因此休息時(shí)要將機(jī)器關(guān)掉。而使用頻率小的企業(yè),　最好決定某時(shí)間才使用復(fù)印機(jī)比較好。復(fù)印機(jī)電源一打開就放置不管，經(jīng)常要浪費(fèi)掉3瓦左右的電力。 　 第四十八條 統(tǒng)一紙張的大小使用復(fù)印機(jī)時(shí)不經(jīng)思索就用大號(hào)的紙張印的人是神經(jīng)遲鈍的，因?yàn)殡娮訌?fù)印機(jī)械性能提高之后，復(fù)印時(shí)具有放大、縮小的功能。我們雖可依資料的內(nèi)容不同而調(diào)整影印紙張的大小，然而各部門最好仍依其使用紙類盡可能進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。如果不這樣的 話。將影響其文書及檔案的整理。第四十九條 廢棄的紙不要丟入垃圾箱重要的文書以碎紙機(jī)裁碎后，可以做為填充料或是賣給收破爛的回收。一向?yàn)槿怂_的紙類及報(bào)紙，最好也匯集起來當(dāng)做廢品回收。但是在許多的企業(yè)里，多數(shù)將這些丟入垃圾箱；而寫壞的紙張通常撕掉或揉起一團(tuán)丟掉，但是最好把它當(dāng)做便條紙、稿紙等再充分利用。　 第五十條 在文書上加上分類號(hào)碼在文書整理保存上，最好分門別類予以編號(hào)。分為“大分類”、“中分類”“小分類”三個(gè)等級(jí)似乎比較好。大分類是以各部門為主，中分類如果以營(yíng)業(yè)部門為例的話，就是“采購(gòu)”、“庫(kù)存”、“銷售”等等，小分類就是“售貨員別、月別銷售績(jī)產(chǎn)表”、“地區(qū)別績(jī)效表”、“顧客別績(jī)效表”等等。　 第五十一條 確實(shí)規(guī)定文書保存期限超過保存期限的文書，不但占據(jù)了公司的文書柜，而且也妨礙了其他文書取放。因此，最好以一年為期，預(yù)先決定日期實(shí)施文書汰換工作。對(duì)于文書的保存期限，可參考以下所列舉的文書保存表。有的公司把文書隨便塞入紙箱內(nèi)，收存取閱非常不便，而所需的資料無法立即找出，也無法分析資料，最重要的是為了取得所要的資料，而花費(fèi)的翻箱倒柜的功夫，也是要算成本的??！ 文書保存表：　 １、 永久保存: 　 有關(guān)儀式、典禮的重要文件。　 建筑物的新建、改建及增建的文件?！? 有關(guān)土地取得及處分的重要文件。　 有關(guān)建筑物取得及處分的重要文件?！? ２、 保存１０年　 有關(guān)股份名義重寫的文件。　 有關(guān)新股票的發(fā)行及股票廢除的文件。 有關(guān)繳納股款的文件?！∮嘘P(guān)加薪、資金及主管津貼的文件。　 有關(guān)工資籌措及運(yùn)用的文件。　 有關(guān)年度及每月的決算文件。　 有關(guān)賬目的決算紀(jì)錄及整理的重要文件（總決算表、現(xiàn)金收支表）。有關(guān)賬目傳票的紀(jì)錄?！∮嘘P(guān)收入、支出的原始憑證?！∮嘘P(guān)賬產(chǎn)的評(píng)估及折舊的文件?！∮嘘P(guān)地方稅的文件?！∮嘘P(guān)投資公司監(jiān)查報(bào)告的文件?！∮嘘P(guān)股東息利的文件?！∮嘘P(guān)股票授受的文件?！∮嘘P(guān)員工身份保證的文件?！∮嘘P(guān)員工宿舍的籌設(shè)及管理的文件。 　?。场? 保存５年　有關(guān)醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)、房屋津貼及結(jié)婚補(bǔ)助的文件。　有關(guān)營(yíng)業(yè)成績(jī)?cè)聢?bào)的文件?！∮嘘P(guān)傳票統(tǒng)計(jì)的文件?！∮嘘P(guān)個(gè)人所得稅的文件?！∮嘘P(guān)稅捐的文件。有關(guān)和投資公司聯(lián)絡(luò)的重要文件。　有關(guān)取得投資公司的股份及處分的重要文件?！?huì)議記錄、干部名冊(cè)、干部會(huì)議決議錄。　有關(guān)干部異動(dòng)的重要文件?！∮嘘P(guān)法令的文件?！∮嘘P(guān)訴訟、訴愿的文件。　有關(guān)章程制訂及改廢的文件。　規(guī)程類集。　有關(guān)政府機(jī)關(guān)重要的許可申請(qǐng)及報(bào)告文件。　有關(guān)政府機(jī)關(guān)的指示及各種命令傳達(dá)書。　有關(guān)專利及商標(biāo)的文件?！∮嘘P(guān)重要的契約、協(xié)定及備忘錄的文件?！∮嘘P(guān)業(yè)務(wù)組織的規(guī)定及改廢的文件。　有關(guān)公司圖章、董事長(zhǎng)圖章、其他干部的圖章及改廢的文件。　有關(guān)股東大會(huì)的文件?！∮嘘P(guān)股東名冊(cè)的文件?！」蓶|印鑒簿。有關(guān)考勤表的文件?！∮嘘P(guān)股票分配的文件?！T工名冊(cè)?！∮嘘P(guān)員工任用、解聘、退休、復(fù)職及特令的文件?！∮嘘P(guān)員工的身份及賞罰文件?！∮嘘P(guān)員工戶籍謄本的文件?！∮嘘P(guān)勞動(dòng)協(xié)約及工會(huì)協(xié)定的文件?！∮嘘P(guān)經(jīng)營(yíng)協(xié)議會(huì)及團(tuán)體聯(lián)系的文件。健康保險(xiǎn)、被保險(xiǎn)者賬簿?！○B(yǎng)老保險(xiǎn)年金、被保者賬簿?！÷殬I(yè)傷害保險(xiǎn)、被保者賬簿　有關(guān)貸款的重要文件?！∮嘘P(guān)法人所得稅及營(yíng)業(yè)稅的文件?！∮嘘P(guān)被合并公司的稅務(wù)的文件?！∮嘘P(guān)投資及融資的重要文件。 ４、 保存３年　經(jīng)營(yíng)會(huì)議（科長(zhǎng)會(huì)議紀(jì)錄）?！∮嘘P(guān)郵件的發(fā)送、收受及郵資的文件?！“l(fā)文簿、收文簿。　有關(guān)捐款、贊助金及贈(zèng)與的文件。　干部會(huì)議、協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)錄?！∮嘘P(guān)規(guī)定的制定、改廢及施行的文件。　有關(guān)政府機(jī)關(guān)簡(jiǎn)易的許可、申請(qǐng)?jiān)S可及報(bào)告的文件?！∮嘘P(guān)紅利的文件。　有關(guān)投資公司營(yíng)業(yè)報(bào)告的文件。　有關(guān)土地租賃契約的文件?！∮嘘P(guān)圖書管理的文件?！∮嘘P(guān)招待和其他對(duì)外研討會(huì)的文件?！∮嘘P(guān)和外在團(tuán)體聯(lián)絡(luò)的文件?！∮嘘P(guān)安全管理的文件（公司內(nèi)部自我約束，突發(fā)災(zāi)害防制、防火）?！∮嘘P(guān)慶典、紀(jì)念的文件?！∮嘘P(guān)發(fā)信、收信的文件。（公司內(nèi)部的文件往返）有關(guān)會(huì)議整理的文件。　有關(guān)保險(xiǎn)簡(jiǎn)易的文件（健保、雇保、養(yǎng)老保險(xiǎn)、勞保）?！∮嘘P(guān)轉(zhuǎn)帳整理的文件（原票及傳票的附屬文件）?！? ５、 保存１年　有關(guān)人事簡(jiǎn)易的文件?！∮嘘P(guān)登記簡(jiǎn)易的文件。　有關(guān)和政府機(jī)關(guān)交涉聯(lián)絡(luò)的文件。　有關(guān)簡(jiǎn)易的契約協(xié)定及備忘錄的文件?！≈匾慕y(tǒng)計(jì)資料?！∞嘤〔尽！∮嘘P(guān)股東變更住所及改名的文件。工作表、作業(yè)員名冊(cè)。　13 / 13