【正文】 的確認(rèn)及審批程序(一)、風(fēng)險(xiǎn)管理部出具資產(chǎn)損失報(bào)告，并附詳細(xì)報(bào)損資料，法務(wù)部對(duì)報(bào)損項(xiàng)目出具法律意見(jiàn)，風(fēng)險(xiǎn)管理部負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)；(二)、公司總經(jīng)理審批；(三)、公司董事會(huì)審批。十二、報(bào)損項(xiàng)目的后續(xù)工作擔(dān)保損失核銷后，并不意味著追償工作的結(jié)束。對(duì)于報(bào)損項(xiàng)目，應(yīng)采取“賬銷債留”的方式，繼續(xù)保留對(duì)債務(wù)人的追償權(quán)。同時(shí)要采取嚴(yán)格控制的保密措施，任何人不能通知債務(wù)人公司債權(quán)的核銷情況。項(xiàng)目經(jīng)理A、B角及風(fēng)險(xiǎn)管理部要關(guān)注項(xiàng)目企業(yè)的后續(xù)發(fā)展情況，注意保持追償債務(wù)的法律時(shí)效。一旦出現(xiàn)轉(zhuǎn)機(jī)，要及時(shí)采取相應(yīng)的追償措施。 十三、風(fēng)險(xiǎn)管理辦法運(yùn)行規(guī)則公司實(shí)行項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制，逾期項(xiàng)目原項(xiàng)目經(jīng)理，現(xiàn)仍在公司的都有繼續(xù)負(fù)責(zé)清理的責(zé)任；項(xiàng)目經(jīng)理離職者由部門負(fù)責(zé)；已停業(yè)務(wù)品種逾期項(xiàng)目由原操作業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，原業(yè)務(wù)部門撤銷的由現(xiàn)歸屬部門負(fù)責(zé)。十四、附則本制度根據(jù)執(zhí)行情況可做適當(dāng)修改和調(diào)整；本制度解釋權(quán)歸華恒新興投資擔(dān)保有限公司；本制度經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)之日起執(zhí)行。華恒新興投資擔(dān)保有限公司2011年7月6日華恒新興投資擔(dān)保有限公司業(yè)務(wù)檔案管理制度二0一一年七月一、目的規(guī)范公司擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的立卷、歸檔、分類、保管、查閱和銷毀等行為，保證業(yè)務(wù)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。提高知識(shí)管理水平，有效發(fā)揮各類檔案在業(yè)務(wù)工作中的作用，特制定本制度。二、范圍本制度適用于公司各種擔(dān)保及投資業(yè)務(wù)及與業(yè)務(wù)相關(guān)的各種檔案。三、檔案分類及歸檔管理部門擔(dān)保業(yè)務(wù)流程中與擔(dān)保項(xiàng)目有關(guān)的所有文書(shū)、函件和資料都在歸檔范圍之內(nèi)，均由風(fēng)險(xiǎn)部進(jìn)行保管。業(yè)務(wù)檔案根據(jù)性質(zhì)的不同分為擔(dān)保項(xiàng)目檔案和內(nèi)部管理檔案兩大類：（一）、擔(dān)保項(xiàng)目檔案資料是擔(dān)保公司業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中項(xiàng)目評(píng)審、風(fēng)險(xiǎn)控制、項(xiàng)目管理的重要資料。企業(yè)報(bào)送類文件： 借款申請(qǐng)書(shū)；委托擔(dān)保申請(qǐng)書(shū)；關(guān)于還款來(lái)源及計(jì)劃，以及可提供的反擔(dān)保的書(shū)面說(shuō)明；公司簡(jiǎn)介；公司章程；公司成立批文；公司驗(yàn)資報(bào)告復(fù)印件；經(jīng)年檢的營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件；經(jīng)年檢的企業(yè)組織機(jī)構(gòu)代碼證書(shū)復(fù)印件；法人代表身份證明； 1公司主要負(fù)責(zé)人履歷（法人代表、總經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等）；1業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員的法人授權(quán)代理委托書(shū)及身份證復(fù)印件；1公司章程所規(guī)定應(yīng)由權(quán)力機(jī)構(gòu)決定的貸款、擔(dān)保、抵押等決議文件；1稅務(wù)登記證復(fù)印件；1企業(yè)近三年經(jīng)過(guò)審計(jì)的年度財(cái)務(wù)報(bào)告及近3個(gè)月的財(cái)務(wù)報(bào)表；1貸款證復(fù)印件（包括企業(yè)還貸記錄、貸款及對(duì)外擔(dān)保清單）、貸款卡及密碼的復(fù)印件；1反擔(dān)保措施相關(guān)資料；1其它項(xiàng)目相關(guān)資料，如銷售情況、購(gòu)銷合同、項(xiàng)目的可行性報(bào)告、項(xiàng)目的有關(guān)權(quán)證、產(chǎn)品市場(chǎng)分析和銷售分析等等；1公司《委托擔(dān)保項(xiàng)目提交文件清單》所列資料，或不限于清單的與申請(qǐng)擔(dān)保有關(guān)的其他資料；在保期間的財(cái)務(wù)報(bào)表、借款（授信）合同及合同項(xiàng)下每筆資金發(fā)放憑證、付息憑證、投資項(xiàng)目執(zhí)行情況等按照公司《擔(dān)保業(yè)務(wù)跟蹤管理制度》要求搜集的所有資料。公司內(nèi)部審批手續(xù)：項(xiàng)目調(diào)查報(bào)告；項(xiàng)目評(píng)審報(bào)告；項(xiàng)目申報(bào)審批表；相關(guān)收費(fèi)確認(rèn)憑證；保后監(jiān)管報(bào)告；其他項(xiàng)目進(jìn)展過(guò)程中的相關(guān)資料（業(yè)務(wù)往來(lái)函、通知函、傳真等）。法律文書(shū)類：法人與法人之間的法律性文件：公司貸款擔(dān)保、投資等業(yè)務(wù)的合同、協(xié)議等相關(guān)法律性文件，包括與銀行、經(jīng)銷商、開(kāi)發(fā)商、公司等法人簽訂的法律性文件；擔(dān)保合同(保函)及貸款主合同；委托保證合同；反擔(dān)保合同；項(xiàng)目合作協(xié)議書(shū)；項(xiàng)目監(jiān)管協(xié)議；其它相關(guān)正式法律文件。（二）、內(nèi)部管理檔案資料業(yè)務(wù)管理臺(tái)帳（項(xiàng)目臺(tái)帳、擔(dān)保意向書(shū)臺(tái)帳、風(fēng)險(xiǎn)管理臺(tái)帳等）；擔(dān)保業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)月報(bào)；擔(dān)保業(yè)務(wù)明細(xì)表及變動(dòng)情況表；客戶及合作單位聯(lián)系信息檔案。（三）、公司業(yè)務(wù)電子文檔：通過(guò)微機(jī)處理形成的規(guī)范格式或有實(shí)際應(yīng)用性的電子數(shù)據(jù)、文本、表格等，各業(yè)務(wù)部門將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文擋、合同文本或重要數(shù)據(jù)，以U盤或移動(dòng)硬盤進(jìn)行雙備份并制成紙制文本一同歸檔保存；將其中一份交風(fēng)險(xiǎn)管理部保存。四、歸檔時(shí)效、交接、立卷、保管（一）、歸檔時(shí)效公司貸款擔(dān)保業(yè)務(wù)資料，在貸款發(fā)放后半個(gè)月內(nèi)歸檔完畢，未按時(shí)歸檔或檔案資料不全的在卷內(nèi)目錄上簽注短缺內(nèi)容及原因；（卷內(nèi)目錄1附后）法律性文件在審批通過(guò)后一般在兩個(gè)工作日內(nèi)簽訂，簽訂后兩個(gè)工作日內(nèi)歸檔，需要辦理公證的辦理公證后兩個(gè)工作日內(nèi)歸檔；（項(xiàng)目相關(guān)合同卷內(nèi)目錄2附后）公司內(nèi)部的業(yè)務(wù)資料應(yīng)按部門即時(shí)歸檔保存；電子文本在報(bào)風(fēng)險(xiǎn)管理部后兩個(gè)工作日內(nèi)歸檔保存。（二）、歸檔交接業(yè)務(wù)檔案由公司風(fēng)險(xiǎn)部設(shè)專人負(fù)責(zé)管理。檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，對(duì)保存的檔案材料要詳細(xì)清點(diǎn)，履行交接手續(xù)；擔(dān)保項(xiàng)目檔案資料由項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)公司的要求在項(xiàng)目調(diào)查、審核、執(zhí)行階段完善，并將項(xiàng)目的所有相關(guān)檔案資料一并交檔案管理人員統(tǒng)一保管。項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目在保過(guò)程中需要搜集的資料進(jìn)行完善歸檔。部門之間交接業(yè)務(wù)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理檔案交接手續(xù)。移交業(yè)務(wù)檔案的部門，應(yīng)當(dāng)編制檔案移交目錄，列明應(yīng)當(dāng)移交的檔案名稱、冊(cè)數(shù)、資料清單等內(nèi)容。交接業(yè)務(wù)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照檔案移交目錄所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在檔案移交目錄上簽名或者蓋章。（三）、歸檔立卷各業(yè)務(wù)部門移交的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)當(dāng)由風(fēng)險(xiǎn)管理部檔案管理人員負(fù)責(zé)整理立卷，按內(nèi)部審批手續(xù)類、對(duì)外提供類、法律文書(shū)類、企業(yè)報(bào)送資料類的順序裝訂成冊(cè)，編制檔案保管清冊(cè)。歸檔的案卷要按項(xiàng)目編排次序系統(tǒng)，卷內(nèi)首頁(yè)要有材料目錄。（四）、歸檔立卷業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。檔案保管清冊(cè)、檔案銷毀清冊(cè)為永久保管，檔案移交清冊(cè)、項(xiàng)目全部檔案保管15年，業(yè)務(wù)報(bào)表及其他資料保管5年。業(yè)務(wù)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。本辦法規(guī)定的業(yè)務(wù)檔案保管期限為最低保管期限。具備采用磁盤、光盤等磁性介質(zhì)保存業(yè)務(wù)檔案條件的，由檔案管理部門采取相應(yīng)措施及時(shí)備份并異地進(jìn)行妥善保管。 五、歸檔要求（一）紙制文檔管理：歸檔材料分類清楚、材料組卷合理，保持文件的有機(jī)聯(lián)系和完整；案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明、確切，能準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容； 卷內(nèi)文件材料排列條理，歸檔內(nèi)容編寫(xiě)卷內(nèi)目錄，歸檔完整的卷宗做完整檔案標(biāo)記，《卷內(nèi)目錄》填寫(xiě)清楚； 公司貸款擔(dān)?？蛻魴n案按受理時(shí)間順序編號(hào)，法律性文件按公司業(yè)務(wù)順序統(tǒng)一編號(hào)； 實(shí)行裝訂的案卷要編定頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷要以每份文件為單位編定頁(yè)號(hào)，并在文件封面的右上角注明件號(hào)和頁(yè)數(shù)；裝訂案卷整齊、美觀；案卷封面應(yīng)用機(jī)械印制或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。不得使用鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě)；每月最后一個(gè)工作日，風(fēng)險(xiǎn)部經(jīng)理組織管理經(jīng)理進(jìn)行檔案自查；每季度最后一個(gè)月月末由總經(jīng)理或副總經(jīng)理組織安排檢查檔案，對(duì)不合格檔案進(jìn)行記錄。（二）電子文檔管理：電子文檔的存放一律不能放在系統(tǒng)盤上（C盤）；各類業(yè)務(wù)電子文檔資料及目錄的名稱不得用代碼代替，應(yīng)與文檔資料相關(guān)的漢字命名，微機(jī)中存放固定格式的各類合同或協(xié)議，文本名稱按合同或協(xié)議名稱命名，并建立固定的word模板；各業(yè)務(wù)部門將日常上報(bào)的業(yè)務(wù)資料報(bào)表，按（部月資料）名稱進(jìn)行雙備份，其中一份連同報(bào)表上報(bào)風(fēng)險(xiǎn)管理部；各業(yè)務(wù)部門的電子文檔資料定稿上報(bào)后，必須將修改稿從微機(jī)中刪除，臨時(shí)性文檔在使用完后一個(gè)月內(nèi)從微機(jī)中刪除，對(duì)于暫時(shí)不用的電子文檔資料進(jìn)行加密壓縮后存放，并將源文檔從微機(jī)中刪除；風(fēng)險(xiǎn)管理部將對(duì)各業(yè)務(wù)部門電子文檔的管理進(jìn)行定期或不定期的檢查。六、檔案查閱各部門人員原則上只能查閱本部門工作范圍內(nèi)的檔案，如需查閱其他部門的業(yè)務(wù)檔案，填寫(xiě)調(diào)閱申請(qǐng)單，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意，由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方能查閱；各部門檔案原件原則上不得離開(kāi)公司，如對(duì)外使用，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)；外單位或者合作單位要求調(diào)閱公司業(yè)務(wù)檔案的，須經(jīng)公司總經(jīng)理同意后方可提供；調(diào)閱檔案者應(yīng)做到：注意保密，保護(hù)檔案，不得轉(zhuǎn)借、不得外借，如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案上不得涂改、劃線、增刪和撕頁(yè)，并應(yīng)保護(hù)檔案的整潔。如發(fā)現(xiàn)以上違規(guī)情況，視情節(jié)輕重追究其責(zé)任。七、檔案的銷毀保管期滿的業(yè)務(wù)檔案，可以按照以下程序銷毀：由檔案管理部門提出銷毀意見(jiàn)，編制檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容；單位負(fù)責(zé)人在業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)；銷毀業(yè)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門和辦公室共同派人監(jiān)銷；監(jiān)銷人在銷毀業(yè)務(wù)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的業(yè)務(wù)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況書(shū)面報(bào)告單位負(fù)責(zé)人；保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)或涉及其他未了事項(xiàng)的原始檔案，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊(cè)和檔案保管清冊(cè)中列明。八、附則本制度根據(jù)執(zhí)行情況可做適當(dāng)修改和調(diào)整；本制度解釋權(quán)歸華恒新興投資擔(dān)保有限公司；本制度經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)之日起執(zhí)行。 華恒新興投資擔(dān)保有限公司 2011年7月6日卷內(nèi)目錄1：華恒新興投資擔(dān)保有限公司公司貸款擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案卷內(nèi)目錄單位名稱貸款種類放款日貸款金額擔(dān)保金額期限到期日序號(hào)內(nèi) 容備 注歸檔標(biāo)志01借款申請(qǐng)書(shū)02委托擔(dān)保申請(qǐng)書(shū)03關(guān)于還款來(lái)源及計(jì)劃，以及可提供的反擔(dān)保的說(shuō)明04公司簡(jiǎn)介05公司章程06公司成立批文07公司驗(yàn)資報(bào)告復(fù)印件08經(jīng)年檢的營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件09經(jīng)年檢的企業(yè)組織機(jī)構(gòu)代碼證書(shū)復(fù)印件10法人代表身份證明11公司主要負(fù)責(zé)人履歷（法人代表、總經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等）12業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員的法人授權(quán)代理委托書(shū)及身份證復(fù)印件13公司章程所規(guī)定應(yīng)由權(quán)力機(jī)構(gòu)決定的貸款、擔(dān)保、抵押等決議文件14稅務(wù)登記證復(fù)印件15企業(yè)近三年經(jīng)過(guò)審計(jì)的年度財(cái)務(wù)報(bào)告及近3個(gè)月的財(cái)務(wù)報(bào)表16貸款證復(fù)印件（包括企業(yè)還貸記錄、貸款及對(duì)外擔(dān)保清單）、貸款卡及密碼的復(fù)印件17反擔(dān)保措施相關(guān)資料18其它項(xiàng)目相關(guān)資料，如銷售情況、購(gòu)銷合同、項(xiàng)目的可行性報(bào)告、項(xiàng)目的有關(guān)權(quán)證、產(chǎn)品市場(chǎng)分析和銷售分析等等19202122232425 保管人： 卷內(nèi)目錄2：華恒新興投資擔(dān)保有限公司公司貸款擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案卷內(nèi)目錄單位名稱貸款種類放款日貸款金額擔(dān)保金額期限到期日序號(hào)內(nèi) 容備 注歸檔標(biāo)志01項(xiàng)目調(diào)查報(bào)告02機(jī)構(gòu)審核報(bào)告03評(píng)審會(huì)會(huì)議紀(jì)要04擔(dān)保項(xiàng)目報(bào)批表05擔(dān)保項(xiàng)目評(píng)審意見(jiàn)表（集體和個(gè)人）06相關(guān)收費(fèi)確認(rèn)憑證07保后監(jiān)管報(bào)告08銀行借款合同09銀行保證合同或擔(dān)保合同10委托擔(dān)保合同11質(zhì)押、抵押反合同及清單12保證反擔(dān)保合同13項(xiàng)目合作協(xié)議書(shū)14項(xiàng)目監(jiān)管協(xié)議書(shū)15不可撤銷信用反擔(dān)保書(shū)（法人）16公證書(shū)17公司的董事會(huì)擔(dān)保決議18其他法律性文件19202122232425移交人： 接收保管人： 華恒新興投資擔(dān)保有限公司擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案檔案編號(hào)： 合同編號(hào)： 企業(yè)名稱： 擔(dān)保期間： 年 月 日—— 年 月 日擔(dān)保金額： 移交部門： 接收部門： 負(fù) 責(zé) 人： 負(fù) 責(zé) 人： 移 交 人： 接 收 人： 完成時(shí)間： 交接時(shí)間: 64 / 64