【正文】 金。備用金分定額備用金、臨時備用金、出納備用金三種。定額備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉(zhuǎn)的現(xiàn)金，具有時間長、比較固定的特點；臨時備用金是指因臨時性的需要而借支的現(xiàn)金，具有一次性、時間較短的特點；出納備用金是指因結(jié)算需要而準備的庫存現(xiàn)金，具有金額較大、流轉(zhuǎn)快的特點，一般不超過規(guī)定限額。二、定額備用金和臨時備用金的申請審批、歸還手續(xù)（一） 定額備用金和臨時備用金的申請審批、歸還手續(xù)1) 借支：借款人填寫《借款暫支單》申請簽名——部門主管或經(jīng)理審核——分公司總經(jīng)理（職能中心總監(jiān)）批準——財務經(jīng)理（財務總監(jiān)）審批——財務管理中心總監(jiān)（超過限額或規(guī)定范圍外）——總裁（超過限額或規(guī)定范圍外）——出納審核付款注：A、在獨立核算單位財務部借支的，還需獨立核算單位會計審核（上海分公司獨立核算門店除外）B、會計核算設置科目：“其他應收款定額備用金部門/XX人”；“其他應收款臨時備用金部門/XX人”2) 歸還：借款人歸還現(xiàn)款或以報銷費用抵沖或工資獎金中內(nèi)扣——出納收款歸還《借款暫支單》還款收據(jù)聯(lián)。注：出納收到還款后，必須在《借款暫支單》上加蓋收訖章；出納和還款人都必須在《借款暫支單》還款財務聯(lián)和還款收據(jù)聯(lián)上簽字。（二） 出納備用金的申請審批手續(xù)出納填寫《資金申請單》并簽名——結(jié)算主管審核——財務部經(jīng)理——財務管理中心總監(jiān)（集團總部出納，分公司超過規(guī)定限額）——填寫基本戶銀行支票或經(jīng)特批后至門店領取（限上海分公司和總部出納）三、定額備用金 定額使用備用金的對象、用途和金額限制定額使用備用金的對象用 途限制金額門店收銀收銀找零周轉(zhuǎn)使用1000元/人門店財務主管臨時急需費用類支出使用3000元/店行政采購零星采購需要使用2000元/人非商業(yè)類零星材料采購零星采購需要使用2000元/人物流配件采購零星采購需要使用上海分公司5000元/崗位；其他分公司3000元/崗位配送部門外叫車配送中經(jīng)常性臨時外叫車上海分公司5000元；其他分公司3000元/集中配送區(qū)其他其他支出頻繁等原因需要備用金的人員1000元/人 定額備用金申請程序1) 部門主管就其借支事由的真實性、必要性進行初審；2) 分公司總經(jīng)理、職能中心總監(jiān)對借支必要性進行復審，并對本部門借支款進行總體監(jiān)督；3) 財務經(jīng)理對合理性負責審核，根據(jù)前期現(xiàn)金使用作出分析，按現(xiàn)金管理制度作出是非判斷。4) 超出規(guī)定范圍（超過控制金額，控制金額小于2000但借支額2000元以上），必須報總部財務管理中心財務總監(jiān)審批。5) 超過規(guī)定金額（5000元及以上）必須報總部總裁審批。 定額備用金管理1) 根據(jù)工作需要、管理需要原則進行辦理；備用金額度根據(jù)支出業(yè)務變化，對使用對象和用途范圍半年審定一次2) 定額備用金實行專人借支專人負責的辦法，不得全部或部分轉(zhuǎn)借或以臨時備用金性質(zhì)借支他人；3) 定額備用金作為個人借支入帳，以定額備用金形式反映；4) 定額備用金必須借款時間最長不超過半年，每半年清理一次，如需繼續(xù)借用的，重新辦理申請審批手續(xù)。5) 因人員調(diào)動或離職等原因造成定額備用金責任人更換的，必須辦理變更手續(xù)，變更方式采用借還二條線，即原責任人辦理還款，新責任人辦理借款，財務賬作相應調(diào)整。6) 分公司財務部必須于每月月末對門店財務主管定額備用金進行實地盤點，并編制《現(xiàn)金盤點表》；門店財務主管必須定期對收銀備用金進行實地盤點，作好盤點記錄。四、臨時備用金 臨時備用金范圍1) 因公司業(yè)務需要暫支款，包括差旅費、臨時采購款、行政臨時事務借支等工作性質(zhì)的一次性借支款；2) 門店臨時性活動的借支；3) 理賠等事故性質(zhì)借支；4) 押金等性質(zhì)借支；5) 因生活困難而暫支款；6) 其他經(jīng)批準的暫支款。 臨時備用金支付方式 包括：現(xiàn)金、支票、其他銀行結(jié)算方式 臨時備用金申請程序1) 個人提出申請，必須真實詳細的注明借支事由、金額、歸還時間，出差性質(zhì)的必須注明出差事由、地點；2) 部門主管就其借支事由的真實性、必要性進行審核；3) 職能中心總監(jiān)、分公司總經(jīng)理對本部門借支款進行總體監(jiān)督；4) 財務經(jīng)理就金額的合理性進行審核，出納對審批手續(xù)和前期借款清查審核□ 未轉(zhuǎn)正員工控制借支；□ 經(jīng)常性違反結(jié)算紀律的員工控制借支；□ 根據(jù)事由控制借支金額的標準；□ 其他財務要求。5) 超過規(guī)定金額（2000元及以上）必須報總部財務管理中心總監(jiān)審批。6) 超過規(guī)定金額（5000元及以上）必須報總部總裁審批。7) 借支范圍內(nèi)后兩種非業(yè)務需要借支不分金額大小，均須報總部財務管理中心總監(jiān)審批。 臨時備用金管理1) 以支票等銀行結(jié)算方式借款的，必須在銀行結(jié)算票據(jù)上簽收，并在《借款暫支單》上注明票據(jù)號碼；2) 理賠、押金等性質(zhì)借支，在取得對方單位正式收據(jù)后，可以及時辦理轉(zhuǎn)帳手續(xù)；3) 具體借支人為借支款項的責任人，轉(zhuǎn)借或其他情況而沒有辦理相關財務手續(xù)的，財務不予承認；4) 部門審核主管為各種臨時性備用金歸還的第一管理人，必須監(jiān)督經(jīng)辦人及時辦理相關報帳歸還手續(xù)；5) 以現(xiàn)金方式借款的，一般情況下由借款人以現(xiàn)金方式歸還，或以本人發(fā)生的費用報銷抵沖。6) 生活困難等原因借支的，按原核定的歸還時間進行催收；7) 各分公司財務部結(jié)算科為臨時備用金的管理部門；出納必須于每月5號前清理臨時性個人備用金借款，并以文字方式通告當事人；門店由財務主管負責協(xié)肋催收。8) 需要臨時借款的一般在分公司財務部借支；非獨立門店一律不得從定額備用金中借支；借款人獨立核算單位的，在辦妥審批手續(xù)后，可在獨立核算財務部借支（上海獨立核算門店除外）。9) 各部門員工變更或離職必須及時辦理清帳手續(xù)，人事部門有義務及時通知財務部門清帳，否則造成的損失由相關部門負責。五、出納備用金 出納備用金的申領：1) 出納領取備用金要求開具基本戶銀行支票，不得從銷售款中坐支；2) 如因特殊情況，需要調(diào)用門店現(xiàn)金的，由出納提出《領款申請單》，經(jīng)分公司財務經(jīng)理（財務總監(jiān)）批準后，以支票換現(xiàn)金形式到門店領用；門店財務主管必須憑手續(xù)完整的《領款申請單》和支票調(diào)換現(xiàn)金，《領款申請單》由門店財務主管歸檔備查，《領款申請單》上必須有領用日期、金額、調(diào)換支票賬號及號碼、經(jīng)辦人、審批人、審批日期、門店名稱等。本項只適用于上海分公司和集團總部；其他分公司因特殊情況需要調(diào)用的，填寫《領款申請單》經(jīng)財務總監(jiān)審批后方可執(zhí)行。 出納備用金的金額控制1) 獨立門店出納備用金控制金額為3000元2) 上海分公司及集團總部出納備用金控制金額為40000元3) 其他分公司出納備用金控制金額為20000元 出納備用金的管理1) 出納備用金的使用者只能是財務部門出納員；2) 出納備用金必須注意安全第一原則，有專用保險柜存放現(xiàn)金，并且存放地點符合公安、公司安全管理原則；3) 保險柜隔夜存放現(xiàn)金額不得超過控制金額，特殊情況需要超出的，必須向財務管理中心申請報批后才能實行；4) 特殊情況下的大額存放，必須及時向主管領導反映，以便采取相應的安全措施；5) 出納備用金必須日清月結(jié)，每天核對帳實數(shù)據(jù)；6) 出納備用金的直接責任人為當事現(xiàn)金出納員，結(jié)算主管及財務經(jīng)理負管理責任。7) 分公司財務部必須于每月月末對出納備用金進行實地盤點，并編制《現(xiàn)金盤點表》。六、罰則1) 分公司財務部未經(jīng)批準私自擴大備用金使用范圍或定額備用金限額的，視情節(jié)輕重對分公司財務部經(jīng)理處100元以上罰款。2) 出納在審批手續(xù)不全情況下借支備用金的，按借支金額10%處罰，情節(jié)嚴重者直接除名。3) 出納、門店財務主管無任何手續(xù)或白條抵庫，私自借款的，一律除名。4) 到期臨時備用金借款未及時收回的，也無法提供其他特批書面報告的，每發(fā)現(xiàn)一筆，對出納扣罰100元。5) 各級財務部主管負責對所屬單位備用金定期盤點（一個月不少于一次），因未及時盤點而出現(xiàn)的損失承擔連帶責任；對于備用金盤點損失，一律由責任人賠償；盤點盈余，交分公司財務部作掛賬處理，無法查明原因的，進行賬務處理，列入“營業(yè)外收入”科目。6) 臨時備用金超過歸定時間不歸還，每逾期一天按3‰計息，并在歸還借款時付清；因長期出差在外無法回借款地歸還的或其他特殊原因需要續(xù)借的，必須提出書面報告，并經(jīng)部門經(jīng)理證明，分公司總經(jīng)理或職能中心總監(jiān)批準后免于罰息。7) 若借款人拒不歸還情況下（超過歸還時間一個星期），由出納提出申請經(jīng)批準后，在工資獎金中扣收借款額和逾期利息。人事部門必須配合做好工作，如人事部門未作扣款處理，每次處罰200元，造成損失的，由責任人承擔。8) 財務部對借款人的借款信用進行評定，對于逾期還款或拒不還款等人員，嚴格控制以后借款甚至取消借款資格。9) 借款人員發(fā)生人事異動或離職，人事部未書面通知財務部確認清賬，造成借款無法收回的，由人事部承擔借款損失。借 款 暫 支 單付 款 聯(lián)NO：000001申請部門：申請人：申請日期： 年 月 日借款事由　原因： □ 因個人 □ 因公司申請金額 165。：______________ 歸還日期 年 月 日借款金額大寫： 佰 拾 萬 仟 佰 拾 元 角 分165。：__________還款方式　部門主管　總經(jīng)理/總監(jiān)　財務部經(jīng)理　財務總監(jiān)　主管總裁　借款人簽收　還款后 出納簽章　還款人簽章　《借款暫支單》每本五十份該借款暫支單一式三聯(lián)第一聯(lián) 白 付款聯(lián) 財務付款憑證附件第二聯(lián) 紅 還款入帳聯(lián) 財務收款憑證附件第三聯(lián) 黃 還款收據(jù)聯(lián) 借款歸還交還款人七、備用金及借款管理的補充規(guī)定摘自《永2004財（規(guī)）字第0011號》為適應公司發(fā)展速度、規(guī)模及管理的需要，現(xiàn)對永2004（財）字第004號“備用金及借款的規(guī)定”（本節(jié)前第六點內(nèi)容）作如下修改補充：一、業(yè)務所需備用金及借款在審批權(quán)限內(nèi)由分公司總經(jīng)理、各職能中心總監(jiān)以及分公司下屬區(qū)域經(jīng)理負責審批。二、審批權(quán)限，職能中心總監(jiān)和分公司總經(jīng)理為5000元（含），分公司下屬區(qū)域經(jīng)理為3000元，5000元以上報總裁審批。三、個人因生活困難等而需借款一律向工會申請，行政不予借支。四、除固定備用金外，臨時性借款借款期一律不得超過一個月。借出的款項由同級財務負責監(jiān)控，并根據(jù)規(guī)定的期限進行催收。第十一節(jié) 加強貨款結(jié)算付款的控制點摘自《永財通字【2003】第0060號》因各分公司業(yè)務量不斷擴增，結(jié)算上需增加控制點，防止與供應商往來帳的不符，現(xiàn)要求外地各分公司按以下要求增加控制點：1． 為保證對供應商付款有據(jù)可查，所有付款票據(jù)要求由財務部直接交供應商指定人員在存根上簽收，不得由我公司業(yè)務員代收，存根直接裝入憑證作為附件。2． 結(jié)款人員(供應商)必須持其公司開具的171。結(jié)款確認書187。（確認書不得用傳真件，印章必須是紅?。┎庞薪Y(jié)款權(quán)力。特別對有帳扣的貨款必須在171。結(jié)款確認書187。是寫明帳扣內(nèi)容和金額，且必須持原件。 樣表（1） 3． 用銀行承兌匯票結(jié)算的供應商必須有171。授權(quán)委托書187。的原件在各分公司結(jié)算部存檔，對沒有辦理171。授權(quán)委托書187。的供應商一律不得辦理銀行承兌匯票結(jié)算業(yè)務。供應商調(diào)換業(yè)務員的，必須重新辦理171。授權(quán)委托書187。以其他方式結(jié)算的原則也要求辦理171。授權(quán)委托書187。，且必須在付款票據(jù)上加蓋“不得轉(zhuǎn)讓”字樣。 樣表（2）4． 用銀票結(jié)算的貨款財務以資金申請單中實際支付金額開具171。XX承諾書187。，一式兩聯(lián)，供應商憑我公司開出的171。XX承諾書187。中寫明的調(diào)換日期來換銀票。 樣表（3）5． 經(jīng)營銷部確認開具支票押票（或延期支票）的，要求供應商必須填寫171。供應商承諾書187。，以免押票出現(xiàn)風險。 樣表（4）6． 發(fā)生供應商結(jié)款調(diào)換人員或由其他人員代替結(jié)款等財務部覺得可疑狀況的，必須由我公司業(yè)務員在171。結(jié)款確認書187。上簽字證明確認，為防止有人冒簽我公司業(yè)務員，各分公司財務部必須對營銷部業(yè)務人員進行簽名留底備查。樣表（5）樣表1結(jié)款確認書上海XX家用電器有限公司：我公司于________年_____月____日派我方業(yè)務員________前來貴公司辦理結(jié)帳一事，增票金額為__________元，其中帳扣________元（明細如下），實際結(jié)帳金額____________元。 賬扣名稱金額備注廣告費展臺制作費進場費贊助費外墻廣告費合計 公司名稱： （加蓋公章） 法人簽字： 日期：注：上述“上海XX家用電器有限公司”各分公司應根據(jù)付款單位名稱修改樣表2授 權(quán)