【正文】 而公平、一致的對待稽查人員。審計政策還規(guī)定每個人員的權(quán)限。大多數(shù)人歡迎這些規(guī)定，因為這樣明確了每個人的角色和職責，也緩解了很多人第一次與稽查人員接觸時的緊張感。因為有直接的影響，所以審計政策通常由稅務、財務、業(yè)務部門組成的聯(lián)合團隊制定。這確保了最終的政策不會影響相關(guān)部門的職責。在制定政策時，執(zhí)行的團隊應當明確文件是內(nèi)部使用的，但是也會交與稽查人員審查。法律顧問的回顧是必需的。 投資于先進的技術(shù)來改善審計中的溝通和數(shù)據(jù)管理。先進的通信技術(shù)有助于增進公司稅務部門的效率，改進稅務數(shù)據(jù)管理和信息分享。許多領先公司投資于管理整個稅務信息的系統(tǒng)，從業(yè)務單元到審計。最先進的系統(tǒng)提供及時的信息，按照稅務規(guī)范整理信息，支持部門間的信息分享，儲存暫時的和永久的稅務記錄，并按保密級分類。在投資以前，公司應當首先在技術(shù)專家的幫助下評估自身需求。要考慮的問題包括：稅務部門監(jiān)控的主要事情、報告的指導方針、數(shù)據(jù)量和流程要求、用戶界面，以及內(nèi)、外部的安全問題。美國氨基氰公司是一家主要向非盈利醫(yī)院和研究機構(gòu)供貨的公司。它通過 Lotus Notes 數(shù)據(jù)庫改進了對關(guān)鍵稅務數(shù)據(jù)的管理。在多年運用傳統(tǒng)方式受挫后，公司電子追蹤客戶提出的免稅要求。傳統(tǒng)的證明文件經(jīng)常丟失和放錯地方，這迫使公司在審計過程中重新整理賬戶，浪費了大量的時間和金錢。直到公司使用了先進的信息技術(shù)。今天，公司每年通過電子圖像儲存超過12萬套稅務免除憑證，會計部門可以通過電腦隨時進行查詢。 制定政策來維護當年和過去幾年的稅務記錄。建立保留稅務記錄政策的公司可能會長年保存關(guān)鍵信息，滿足政府審計的需要。他們?yōu)槎唐?、長期的記錄建立文件歸檔系統(tǒng)，隨時以備查詢，也支持了那些有廣闊前景的業(yè)務。每一家公司都必須為自身需求確立記錄保存政策。除了區(qū)別長、短期以外，還應分格式儲存記錄，如：書面的、電子圖像的或者攝影膠片的； 按地點分類：在稅務部門的，在業(yè)務部門的。A. 將審計事項也包含在公司稅務戰(zhàn)略計劃中。原理167。 為什么運用最佳實踐領先的公司通常會把審計防范作為公司的核心競爭力，以便準備年度審計工作，避免高額的罰款、罰息等支出。這種情況通常發(fā)生在公司無力證實納稅申報單的內(nèi)容而被迫進行調(diào)整時。因此，如果稅務計劃和執(zhí)行中不包含審計，則稅務戰(zhàn)略計劃是不完整的。這三塊內(nèi)容互相依賴——一個活動影響著另外一個活動——所以一個綜合的稅務戰(zhàn)略能使公司更好的控制整個稅務工作流程。當公司將審計加入到稅務戰(zhàn)略計劃中后，審計流程也會受到一些側(cè)面影響。稅務和業(yè)務專家都會意識到自己的相關(guān)職責，特別是為了控制內(nèi)部稅務風險而進行的業(yè)務監(jiān)控是非常重要的。當他們意識到期望的是什么，他們會更努力的工作，尤其是戰(zhàn)略計劃中包含行動衡量指標時。167。 公司能得到什么 更好在全公司范圍內(nèi)意識到審計防范問題 更系統(tǒng)的審計方法 更好的理解商業(yè)交易中潛在稅務風險 更好的控制整個稅務流程行動步驟—— 改善公司的流程1. 制定一個審計防范戰(zhàn)略，并通報公司全體員工，包括高層管理者。每個公司都是根據(jù)其特定的需求和資源來確定審計防范計劃的。但許多公司的審計防范戰(zhàn)略有兩個共同的基本目標：為了保護公司的稅務狀況并使昂貴的評估、處罰和罰息費用降到最低。稅務戰(zhàn)略計劃明確了如何實現(xiàn)這些目標并描述了相關(guān)的員工個人職責和部門職責，包括稅務部、業(yè)務單位、會計和高級管理層。來自各個部門的代表參與制定審計戰(zhàn)略，就如何使各分立部門共同為公司目標努力提出自己的看法——或使公司目標具體化。由稅務部制定最終的正式計劃，因為審計流程是由它來管理的。由高級管理層和法律顧問檢查并審批計劃，因為如果稅務爭議引起了法律訴訟，審計會影響公司的財務狀況和法律風險。審計戰(zhàn)略計劃的目標在于那些與稅務計劃和數(shù)據(jù)管理相關(guān)的活動。它們還識別支持實際審計流程的短期活動，包括對稅務機關(guān)作回復和在現(xiàn)場與稽查人員合作的流程。最全面的計劃包括： 收集完整和詳細的稅務數(shù)據(jù)來建立審計防范基礎的方法 在稅務計劃制定過程中控制業(yè)務處理的固有稅務風險的流程 包括經(jīng)理和稅務聯(lián)絡人在內(nèi)的稅務部和其它業(yè)務部門員工的審計職責分配表 與高層管理者就重要的稅務和審計問題進行溝通的時間表 與稅務權(quán)威機構(gòu)緊密合作的安排2. 教育業(yè)務人員關(guān)于審計的知識及其相關(guān)職責。許多員工都知道政府會調(diào)查公司的納稅申報單是否合法。但他們并不一定知道審計工作是如何進行的以及他們能為它做什么。業(yè)務人員尤其可能對審計要求一無所知，因為他們的工作在于完成交易，而不用考慮與稅務的關(guān)系。然而，隨著領先企業(yè)對其業(yè)務單位的教育，這種情況正在發(fā)生改變。這些教育是關(guān)于稅務對公司帳本底線的影響和他們在減輕稅務負擔中的職責，包括當稽查人員要求公司對納稅申報單作出調(diào)整時所發(fā)生的昂貴的評估、懲罰和罰息。對于這些公司，稅務部處于管理的地位，幫助業(yè)務人員理解稅務工作應該遠早于交易確定之前。稅務和業(yè)務人員會參與稅務計劃的制定，包括識別可能引起審計問題的潛在稅務風險。業(yè)務人員要了解公司需要哪些信息來成功的為審計防范工作做準備，這樣他們就能隨時明確自己的具體工作。通過檢查需要額外信息的稅務狀況，他們還了解到如何來應付稽查人員。3. 監(jiān)控政府審計在公司所在地的權(quán)限范圍。政府審計不是剛性的。每一稅務管轄機關(guān)有其適用的不同稅法和對法律的不同解釋。當法律非常復雜、含糊、陳舊或漏洞百出時尤其是這樣。由此產(chǎn)生的灰暗面使審計流程比較主觀，使公司易承受較高的稅務負擔和懲罰。最好的計算這種不確定因素的方法是盡可能了解稅務管轄機關(guān)的審計方案，以及他們?nèi)绾尾枚ǘ悇蘸戏ㄐ詥栴}。這樣，公司能避免上述費用并產(chǎn)生額外的稅務節(jié)約的想法。領先的企業(yè)會維護一個信息庫，內(nèi)容關(guān)于稅務管轄機關(guān)的審計趨勢，包括他們自己的稅務審計歷史和稽查人員指出的重要問題。他們還跟蹤涉及審計爭議的法院案例，因為這通常能提供對稅法的權(quán)威解釋（至少在另一案例解決前是權(quán)威的）。公共事務部門或政府聯(lián)絡員還會就任何試圖彌補稅法漏洞的立法行為予以報告，因為這體現(xiàn)了稽查人員要調(diào)查的問題類型，或?qū)Ψ傻慕忉寣⑷绾胃淖儭＠纾涸诼兑姿拱材戎葑錾獾墓疽庾R到，如果要獲取更多的超額利潤，就可能會違反當?shù)氐墓礁偁幏?。WinnDixie 雜貨店公司最近卷入了一場露易斯安娜州的法律糾紛，因為該州聲稱公司欠下了500萬美元的稅款。根據(jù)1994年的審計，WinnDixie官員拒絕支付這筆稅款，他們相信公司正確的上報了收入。而州政府反對公司把凈營運收入從公司的收入中扣除，從而免繳1992年和1993年的稅。公司官員認為政府已經(jīng)超越了職權(quán)去調(diào)整已被歪曲了的收入，而這應是公司在根據(jù)稅法進行調(diào)整收入后的數(shù)據(jù)。他們相信，如果露易斯安娜州贏了這場官司，則會影響公司正確上報其收入。4. 定期就潛在的審計問題與高層管理者交流。稅務會影響公司的財務穩(wěn)定性，尤其是在目前地方、州和聯(lián)邦的稅率逐步上升的情況下。因此，公司的領導層必須密切參與稅務計劃制定、稅務合法性活動和審計防范工作，包括審批審計戰(zhàn)略和相應的預算。高層管理者還要負責決定是接受還是反對稅務評估，這需要對審計問題有充分的認識。領先公司的稅務經(jīng)理會定期與高層管理者進行會面，報告當前的稅務和審計問題并回答相關(guān)提問。他們會通知與稅務機關(guān)進行的所有討論或信息交流以保證審計活動和公司的總體目標相一致。非稅務主管也會參與稅務部的戰(zhàn)略計劃會議，包括與稽查人員進行的初步會議。5. 為審計流程建立績效評估指標。績效評估量化了公司執(zhí)行戰(zhàn)略活動的情況。通過識別那些與審計防范工作相關(guān)的活動，公司設立一定的標準并鼓勵員工最好的履行其職責。這還促進了對員工執(zhí)行不同工作的表現(xiàn)的評估。如果公司達不到所期望的績效水平，員工就能回顧自己的工作并作出改進。領先公司建立審計績效評估是為了衡量： 每一稅務年度完成政府審計工作的總時間 進行審計防范工作所需的人員時間 重新填制納稅申報單的頻率和成本 每一稅務年度進行財產(chǎn)估價的成本 按支付或減免稅款的一定比例支付的罰款和罰息的成本B. 利用一個綜合的財務系統(tǒng)在交易發(fā)生時自動獲取稅務數(shù)據(jù)。原理167。 為什么運用最佳實踐一個綜合的財務系統(tǒng)能保護稅務數(shù)據(jù)的流動，使之能夠及時從個業(yè)務部門流入到稅務部門，從而減少了稅務數(shù)據(jù)在電子和人工處理中丟失或遭到歪曲。結(jié)果，公司能完成和詳細記錄所有的交易，這是最好的防御措施。綜合性就要求每個業(yè)務部門都要使用一個標準的核算包，無論何種地區(qū)和業(yè)務單位。它能減少從不同的核算系統(tǒng)中整合數(shù)據(jù)而導致的時間和金錢上的支出。167。 公司能得到什么 提高對稅務數(shù)據(jù)的管理 對所有交易更完整和詳細的記錄 減少從不同的核算系統(tǒng)中整合財務信息的工作 更有效的對財務信息編碼 改善及時獲得財務信息的途徑行動步驟——改進公司的流程1. 在公司范圍內(nèi)為綜合財務系統(tǒng)制定一個計劃。盡管采用綜合的財務系統(tǒng)是一種最佳實踐，能提高財務報告的準確性，但很少有公司會實施。他們不同的業(yè)務單位、部門和分枝機構(gòu)使用的是完全不同的會計系統(tǒng)，使用多種形式、類別和標準來匯報稅務數(shù)據(jù)。這就使稅務工作和審計防范周期中數(shù)據(jù)的整合工作耗時又耗財，還會把錯誤帶入流程并產(chǎn)生額外的問題。不幸的是，如果處理不當，替換一個全新的系統(tǒng)就和使用多個分散系統(tǒng)一樣昂貴。許多領先企業(yè)在一段時間內(nèi)分步實施轉(zhuǎn)變，也許兩年或三年，這延長了支付期限，使員工能在新系統(tǒng)完全啟動前有接受和學習的機會。首先，公司要在技術(shù)人員的幫助下檢查其需求。綜合財務系統(tǒng)把所有業(yè)務與一般的信息技術(shù)和兼容的軟件聯(lián)系起來。他們支持對標準化會計系統(tǒng)和簡單的總帳的使用——這能保護財務信息流并消除可能的信息失真。稅務部、業(yè)務單位和其它財務運作部門的代表可以根據(jù)其特定和共同的需求提出建議，使系統(tǒng)能更好的支持他們的工作。對稅務部來說，這種支持尤為重要，因為如果稅務數(shù)據(jù)不準確、不及時或不完整，公司會產(chǎn)生不良法律后果。通過標準化全球范圍內(nèi)辦事處的核算系統(tǒng)，TNT全球快遞－座落于阿姆斯特丹的國際快遞公司－顯著的提高了其稅務執(zhí)行和審計流程?，F(xiàn)在公司使用一個統(tǒng)一的分類總帳，稅務部門能更好的及時獲取和驗證財政信息，并更準確的打算財政和稅務披露。該做法反過來也幫助審計流程。TNT每次有15－25政府審計，自1994年起沒有進行過稅務調(diào)整。2. 在交易層面，電子化的生成與稅務有關(guān)的財務信息編碼。用于稅務的編碼能識別財務信息的突出特點，這樣它能受到必要的稅務處理。通過把編碼應用于交易層面，公司能及時組織輸入財務系統(tǒng)的信息。數(shù)據(jù)被自動的分類和傳遞，有時還會進入稅務計劃編制和稅務合法性軟件。編碼流程獲取稅務和財務報告的數(shù)據(jù)。領先公司的稅務部參與編碼的制定，這樣就能獲得準確的稅務信息。通常，編碼能識別重要的數(shù)據(jù)特點，例如： 交易的本質(zhì)，如銷售、采購、合并或收購 產(chǎn)生的稅務，如所得稅、營業(yè)稅或財產(chǎn)稅 特別稅務處理，如可扣除成本或經(jīng)營損失3. 對各業(yè)務部門和財務操作部的員工進行有關(guān)正確運用稅務編碼的培訓，并監(jiān)控他們的工作。培訓員工如何正確對稅務數(shù)據(jù)進行編碼能減少公司由于錯誤或不完整的財務信息而無意中填報錯誤的納稅申報單的可能性，這類錯誤會導致額外的評估、懲罰和罰息費用。這還減輕了稅務部長期而高成本的手工對稅務數(shù)據(jù)進行確認的流程。一些公司把這類培訓和日常操作結(jié)合起來。經(jīng)理和員工一起工作，幫助他們學習稅務問題和如何正確對財務信息進行編碼。另一些公司提供較為正規(guī)的培訓，就稅務和審計問題定期開展研討和學術(shù)會議。一旦員工接受了充分的培訓，大多數(shù)公司發(fā)現(xiàn)這有助于管理他們是否正確的應用了稅務編碼并獲得了稅務部準備納稅申報單和建立審計防范工作所需的信息。要求稅務部員工找出錯編的稅務數(shù)據(jù)模型并定期與業(yè)務單位和財務部經(jīng)理會面，保證他們收到了所有業(yè)務交易的完整信息。4. 保存當前完整的稅務記錄，并詳細記載每一次商業(yè)交易。完整而詳細的稅務記錄是對審計最好的防范準備。它會提供公司需要的信息來支持其稅務狀況并建立稽查人員對公司的信心。當稽查人員看到公司把其工作整理的井井有條，他們會認為公司沒有故意隱瞞，并為遵守稅法作出了努力。稅務記錄涵蓋了很多信息，包括所有業(yè)務交易、現(xiàn)有員工人數(shù)和賠償數(shù)據(jù)、支持稅務減免的活動細節(jié)，如資產(chǎn)貶值、慈善捐獻、存貨注銷、凈營運損失等。為了獲得這些信息，領先企業(yè)投資于電子數(shù)據(jù)庫，讓所有員工都能使用。他們還就稅務和審計記錄的保持流程對員工進行培訓，這樣每個人都了解如何記錄其工作。C. 填制為審計作準備的納稅申報單。原理167。 為什么運用最佳實踐當公司在記錄納稅申報單之前花時間回顧潛在的審計事項時，稅務審計將成為一個低成本、完整的流程。作為對公司稅務地位的檢查，驗證他們是否得到了事實的支持，公司是否會卷入到不必要的法律風險中去。一旦問題得到確認后，公司可以修正其稅務地位，減少稽查人員最終需要檢查的事件。最終結(jié)果是能夠縮短審計周期，減少調(diào)整次數(shù)。而且，接收審計的單位會與稽查人員能夠保持良好的工作關(guān)系。167。 公司能得到什么 便宜和持續(xù)的審計 更好的安全性，以及準備充分的員工 對稅務地位的保護 與稽查人員保持更好的工作關(guān)系 更短的審計周期 減少調(diào)整的次數(shù)，避免評估、罰款和利息支出行動步驟——改進公司的流程1. 在準備公司的納稅申報單時，編輯審計防范文檔。納稅申報單的準備過程是編輯審計防范文檔的最佳時機，因為公司為檢查稅務記錄和依法納稅情況做好了準備。同時，公司很容易確定它是否有足夠的信息來支持其稅務狀況——通過稽查人員的分析。如果有重要數(shù)據(jù)發(fā)生丟失，員工能在公司最后確定納稅申報單之前找到。這種早期的準備工作能防止員工在審計開始后勉強拼湊一些根本不存在的信息，這會耽擱工作，還會削弱公司的審計防范工作。此外，公司能在還來得及對數(shù)據(jù)作出調(diào)整前，檢驗它們是否完全合法。2. 明確稽查人員可能會提問哪些問題。通過有根據(jù)的推測稽查人員會如何處理其納稅申報單，領先公司縮小了其審計防范工作的注意力。員工能集中精力就特定問題建立很好的防范措施，估計公司為自己辯護的力度。如果稅務狀況沒有得到很好的支持，那還來得及在納稅申報單最終定稿前進行修改。稅務部的資深人員通常具備識別稽查人員問題的必要技能。大部分人員有很多的審計經(jīng)驗，這豐富了他