【正文】 要互相知曉的事項。6. 通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況。7. 報告：向上級機關匯報工作，反映情況，提出建議。8. 請示：向上級機關請示指示、答復、審核、批準有關事項。9. 批復：答復隸屬部門的請示事項。：機關之間相互商洽工作，詢問，答復問題，向有關主管部門請示、批復等。：傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守、執(zhí)行的。第二章 公文格式第六條 公文格式是一般由標題、發(fā)文字號、秘密等級、緊急程度、主送機關、附件、印章、發(fā)文時間、抄送機關等部分組成。1. 公文標題：應當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應標明發(fā)文單位（部門）和公文種類，除批轉法規(guī)性文件外，一般不加書名號。2. 發(fā)文字號：包括公司及部門的代字、年號、順序號，如“總裁辦（97）第12號”發(fā)文。幾個部門聯(lián)合發(fā)文，只標明主辦部門發(fā)文字號。3. 公文一律加蓋印章，蓋印的位置，在文件末尾年月日的中間。上報上級機關的公文，應注明簽發(fā)單位。4. 秘密公文應分別表明“絕密”、“機密”、“秘密”。緊急公文應分別標明“特急”、“急”。5. 向上級機關請示，只寫一個主送機關。如果需要同時報送另一個上級機關，可以用抄報的形式。6. 公文如有附件，應在正文后、本公司或本部門名稱之前，注明附件的順序和標題。7. 公文上的時間：重要公文以簽發(fā)日期為準；一般性的公文，也可以以實際蓋印的日期為準；經(jīng)過會議通過的公文，以通過的日期為準（應在標題之下，正文之前標明會議名稱和通過日期）。8. 公文紙一般用十六開型，左側裝訂，送上級領導審批簽發(fā)的公文，一律用公司的發(fā)文稿紙。“布告”、“通知”、“通告”用紙大小，根據(jù)實際需要確定。第三章 行文規(guī)則第七條 向上級機關請示的公文，一般不得越級請示。因特殊情況，必須越級行文請示時，應抄報越過的機關。第八條 同級機關、部門可以聯(lián)合行文，但部門之間未對有關問題協(xié)商一致時，不得各自下行文。第九條 公司各級職能部門在自己職權范圍內(nèi)，可以相互行文，也可以根據(jù)公司的授權和有關規(guī)定答復有關部門請示的有關業(yè)務問題，但無權作指示。本公司行政部門的公文，不能對黨的組織作指示、交任務。第十條 請示的公文，一般應一文一事。除公司領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導干部個人。第四章 公文處理程序第十一條 公文處理程序一般包括收文登記、批辦、擬辦、催辦以及擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、立卷、銷毀。第十二條 凡需要辦理的公文，文書人員應根據(jù)文件內(nèi)容和性質，逐一登記后，先有辦公室主任閱答，然后送公司領導指示或交有關職能部門辦理，并負責檢查催辦、防止漏辦和壓誤，對緊急公務提出辦理時限。第十三條 凡涉及其它部門的問題，主辦部門應主動與有關部門協(xié)商、會簽。上報的公文，如有關方面意見不一致，應如實反映不同意見。第十四條 公司各級領導外出開會帶回與本公司有關的材料（包括親自接到的文件和群眾來信）。應先交文書人員辦理收文登記后再批辦。如急需批辦的自行附上文件“處理單”，寫上批辦意見，然后再交文書人員，辦理登記手續(xù)，個人不得私留。第十五條 草擬、校簽、印制公文注意事項：1. 要符合國家的法律、法規(guī)，符合黨和政府的方針、政策和上級機關的有關規(guī)定。2. 情況要確實，觀點要明確，條例要清楚，層次要分明，文字要簡練，書寫要工整，標點要準確，篇幅要力求簡短。3. 人名、地名、數(shù)字、引文要準確。公文中的時間應有具體的年月日，不得使用簡稱。機關名稱，第一次應用全稱，以下可以用簡稱。4. 全文中的數(shù)字，除發(fā)文字號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其它必須用阿拉伯數(shù)碼外，一律用漢字寫，在同一公文中，數(shù)字的書寫應前后一致。5. 引用公文應注明公文的發(fā)文時間、機關、文號和標題。答復的公文一般要引用被答復公文的文號（無文號，引用時間）和標題。6. 草擬和核簽公文要用鋼筆或毛筆，不要用圓珠筆和水彩筆。書寫位置不要超越左側裝訂線。7. 公文由部門草擬后，由總裁辦填寫文件報批表送主管領導審閱、簽發(fā)。8. 公文統(tǒng)一由總裁辦印制、發(fā)放，并負責用印和公文把關。集團公司行文一般發(fā)到直屬部門、直屬分公司、廠一級。9. 公文（資料）復印必須填寫“復印單”，以便使公文、資料、檔案受控。合同、財務報表等機密材料原則上不得復印。第十六條 各級領導審批公文要認真負責，文件主批人要簽署自己的意見、姓名和時間，批辦意見應寫在“處理單”的批示欄內(nèi)，如不敷書寫，要另復紙張。除非特殊原因或特交待，文件審批時間不能超過三天，否則按同意處理。第十七條 上級機關如用口頭或電話答復本單位（部門）的請示的公文，應做好記錄或在單位（部門）的請示文稿上加以注明（包括）雙方對話人的姓名、內(nèi)容和時間。第十八條 總裁辦公室在將公文稿送董事長或總裁等簽發(fā)之前，應認真做好把關工作。審核的重點是：是否需要行文；公文提出的內(nèi)容和措施是否明確具體，切實可行；文字表達、文種使用、格式等是否符合本細則的有關規(guī)定。第十九條 文書人員對送發(fā)的文稿，如發(fā)現(xiàn)有不符合本細則有關規(guī)定的，應提請有關人員考慮。核稿人如作較大的修改，一般要交承辦人復閱；文稿經(jīng)公司領導簽發(fā)，他人不得擅自改動。第二十條 上報的公文，如不符合本細則第七條、第十三條和第十五條第一款的規(guī)定，受文機關可退回承報單位。第二十一條 公文傳遞必須做到準確、及時、安全，傳遞機密公文時，必須采取相應的保密措施。第五章 公文立卷、銷毀第二十二條 公文辦理完畢后，承辦人應根據(jù)文書材料立卷歸檔的要求，將公文底稿，正文和有關材料收集齊全，交文書人員統(tǒng)一保管。第二十三條 公文立卷要注意保持文件之間的歷史聯(lián)系，反映本部門的主要工作情況，便于保管、查找和利用。第二十四條 文書部門將立好的案卷，于第二年的上半年向檔案室歸檔，對不符合歸檔要求的案卷，檔案室應退回重新整理。第二十五條 任何個人不得私自保存和擅自銷毀公文，銷毀秘密公文要登記造冊，經(jīng)批準后，方可銷毀。公司人員離職，要徹底交清文件，辦理交接手續(xù)。第六章 各級領導公文處理規(guī)則第二十六條 為提高公司工作效率，確保文件質量和檔案的完整，準確反映本公司主要職能活動和歷史真實面貌，以便更好地提供歸檔材料，望各位領導認真執(zhí)行以下公文處理規(guī)則：1. 熟悉了解文書處理辦法，關心、支持文書處理工作，帶頭遵守文書處理工作制度。2. 在批辦文件和信件時，批示應寫在文件傳閱處理單的批示欄內(nèi)或文件右側，不要寫在文件左側裝訂線上，如果“處理單”不夠批寫，須另附紙張。3. 外出帶回的文件，或下屬公司受到的文件要先交總裁辦公室辦理收文登記后再批辦，如急需批辦的，可自行附上文件傳閱處理單，寫上批辦意見，然后交文書人員補辦收文登記手續(xù)。4. 文件起草、批示須用毛筆或鋼筆，不能用鉛筆、彩筆或圓珠筆。5. 發(fā)文要用統(tǒng)一的擬稿紙，須經(jīng)審閱簽發(fā)，登記編號后方可打印、蓋章發(fā)出。6. 批辦、簽發(fā)文件時的簽名要簽全名，不能只簽一個姓，時間要寫年月日。7. 屬于傳閱文件、由文書（秘書）人員組織傳閱，文件傳到后及時閱讀，閱后及時歸還文書人員，不要在領導之間互相傳閱，以免丟失，文件審批時間不能超過三天，否則按同意處理（除特殊情況或特別交待）。8. 屬于集體領導活動的會議，如董事會、董事會擴大會議等確定專人做好會議記錄，字跡要清楚。召開公司大會、領導講話等在黨和報刊上刊登的文字清樣，也應交文書人員歸檔統(tǒng)一保管，不要留“小檔案”。9. 向上級的請求，上級用口頭或電話答復的，應作電話記錄或各式文件上加以注明。10. 調(diào)動工作時，應把承辦、借閱的文件、資料等加以清理，并辦理移交歸還手續(xù)，或交文書人員處理。第七章 部門文書人員文件資料管理制度第二十七條 部門文書人員是文件資料、檔案管理的基礎，具體負責各部門文件資料管理。因此，應做到以下幾點：1. 嚴格執(zhí)行文書資料的收集、整理、歸類等保管工作。2. 按照公司有關資料管理（檔案）的規(guī)定，定期向公司資料（檔案）室移交資料（每年11月25日前、7月25日前）。3. 做好上級部門下發(fā)的各類機要文件、內(nèi)部資料、期刊、簡報收文登記工作。4. 做好公司各項工作發(fā)文的保管登記工作。5. 做好文件材料的保密、核對、清退、借閱等工作。第八章 綜合資料（檔案）管理第二十八條 資料（檔案）管理必須遵守以下通則：1. 負責資料（檔案）管理的人員必須嚴格執(zhí)行有關資料接收、登記管理和借閱的制度，履行登記、簽收手續(xù)。2. 負責資料（檔案）管理的人員必須嚴格執(zhí)行《檔案法》和《保守國家秘密法》，做好保密工作。3. 任何人員未經(jīng)批準不得私自將資料（檔案）帶出公司，不得涂改，不得隨意復印，私自摘抄。4. 負責接收、收集、管理、保管和提出利用分管范圍內(nèi)的檔案，力求達到完整、準確。5. 資料借閱必須填寫借閱申請單，并經(jīng)主管領導簽名同意后方可借閱，且不能將資料帶出公司，必要時只能復印。第二十九條 文件資料收集歸檔范圍、會議紀要、決議等 【永久】、講話稿及聲像材料：重要的 【長期】 一般的 【短期】：重要的 【長期】 一般的 ，組織機構建立、合并、撤銷、更改名稱及改變公文等文件資料 【永久】、簡報。貫徹執(zhí)行： 【永久】 參照執(zhí)行： 【短期】6. 黨和國家領導人以及上級機關領導來公司視察、檢查。 調(diào)查工作時題詞、講話和音像資料 【永久】7. 本公司工作計劃、發(fā)展規(guī)劃、總結、報告、決定、規(guī)定。 通知、通報、規(guī)章制度等 【永久】8. 本公司對各項工作發(fā)文及上級機關批復 重要問題： 【永久】 一般業(yè)務問題： 【長期】，公司史及反映公司重大活動的材料（包括照片、聲像） 【永久】，本公司大型活動形成的材料（包括照片、聲像等） 101 總結、報告、批復 【永久】 102 一般函件、安排 【短期】 、啟用的通知及印章銷毀 【永久】 、協(xié)議書等文件材料 【永久】： 【永久】 一般的： 【短期】14邀請有關為名譽、客座教授、顧問及授予榮譽證書等 【永久】第三十條 科技檔案管理1. 科技檔案是指新產(chǎn)品開發(fā)、科研、技術等科技工作相關資料文件，屬于企業(yè)無形資產(chǎn)的重要部分，必須嚴格管理。2. 科技檔案內(nèi)容應包括從項目開題報告，立項報告，實驗、試驗記錄到結題簽訂各環(huán)節(jié)所有材料。3. 科技檔案按項目名稱分類整理，分為新產(chǎn)品開發(fā)、科研、技術改造三大類，每一類都必須嚴格保密。4. 凡已結題的集團公司級項目，其相關資料都必須進集團公司總裁辦檔案室保存，其它由各單位自行保存。第三十一條 購銷合同管理1. 購銷合同協(xié)議是市場行為重要的法律依據(jù)和經(jīng)濟秘密，必須妥善保管。2. 購銷合同、協(xié)議在執(zhí)行完后，每年一月二十五前由業(yè)務主管部門、分公司轉送總裁辦檔案室保存。3. 應轉送總裁辦檔案室保存的購銷合同是指：（1） 各部門主辦，以集團公司名義簽訂的產(chǎn)品購銷合同、協(xié)議。（2） 各部門主辦，以集團公司名義簽訂的生產(chǎn)要素購銷合同、協(xié)議。（3） 包括分公司的所有以上合同、協(xié)議。第三十二條 人事檔案由人事部統(tǒng)一管理（包括總部和廠、分公司所屬集團公司管理的干部）。財務檔案由財務部門統(tǒng)一管理。但都必須接受總裁辦檔案室的管理監(jiān)督。第三十三條 基建檔案管理1. 基建檔案是指整修建設項目從醞釀、決策到建設投產(chǎn)的全過程中形成的應歸檔的文件，包括基本建設項目提出的調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。2. 本公司形成的基建檔案，應由經(jīng)辦部門按照歸檔要求，負責整理立卷，經(jīng)辦部門檔案人員應參加竣工驗收。3. 基建檔案的歸檔范圍：（1）項目申請報告及批準文件 【永久】（2）可行性研究報告及批準文件 【本人】（3）計劃任務書（即設計任務書）及批準文件 【永久】（4）擇址報告及批準文件 【永久】（5）資源調(diào)查報告 【永久】方案設計及批準文件 【本人】（6）初步設計及批準文件 【永久】（7）技術設計及批準文件 【永久】（8）施工圖設計 【短期】（9）設計基礎材料