【正文】 第 26 條 公文的編號。公文由行政管理中心按文種統(tǒng)一進行編號，編號包括文種類別、順序號和年份等信息，具體編號規(guī)則參見《公文管理辦法》和《公司公文編號規(guī)則》 。第 27 條 檔案的編號。檔案采用多種方式進行編號，具體編號規(guī)則參見《檔案管理辦法》 。第 28 條 體系文件的編號。主要包括整合程序文件、質量管理體系文件、環(huán)境管理體系文件、職業(yè)健康安全管理體系文件、環(huán)境管理體系與職業(yè)健康安全管理體系整合的程序文件等，具體編號規(guī)則參見《文件、法律法規(guī)要求控制程序》 。第 29 條 制度文件的編號。：WYJS□□□□X□□□□□□部門代號 順序號 發(fā)布年號：以集團部門名稱的前四個字拼音首大寫字母表示。經(jīng)營管理中心、工程管理中心、企業(yè)技術中心、財務管理中心、行政管理中心、人力資源中心、企業(yè)管理中心、監(jiān)督審計中心的的代號依次為“JYGL” 、 “GCGL”、“QYJS”、 “CWGL”、 “XZGL”、 “RLZY”、 “QYGL”、 “JDSJ”。：X 表示文種代號，其中 A 代表“指令文件” 、B 代表“管理文件” 、C 代表“流程文件” 、D 代表“作業(yè)文件” 、E 代表“表圖文件” 。：以兩位或三位阿拉伯數(shù)字表示，如 01,02 等，可按邏輯順序排布，也可按時間順序排布。：以公元紀年的四位阿拉伯數(shù)字表示，如 2022，視情況可省略。第六章 文件的發(fā)放與簽收第 30 條 文件發(fā)放前由文件發(fā)放部門提出文件發(fā)放范圍，根據(jù)文件性質由相應一級負責人批準后方可發(fā)放，其中管理手冊和程序文件由企業(yè)管理中心擬訂分發(fā)名單，經(jīng)管理者代表批準后分發(fā)，同時做好文件發(fā)放記錄。第 31 條 外來行政文件統(tǒng)一由行政管理中心負責控制，集團領導批示后進行傳閱或轉發(fā)。其他外來的管理性文件由行政副總批準發(fā)放范圍，行政管理中心執(zhí)行發(fā)放，或由行政管理中心把法規(guī)、標準等文件的名稱、代號書面或在OA 辦公平臺上通知有關部門、單位，由有關部門和單位自行購買收集。第 32 條 國家、行業(yè)發(fā)布的有關建筑業(yè)法律法規(guī)、技術、質量標準、規(guī)范、圖集，由集團企業(yè)技術中心把標準、規(guī)范、圖集的名稱、代號書面或在 OA 辦公平臺上通知有關部門、單位，由有關部門和單位自行購買。地方發(fā)布的有關建筑業(yè)法規(guī)、技術、質量標準、規(guī)范、圖集等由區(qū)域公司收集，報企業(yè)技術中心備案。第 33 條 施工圖、施工圖會審紀要、工程變更設計聯(lián)系單，由區(qū)域公司技術部負責管理。第 34 條 新文件的發(fā)放如涉及到原有文件的作廢，應在新文件發(fā)放后立即廢止，且廢止日期須按廢止的相關程序予以保管或銷毀。第 35 條 集團發(fā)放的文件必須辦理簽收手續(xù)。由行政管理中心提供《文件發(fā)放登記表》 （見附件 1）和《文件回收登記表》 （見附件 2） ，交相關收文人簽收。第七章 文件的保存第 36 條 文件的保存形式。文件可以以書面形式或電子版形式保存，以電子版形式保存應有備份。第 37 條 文件的原件由行政管理中心負責保存，副本由各部門負責保存。第 38 條 文件要分類保存，便于閱覽。查閱和借閱文件程序參見《檔案管理辦法》 。第 39 條 當文件被毀壞、污染、脫色時，應重新領取新文件，同時交還原文件。文件丟失時，向文件發(fā)放部門重新申請領取新文件。第八章 文件的更改第 40 條 文件需要更改時，應由更改提出人或更改提出部門負責人填寫《文件更改申請表》 （見附件 3） ，說明更改原因，對重要的更改還應附有充分的證據(jù)。第 41 條 文件更改的審批，應由原審批部門審批，當原審批人不在職時，可由接替其崗位的人員審批。第 42 條 文件更改批準后，由文件歸口部門實施更改。第 43 條 外來文件的更改應直接由相關文件的歸口管理部門，根據(jù)文件的有效性及時通知文件使用部門。第 44 條 文件的更改/修訂方式。：當更改內(nèi)容不多時，由更改部門下達更改通知單，寫明更改內(nèi)容，由文件使用部門(人)在相應位置上劃改。：當修改內(nèi)容較多時，由文件發(fā)放部門對相應頁重新打印后，與所有在用文件的相應頁進行撤換，收回舊頁。：當文件需多處更改時，并經(jīng)多次更改，影響使用時，由發(fā)放部門重印新版，進行更換。，局部劃改可不作統(tǒng)計。換版則指文件整體換版，程序文件可以在特殊情況下進行單個文件換版。管理手冊換版時，所有程序文件應隨之換版。第 45 條 文件版本修訂狀態(tài)。對于需要修訂的體系文件、制度文件等，應在文件標頭欄，按 ISO9000 標準標明文件的版本/修改狀態(tài)，例如初版未修改文件的“版本/修改狀態(tài)”為“A/0” ，第 4 次修改后的“版本/修改狀態(tài)”為“A/4”，第 5 次修改則需換版， “版本/修改狀態(tài)”變?yōu)椤癇/0” 。第九章 文件的廢棄與銷毀第 46 條 作廢文件從各使用現(xiàn)場收回后，由歸口部門填寫《文件銷毀審批表》 （見附件 4） ，文件歸口部門負責人批準后，統(tǒng)一銷毀。作廢的管理手冊和程序文件經(jīng)行政副總批準后銷毀。第 47 條 若因法律或積累知識等需要保存和參考而保留的失效或作廢文件，必須作好作廢或失效的標識。第十章 附則第 48 條 本辦法由集團企業(yè)管理中心、行政管理中心負責起草、修訂與解釋與監(jiān)督執(zhí)行。第 49 條 本辦法經(jīng)集團高層經(jīng)營班子會議審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行。第 50 條 附件：（1）文件發(fā)放登記表；（2）文件回收登記表；（3）文件更改申請表；（4）文件銷毀審批表。附件 1文件發(fā)放登記表部門/區(qū)域公司/項目部序號文件編號 文 件 名 稱發(fā)放部門發(fā)放編號簽收日期經(jīng)手人受控情況發(fā)放人： 批準人： 日期： 年 月 日附件 2文件回收登記表序號文件編號 文 件 名 稱回收部門回收編號簽收日期回交人受控情況回收人： 批準人： 日期： 年 月 日附件 3文件更改申請表部門：文件名稱 文件編號文件更改理由依據(jù)更改頁碼和條款原 內(nèi) 容 更 改 后 內(nèi) 容更改申請人年 月 日原文件審核部門意見年 月 日原文件批準部門意見年 月 日附件 4文件銷毀審批表部門：序號 文件編號 文 件 名 稱 數(shù)量 銷毀理由 銷毀日期 備注編制人： 批準人： 日期： 年 月 日四、公文管理辦法第一章 總則第 1 條 為進一步規(guī)范公司公文管理，促進公文制訂、接收、發(fā)放及存檔工作的程序化、制度化、標準化，確保國家、地方行業(yè)法規(guī)及公司政策、制度、工作指示、工作匯報等及時上傳下達和跟進落實，提高行政工作效率和質量，制訂本辦法。第 2 條 本辦法適用于公司所有公文的收發(fā)、閱批、分轉與歸檔等整個過程的辦理與控制。第 3 條 主要職責。：負責公文的審核、批示、簽發(fā)等。：負責重要公文的起草、公文的審核、有關公文規(guī)范的制定；：負責公文的收發(fā)實施、傳閱、督辦、歸檔等。：負責對相關收文的批辦及本部門所發(fā)公文的起草與核稿等。第二章 公文的類別第 4 條 按照公文來源，將公文分為外來公文與內(nèi)部公文兩類。、行業(yè)主管部門等外單位（轉）發(fā)給公司的公文。，包括集團下發(fā)的或下屬各單位下發(fā)的規(guī)章制度、通知、通告、通報、任命、決定、計劃總結報告、會議紀要和階段性規(guī)定等。第 5 條 按照公文收發(fā)的單位層級方向，將公文分為上行文、下行文、平行文三類。，指各單位向上級單位或公司職能管理部門請求指示、匯報工作、反映情況、答復詢問所用的公文，文種有“請示、報告” 。，指公司或公司職能管理部門向各單位下發(fā)的文件，文種有“指示、批復、通知、通報、決定、決議”等。，指沒有行政隸屬關系或職能管理關系的各單位用于聯(lián)系業(yè)務或往來活動的知照性文件，文種有“函” 。第 6 條 按照公文的文種，將公文分為正式公文與非正式公文。：決定、通知、通報、管理辦法、條例、規(guī)定等。：會議通知、會議紀要、工作聯(lián)絡函、臨時授權委托書、請示、報告、申請等。第 7 條 按照公文的保密等級劃分，分為普通公文與保密公文。第 8 條 常見公文文種的選用。：領導對下級單位布置工作，闡明工作、活動的指導原則。：對某些重要事項做出決定和對重大行動做出安排。：經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項。：傳達上級的指示，要求下級辦理或者知悉的事項，批轉下級的公文或轉發(fā)上級、同級和不隸屬單位的公文，可帶附件；對內(nèi)部公布規(guī)章制度、人事任免以及其他需知照和共同執(zhí)行的事項、計劃、規(guī)劃、規(guī)定等。：在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事項。：對公眾公布應當遵守或周知的事項。：向國內(nèi)宣布重大事件。：表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項。：向領導、上級單位匯報工作，反映情況；重要會議的發(fā)言稿。：經(jīng)營分析會、總結計劃會、工作例會、專題會議等重要會議的內(nèi)容綱要、規(guī)定事項和工作指示等。：向領導、上級單位請示某項工作中的重要問題、明確某項政策界限、審核批準某些重要事項。：向上級或同級別請求批準一般事項。：答復下級部門（單位）的請求事項。：平行單位間聯(lián)系業(yè)務、洽談工作或知照相關方；向無隸屬關系的有關主管部門（單位）請求批準和答復審批事項。第三章 收文管理第 9 條 收文主體及范圍。外來公文主要分為業(yè)務收文（含建設集團業(yè)務及其他業(yè)務） 、黨委收文、工會收文三大類。，對重要公文應轉交行政管理中心歸檔（參見《檔案管理辦法》） 。第 10 條 外來公文的簽收。，并填寫《外部收文登記表》 。在簽收和拆封時，要認真核對封口與郵戳。發(fā)現(xiàn)函件有異常應查明原因，做出相應處理。、行業(yè)主管部門等重要機構發(fā)來的機要文件要進行信封、文件、文號、機密編號的檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時上報，并作異常登記。，以利于統(tǒng)計和查閱。對政府來文、行業(yè)來文可作更細分類，并進行統(tǒng)一編號。第 11 條 收文批辦流程（走 OA 流程） ，相關工作標準詳見《外部收文流程規(guī)范》。：集團機要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結時間→總裁批示→機要秘書發(fā)送傳閱→各部門領導批辦→機要秘書歸檔。：集團機要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結時間→行政副總裁審核→黨委書記批示→機要秘書發(fā)送傳閱→各部門領導批辦→機要秘書歸檔。：集團機要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結時間→工會主席審核→黨委書記批示→機要秘書發(fā)送傳閱→各部門領導批辦→機要秘書歸檔。第 12 條 收文批辦注意事項。為加速文件運轉，行政管理中心人員應根據(jù)文件緊急程度與重要度，及時發(fā)起 OA 流程；在領導批示后，督促各部門批辦，并及時歸檔。傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，任何人不得將重要文件帶回家和公共場所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露其內(nèi)容。如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得行政管理中心主任同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔、周轉。第 13 條 本公司人員外出參加會議帶回的文件及資料，及時送交行政管理中心進行登記（參見《檔案管理辦法》） 。第四章 發(fā)文管理第 14 條 發(fā)文主體。公司正式公文的發(fā)文工作由行政管理中心負責。各部門、各組織（黨委、工會等）需要正式向上反映重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文的，向行政管理中心提出發(fā)文申請，并由行政管理中心發(fā)文。第 15 條 發(fā)文范圍。凡是以公司名義，由行政管理中心發(fā)出的文件、通告、制度、決定、決議、請示、報告等，均屬于發(fā)文范圍。第 16 條 發(fā)文批辦流程（走 OA 流程） ，相關工作標準詳見《內(nèi)部發(fā)文流程規(guī)范》。：部門發(fā)起人→部門負責人審批→業(yè)務分管領導審批→企業(yè)管理中心主任核稿→總裁簽發(fā)→董事長簽發(fā)→行政管理中心主任填寫辦理意見→行政管理中心編號、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。：企業(yè)管理中心主任起草→行政副總裁核稿→黨委書記簽發(fā)→行政管理中心編號、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。：企業(yè)管理中心主任起草→工會主席核稿→黨委書記簽發(fā)→行政管理中心編號、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。第 17 條 發(fā)文格式要求。行政公文一般有公文版頭、發(fā)文字號、標題、主送單位、正文、附件說明、生效日期、版尾（主題詞、抄送單位、印發(fā)說明、頁碼） ，見《公文格式模板》 （詳見附件 110） 。在公文首頁正上方為紅色方正粗宋字體，字樣為“**建設集團股份有限公司文件”或者“**建設集團股份有限公司委員會文件” ，代表公文屬性，如“**建設集團股份有限公司工會委員會文件” 。字號由三部分組成，前面用“**建設”表示公文類別（詳見附件 13《公司發(fā)文編號規(guī)則》 ） ，中間為年份，后面為本年份該類公文的順序編號，如“**建設〔2022〕12 號” 。指精煉、準確概括公文主要內(nèi)容的綱要性文字，末尾應含文種，整個標題中一般不含標點符號（除頒發(fā)規(guī)章制度或轉發(fā)其他公文時加書名號、并列單位間加頓號外） ，如“關于季度質量、安全大檢查通報” 。在標題下，頂格寫明主送對象，末尾加冒號，如“各區(qū)域公司、項目部：” 。除下行文和平行文之外，上行文一般只有一個主送單位。指公文的正式內(nèi)容，應層次分明，條理清晰，并以規(guī)范字體、字號書寫。公文如有附件，應緊接正文（正文下間隔一行，行首空一格）標明附件的順序號、名稱。附件應在版尾后另起一頁，并盡可能與公文正本裝