【正文】 附件應在版尾后另起一頁，并盡可能與公文正本裝。在標題下，頂格寫明主送對象，末尾加冒號，如“各區(qū)域公司、項目部：” 。指精煉、準確概括公文主要內(nèi)容的綱要性文字，末尾應含文種，整個標題中一般不含標點符號（除頒發(fā)規(guī)章制度或轉發(fā)其他公文時加書名號、并列單位間加頓號外） ，如“關于季度質(zhì)量、安全大檢查通報” 。字號由三部分組成，前面用“**建設”表示公文類別（詳見附件 13《公司發(fā)文編號規(guī)則》 ） ，中間為年份，后面為本年份該類公文的順序編號，如“**建設〔2022〕12 號” 。在公文首頁正上方為紅色方正粗宋字體，字樣為“**建設集團股份有限公司文件”或者“**建設集團股份有限公司委員會文件” ，代表公文屬性，如“**建設集團股份有限公司工會委員會文件” 。行政公文一般有公文版頭、發(fā)文字號、標題、主送單位、正文、附件說明、生效日期、版尾（主題詞、抄送單位、印發(fā)說明、頁碼） ，見《公文格式模板》 （詳見附件 110） 。：企業(yè)管理中心主任起草→工會主席核稿→黨委書記簽發(fā)→行政管理中心編號、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。：部門發(fā)起人→部門負責人審批→業(yè)務分管領導審批→企業(yè)管理中心主任核稿→總裁簽發(fā)→董事長簽發(fā)→行政管理中心主任填寫辦理意見→行政管理中心編號、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。凡是以公司名義，由行政管理中心發(fā)出的文件、通告、制度、決定、決議、請示、報告等，均屬于發(fā)文范圍。各部門、各組織（黨委、工會等）需要正式向上反映重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文的，向行政管理中心提出發(fā)文申請，并由行政管理中心發(fā)文。第四章 發(fā)文管理第 14 條 發(fā)文主體。如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得行政管理中心主任同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔、周轉。傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，任何人不得將重要文件帶回家和公共場所，也不得將文件轉借給其他人閱看。為加速文件運轉，行政管理中心人員應根據(jù)文件緊急程度與重要度，及時發(fā)起 OA 流程；在領導批示后，督促各部門批辦，并及時歸檔。第 12 條 收文批辦注意事項。：集團機要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結時間→行政副總裁審核→黨委書記批示→機要秘書發(fā)送傳閱→各部門領導批辦→機要秘書歸檔。第 11 條 收文批辦流程（走 OA 流程） ，相關工作標準詳見《外部收文流程規(guī)范》。，以利于統(tǒng)計和查閱。發(fā)現(xiàn)函件有異常應查明原因，做出相應處理。，并填寫《外部收文登記表》 。，對重要公文應轉交行政管理中心歸檔（參見《檔案管理辦法》） 。：平行單位間聯(lián)系業(yè)務、洽談工作或知照相關方；向無隸屬關系的有關主管部門（單位）請求批準和答復審批事項。：向上級或同級別請求批準一般事項。：經(jīng)營分析會、總結計劃會、工作例會、專題會議等重要會議的內(nèi)容綱要、規(guī)定事項和工作指示等。：表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項。：對公眾公布應當遵守或周知的事項。：傳達上級的指示，要求下級辦理或者知悉的事項，批轉下級的公文或轉發(fā)上級、同級和不隸屬單位的公文，可帶附件；對內(nèi)部公布規(guī)章制度、人事任免以及其他需知照和共同執(zhí)行的事項、計劃、規(guī)劃、規(guī)定等。：對某些重要事項做出決定和對重大行動做出安排。第 8 條 常見公文文種的選用。：會議通知、會議紀要、工作聯(lián)絡函、臨時授權委托書、請示、報告、申請等。第 6 條 按照公文的文種，將公文分為正式公文與非正式公文。，指公司或公司職能管理部門向各單位下發(fā)的文件，文種有“指示、批復、通知、通報、決定、決議”等。第 5 條 按照公文收發(fā)的單位層級方向，將公文分為上行文、下行文、平行文三類。、行業(yè)主管部門等外單位（轉）發(fā)給公司的公文。：負責對相關收文的批辦及本部門所發(fā)公文的起草與核稿等。：負責公文的審核、批示、簽發(fā)等。第 2 條 本辦法適用于公司所有公文的收發(fā)、閱批、分轉與歸檔等整個過程的辦理與控制。第 50 條 附件：（1）文件發(fā)放登記表；（2）文件回收登記表；（3）文件更改申請表；（4）文件銷毀審批表。第十章 附則第 48 條 本辦法由集團企業(yè)管理中心、行政管理中心負責起草、修訂與解釋與監(jiān)督執(zhí)行。作廢的管理手冊和程序文件經(jīng)行政副總批準后銷毀。對于需要修訂的體系文件、制度文件等，應在文件標頭欄，按 ISO9000 標準標明文件的版本/修改狀態(tài)，例如初版未修改文件的“版本/修改狀態(tài)”為“A/0” ，第 4 次修改后的“版本/修改狀態(tài)”為“A/4”，第 5 次修改則需換版， “版本/修改狀態(tài)”變?yōu)椤癇/0” 。管理手冊換版時，所有程序文件應隨之換版。，局部劃改可不作統(tǒng)計。：當修改內(nèi)容較多時，由文件發(fā)放部門對相應頁重新打印后，與所有在用文件的相應頁進行撤換，收回舊頁。第 44 條 文件的更改/修訂方式。第 42 條 文件更改批準后，由文件歸口部門實施更改。第八章 文件的更改第 40 條 文件需要更改時，應由更改提出人或更改提出部門負責人填寫《文件更改申請表》 （見附件 3） ，說明更改原因，對重要的更改還應附有充分的證據(jù)。第 39 條 當文件被毀壞、污染、脫色時，應重新領取新文件，同時交還原文件。第 38 條 文件要分類保存，便于閱覽。文件可以以書面形式或電子版形式保存，以電子版形式保存應有備份。由行政管理中心提供《文件發(fā)放登記表》 （見附件 1）和《文件回收登記表》 （見附件 2） ，交相關收文人簽收。第 34 條 新文件的發(fā)放如涉及到原有文件的作廢，應在新文件發(fā)放后立即廢止，且廢止日期須按廢止的相關程序予以保管或銷毀。地方發(fā)布的有關建筑業(yè)法規(guī)、技術、質(zhì)量標準、規(guī)范、圖集等由區(qū)域公司收集，報企業(yè)技術中心備案。其他外來的管理性文件由行政副總批準發(fā)放范圍，行政管理中心執(zhí)行發(fā)放，或由行政管理中心把法規(guī)、標準等文件的名稱、代號書面或在OA 辦公平臺上通知有關部門、單位，由有關部門和單位自行購買收集。第六章 文件的發(fā)放與簽收第 30 條 文件發(fā)放前由文件發(fā)放部門提出文件發(fā)放范圍，根據(jù)文件性質(zhì)由相應一級負責人批準后方可發(fā)放，其中管理手冊和程序文件由企業(yè)管理中心擬訂分發(fā)名單，經(jīng)管理者代表批準后分發(fā)，同時做好文件發(fā)放記錄。：以兩位或三位阿拉伯數(shù)字表示，如 01,02 等，可按邏輯順序排布，也可按時間順序排布。經(jīng)營管理中心、工程管理中心、企業(yè)技術中心、財務管理中心、行政管理中心、人力資源中心、企業(yè)管理中心、監(jiān)督審計中心的的代號依次為“JYGL” 、 “GCGL”、“QYJS”、 “CWGL”、 “XZGL”、 “RLZY”、 “QYGL”、 “JDSJ”。第 29 條 制度文件的編號。第 28 條 體系文件的編號。第 27 條 檔案的編號。第五章 文件的編號第 26 條 公文的編號。第 24 條 制度文件由各職能部門編寫，部門負責人審核，相關部門會簽，集團領導批準。第 22 條 施工組織設計和管理方案的編寫與批準執(zhí)行參照《施工組織設計、方案管理辦法》 、 《施工組織設計編寫與定期評審控制程序》和《管理方案編制及定期評價控制程序》 。第 20 條 管理手冊由管理者代表組織編寫，交企業(yè)管理中心復核，由行政副總審核，集團總裁批準。：目的、適用范圍、職責、程序內(nèi)容、相關記錄等。第四章 文件的編制與審批第 19 條 文件格式要求。第 17 條 企業(yè)管理中心負責及時評審（每年不少于一次）集團公司管理手冊、程序文件、目標、指標和公司下發(fā)文件的有效性，并將變更情況及時以書面形式通知相關部門。第 16 條 集團企業(yè)技術中心負責及時核查（每半年一次）法律法規(guī)、標準、規(guī)范、圖集等外來文件是否為現(xiàn)行有效版本，并及時將變更情況通知各有關部門和區(qū)域公司。管理手冊和程序文件屬集團的機密文件，任何人不得外泄。第 13 條 文件的使用部門應編制識別文件更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)的控制清單，以確保在使用場所能得到有效版本的適用文件。有效文件是指正在執(zhí)行的指導和安排公司工作的文件。第 11 條 集團各類發(fā)文在有效期內(nèi)均實行受控管理。：包括文件的編寫、編號、更新和歸檔等。：指為了維護正常的工作秩序，保證公司各項政策的順利執(zhí)行和各項工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導性與約束力的文件，是各種行政法規(guī)、章程、規(guī)劃、管理制度、工作文件等的總稱。：包括文件的編寫、編號、更新和歸檔等，具體管理辦法及文件內(nèi)容，詳見公司“三合一”管理體系。：管理體系一般有質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理體系，俗稱三大體系，是現(xiàn)代法定企業(yè)行業(yè)管理制度中的題中之義。：包括檔案的收集、整理、歸檔和保管等，詳見《檔案管理辦法》 。：檔案是指集團各部門、區(qū)域公司在各個歷史時期的各項活動中形成的全部檔案的總和。：包括公文的收發(fā)、傳閱、督辦和歸檔等，詳見《公文管理辦法》 。：公文指公司在行政管理活動或處理公務活動中產(chǎn)生的，按照嚴格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。同一文件可以同時歸屬兩個以上的文件類別，例如所有重要文件最終都歸并為檔案。：負責執(zhí)行集團下發(fā)的各項文件；收集所在地的相關法規(guī)與其他要求；建立健全本區(qū)域內(nèi)部文件管理體系，并及時整理并反饋給集團企業(yè)管理中心。：負責編制、修訂、完善本部門承擔的各項文件，并對文件的執(zhí)行進行進行監(jiān)督，收集反饋信息，不斷完善文件管理。：負責集團文件發(fā)文審核及文件體系的策劃和組織實施，包括管理手冊、程序文件、記錄格式和相關文件資料等的組織擬定、保管發(fā)放、管理控制；監(jiān)督、指導集團各中心、各區(qū)域公司管理好相關文件、資料。第 4 條 主要職責。第 2 條 本辦法適用于全集團范圍內(nèi)的文件管理工作。第 26 條 附件：（1）會議計劃表；（2）會議需求表；（3）會議通知；（4）會場準備確認表；（5）會議簽到表；（6）每月會議完成報表。第八章 附則第 24 條 本辦法由集團行政管理中心負責起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。各部門應對會議的有效性進行總結，提出意見和建議，組織專題會議研討會議召開的頻次與方式、會后實施與監(jiān)督辦法，不斷改進會議效率、質(zhì)量。行政管理中心每個月對會議管理的實際情況做出總結，包括執(zhí)行情況、問題、建議等，并根據(jù)會議管理經(jīng)驗，不斷完善會議管理辦法和流程。行政管理中心每月 3 號之前匯總上月會議情況形成《每月會議完成報表》 ，內(nèi)容包括會議計劃與執(zhí)行、會議考勤、紀律、會議決議等；及時收集會議決議的執(zhí)行進度，并適時公布。會議上形成的決議由相關主管部門負責督辦、落實，決議的完成情況由監(jiān)督審計中心負責監(jiān)督、檢查，并計入部門考核。行政管理中心檔案管理人員，對會議材料和會議紀要進行歸類存檔，作為公司的知識資源。在會后 2 天內(nèi)，會議記錄員整理好會議紀要，提交給部門領導或集團領導審閱后，再交給行政管理中心，由行政管理中心負責發(fā)送給相關部門。在會后 1 天內(nèi)，會議發(fā)言人應將本人會議上所用書面材料的電子稿提交會議記錄員和行政管理中心。第六章 會后落實第 18 條 會議材料的整理與存檔。組織者指定專人做會議記錄，會議記錄可采用錄音、筆錄、攝影等方式，以確保記錄準確。會議由主持人負責引導會議進程，完成會議的各項議程。會議組織者要明確會議議程原則，并向會議主持人和記錄人等轉達議程原則，以確保會議的有效進行。與會人員在《會議簽到表》上簽到，會議記錄人員或會議組織部門指定專人對簽到進行確認。，妥善保管會議材料，不得向無關人員泄露會議內(nèi)容。，不遲到、早退、缺席；，確需接聽時，應到會議室外，切勿影響會議的正常進行。的問題。材料內(nèi)容包括上次會議決議的實施情況、上一階段主要工作、下一步工作計劃、擬提交討論的議案等。第 14 條 參會人員預備工作。第 13 條 參會人員、場地、住宿、用餐等事項確認。會議室的使用由行政管理中心統(tǒng)一安排，行政管理中心負責安排清潔人員打掃會議室，保持會議室的干凈、整潔。對于電話會議和視頻會議，應事先請公司系統(tǒng)管理員調(diào)試，確保設備正常運轉。第 11 條 會場安排。第四章 會議準備第 10 條 公布會議通知。第 9 條 計劃控制。第 8 條 組織實施。：各會議組織部門需在每月 25 號前向行政管理中心呈報會議需求，填寫《會議需求表》 ，行政管理中心收到會議需求后，進行統(tǒng)一規(guī)劃，制定月度會議計劃，填寫《會議計劃表》 ，并將方案上報集團領導，經(jīng)協(xié)調(diào)確認審批后，行政管理中心負責在每月 30 號公布下月會議計劃安排。按固定、非固定兩類會議，行政管理中心做不同的計劃方案。年度、半年度的固定大型會議，需要現(xiàn)場參與；其他會議可根據(jù)情況靈活選擇相應的會議形式，但應保證一定的現(xiàn)場會議次數(shù)。第 6 條 會議的形式。指各種非固定的專題會議、接待會議、研討會以及其他各種臨時會議。主要指公司級別的相對固定的大型綜合會或專題會議等。：負責相關會議組織、召開、參與、準備及會議決定的落實等。：負責重要會議計劃方案及會議紀要的審批。第 2 條 本辦法適用于公司各級、各類會議的組織和管理。附件 1集團部門計劃審批表計劃名稱 編制 審核 審批 計劃的主要內(nèi)容企業(yè)管理計劃企業(yè)管理中心總裁 董事長 企業(yè)文化建設、文件管理、機構管理、資質(zhì)管理、全面預算管理、經(jīng)濟分析等經(jīng)營工作計劃經(jīng)營管理中心分管副總 總裁市場、客戶、供方、合同，利潤、工程回款、完成工程產(chǎn)值、費用、安全、工程項目主要結點進度、重點維修項目進度目標，成本分析等項目工程管理計劃工程管理中心分管副總 總裁質(zhì)量、安全、設備的檢查、監(jiān)督，工程交底、教育、培訓，創(chuàng)優(yōu)，總體工程進度，客戶投訴目標及應對