【正文】 竣工圖章要蓋在圖號一側(cè)，竣工圖負(fù)責(zé)人簽章處不得漏簽。一冊案卷紙張規(guī)格要統(tǒng)一，頁號編寫在右下角。第七條 檔案的裝訂（一） 案卷裝訂厚度不超過20mm，裝訂時以案卷下邊為齊。（三） 卷內(nèi)文件材料排列順序要依據(jù)卷內(nèi)材料構(gòu)成而定，順序為：封面、目錄、文件部分、備考、封底。建設(shè)項目按單項工程組卷，單項工程按先文字、后圖紙；先項目管理性文件，后施工技術(shù)文件?？⒐D必須整潔，字跡工整、清楚，不得涂改。（六） 編制竣工圖時，要在新藍(lán)圖上修改。（四） 工程竣工檔案要反映開發(fā)項目建設(shè)的全過程，要求歸檔的文件、圖紙必須是原件，保證文件的原始性。（二） 工程竣工驗收前，總工辦、工程管理部門應(yīng)組織、督促和協(xié)同施工單位檢查施工技術(shù)資料的質(zhì)量，不符合要求的，應(yīng)限期修改、補齊，直至重做。第五條 工程檔案管理要求（一） 在與施工企業(yè)在簽訂施工合同時，應(yīng)對施工技術(shù)檔案資料的編制和移交期限做出明確規(guī)定。（三） 工程部負(fù)責(zé)項目施工技術(shù)資料的收集、整理、立卷、歸檔，負(fù)責(zé)向質(zhì)檢站和公司辦公室的移交，標(biāo)準(zhǔn)要達(dá)到城建管理部門和公司的要求。第四條 職責(zé)分工（一） 辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查本細(xì)則的執(zhí)行情況，對項目的工程檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二） 單體工程施工技術(shù)文件施工組織設(shè)計；工程設(shè)計交底會議紀(jì)要及工程洽商紀(jì)錄；工程定位放線驗收記錄；基礎(chǔ)釬探驗收及基礎(chǔ)處理記錄；隱檢記錄（土建、設(shè)備、電器）；材料及產(chǎn)品合格證（土建、設(shè)備、電器）；原材料復(fù)試報告（磚、水泥、鋼材、砂石）；試驗報告（砼、砂漿試驗報告及配比單，鋼筋焊接試驗，灰土、素土試驗報告）；單位工程質(zhì)量保證資料核查表；單位工程質(zhì)量綜合評定表；1單位工程觀感質(zhì)量評定表；1全部工程竣工圖；1電梯開箱驗收記錄、隱檢、試運行及驗收記錄；1設(shè)備、電氣專業(yè)隱檢、閉水、測試、測壓試驗記錄或報告。第三條 工程檔案范圍（一） 項目開發(fā)前期檔案：土地投標(biāo)“中標(biāo)通知書”；計劃任務(wù)書及批復(fù)文件；建設(shè)用地釘樁成果通知單；規(guī)劃設(shè)計任務(wù)通知書；規(guī)劃設(shè)計條件通知書；審定規(guī)劃方案通知及總平面圖；人防規(guī)劃總平面圖；市政工程方案會議紀(jì)要；環(huán)境、消防、衛(wèi)生及水、電、煤氣、熱力報裝協(xié)議；配套項目（如文教、商業(yè)、綠化、交通等）協(xié)議、合同；1勘探、測繪、設(shè)計、招投標(biāo)、監(jiān)理文件；1建設(shè)項目選址報告及土地、規(guī)劃部門批復(fù)；1建設(shè)規(guī)劃許可證及批準(zhǔn)用地范圍圖；1建設(shè)用地批準(zhǔn)許可證及用地圖；1國有土地使用證；1有關(guān)拆遷安置協(xié)議、拆遷實施辦法等主要文件；1拆遷許可證。為了加強工程檔案的規(guī)范化管理，提高工程管理水平，保證工程質(zhì)量，制定本細(xì)則。第十一條 本細(xì)則與《檔案管理辦法》一并頒布施行。第九條 由于公司會計人員的變動等需要轉(zhuǎn)交會計檔案時，應(yīng)辦理轉(zhuǎn)交手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接受人簽字。第八條 會計檔案需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。（三） 外來單位人員因公需要查閱會計檔案時，應(yīng)持有效證明，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱會計檔案人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱事由。第七條 會計檔案的借用（一） 財務(wù)人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規(guī)定借閱，及時歸還原處，若要查閱入庫檔案必須履行查閱會計檔案登記手續(xù)。第六條 會計檔案的保存（一） 財務(wù)審計部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管會計檔案，定期將財務(wù)審計部歸檔的會計資料按類別、按順序立卷登記有效。第四條 會計憑證登記完畢后，必須按照分類和編號順序保管，不得散亂、丟失。第三條 職責(zé)（一） 財務(wù)部負(fù)責(zé)會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱等管理，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。（三） 財務(wù)報告類：月報、季報、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附注及財務(wù)狀況說明書，其他財務(wù)報告。第二條 本細(xì)則適用于公司本部各類會計檔案的管理，包括：（一） 會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。第十條 本細(xì)則與《檔案管理辦法》一并頒布施行。需要查閱的，可以由檔案管理員協(xié)助查閱；必須外借的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意。第七條 經(jīng)營檔案在移交前，應(yīng)按照《檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定做好保管工作。第六條 經(jīng)營檔案的編號 開發(fā)以項目名稱為編號，一個樓房號為一個流水號。（二） 卷內(nèi)文件要逐份編號，用打印或鋼筆字跡填寫卷內(nèi)文件目錄。一份合同為一個立檔單位（一卷）。各部門可保留合同的復(fù)件或復(fù)印件。（三） 營銷部和物業(yè)管理公司分別備存客戶資料。第三條 職責(zé)（一） 營銷部負(fù)責(zé)公司經(jīng)營檔案的歸檔和移交。第二條 本細(xì)則適用于公司經(jīng)營相關(guān)的銷售、租賃等活動中的經(jīng)營檔案資料的管理，包括：（一） 從項目前期調(diào)研到后期策劃、宣傳推廣、銷售（租賃）的各類市場調(diào)研報告、活動方案、客戶資料、樓書及針對客戶的工作聯(lián)系單等；（二） 各類計劃、合同、協(xié)議和各類統(tǒng)計報表及其它有效證件等檔案的管理。第九條 本細(xì)則與《檔案管理辦法》一并頒布施行。外借的人事檔案資料必須在一個星期內(nèi)歸還。 （三） 人事檔案資料不得外借。第七條 人事檔案的保密 （一） 除了公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門負(fù)責(zé)人及員工的直接上級可以查閱員工的檔案外，其他人員應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意后方可查閱。第六條 人事檔案信息的鑒別和錄入制度 （一） 對收集的信息源，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于錄入員工檔案的材料應(yīng)真實、完整、對象明確，方能錄入信息庫。 人事主管對各崗位的員工基本信息、崗位變動信息、績效考核信息、獎懲和晉升信息、薪資及其變動信息、福利費用信息、人力資源成本信息、招聘信息、培訓(xùn)信息、考勤和合同信息、辭職和辭退的變動信息進(jìn)行相應(yīng)的處理，并定期出臺人力資源統(tǒng)計報表和分析報告。 人事主管對送交的需錄入信息庫的材料，核對信息，剔除無用信息和重復(fù)信息，并對不符合錄入信息庫要求的材料，要及時通知形成信息材料的部門、項目部，補送材料。 （二） 一般信息的歸檔 每季度末，員工所在部門負(fù)責(zé)按要求把應(yīng)錄入信息庫的材料送交總經(jīng)理辦公室。第四條 人事檔案管理的范圍 （一） 政府人事管理部門規(guī)定的有關(guān)資料； （二） 員工在公司工作期間的各項信息（包括員工招聘信息、專業(yè)技術(shù)職稱聘任信息、員工績效管理信息、考勤管理信息、工資調(diào)整信息、合同管理信息、培訓(xùn)管理信息、解聘信息、社會保險信息及其他有關(guān)信息）的建立、分類、更新、維護(hù)、處理、調(diào)用、統(tǒng)計分析等方面的管理。第三條 職責(zé) （一）總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司人事檔案的統(tǒng)一管理。附件二人事檔案管理細(xì)則第一條 為了進(jìn)一步加強對人事檔案的管理，為考察了解和正確選拔使用管理人才提供重要依據(jù)，特制定本細(xì)則。 歸檔范圍和保管期限詳見下表：文書檔案歸檔范圍和保管期限一覽表序號歸檔范圍保管期限1與本公司業(yè)務(wù)有關(guān)的政府主管單位頒發(fā)的指示、命令、條例、規(guī)定等重要的文件材料永久2公司重要會議的會議紀(jì)要、記錄、決議、公告、年報、重要事件公告、重要的匯報材料、審計報告等永久或長期3公司總經(jīng)理辦公會、各種專業(yè)會議的通知、報告、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、紀(jì)要、重要的簡報及會議記錄等永久或長期4公司頒發(fā)的決定、決議、制度、規(guī)定、通報、通知等文件永久或長期5政府有關(guān)的主管部門來我公司檢查工作形成的文件材料短期6公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議書等長期7公司及各部門的年度工作總結(jié)、計劃及報告、簡報短期8公司編制的各種計劃、統(tǒng)計報表等短期9公司大事記及反映公司重要活動的簡報等文件材料長期10公司外事、合作、考察、培訓(xùn)活動中形成的請示、批復(fù)、報告、計劃、總結(jié)、重要簡報等長期11有關(guān)干部任免、人事獎懲的文件材料長期第九條 未盡事宜，由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。（二） 凡是反映公司工作活動的，在相當(dāng)長時間內(nèi)需要查考的檔案，應(yīng)列為長期保管。永久為十年以上，長期為五年至十年，短期為五年以下。（七） 向檔案室歸檔的所有案卷，都要根據(jù)案卷重要程度，按照一定次序進(jìn)行系統(tǒng)的排列，編寫案卷順序號，填寫案卷目錄一式兩份，交接人雙方清點無誤后由有關(guān)人員在案卷目錄上簽字，雙方各存一份。文件分類要反復(fù)推敲，確保無疑時再裝訂，以避免因分類不準(zhǔn)確造成返工。文件紙型大小不一時，要做必要的補貼或折疊。（六） 案卷的裝訂要做到：裝訂前修整文件，對于破損文件材料要進(jìn)行修補，裝訂線上有文字的要進(jìn)行裱糊。（五） 擬寫案卷標(biāo)題要做到正確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，標(biāo)題的三要素（文件作者、內(nèi)容、名稱）要完整、準(zhǔn)確。請示、報告、規(guī)定按簽發(fā)年；年度計劃按開始年；多年總結(jié)按最后年；批轉(zhuǎn)、批復(fù)按批轉(zhuǎn)、批復(fù)時間立卷。（二） 卷內(nèi)文件應(yīng)按一定次序排列，重要的排在前面，一般的排在后面；正文在前定稿在后；批復(fù)在前請示在后。需要長久保管的文件和短期保管的文件應(yīng)分開立卷。一個部門產(chǎn)生的文件應(yīng)盡可能集中在一起組卷。第六條 歸檔文件的系統(tǒng)性要求（一） 應(yīng)歸檔的文件材料一定要收集齊全，凡屬于歸檔范圍的各種形式的檔案以及和檔案有關(guān)的資料都要收集。（三） 下屬項目部報來的專題報告、典型材料、請示等文件材料。 關(guān)于人事任免的文件材料。 公司編制的各種計劃、統(tǒng)計報表等。 公司頒發(fā)的決定、決議、制度、規(guī)定、通報、通知等文件材料。（二） 公司在工作中形成的文件、資料： 公司重要會議的會議紀(jì)要、記錄、決議、公告、年報、重要事件公告、重要的匯報材料、審計報告等。 政府有關(guān)機構(gòu)頒發(fā)的、針對本單位的或必須貫徹執(zhí)行的決議、決定、通知、指示、命令等。（三） 各項目部負(fù)責(zé)本項目部文書檔案的管理工作，并指定專人（秘書）負(fù)責(zé)保管公司下發(fā)的文書檔案。第三條 職責(zé)（一） 辦公室負(fù)責(zé)公司文書檔案的管理。附件一文書檔案管理細(xì)則第一條 為了進(jìn)一步加強對文書檔案的管理，特制定本細(xì)則。 附件一：文書檔案管理細(xì)則 附件二：人事檔案管理細(xì)則 附件三：經(jīng)營檔案管理細(xì)則 附件四：會計檔案管理細(xì)則 附件五：工程技術(shù)檔案管理細(xì)則 附件六：影像檔案管理細(xì)則 附件七：實物檔案管理細(xì)則第二十三條 本辦法有辦公室負(fù)責(zé)解釋。第二十一條 公司所屬的各項目部的檔案管理工作遵照本辦法執(zhí)行。第六章 附則第十九條 本公司人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方可離開崗位。第十八條 檔案的移交工作需嚴(yán)格按照檔案館的規(guī)定，定期向檔案館移交。第十八條 檔案的鑒定工作應(yīng)在公司分管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，由公司辦公室和有關(guān)業(yè)務(wù)人員共同鑒定。 （五） 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案。 （四） 經(jīng)常對員工進(jìn)行保密教育，不斷增強保密觀念。 （二） 檔案室要堅固，保管設(shè)備要符合保密要求。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。私自復(fù)印者，公司經(jīng)查證屬實后給予“嚴(yán)重警告處分”。第十五條 借閱人員要愛護(hù)檔案，按期歸還。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)辦公室主任和原形成檔案的部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可借閱。借閱、復(fù)印一般檔案，應(yīng)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)；重要檔案（機密文件、證照等），需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。第四章 檔案的借閱和保密第十二條 檔案資料一般不外借。第十條 辦公室要嚴(yán)格按照“八防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強光、防過度干燥、防失密）的要求做好檔案的技術(shù)保護(hù)并定期檢查檔案保管情況。第九條 檔案資料要按門類和載體進(jìn)行科學(xué)的分類、排列和編號。 第三章 檔案的保管第八條 歸檔后的檔案由辦公室統(tǒng)一保管。文字材料尺寸規(guī)格應(yīng)采用A4幅面（297mm*210 mm），圖紙應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅（圖紙一般采用藍(lán)曬圖,竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖）； 用計算機出圖必須清晰。移交清單一式二份，雙方各執(zhí)一份（如有需要可提供電子版）。第八條 交接檔案的要求（一） 交接的資料必須完整；（二） 交接的資料必須準(zhǔn)確，務(wù)必真實地記錄企業(yè)發(fā)展地全過程，做到文、圖、物相符，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確要靠，簽字手續(xù)完備；（三） 歸檔資料必須為原件，用圓珠筆、復(fù)寫紙形成的資料和傳真件一般不得作為歸檔資料，如遇特殊情況需總經(jīng)理助理批準(zhǔn)；（四） 交接的資料如有缺卷、缺頁、破損或不符合歸檔要求的，由移交部門負(fù)責(zé)完善，無法完善的由移交部門形成書面說明材料報總經(jīng)理助理審批方可歸檔；（五） 檔案盒、檔案袋的標(biāo)簽及目錄的格式和內(nèi)容實行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)（六） 卷內(nèi)資料均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，每卷單獨編號，頁號從“1”開始。（三） 各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。 卷內(nèi)文件排列要有順序，案卷能夠反映公司業(yè)務(wù)的全貌，便于保管和利用。 歸檔文件要按規(guī)定的次序系統(tǒng)排列，編制案卷順序號，案卷目錄一式兩份。（二） 案卷要求 歸檔案卷封面的各個項目均應(yīng)填寫清楚。項目的各類批文、證照原件，在辦理結(jié)束后三日內(nèi)移交辦公室保存。每月底，各部門檔案管理員應(yīng)把整理審定完畢的檔案資料移交辦公室保管。除了項目技術(shù)性文件外，其他內(nèi)部受控文件在成稿后，原稿由公司辦公室歸檔。第六條 立卷歸檔的時間（一） 各類法規(guī)、政府文件等外來文件，各部門在收到或取回文件后，原件必須在7日內(nèi)交辦公室，由辦公室負(fù)責(zé)外來文件的統(tǒng)一登記、傳閱、保管。各類檔案的具體管理見附件一至附件七。 （四） 各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔和移交工作。 （二） 財務(wù)審計部在遵照本制度和財