【導(dǎo)讀】了解我國會計電算化發(fā)展現(xiàn)狀及企業(yè)管理信息系統(tǒng)的發(fā)展和展望。會計電算化含義：會計電算化是指在會計工作中應(yīng)用電子計算機(jī)技術(shù)的簡稱。算機(jī)代替手工記賬、算賬、報賬、用賬以及代替部分人腦輔助管理的過程。成本應(yīng)用電子計算機(jī)問題討論會”上由王景新教授提出的。1979年，財政部撥款500萬元，用于長春第一汽車制造廠的計算機(jī)輔助會計工作的試點工作。從此，中國會計電算化便掀開了嶄新的一頁。的開發(fā)基本上處于閉門造車的局面，而所開發(fā)的會計核算軟件基本上是手工會計操作的翻版。這一階段我國會計電算化實現(xiàn)了從局部單項數(shù)據(jù)處理，逐步擴(kuò)展到建成完整的會計信息系統(tǒng)；品化會計核算軟件。開銷售的通用會計核算軟件。國外會計軟件雖然更新?lián)Q代較快，但其更新的內(nèi)容卻側(cè)重于子系統(tǒng)的財務(wù)會計業(yè)務(wù)功能的提高，講究的是采用最適用的技術(shù)，而并不苛求其計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)采用最新的技術(shù)。計算機(jī)信息系統(tǒng)從信息處理的角度區(qū)分為事務(wù)型處理系統(tǒng)和分析型處理系統(tǒng)。

　　

【正文】 目定義成一個項目大類，在總賬業(yè)務(wù)處理的同時進(jìn)行項目核算與管理。一個項目大類可以核算多個項目，為了便于管理，企業(yè)還可以對這些項目進(jìn)行分級管理。 （ 1）必須將需進(jìn)行項目核算的科目設(shè)置為項目賬類后，才能定義項目和目錄。 （ 2）如果使 用存貨核算系統(tǒng)，可以在此選擇“使用存貨目錄定義項目”，即使用存貨系統(tǒng)中已定義好的存貨目錄作為項目目錄。 （ 3）項目大類的名稱是該類項目的總稱，而不是會計科目名稱。如：在建工程按具體工程項目核算，其項目大類名稱應(yīng)為工程項目而不是在建工程。 （ 4）一個項目大類可以指定多個會計科目，一個會計科目只能指定項目大類。 （ 5）不能隔級錄入分類編碼。 （ 6）若某項目分類下已定義項目，則不能刪除，也不能定義下級分類，必須先刪除項目，再刪除該項目分類或定義下級分類。 （ 7）不能刪除非末級項目分類。 （ 8）標(biāo)識結(jié)算后的項目 將不能再使用。 （六）設(shè)置編碼檔案 設(shè)置編碼檔案主要包括部門檔案、職員檔案、客戶檔案、供應(yīng)商檔案、項目檔案五部分。 1. 部門檔案 部門檔案是設(shè)置會計科目中要進(jìn)行部門核算的部門名稱，以及要進(jìn)行個人核算的往來個人所屬的部門。 2. 職員檔案 設(shè)置職員檔案可以方便地進(jìn)行個人往來核算和管理等操作。 3. 客戶檔案 中國最大的管理資源中心 26 企業(yè)如果需要進(jìn)行往來管理，那么必須進(jìn)行將企業(yè)中客戶的詳細(xì)信息錄入客戶檔案中。建立客戶檔案直接關(guān)系到對客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在銷售管理等業(yè)務(wù)中需要處理的客戶的檔案資料，應(yīng)先 行在本功能中設(shè)定，平時如有變動應(yīng)及時在此進(jìn)行調(diào)整。 客戶檔案卡片包括“基本”、“聯(lián)系”、“信用”、“其他”四張選項卡。 （ 1）客戶檔案必須在最末級客戶分類下增加。 （ 2）客戶分類編碼必須唯一。 （ 3）客戶分類編碼必須與所設(shè)定的編碼級次結(jié)構(gòu)相符。 （ 4）客戶編碼、名稱和簡稱必須輸入，其余可以忽略。 “聯(lián)系”選項卡內(nèi)容可以為空。 （ 5）銷售管理系統(tǒng)或應(yīng)收賬款核算系統(tǒng)啟用后，“信用”選項卡中的應(yīng)收余額由系統(tǒng)自動維護(hù)。 （ 6）輸入各項內(nèi)容后，必須單擊“保存”按鈕，否則表示放棄。 4．供應(yīng)商檔案 企業(yè)如果需要進(jìn)行往來管理，那么必須將企業(yè)中供應(yīng)商的詳細(xì)信息錄入供應(yīng)商檔案中。建立供應(yīng)商檔案直接關(guān)系到對供應(yīng)商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在采購管理等業(yè)務(wù)中需要處理的供應(yīng)商戶的檔案資料，應(yīng)先行在本功能中設(shè)定，平時如有變動應(yīng)及時在此進(jìn)行調(diào)整。 （ 1）供應(yīng)商檔案必須在最末級供應(yīng)商分類下增加。 （ 2）若無供應(yīng)商分類，則將供應(yīng)商歸入無供應(yīng)商分類。 （ 3） 關(guān)于設(shè)置供應(yīng)商檔案的詳細(xì)內(nèi)容請參照設(shè)置客戶檔案的操作步驟或參見軟件中提供的幫助信息。 （七）設(shè)置結(jié)算方式 該功能用來建立和管理在經(jīng)營活動中所涉及到的貨幣結(jié) 算方式。它與財務(wù)結(jié)算方式一致，如現(xiàn)金結(jié)算、支票結(jié)算等。結(jié)算方式最多可以分為 2級。 （ 1）必須按照結(jié)算方式編碼級次的先后順序錄入。 （ 2）結(jié)算方式的錄入內(nèi)容必須唯一。 （ 3）票據(jù)管理的標(biāo)志可以根據(jù)實際情況選擇是否需要。 （ 4）結(jié)算方式的編碼規(guī)則已經(jīng)在建立賬套時設(shè)定，如果要修改，可以在系統(tǒng)控制臺中的基礎(chǔ)設(shè)置中進(jìn)行。 （八）設(shè)置明細(xì)權(quán)限 操作員權(quán)限已在“操作員權(quán)限設(shè)置”中進(jìn)行了設(shè)置，“設(shè)置明細(xì)權(quán)限”功能主要用于對某一功能權(quán)限的進(jìn)一步細(xì)化，如制單權(quán)限控制到科目、憑證審核控制到操作員、明細(xì)賬查詢權(quán)控制到科目等。 1．明細(xì)賬科目權(quán)限設(shè)置 本功能是查詢和打印明細(xì)賬權(quán)限的一個補(bǔ)充。一般說來，凡是擁有查詢明細(xì)賬權(quán)限的操作員都可以查詢所有科目的明細(xì)賬，但是有些時候，希望對查詢和打印權(quán)限作進(jìn)一步細(xì)化，如只允許某操作員查詢或打印某科目明細(xì)賬，而不能查詢或打印其他科目的明細(xì)。這種情況下，可以通過此功能進(jìn)行設(shè)置。 中國最大的管理資源中心 27 （ 1）選擇一級科目，擁有對其下級科目的明細(xì)賬的查詢權(quán)。 （ 2）將科目的查詢權(quán)限設(shè)置到末級，則只能查詢末級科目的明細(xì)賬。 （ 3）在月份綜合明細(xì)賬中，可查詢所有科目，不受此權(quán)限的設(shè)置。 （ 4）若希望每個操作員都可查詢所有科目 的明細(xì)賬，可在“總賬系統(tǒng)”窗口中，單擊“設(shè)置”菜單中的“選項”，打開“賬簿”選項卡，取消“明細(xì)賬查詢權(quán)限控制到科目”的設(shè)置即可。 2．憑證審核權(quán)限設(shè)置 本功能是憑證審核權(quán)限的一個補(bǔ)充。一般說來，凡是擁有憑證審核權(quán)限的操作員都可以審核其他所有操作員填制的憑證，但是有些時候，希望審核權(quán)限作進(jìn)一步細(xì)化，如只允許某操作員審核其本部門的操作員填制的憑證，而不能審核其他部門操作員填制的憑證。這種情況下，可以通過此功能進(jìn)行設(shè)置。 3．制單科目權(quán)限設(shè)置 本功能是制單權(quán)限的一個補(bǔ)充。一般說來，凡是擁有制單權(quán)限的操作員都可以使 用所有科目填制憑證，但是有些時候，希望對制單權(quán)限作進(jìn)一步細(xì)化，如只允許某操作員使用某些科目填制憑證。這種情況下，可以通過此功能進(jìn)行設(shè)置。 二、期初余額的錄入 為了保證會計數(shù)據(jù)連續(xù)完整，并與手工賬簿數(shù)據(jù)銜接，賬務(wù)系統(tǒng)第一次投入使用前還需要將各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)。這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要是各明細(xì)科目的年初余額和系統(tǒng)啟用前各月的發(fā)生額。其上級科目的余額和發(fā)生額由系統(tǒng)自動進(jìn)行匯總。 在輸入期初數(shù)據(jù)時，如果某一科目設(shè)置了輔助核算類別，還應(yīng)輸入輔助核算類別的有關(guān)初始余額。 1．錄入基本科目余額 在開始使用總賬系統(tǒng)時，應(yīng)先將各 賬戶啟用月份的月初余額和年初到該月的借貸方累計發(fā)生額計算清楚，并輸入到總賬系統(tǒng)中。 如果是年初建賬，可以直接錄入年初余額；如果是在年中建賬，則可錄入啟用當(dāng)月（如 4月）的期初余額及年初未用的月份（即 1月至 3月）的借、貸方累計發(fā)生額，系統(tǒng)自動計算年初余額。 （ 1）如果某科目為數(shù)量、外幣核算，應(yīng)錄入期初數(shù)量、外幣余額，而且必須先錄入本幣余額，再錄入數(shù)量外幣余額。 （ 2）非末級會計科目余額不用錄入，系統(tǒng)將根據(jù)其下級明細(xì)科目自動匯總計算填入，其數(shù)據(jù)欄為黃色。 （ 3）出現(xiàn)紅字余額用負(fù)號輸入。 （ 4）修改余額時，直接輸入 正確數(shù)據(jù)即可，然后單擊“刷新”按鈕進(jìn)行刷新。 （ 5）憑證記賬后期初余額變?yōu)闉g覽只讀狀態(tài)，不能再修改。 2．錄入個人往來科目余額 如果某科目涉及個人往來輔助核算，則需在系統(tǒng)打開的“個人往來期初”對話框中輸入相關(guān)信息。 中國最大的管理資源中心 28 3．錄入項目科目余額 如果某科目涉及項目輔助核算，則需在系統(tǒng)打開的“項目參照”對話框中輸入相關(guān)的信息。 4．錄入單位往來科目余額 如果某科目涉及客戶供應(yīng)商輔助核算，則需在系統(tǒng)打開的“客戶往來期初”或“供應(yīng)商往來期初”對話框中輸入相關(guān)的信息。 5．調(diào)整余額方向 在錄入會計科目余額時，系統(tǒng)提供了調(diào)整 余額方向的功能，即在還未錄入會計科目余額時如果發(fā)現(xiàn)會計科目的余額方向與系統(tǒng)設(shè)置的方向不一致時可以將期方向調(diào)整。 期初余額及累計發(fā)生額輸入完成后，必須依據(jù)“資產(chǎn) =負(fù)債 +所有者權(quán)益 +收入 成本費用”的原則進(jìn)行試算平衡。校驗工作由計算機(jī)自動完成。 三、“支票登記簿”的啟用和管理 第三節(jié) 憑證處理 在總賬管理系統(tǒng)中，當(dāng)初始化設(shè)置完成后，就可以開始進(jìn)行日常賬務(wù)處理了。本章以一般的會計業(yè)務(wù)流程為線索，結(jié)合具體業(yè)務(wù)介紹日常會計業(yè)務(wù)處理的各項基本操作。 日常業(yè)務(wù)處理的任務(wù)是通過輸入和處理各種記賬憑證、審核憑證 、記賬，查詢和打印輸出各種憑證、日記賬、明細(xì)賬和總分類賬，進(jìn)行月末對賬和結(jié)賬，最終生成和輸出各種常用報表等。 一、填制憑證 記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，是總賬系統(tǒng)的唯一數(shù)據(jù)源，填制憑證也是最基礎(chǔ)和頻繁的工作。在實行計算機(jī)處理賬務(wù)后，電子賬簿的準(zhǔn)確與完整完全依賴于記賬憑證，因而在實際工作中，必須確保準(zhǔn)確完整地輸入記賬憑證。 填制憑證過程中，出現(xiàn)錯誤憑證在所難免。為更正錯誤，系統(tǒng)提供了對錯誤憑證修改或刪除的功能。 1. 增加憑證 記賬憑證一般包括兩部分：一是憑證頭部分，包括憑證類別、憑證編號、憑證日期和附件張 數(shù)等；二是憑證正文部分，包括摘要、科目、借貸方向和金額等。如果輸入會計科目有輔助核算要求， 則應(yīng)輸入輔助核算內(nèi)容；如果一個科目同時兼有多種輔助核算，則同時要求輸入各種輔助核算的有關(guān)內(nèi)容。 A、輸入憑證頭部分 填制記賬憑證時，應(yīng)先完成憑證頭部分的錄入。此項操作對于錄入各種類型的憑證，其操作步驟都是類似的。 （ 1）由于系統(tǒng)默認(rèn)憑證保存時，不按憑證號順序排列而按日期順序排列，如不按序時制單將出現(xiàn)“憑證假丟失”現(xiàn)象。如有特殊需要可將其改為不按序時制單，則在制單時憑證號必須按日期順序排列。 （ 2）在“附單據(jù)數(shù)”處可以 按 Enter鍵通過，也可以輸入單據(jù)數(shù)量。 中國最大的管理資源中心 29 （ 3）憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號均不能修改。 B、輸入憑證正文部分 憑證頭部分完成后，接下來輸入憑證正文部分，這是填制憑證的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)具體經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，采用不同的方式填制憑證，而且每張憑證要求借貸平衡。 （ 1）正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為空。每行摘要將隨相應(yīng)的會計科目在明細(xì)賬、日記賬中出現(xiàn)。新增分錄完成后，按回車鍵，系統(tǒng)將摘要自動復(fù)制到下一分錄行。 （ 2）會計科目通過科目編碼或科目助記碼輸入。 （ 3）科目編碼必須是末級的科目編碼 。 （ 4）金額不能為“零”，紅字以“－”號表示。 C、輸入輔助核算信息 當(dāng)輸入具有輔助核算的科目時，要求輸入相應(yīng)的輔助信息。 （ 1）當(dāng)輸入一個不存在的個人姓名時，應(yīng)先編輯該人性名及其他資料。在錄信個人信息時，若不輸入“部門名稱”只輸“個人名稱”時，系統(tǒng)將根據(jù)所輸入個人名稱自動輸入其所屬的部門。 （ 2）其他輔助核算科目可以參照錄入。 2. 修改憑證 輸入憑證時，盡管系統(tǒng)提供了多種控制錯誤的手段，但誤操作是在所難免的，記賬憑證的錯誤，必然影響系統(tǒng)的核算結(jié)果。為更正錯誤，可以通過系統(tǒng)提供的修改功能對錯誤憑證進(jìn) 行修改。 （ 1）若已采用制單序時控制，則在修改制單日期時，不能在上一張憑證的制單日期之前。 （ 2）若已選擇不允許修改或作廢他人填制的憑證權(quán)限控制，則不能修改或作廢他人填制的憑證。 （ 3）如果涉及銀行科目的分錄已錄入支票信息，并對該支票做過報銷處理，修改操作將不影響“支票登記簿”中的內(nèi)容。 （ 4）外部系統(tǒng)傳遞來的憑證不能在總賬系統(tǒng)中修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進(jìn)行修改。 3. 沖銷憑證 如果需要沖銷某張已記賬的憑證，可以采用“制單”中的“沖銷憑證”命令制作紅字沖銷憑證。 4. 作廢及刪除憑證 日常操作過程 ，若遇到非法憑證需要作廢時，可以使用“作廢 /恢復(fù)”功能，將這些憑證作廢。 （ 1）賬簿查詢時，找不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。 （ 2）若當(dāng)前憑證已作廢，可單擊“制單”菜單中的“作廢 /恢復(fù)”選項，取消作廢標(biāo)志，并將當(dāng)前憑證恢復(fù)為有效憑證。 （ 3）只能對未記賬的憑證作憑證整理。 （ 4）已記賬憑證作憑證整理，應(yīng)先取消記賬，再作憑證整理。 5. 查詢憑證 在制單過程中，我們可以通過“查詢”功能對憑證進(jìn)行查看，以便隨時了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的情況，保證填制憑證的正確性。 二、審核憑證 中國最大的管理資源中心 30 審核憑證是指由具有審核權(quán)限的操作員按照會計制度規(guī)定 ，對制單人填制的記賬憑證進(jìn)行合法性檢查。其目的是防止錯誤及舞弊。 屏幕審核時，可直接根據(jù)原始憑證，對屏幕上顯示的記賬憑證進(jìn)行審核，對正確的記賬憑證，發(fā)出簽字指令，計算機(jī)在憑證上填入審核人名字。 （ 1） 在確認(rèn)一批憑證無錯誤時可以單擊“審核”菜單中的“成批審核憑證”功能，以便加快審核簽字速度，但請慎用。 （ 2） 作廢憑證不能被審核，也不能被標(biāo)錯。 （ 3）審核人和制單人不能是同一個人，憑證一經(jīng)審核，不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可操作，已標(biāo)錯的憑證不能被審核，需先取消標(biāo)錯后才能審核。 （ 4）執(zhí)行審核后，系統(tǒng)將自動翻頁，或單擊“首張”、“上張”、“下張”、“末張”按鈕翻頁或按“查詢”按鈕重新輸入條件查找其他待審核憑證。 三、記賬 記賬是以會計憑證為依據(jù)，將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄到具有賬戶基本結(jié)構(gòu)的賬簿中去的一種方法。 在手工方式下，記賬是由會計人員根據(jù)已審核的記賬憑證及所附有的原始憑證逐筆或匯總后登記有關(guān)的總賬和明細(xì)賬。 在電算化方式下，記賬是由有記賬權(quán)限的操作員發(fā)出記賬指令，由計算機(jī)按照預(yù)先設(shè)計的記賬程序自動進(jìn)行合法性檢查、科目匯總、登記賬簿等。 1. 記賬 記賬憑證經(jīng)審核及出 納簽字后，即可以進(jìn)行登記總賬、明細(xì)賬、日記賬及往來賬等操作。本系統(tǒng)記賬采用向?qū)Х绞?，使記賬過程更加明確，記賬工作由計算機(jī)自動進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，不用人工干預(yù)。 （ 1）未審核憑證不能記賬，記賬范圍應(yīng)小于等于已審核范圍。 （ 2）作廢憑證不需審核可直接記賬。 （ 3）在設(shè)置過程中，如果發(fā)現(xiàn)某一步設(shè)置錯誤，可單擊“上一步”返回后進(jìn)行修改。如果不想再繼續(xù)記賬，可單擊“取消”，取消本次記賬工作。 （ 4）記賬過程一旦斷電或其它原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后再重新記賬。 （ 5）在記賬過程中