辦公室日常管理職責(zé)-資料下載頁
2025-04-17 07:44本頁面
【正文】 會計制度有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 檔案的歸檔 歸檔范圍：可根據(jù)實際情況進(jìn)行歸檔，具體應(yīng)由公司各部門的負(fù)責(zé)人確定編制。 歸檔要求： ■公司各部門每年的文件檔案必須第二年一月連同目錄一式兩份交由公司檔案室歸檔；工程項目可以分階段或者全部竣工驗收后連同目錄一式兩份歸檔；電子檔案由各部門形成、整理后，拷貝在耐久保存的介質(zhì)中，連同相應(yīng)的文字性說明一起于年終時向檔案室移交；聲像檔案一般在年終由形成部門向檔案室歸檔，對于會議形成的聲像歸檔，會議結(jié)束后半個月歸檔。檔案交接時，雙方當(dāng)面點清，并同時在《檔案案卷移交目錄》上簽字。 ■已經(jīng)歸檔的圖紙、文件材料如果需要修改，要報送給檔案管理部門《文件更改申請單》，連同原文件一并存檔、備案。未經(jīng)許可不得私自涂改。 ■歸檔的文件資料，必須是原件，原件出于報批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)需保留的，辦公室保存復(fù)印件。 工程竣工檔案管理： 工程竣工驗收后十五日內(nèi)，項目部將竣工工程的內(nèi)業(yè)資料整理、編目，并上報各相關(guān)主管部門審核合格后，裝訂成冊，上交辦公室，辦理檔案移交手續(xù)。 檔案借閱時填寫《檔案借閱登記表》經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，方可借閱。在借閱的過程中不允許在原始資料上作標(biāo)記、涂改及拆卷、抽出材料。借閱完畢后按原樣及時送回檔案室。 年終檔案歸檔結(jié)束后，將存檔情況上報公司領(lǐng)導(dǎo)。 定期檢查檔案存放情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并上報公司領(lǐng)導(dǎo)。，檔案按工程竣工時間分區(qū)，按工程分類，按專業(yè)分號。按先后順序整齊存放，并填寫《竣工檔案登記明細(xì)表》，檔案號一竣工時間一工程名稱一專業(yè)一順序號。 文件檔案的管理： 文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函，文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。 公司各部門負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集、保管、整理和立卷，并定期交檔案室集中管理。 歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，文件書寫和載體材料必須耐保存，文件材料整理符合規(guī)范。 檔案資料如因特殊情況，需修改，復(fù)印，摘抄，涂改等，均需公司領(lǐng)導(dǎo)審批。 歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成，手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。 文件檔案紙張的規(guī)格以A4紙為標(biāo)準(zhǔn)，特殊類型的紙張經(jīng)整理后達(dá)到210mmx297mm尺寸標(biāo)準(zhǔn)。 電子文檔的管理： 收集、積累要求： ■記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時，可根據(jù)實際條件或需要，確定電子文件是否保留。 ■保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件之間，相互保證準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。 ■在“無紙化”計算機辦公中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機保存的載體上，并對有存檔價值的電子文件制作紙質(zhì)或拷貝件保留。 ■用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。 ■用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮方法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。 收集、積累方法： ■及時按照要求制作電子文件備份。 ■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。 ■電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。 ■電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。 歸檔要求： ■把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查閱使用。 ■推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。 ■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。 ■將相應(yīng)的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。 聲像檔案的管理： 聲像資料的收集整理，原則上要保存聲像資料原件(底片)，重要資料要附文字說明。 文字說明的編寫要求： ■基本內(nèi)容應(yīng)包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。 ■應(yīng)能準(zhǔn)確解釋檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項目正確齊全。 ■照片的自然張應(yīng)由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。 聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進(jìn)行檢查。 底片冊、錄音、錄像帶、軟盤，應(yīng)放在專用架內(nèi)，嚴(yán)禁擠壓堆放，并避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。 原版聲像檔案一般不得借出檔案室，如有特殊需要，需由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借使用。 19 / 1
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