【正文】 起存檔，同時做好相互對應(yīng)的編號鏈接標(biāo)識；而后，將隸屬該合同的其他有關(guān)工程預(yù)結(jié)算類、工程變更及現(xiàn)場簽證類、工程招投標(biāo)類文件資料也依次附后存檔。成本檔案實行統(tǒng)一歸檔、集中存放、不得將集團公司、部門的成本檔案以個人名義保存在個人手中；嚴禁任何人未經(jīng)公司、部門的批準，就以個人名義私自外借（復(fù)印或郵件發(fā)送等方式）集團或公司的成本文件資料或泄露成本管理方法、成本數(shù)據(jù)等行為；如有關(guān)人員的換崗或離職，則必須及時做好資料的移交、回收及登記工作。，不斷充實和完善成本數(shù)據(jù)庫以及持續(xù)應(yīng)用和改進成本管理軟件是成本管理部日常的重要工作。，該人員應(yīng)具備檔案基礎(chǔ)理論知識，熟練掌握自己所負責(zé)的檔案管理及相關(guān)業(yè)務(wù)，對工作認真負責(zé)、細致耐心。：前期合同（包括規(guī)劃、設(shè)計、勘察、監(jiān)理、造價咨詢）、施工合同（包括建筑、安裝、裝飾、市政）、材料設(shè)備采購合同（包括材料采購、甲方付款乙方收貨的三方合同、設(shè)備購買及安裝）、園林環(huán)境合同（包括室外環(huán)境的設(shè)計、施工）、營銷包裝合同（包括樣板間裝修、戶外廣告牌制安、媒介廣告設(shè)計、制作、宣傳品設(shè)計、印刷，成本管理部結(jié)合本公司的具體情況決定此類合同是否保管）。、成本數(shù)據(jù)庫所包括的各類合同內(nèi)容。，按不同建設(shè)項目、不同開發(fā)期的單項工程的合同進行分類存檔，檔案盒上須注明編號并粘貼資料目錄清單，資料目錄清單中的合同部分采用成本管理軟件中相應(yīng)的合同清單（打印即可）。，以合同為主線進行存檔，每項工程的《工程合同文本》必須把其《評定標(biāo)審批表》（或《議標(biāo)、直接委托審批表》）、《工程合同審批表》、《工程預(yù)、結(jié)算審批表》作為附件，合在一起存檔，同時作好相互對應(yīng)的編號鏈接標(biāo)識，以便于工作快速復(fù)查?！豆こ毯贤瑢徟怼方y(tǒng)一印制固定格式（可手寫復(fù)印的），一式四聯(lián)，第一聯(lián)辦公室存檔，第二聯(lián)工程管理部存檔，第三聯(lián)成本管理部存檔，第四聯(lián)項目部存檔。（包括合同文本、相關(guān)補充協(xié)議、合同審批表等）是由公司總辦保管，成本管理部應(yīng)備有合同文本等資料的原件或復(fù)印件（復(fù)印件存檔，需加蓋總辦的專用章以示確認）。，結(jié)合《工程合同管理辦法》執(zhí)行。、結(jié)算書、預(yù)算書、估算書、預(yù)結(jié)算審批表、工程結(jié)算協(xié)議清單（或承包方確認書）、付款臺帳、項目后評估報告等。、預(yù)算書、結(jié)算資料、付款臺帳等。、動態(tài)成本、預(yù)結(jié)算等內(nèi)容。，即每項工程的《工程合同文本》須把相關(guān)的預(yù)結(jié)算資料依次附后，合在一起存檔，以便快速復(fù)查?！豆こ填A(yù)、結(jié)算審批表》統(tǒng)一印制成固定格式（可手寫復(fù)印的），一式三聯(lián)，第一聯(lián)辦公室存檔，第二聯(lián)成本管理部存檔，第三聯(lián)工程管理部存檔。、匯總表、分部分項工程預(yù)結(jié)算表、工料分析、工程量計算表、計價依據(jù)。：材料價格（政府指導(dǎo)價格、市場價格、甲供材料、限價材料通知書）、施（竣）工圖、圖紙會審記錄、工程變更簽證的預(yù)算書、工程竣工驗收資料、其他與工程結(jié)算相關(guān)的甲乙雙方確認的協(xié)議等。、匯總表、分部分項工程預(yù)結(jié)算表、工料分析、工程量計算表合訂成冊；計價依據(jù)作為附件，可分專業(yè)、分類別進行保管，但計價依據(jù)資料也必須具備全面、快速復(fù)查的條件。，并粘貼除合同目錄清單之外的工程預(yù)結(jié)算補充資料目錄備注清單。（各局面資料、成本數(shù)據(jù)庫、成本管理軟件電子文檔、光盤、服務(wù)器）的同一工程預(yù)結(jié)算資料的名稱、編號、內(nèi)容數(shù)據(jù)等必須完全一致。、決算書，在完成其書面紙張資料歸檔保存的同時，還須將其電子文檔該錄成光盤，或者在成本管理軟件的基礎(chǔ)資料設(shè)置中把項目竣工結(jié)、決算書的電子文檔“打包”并上傳至服務(wù)器，以方便保存與使用。，結(jié)合《工程預(yù)、結(jié)算管理辦法》執(zhí)行。、現(xiàn)場簽證資料。、現(xiàn)場簽證資料。、成本數(shù)據(jù)庫所包括的工程變更、現(xiàn)場簽證內(nèi)容。，即每項工程的《工程合同文本》須把相關(guān)的工程變更及現(xiàn)場簽證的資料依次附后，合在一起存檔，以便快速復(fù)查。《工程變更通知單》、《現(xiàn)場簽證單》統(tǒng)一印制成固定格式（可手寫復(fù)印的），一式四聯(lián)，第一聯(lián)項目部存檔，第二聯(lián)施工單位存檔，第三聯(lián)成本管理部存檔，第四工程管理部聯(lián)存檔（四聯(lián)皆須蓋有甲方的工程變更及現(xiàn)場簽證專用章）；《工程變更通知單》、《現(xiàn)場簽證單》統(tǒng)一進行編號。，并粘貼除合同目錄清單之外的工程變更及現(xiàn)場簽證的補充資料目錄備注清單。，結(jié)合《工程變更與現(xiàn)場簽證管理辦法》執(zhí)行。（評定標(biāo)評審表、招標(biāo)文件、答疑記錄、開標(biāo)評標(biāo)記錄等）、工程投標(biāo)資料（主要是中標(biāo)單位的）。、成本數(shù)據(jù)庫所包括的工程招標(biāo)內(nèi)容。，即每項工程的《工程合同文本》須把相關(guān)的工程招投標(biāo)資料依次附后，合在一起存檔，以便快速復(fù)查?！对u定標(biāo)審批表》及《議標(biāo)、直接委托審批表》統(tǒng)一印制成固定格式（可手寫復(fù)印的），一式三聯(lián)，第一聯(lián)辦公室存檔，第二聯(lián)成本管理部存檔，第三聯(lián)工程管理部存檔。（評定標(biāo)評審表、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、承包商考察結(jié)果審批表、答疑記錄、開標(biāo)和評標(biāo)的記錄、相關(guān)會議紀要等）的收集、整理、歸檔、保管工作由工程管理部負責(zé)。（或議標(biāo)及直接委托審批表）、中標(biāo)單位投標(biāo)文件中報價書、招標(biāo)文件等作為工程預(yù)結(jié)算必要依據(jù)的招投標(biāo)資料，成本管理部則應(yīng)每項皆保存其原件或復(fù)印件。，結(jié)合《工程招標(biāo)管理辦法》執(zhí)行。、管理規(guī)范、通知、決定等文件資料。、管理辦法、操作指引、操作流程通知、決定等文件資料。、實施細則、通知、決定、相關(guān)會議紀要等文件資料?！肮芾碇贫取睓谥写娣牛ㄕ嘘P(guān)部門頒發(fā)的法規(guī)文件可除外），以便網(wǎng)上查詢．、常用的成本管理制度的成本管理部打印一份，裝訂成冊（活頁形式，可及時更新）。以便書面查詢、使用．、有關(guān)設(shè)計階段成本控制的資料、相關(guān)會議紀要、同行成本比較資料、工程造價分析、相關(guān)往來文件、當(dāng)?shù)毓こ淘靸r定額、信息月刊、圖集等工程造價有關(guān)專業(yè)書強等。這類文件資料也是實行資料管理員專人負責(zé)，分類保管。4 成本檔案管理的其他規(guī)定 歸檔與立卷，資料管理員即應(yīng)制定該項目文件資料的收集整理工作計劃，設(shè)定階段性歸檔的時間，按照邊工作邊收集、整理、終結(jié)卷成的要求，就每個環(huán)節(jié)上形成的技術(shù)經(jīng)濟文件資料，隨時加以收集，并存放于事先準備好檔案盒中，以備整理．，復(fù)印件存檔須加蓋公司相應(yīng)資料主管部門的印章以示確認。．立卷，以合同為主線、以項目為單位進行立卷，一個項目的文件資料應(yīng)立成一卷或數(shù)卷，一卷即裝成一個檔案盒．，并在合適處標(biāo)明案卷題名、案卷號、存檔人及時間等。；開發(fā)前準備、主體建安工程、社區(qū)管網(wǎng)工程、園林環(huán)境工程、配套設(shè)施工程類。；各類檔案必須固定存放在卷柜內(nèi)，排列方法為自左至右，從上到下。，成本檔案管理員應(yīng)定時進行檢查，對不符合要求的應(yīng)及時予以完善或返工。 編目與裝訂。第一列順序號，以文件資料排列先后順序逐件填寫；第二列字號，填寫文件資料制發(fā)部門的發(fā)文字號；第三列責(zé)任者，填寫對文件資料的著名者，即對文件資料負有責(zé)任的部門和個人；第四列題名，即文件資料標(biāo)題．一般應(yīng)照實抄錄：沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件．可自擬標(biāo)題，外加“[ ]”以示區(qū)別：第五列日期，文件資料的形成時間；第六列頁號，填寫文件資料起止頁號。：在建工程的檔案做活頁裝訂．己竣工工程的檔案做固定頁裝訂。裝訂時，去除文件上的金屬物；破損和褪色的文件材料，應(yīng)進行修補成復(fù)制；文件資料應(yīng)使用A4大小紙張，裝訂部分過窄或有字的，用紙加寬裝訂；紙面小的，加貼在標(biāo)準的A4紙上；卷內(nèi)文件資料，一般不超過二百頁為宜，超過的可根據(jù)文件資料內(nèi)容的階段性分卷裝訂；裝訂要牢固、整齊、美觀、裝訂時文件的右邊和下邊要取齊，不丟頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀；文件資料字跡難以辨認的，應(yīng)附抄件并加以說明。 保管與使用、接收成本檔案，檔案管理員必需認真檢驗，并辦理好登記、交接手續(xù)。，由檔案管理員管理，部門各職員手中只能持有正在處理的文件資料。，即防火、防盜、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染。，保存期在十年之內(nèi)的成本檔案原則上皆不能作廢，須保存；保存期超過十年的成本檔案如需銷毀，須經(jīng)公司及總部的主管部門、領(lǐng)導(dǎo)的批準。、易磨損的圖紙、材料等，檔案員要進行定期檢查，檔案的修補對借閱次數(shù)頻繁、易損的案卷，可制作副本借閱，以加強對正本的保存。，任何人未經(jīng)批準，不得擅自涂改成本檔案；每天下班要鎖好檔案柜。，公司內(nèi)有關(guān)部門或人員借用成本檔案時，須填寫《成本檔案借閱登記表》（見支持文件一），經(jīng)部門或公司負責(zé)人（一股由成本管理部經(jīng)理批準，重要檔案的借閱還應(yīng)得到成本管理部主管副總的批準）批準后方可借閱；檔案管理員負責(zé)檔案的借閱經(jīng)辦工作，辦理檔案借閱的登記手續(xù)，在借閱人歸還檔案時，還應(yīng)負責(zé)檢查檔案的完好情況，借出的文件資料由檔案管理人員負責(zé)及時收回井檢查完整情況，如發(fā)現(xiàn)遺失，需在《成本檔案借閱登記表》的“備注”欄加以注明，追究借閱者責(zé)任。、工作檢查，則成本管理部須全力配合，井做好資料借閱的登記、回收工作。，以記載檔案收進、發(fā)出、保管、利用情況及兼職檔案管理人員的變動情況，檔案人員還要做好統(tǒng)計工作，統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始數(shù)據(jù)為準，以便輸入計算機，充分利用計算機進行工程成本檔案的輔助管理。5 附則 本管理辦法由成本部負責(zé)解釋和修訂。 本管理辦法由公司發(fā)布之日起試行。32