【正文】 一般包括登記、分辦、擬辦、承辦、催辦、等程序。①、登記：由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括來文單位（機(jī)關(guān)）、標(biāo)題、文號(hào)、來文時(shí)間、緩急程度等②、分辦、擬辦：根據(jù)文件內(nèi)容，由辦公室將來文分別處理。屬業(yè)務(wù)部門的，一般在登記后，由行政直接送業(yè)務(wù)部門處理。需辦理的，由辦公室主任擬辦，并呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示，再轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理。③、催辦：對(duì)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示的需有關(guān)部門辦理的，行政應(yīng)認(rèn)真、及時(shí)地進(jìn)行督促、催辦，以防積壓或漏辦。 ④、公司領(lǐng)導(dǎo)參加上級(jí)會(huì)議帶回主要文件，在傳達(dá)后由辦公室歸檔。2. 公文發(fā)文程序:發(fā)文辦理一般包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。 ①、草擬的公文應(yīng)符合國家法規(guī)和政策，事實(shí)確實(shí)，觀點(diǎn)明確。文字表達(dá)精煉，條理清楚，層次分明，表達(dá)意思完整，標(biāo)點(diǎn)符合使用正確。②、數(shù)字的寫法。正文中除法文編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、專用術(shù)語、百分百必須使用阿拉伯?dāng)?shù)字外，一律使用中文。③、引用文件名稱要完整，不要濫用簡稱。④、草擬的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件的主管部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核后，送行政人事部核稿。人事任免文件由總經(jīng)理核稿簽字。核稿的主要任務(wù)是審核文稿所表達(dá)的內(nèi)容是否與國家現(xiàn)行法律、法規(guī)、政策相抵觸，是否符合公司章程，是否符合行文程序，文字表達(dá)是否完整等。⑤、公司一般文件由總經(jīng)理簽發(fā)，人事任免文件由董事長簽發(fā)。有關(guān)業(yè)務(wù)方面的一般文件，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。⑥、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文件，除文字有錯(cuò)可作更正外，原則上不得再作修改。⑦、公文簽發(fā)后，由辦公室安排人員打印、校對(duì)、蓋章、裝訂，進(jìn)行登記、分發(fā)，并留一份存檔。⑧、公文校對(duì)以原稿為準(zhǔn)，非承辦人員不得擅自改動(dòng)原文。校對(duì)未發(fā)現(xiàn)的差錯(cuò)由校對(duì)人負(fù)責(zé)。文件經(jīng)校對(duì)后，打字員沒有改正的，由打字員負(fù)責(zé)。⑨、公文辦理完畢后，要及時(shí)送交有關(guān)人員進(jìn)行整理、存檔。①、各部門要指定專人負(fù)責(zé)文件的處理和管理工作，嚴(yán)格按公司檔案光了制度進(jìn)行管理。②、已形成的文書、會(huì)議記錄、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價(jià)值的資料，都必須收集齊全，由辦公室歸檔，任何人不得自行留存應(yīng)歸檔文件。③、無保存價(jià)值和存查必要文件，由文件保管人員鑒別、登記，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意后集中統(tǒng)一銷毀。 第五章　　檔案管理制度一、總則1. 本制度所指的檔案，包括文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、工程技術(shù)檔案、聲像檔案等。，公文上的各種附件一律不得抽存。公文結(jié)案后，應(yīng)及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)，必須將文件材料向接辦人員辦理移交手續(xù)，不得擅自帶走或銷毀。二、檔案的收集與管理1. 堅(jiān)持按部門收集、管理文件資料的制度。行政部負(fù)責(zé)管理各部門的文件資料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)通知到位。2. 公司檔案的主管部門為公司行政人事部。3. 凡本公司繕印的公文（含定稿和正件與附件、批復(fù)、請示、報(bào)告、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由公司行政人事部統(tǒng)一收集管理。4. 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作中形成的文件資料，由牽頭主辦部門收集歸檔。公司召開會(huì)議形成的文件由會(huì)議主辦部門收集歸檔。5. 本公司召開全公司性的會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議資料、聲像資料等向公司行政人事部辦理歸檔手續(xù)，由辦公室檔案管理人員簽字認(rèn)可后，財(cái)務(wù)部門才能報(bào)銷相關(guān)的會(huì)議費(fèi)用。第六章　 辦公用品采購、管理制度一、本規(guī)定所稱辦公用品分為消耗品、廣告宣傳品和管理品三類：1. 消耗品指不可回收之物品；如：文件袋、膠水、墨水、筆記本、材料紙、便箋紙、信封、復(fù)印紙、傳真紙、墨盒、筆、涂改液、電池、賬本、財(cái)務(wù)憑證、膠卷等。2. 廣告宣傳品指公司所有對(duì)外宣傳之物品；如：自辦報(bào)紙、自辦刊物、宣傳冊、折頁、紀(jì)念品、彩旗、掛旗、海報(bào)、氣球等。；如：釘書機(jī)、文件夾、文件盒、計(jì)算器、光盤、切割機(jī)、打孔機(jī)、打碼機(jī)、文件柜、過膠機(jī)等。二、辦公用品采購權(quán)限公司（包括各部門）辦公用品由公司行政人事部統(tǒng)一采購。特殊情況下，經(jīng)公司行政人事部同意，各部門可進(jìn)行小范圍的采購。廣告宣傳類用品由公司企業(yè)發(fā)展部按經(jīng)濟(jì)合同審批程序，統(tǒng)一采購、制作。三、辦公用品采購的程序，糖果，水果等物品。，并提出采購意向，然后報(bào)總經(jīng)理審批簽字后，確定采購。3. 采購方式分三種類型，即辦公室采購、其他單個(gè)部門采購和多個(gè)部門參予采購。一般情況，消耗品和管理品由辦公室統(tǒng)一采購，其中單個(gè)小件物品辦公室可授權(quán)其他部門采購；廣告宣傳品由企業(yè)部采購和制作。特殊情況下的臨時(shí)采購，由總經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。4. 采購人員根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，在次月2日前完成采購。5. 采購人員將驗(yàn)收后的辦公用品，連同發(fā)票、購物清單復(fù)印件交辦公用品保管員辦理入庫。憑發(fā)票、購物清單到財(cái)務(wù)部報(bào)賬。6. 辦公用品保管員根據(jù)發(fā)票、購物清單復(fù)印件建立庫存物資登記簿。財(cái)務(wù)部根據(jù)發(fā)票、購物清單原件建立庫存物資帳。四、辦公用品的領(lǐng)用1. 辦公用品的領(lǐng)用分為個(gè)人領(lǐng)用和公司（部門）領(lǐng)用二部分：①個(gè)人領(lǐng)用的辦公用品系員工個(gè)人使用和保管的用品。②公司部門領(lǐng)用的辦公用品系本部門共同使用的用品。2. 領(lǐng)用的辦公用品必須指定專人領(lǐng)取并進(jìn)行保管，其他人員不得隨意領(lǐng)取。公司部門物資保管人員變動(dòng)時(shí)，必須辦理部門辦公用品移交手續(xù)。3. 個(gè)人領(lǐng)用的辦公用品須簽字領(lǐng)用登記表。4. 個(gè)人領(lǐng)用辦公用品中的管理品類物品在員工崗位變動(dòng)、離職或請長假時(shí)必須列入移交。5. 在公司領(lǐng)用的辦公用品不得挪作私用。6. 采購人員在采購辦公用品時(shí)，不得用公款購買任何私人用品，更不得在采購過程中收取回扣。7. 員工違反以上規(guī)定，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，即予以扣發(fā)工資和獎(jiǎng)金，直至開除；情節(jié)嚴(yán)重的，移送司法機(jī)關(guān)處理。關(guān)于各部門用紙的規(guī)定 為節(jié)約公司紙張成本開支，營運(yùn)體系用紙做如下規(guī)定：紙張分為A3新紙，A4新紙，A3廢紙，A4圖紙廢紙，A4預(yù)算廢紙，A4紅色廢紙一、客服部 合同協(xié)議、項(xiàng)目表及優(yōu)惠細(xì)則——A4新紙 簽訂施工合同給予客戶的圖紙、預(yù)算、主材表——A3新紙， A4新紙 下?lián)軆?nèi)部預(yù)算復(fù)印——A4圖紙廢紙 公司內(nèi)部流通使用的所有表格及資料（下?lián)芩斜砀瘢狝4圖紙廢紙或預(yù)算廢紙 意向客戶表——A4紅色廢紙，預(yù)算廢紙 設(shè)計(jì)師、業(yè)務(wù)員及客服意向跟單表——A4預(yù)算廢紙二、 設(shè)計(jì)部 打印圖紙——A3新紙 繪圖員繪制圖紙第一次打印交予設(shè)計(jì)師審圖——A3廢紙 每次圖紙審核之后，不允許將整份重新打印，只能將要替換的重新打印 公司內(nèi)部流通使用的所有表格及資料——A4圖紙廢紙或預(yù)算廢紙 小區(qū)戶型圖的打印及復(fù)印——A3廢紙三、 預(yù)算部 只要客戶沒最后確定簽合同的預(yù)算版本時(shí)（內(nèi)部員工核對(duì)及客戶每次來看的預(yù)算），每次必須使用——A4圖紙廢紙 最后簽合同的預(yù)算——A4新紙 下?lián)苤霖?cái)務(wù)部（1份）、工程部的內(nèi)部預(yù)算（2份）打印——A4圖紙廢紙 材料聯(lián)系下單函——A4圖紙廢紙 公司內(nèi)部流通使用的所有表格及資料——A4圖紙廢紙或預(yù)算廢紙四、 市場部 報(bào)備單及名單——A4圖紙廢紙或預(yù)算廢紙 公司內(nèi)部流通使用的所有表格及資料用A4圖紙廢紙或預(yù)算廢紙五、 注意事項(xiàng) 廢紙可從打印機(jī)側(cè)面進(jìn)紙，打印時(shí)在電腦上選擇側(cè)面紙盒即可，詳詢管理中心 設(shè)計(jì)師的作廢圖紙及預(yù)算部的作廢預(yù)算，如能二次使用，請將釘書針取掉整齊放置管理中心規(guī)定位置，如不能二次使用，請用切紙刀切碎扔至管理中心規(guī)定位置，不允許到處亂丟亂放，違規(guī)者按以下規(guī)定處罰。 違反以上規(guī)定者，發(fā)現(xiàn)一本負(fù)激勵(lì)50元，發(fā)現(xiàn)一張負(fù)激勵(lì)10元，請大家嚴(yán)格遵守用紙規(guī)定。22