【正文】 一般包括登記、分辦、擬辦、承辦、催辦、等程序。①、登記：由辦公室統(tǒng)一進行登記。登記內(nèi)容包括來文單位（機關(guān)）、標題、文號、來文時間、緩急程度等②、分辦、擬辦：根據(jù)文件內(nèi)容，由辦公室將來文分別處理。屬業(yè)務部門的，一般在登記后，由行政直接送業(yè)務部門處理。需辦理的，由辦公室主任擬辦，并呈有關(guān)領(lǐng)導批示，再轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理。③、催辦：對經(jīng)領(lǐng)導批示的需有關(guān)部門辦理的，行政應認真、及時地進行督促、催辦，以防積壓或漏辦。 ④、公司領(lǐng)導參加上級會議帶回主要文件，在傳達后由辦公室歸檔。2. 公文發(fā)文程序:發(fā)文辦理一般包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。 ①、草擬的公文應符合國家法規(guī)和政策，事實確實，觀點明確。文字表達精煉，條理清楚，層次分明，表達意思完整，標點符合使用正確。②、數(shù)字的寫法。正文中除法文編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術(shù)語、百分百必須使用阿拉伯數(shù)字外，一律使用中文。③、引用文件名稱要完整，不要濫用簡稱。④、草擬的文稿在送領(lǐng)導簽發(fā)前，應由起草文件的主管部門負責人進行審核后，送行政人事部核稿。人事任免文件由總經(jīng)理核稿簽字。核稿的主要任務是審核文稿所表達的內(nèi)容是否與國家現(xiàn)行法律、法規(guī)、政策相抵觸，是否符合公司章程，是否符合行文程序，文字表達是否完整等。⑤、公司一般文件由總經(jīng)理簽發(fā)，人事任免文件由董事長簽發(fā)。有關(guān)業(yè)務方面的一般文件，由公司分管領(lǐng)導簽發(fā)。⑥、經(jīng)領(lǐng)導簽發(fā)后的文件，除文字有錯可作更正外，原則上不得再作修改。⑦、公文簽發(fā)后，由辦公室安排人員打印、校對、蓋章、裝訂，進行登記、分發(fā)，并留一份存檔。⑧、公文校對以原稿為準，非承辦人員不得擅自改動原文。校對未發(fā)現(xiàn)的差錯由校對人負責。文件經(jīng)校對后，打字員沒有改正的，由打字員負責。⑨、公文辦理完畢后，要及時送交有關(guān)人員進行整理、存檔。①、各部門要指定專人負責文件的處理和管理工作，嚴格按公司檔案光了制度進行管理。②、已形成的文書、會議記錄、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價值的資料，都必須收集齊全，由辦公室歸檔，任何人不得自行留存應歸檔文件。③、無保存價值和存查必要文件，由文件保管人員鑒別、登記，經(jīng)公司分管領(lǐng)導同意后集中統(tǒng)一銷毀。 第五章　　檔案管理制度一、總則1. 本制度所指的檔案，包括文書檔案、人事檔案、財務檔案、工程技術(shù)檔案、聲像檔案等。，公文上的各種附件一律不得抽存。公文結(jié)案后，應及時歸檔。工作變動或因故離職時，必須將文件材料向接辦人員辦理移交手續(xù)，不得擅自帶走或銷毀。二、檔案的收集與管理1. 堅持按部門收集、管理文件資料的制度。行政部負責管理各部門的文件資料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動，應及時通知到位。2. 公司檔案的主管部門為公司行政人事部。3. 凡本公司繕印的公文（含定稿和正件與附件、批復、請示、報告、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由公司行政人事部統(tǒng)一收集管理。4. 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作中形成的文件資料，由牽頭主辦部門收集歸檔。公司召開會議形成的文件由會議主辦部門收集歸檔。5. 本公司召開全公司性的會議，由會議主辦部門指定專人將會議資料、聲像資料等向公司行政人事部辦理歸檔手續(xù)，由辦公室檔案管理人員簽字認可后，財務部門才能報銷相關(guān)的會議費用。第六章　 辦公用品采購、管理制度一、本規(guī)定所稱辦公用品分為消耗品、廣告宣傳品和管理品三類：1. 消耗品指不可回收之物品；如：文件袋、膠水、墨水、筆記本、材料紙、便箋紙、信封、復印紙、傳真紙、墨盒、筆、涂改液、電池、賬本、財務憑證、膠卷等。2. 廣告宣傳品指公司所有對外宣傳之物品；如：自辦報紙、自辦刊物、宣傳冊、折頁、紀念品、彩旗、掛旗、海報、氣球等。；如：釘書機、文件夾、文件盒、計算器、光盤、切割機、打孔機、打碼機、文件柜、過膠機等。二、辦公用品采購權(quán)限公司（包括各部門）辦公用品由公司行政人事部統(tǒng)一采購。特殊情況下，經(jīng)公司行政人事部同意，各部門可進行小范圍的采購。廣告宣傳類用品由公司企業(yè)發(fā)展部按經(jīng)濟合同審批程序，統(tǒng)一采購、制作。三、辦公用品采購的程序，糖果，水果等物品。，并提出采購意向，然后報總經(jīng)理審批簽字后，確定采購。3. 采購方式分三種類型，即辦公室采購、其他單個部門采購和多個部門參予采購。一般情況，消耗品和管理品由辦公室統(tǒng)一采購，其中單個小件物品辦公室可授權(quán)其他部門采購；廣告宣傳品由企業(yè)部采購和制作。特殊情況下的臨時采購，由總經(jīng)理或財務總監(jiān)審批。4. 采購人員根據(jù)批準的采購計劃，在次月2日前完成采購。5. 采購人員將驗收后的辦公用品，連同發(fā)票、購物清單復印件交辦公用品保管員辦理入庫。憑發(fā)票、購物清單到財務部報賬。6. 辦公用品保管員根據(jù)發(fā)票、購物清單復印件建立庫存物資登記簿。財務部根據(jù)發(fā)票、購物清單原件建立庫存物資帳。四、辦公用品的領(lǐng)用1. 辦公用品的領(lǐng)用分為個人領(lǐng)用和公司（部門）領(lǐng)用二部分：①個人領(lǐng)用的辦公用品系員工個人使用和保管的用品。②公司部門領(lǐng)用的辦公用品系本部門共同使用的用品。2. 領(lǐng)用的辦公用品必須指定專人領(lǐng)取并進行保管，其他人員不得隨意領(lǐng)取。公司部門物資保管人員變動時，必須辦理部門辦公用品移交手續(xù)。3. 個人領(lǐng)用的辦公用品須簽字領(lǐng)用登記表。4. 個人領(lǐng)用辦公用品中的管理品類物品在員工崗位變動、離職或請長假時必須列入移交。5. 在公司領(lǐng)用的辦公用品不得挪作私用。6. 采購人員在采購辦公用品時，不得用公款購買任何私人用品，更不得在采購過程中收取回扣。7. 員工違反以上規(guī)定，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，即予以扣發(fā)工資和獎金，直至開除；情節(jié)嚴重的，移送司法機關(guān)處理。關(guān)于各部門用紙的規(guī)定 為節(jié)約公司紙張成本開支，營運體系用紙做如下規(guī)定：紙張分為A3新紙，A4新紙，A3廢紙，A4圖紙廢紙，A4預算廢紙，A4紅色廢紙一、客服部 合同協(xié)議、項目表及優(yōu)惠細則——A4新紙 簽訂施工合同給予客戶的圖紙、預算、主材表——A3新紙， A4新紙 下?lián)軆?nèi)部預算復印——A4圖紙廢紙 公司內(nèi)部流通使用的所有表格及資料（下?lián)芩斜砀瘢狝4圖紙廢紙或預算廢紙 意向客戶表——A4紅色廢紙，預算廢紙 設計師、業(yè)務員及客服意向跟單表——A4預算廢紙二、 設計部 打印圖紙——A3新紙 繪圖員繪制圖紙第一次打印交予設計師審圖——A3廢紙 每次圖紙審核之后，不允許將整份重新打印，只能將要替換的重新打印 公司內(nèi)部流通使用的所有表格及資料——A4圖紙廢紙或預算廢紙 小區(qū)戶型圖的打印及復印——A3廢紙三、 預算部 只要客戶沒最后確定簽合同的預算版本時（內(nèi)部員工核對及客戶每次來看的預算），每次必須使用——A4圖紙廢紙 最后簽合同的預算——A4新紙 下?lián)苤霖攧詹浚?份）、工程部的內(nèi)部預算（2份）打印——A4圖紙廢紙 材料聯(lián)系下單函——A4圖紙廢紙 公司內(nèi)部流通使用的所有表格及資料——A4圖紙廢紙或預算廢紙四、 市場部 報備單及名單——A4圖紙廢紙或預算廢紙 公司內(nèi)部流通使用的所有表格及資料用A4圖紙廢紙或預算廢紙五、 注意事項 廢紙可從打印機側(cè)面進紙，打印時在電腦上選擇側(cè)面紙盒即可，詳詢管理中心 設計師的作廢圖紙及預算部的作廢預算，如能二次使用，請將釘書針取掉整齊放置管理中心規(guī)定位置，如不能二次使用，請用切紙刀切碎扔至管理中心規(guī)定位置，不允許到處亂丟亂放，違規(guī)者按以下規(guī)定處罰。 違反以上規(guī)定者，發(fā)現(xiàn)一本負激勵50元，發(fā)現(xiàn)一張負激勵10元，請大家嚴格遵守用紙規(guī)定。22