【正文】 序號 執(zhí)行人 內容 1 總經(jīng)理 提出資金需求 2 財務部 根據(jù)總經(jīng)理的資金需求或預算管理流程，編制資金需求；聯(lián)系銀行，獲得利率、期限要求，根據(jù)銀行要求，提供相應資料 3 銀行 審查 4 財務部 尋求抵押、質押、擔保方式，落實擔保單位，報總經(jīng)理審批（重大事項報董事長審批）。經(jīng)總經(jīng)理審批后，擬訂貸款合同 5 總經(jīng)理 審批簽字 6 銀行 審批合同，貸款 7 財務部 將貸款入賬，做賬務記錄 第一步：填寫流程說明稿 83 第二步：確定流程涉及的各個部門和崗位，排列在空白流程圖中 示例：確定流程涉及的各個部門和崗位 銀行 公司財務部 總經(jīng)理 董事長 84 第三步：畫出動作和表單 示例：將動作和表單填入流程文件 銀行 公司財務部 總經(jīng)理 董事長 預決算管理流程 資金需求 聯(lián)系銀行， 提出要求 利率、期限要求 提出資金需求 提出要求，提供相應材料 三大報表及相關材料 尋求抵押、質押、擔保方式，落實確定擔保單位 擔保合同核保書 與銀行簽署貸款、合同 貸款合同 辦理相關手續(xù) 入賬 賬務記錄 審查 貸款 審批，簽字 審批，簽字 是否權限范圍內 是否權限范圍內 審批，簽字 審批，簽字 85 銀行 公司財務部 總經(jīng)理 董事長 預決算管理流程 資金需求 聯(lián)系銀行， 提出要求 利率、期限要求 2 提出資金需求 1 提出要求，提供相應材料 3 三大報表及相關材料 尋求抵押、質押、擔保方式，落實確定擔保單位 5 擔保合同核保書 與銀行簽署貸款、合同 9 貸款合同 辦理相關手續(xù) 13 入賬 15 賬務記錄 審查 貸款 14 4 審批，簽字 審批，簽字 11 7 是否權限范圍內 是否權限范圍內 審批，簽字 審批，簽字 12 8 6 10 第四步：按照先后次序連線，標上序號 86 ?版面步驟的總體走向以從左至右為宜，從上到下，以照顧到現(xiàn)代人的閱讀習慣； ?每一列中的動作盡量對齊 ?嚴格按照符號的寬度要求運用各種符號； ?盡量保證連接符不交叉 第五步：進行版面調整，在不清楚的地方加入標注 87 銀行 公司財務部 總經(jīng)理 董事長 預決算管理流程 資金需求 聯(lián)系銀行， 提出要求 利率、期限要求 2 提出資金需求 1 提出要求，提供相應材料 3 三大報表及相關材料 尋求抵押、質押、擔保方式，落實確定擔保單位 5 擔保合同核保書 與銀行簽署貸款、合同 9 貸款合同 辦理相關手續(xù) 13 入賬 15 賬務記錄 審查 貸款 14 4 審批，簽字 審批，簽字 11 7 是否權限范圍內 是否權限范圍內 審批，簽字 審批，簽字 12 8 6 10 三大報表，營業(yè)執(zhí)照復印件，組織機構代碼，貸款卡復印件，法人代表身份證復印件，法人代表證，法人簡介，驗資報告 第五步：進行版面調整，在不清楚的地方加入標注 88 流程工作底稿樣本及填寫說明 89 目錄 1. 認識流程 2. 優(yōu)秀流程的基本條件 3. 流程優(yōu)化的必要性 4. 流程優(yōu)化的工具 5. 流程優(yōu)化的方法 90 關注客戶的感受 基于部門的職能 標桿企業(yè)的學習 部門間協(xié)調不暢的環(huán)節(jié) 工作中棘手的事情 確定需優(yōu)化的流程的思考點 91 ? 我們的 目標 是什么？ ? 哪些流程或工作目前 最成問題 ？ ? 哪些流程或工作對實施企業(yè)戰(zhàn)略具有 關鍵的作用 ，并對企業(yè)的客戶有 最大的影響 ？ ? 哪些流程成功地進行重組設計的 可能性 最大？ ? 流程重組項目實施的 范圍 有哪些？涉及的 成本 有多大？ ? 流程的擁有者和支持者有哪些 投入 ？ ? 是否實行 持續(xù)不斷 的改進可以提供所需要的改進程度？ ? 是否對流程熟悉或 技術 是否過時？ ? …… 識別流程時，企業(yè)、部門要多多自問？ 92 流程設計應遵循的原則 1. 要從工作的目標而非工作的過程出發(fā)，定義流程活動 2. 剔除對內部客戶和外部客戶不增值的活動 （如某橡塑企業(yè)的生產(chǎn)計劃） – 使企業(yè)對內部和外部客戶反應速度加快 3. 在工作的過程當中設臵質量檢查機制 – 質量控制是工作過程的一個部分，只有工作的成果符合質量標準，工作才告完成 – 對于任何工作，在工作過程中發(fā)現(xiàn)質量問題比在工作完成后的返工成本要低得多 – 高質量的產(chǎn)品是做出來的，而不是檢驗出來的 93 流程設計應遵循的原則 4. 使決策點盡可能靠近需進行決策的地點做出（如：財務部在采購部的外派會計） – 在決策點和實際工作點之間的時間延遲會導致工作進程的停止，造成成本增加 5. 部門之間的溝通、決策和問題的解決應在直接參與作業(yè)的層面進行（授權體系建立） – 凡事匯報給部門領導，由部門的領導進行溝通和解決問題的方式導致時間浪費和企業(yè)成本增加 – 部門領導對具體問題的了解比基層人員少 – 部門領導應該利用其經(jīng)驗給出適當?shù)慕ㄗh，而不是替基層人員做出決定 – 反復的上下溝通可能會帶來信息的失真 94 流程設計應遵循的原則 6. 盡可能使同一個人完成一項完整的工作（職責完整性原則） – 完整的工作增加員工的工作積極性和成就感 – 完整的工作使得對員工的績效評價有可衡量的依據(jù) – 由一個人完成一項完整的工作減少了交接和重復工作 7. 在工作過程中盡量減少交接的次數(shù) – 工作過程中的交接對工作的結果不增加價值 – 大多數(shù)的工作過程中的問題是由交接引起的 – 大多數(shù)的工作交接引起扯皮的現(xiàn)象，導致時間延遲 95 流程設計應遵循的原則 8. 減少工作過程中的非工作時間 – 工作過程的等待時間是一種浪費 9. 識別不增值的工作過程 – 不增值的工作并非不重要的工作 – 對不增值的工作過程進行判斷 – 設計有效的手段，盡可能將企業(yè)的資源從不增值的工作中解放出來 10. 明確定義職責、相互關系和工作的協(xié)作關系 96 形成一種思維習慣 ? 有沒有流程可依據(jù) ? 是不是按流程做的 ? 缺的話要不要補 ? 能不能優(yōu)化的空間 良好的聲譽 專業(yè)的水準 務實的風格 盛高咨詢 (北京 ) AD:北京市朝陽區(qū)東四環(huán)中路遠洋國際中心 D座 T:01059081156 F:01059081159 盛高咨詢 (上海 ) AD:上海市普陀區(qū)寧夏路 201號綠地科創(chuàng)大廈 4樓 A座 T:02152356055 F:02152356055820 盛高咨詢 (山東 ) AD:濟南市經(jīng)四路 288號恒昌大廈 23層 T:053187910735 F:0531 87911236 盛高咨詢 (新疆 ) AD:烏魯木齊市新醫(yī)路 165號匯文大廈 9層 E座 T:09914337299 F:0991 4339800 ?戰(zhàn)略執(zhí)行? +? 并購整合?專家 98 相關出版物 即將出版 99 實例練習 物資采購計劃申請與審核 1. 分公司計劃員制定本分公司的項目物資采購計劃草案，交供應科科長審核，編制計劃通常需要 2天 2. 分公司供應科科長從技術的角度考慮是否批準該采購計劃，在 1天 內作出批復 3. 如果分公司供應科科長審核通過，則報分公司經(jīng)理簽字；如果通不過則返回分公司計劃員并向其提出修改意見 4. 分公司經(jīng)理審批需要 半天 5. 分公司經(jīng)理簽字后，交市公司對口職能部門在 3天內 從技術角度對采購計劃進行審核 6. 如果審核不通過則返回分公司；如果審核通過則由市公司辦公室將采購計劃在 2天內 匯總平衡后交市公司總經(jīng)理簽字 7. 市公司總經(jīng)理一般在 3天內 簽字確認，然后交省公司歸口部門審核 8. 省公司歸口部門主要從資金、技術方面進行考慮，通常在 1周內審核通過后交由省公司辦公室進行匯總平衡，辦公室匯總平衡約在 3天內 完成 9. 省公司總經(jīng)理在 1周內 審核省公司辦公室平衡匯總過的采購計劃 10. 省公司總經(jīng)理審核通過的正式采購計劃，由省公司辦公室在 半天內 傳真給物資公司實施采購 100 流程優(yōu)化目標 ? 提高采購工作效率，避免事務堆積到上級，影響工作開展 101 1. 找出流程本身存在的問題 2. 尋求通過信息技術系統(tǒng)的應用提高流程效率的機會 3. 制定解決方案解決當務之急 在流程繪制過程中 ,我們不僅應該理解現(xiàn)有的流程 , 更要識別流程改進的機會 , 建議的步驟如下 : 流程改進原則 102 流程改進練習 物資公司省公司總經(jīng)理省公司辦公室省公司職能部門市公司總經(jīng)理供應科科長分公司經(jīng)理市公司職能部門市公司辦公室分公司計劃員流 程 編 號 ： 流 程 名 ： 物 資 采 購 計 劃 申 請 與 審 核 流 程 流 程 負 責 人 ：編 制 人 ： 編 制 時 間 ： 審 核 人 ： 審 核 時 間 ： 批 準 人 ： 批 準 時 間 ：編 制 計劃1審 核2審 核3審 核4計 劃 綜合 平 衡5審 核6資 金 和技 術 審核7綜 合 平衡8審 批9采 購 計劃 發(fā) 物資 公 司1 0采 購流 程11開 始結 束流程現(xiàn)狀 103 總耗時長 物資采購計劃與審批流程 29 供應科長審核 分公司經(jīng)理審核 市公司職能部門審核 市公司辦公室計劃平衡 市公司總經(jīng)理審核 資金和技術審核 省公司辦公室計劃平衡 省公司總經(jīng)理審批 編制采購計劃 發(fā)采購計劃給物資公司 2 1 3 2 3 7 3 7 104 1. 減少不必要的審核 ? 分公司經(jīng)理和市公司總經(jīng)理的審核可以去除 流程改進練習（參考建議 ) 105 總耗時長－－剔除分公司經(jīng)理和市公司經(jīng)理的無效審核 物資采購計劃與審批流程 供應科長審核 分公司經(jīng)理審核 市公司職能部門審核 市公司辦公室計劃平衡 市公司總經(jīng)理審核 資金和技術審核 省公司辦公室計劃平衡 省公司總經(jīng)理審批 編制采購計劃 發(fā)采購計劃給物資公司 2 1 3 2 3 7 3 7 106 2. 加強部門協(xié)作與溝通 ? 在采購計劃進度方面需要參考財務部門的意見，確保采購計劃與資金計劃的整合，降低財務進行資金審核的工作量 流程改進練習（參考建議 ) 107 總耗時長－－加強采購計劃編制部門與資金計劃審批部門的聯(lián)系，降低審核工作量 物資采購計劃與審批流程 供應科長審核 分公司經(jīng)理審核 市公司職能部門審核 市公司辦公室計劃平衡 市公司總經(jīng)理審核 資金和技術審核 省公司辦公室計劃平衡 省公司總經(jīng)理審批 編制采購計劃 發(fā)采購計劃給物資公司 2 1 3 2 3 71＝ 3 3 7 108 3. 縮短審核時間 ? 縮短各級管理部門的審批時限，并加以制度規(guī)范 ? 省公司總經(jīng)理的審核時間在 3日內完成 ? 市公司職能部門審核在 2日內完成 ? 省公司辦公室計劃平衡在 2日內完成 流程改進練習（參考建議 ) 109 總耗時長－－縮短職能部門審核、省公司計劃平衡和省公司總經(jīng)理審批的工作時限 物資采購計劃與審批流程 供應科長審核 分公司經(jīng)理審核 市公司職能部門審核 市公司辦公室計劃平衡 市公司總經(jīng)理審核 資金和技術審核 省公司辦公室計劃平衡 省公司總經(jīng)理審批 編制采購計劃 發(fā)采購計劃給物資公司 2 1 31＝ 2 2 3 74＝ 3 31＝ 2 74＝ 3 110 4. 建立授權機制 ? 確保