企業(yè)采購控制制度匯編-資料下載頁
2025-04-12 11:54本頁面
【正文】 支付（即坐支），需要坐支現(xiàn)金的需報經開戶銀行批準。4．因采購地點不確定、交通不便等特殊情況，辦理轉賬結算不便，必須使用現(xiàn)金支付時，應向開戶銀行提出書面申請，由企業(yè)財務部門負責人簽字蓋章，開戶銀行審批后，予以支付現(xiàn)金。第4章 付賬控制第12條 采購員在付款時，應得到采購經理、驗收儲存、財務部門等部門負責人的相應確認或批準。第13條 一切購貨業(yè)務應編制購貨訂單，購貨訂單應通過有關部門（如采購部、生產部、銷售部、總裁等）簽單批準。訂單副本應及時提交財務部門。第14條 收到貨物并驗收后，驗收員應編制驗收報告，驗收報告必須按順序編號，驗收報告副本應及時送交采購部和財務部。第15條 收到供應商發(fā)票后，采購員將供應商發(fā)票與購貨訂單及驗收報告進行比較，確認貨物種類、數(shù)量、價格、折扣條件、付款金額及方式等是否相符，核對無誤后交財務部。第16條 財務部將收到購貨發(fā)票、驗收證明、結算憑證與購貨訂單、購貨合同等進行復核，檢查其真實性、合法性、合規(guī)性和正確性。第17條 采購付款實行付款憑單制。有關現(xiàn)金支付須經采購部門填制應付憑單，并經財務經理審核，財務總監(jiān)和總裁按權限審批。第18條 已確認的負債應及時支付，以便按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣，加強與供應商的良好關系，并維持企業(yè)信用。第19條 財務部應該按照應付賬款總分類賬和明細分類賬按月結賬，并且互相核對，出現(xiàn)差異時應編制調節(jié)表進行調節(jié)。第20條 財務部按月從供應商處取得對賬單，將其與應付賬款明細賬或未付憑單明細表互相核對，并查明發(fā)生差異的原因。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期7 退貨管理制度制度名稱退貨管理制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條 目的。明確退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨回收等規(guī)定，及時收回退貨款項。第2條 退貨條件。驗收人員應該嚴格按照企業(yè)的驗收標準進行驗收，不符合企業(yè)驗收標準的貨物視為不合格貨物。不合格貨物應辦理退貨。1．對于數(shù)量上的短缺，采購員應該與供應商聯(lián)系，要求供應商予以補足，或價款上予以扣減。2．對于質量上的問題，采購員應該首先通知使用部門不能使用該批貨物，然后與使用部門、質量管理部門、相關管理部門聯(lián)系，決定是退貨還是要求供應商給予適當?shù)恼劭邸?．經采購部經理審閱、財務總監(jiān)審核、總裁審批后與供應商聯(lián)系退貨事宜。第3條 退貨手續(xù)。檢驗人員應在檢驗不合格的貨物上貼“不合格”標簽，并在“貨物檢收報告”上注明不合格的原因，經負責人審核后轉給采購部門處理，同時通知請購單位。第4條 貨物出庫。當決定退貨時，采購員編制退貨通知單，并授權運輸部門將貨物退回，同時，將退貨通知單副本寄給供應商。運輸部門應于貨物退回后，通知采購部和財務部。第5條 退貨款項回收。1．采購員在貨物退回后編制借項憑單，其內容包括退貨的數(shù)量、價格、日期、供應商名稱以及貸款金額等。2．采購部經理審批借項憑單后，交財務部相關人員審核，由財務總監(jiān)或總裁按權限審批。3．財務部應根據(jù)借項憑單調整應付賬款或辦理退貨貨款的回收手續(xù)。第6條 折扣事宜。1．采購員因對購貨質量不滿意而向供應商提出的折扣，需要同供應商談判來最終確定。2．折扣金額必須由財務部審核，財務總監(jiān)審核后交總裁批準。3．折扣金額審批后，采購部應編制借項憑單。4．財務部門根據(jù)借項憑證來調整應付賬款。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期8 應付賬款管理制度制度名稱應付賬款管理制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條 應付賬款是企業(yè)因購買原材料、商品、物資或接受勞務等而應付給供應商的款項。第2條 應付賬款必須由財務部應付賬款會計管理1．應付賬款的管理和記錄必須由獨立于請購、采購、驗收付款職能以外的財務部的應付賬款會計專門負責。2．按付款日期、折扣條件等項規(guī)定管理應付賬款，以保證采購付款內部控制的有效實施。第3條 應付賬款的確認和計量應真實和可靠1．應付賬款的確認和計量必須根據(jù)審核無誤的各種必要的原始憑證。這些憑證主要是供應商開具的發(fā)票、質量管理部門的驗收證明、銀行轉來的結算憑證等。3．應付賬款會計須審核這些原始憑證的真實性、合法性、完整性、合規(guī)性及正確性。第4條 應付賬款必須及時登記到應付賬款賬簿1．應付賬款會計應當根據(jù)審核無誤的原始憑證及時登記應付賬款明細賬。2．應付賬款明細賬應該分別按照供應商進行明細核算，在此基礎上還可以進一步按購貨合同進行明細核算。第5條 及時沖抵預付賬款財務部收到供應商開具的發(fā)票以后，應該及時沖抵預付賬款。第6條 正確確認、計量和記錄折扣財務部將可享受的折扣按規(guī)定條件加以確認、計量和記錄，以確定實際支付的款項。第7條 應付賬款的授權支付財務部接到已到期的應付賬款應及時支付，經財務部經理審核、總裁按權限審批后才能辦理結算與支付。第8條 應付賬款的結轉財務部應該按照應付賬款總分類賬和明細分類賬按月結賬，并相互核對，出現(xiàn)差異時，應編制調節(jié)表進行調節(jié)。第9條 應付賬款的檢查1．財物部按月從供應方取得對賬單、與應付賬款明細賬或未付憑單明細表互相核對，若有差異應查明差異產生的原因。2．如果追查結果表明無會計記錄錯誤，則應及時與債權人取得聯(lián)系，以便調整差異。3．財務部相關負責人應定期從供應商處取得對賬單，并進行核對、調節(jié)工作。第10條 同應付賬款相關的應付票據(jù)的簽發(fā)必須經財務部審核，由財務總監(jiān)和總裁按權限批準。第11條 財務部設置應付票據(jù)賬簿，并認真做好應付票據(jù)的核算工作，票據(jù)的登記人員不得兼管票據(jù)的簽發(fā)。第12條 財務部門應付賬款會計管理空白、作廢的、已付訖退回的商業(yè)匯票。第13條 財務部應該定期核對應付票據(jù)，并復核票據(jù)的利息核算。第14條 應付票據(jù)要定期與訂貨單、驗收單、發(fā)票進行核對。第15條 應付票據(jù)要按照號碼順序及時進行保存。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期34 / 34
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