行政管理制度(通用版)-資料下載頁
2025-04-12 04:21本頁面
【正文】 B1B2為大類號，C1C2為小類號，D1為檔類卷次，E1E2為檔案目次。各級匪類、卷次以及目次的編號，均已十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，其位數(shù)根據(jù)檔案多少及增長情況酌情定制。確定檔案分類的各級名稱后，應(yīng)將所有分類的各級名稱及其代表數(shù)字編號依照一定的順序依次排列，即編制《檔案分類編號》，以便查閱。檔案分類的各級名稱編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空擋，以備將來組織規(guī)模擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補(bǔ)。檔案分類的各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不已修改。若需要修改，應(yīng)事先討論審查，并擬定《新舊檔案分類編號對照表》，避免混淆。第十一條 檔號的編定。對于新檔案，應(yīng)從《檔案分類編號表》中查明該檔案所屬類別、卷次、目次順序，以此來編列檔號。檔案如需歸檔前案，應(yīng)查明前案的檔號，將其以同號編制。如有一案敘述數(shù)事或一案桂日多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號。編列檔號應(yīng)從左而右，左方裝訂的檔案，檔號應(yīng)填寫于案件首頁的右上角，5裝訂者填寫于左上角。第四章 檔案的保管第十二條 歸檔文件須依目次號順序以活頁的方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并根據(jù)實(shí)際需要注明目次號碼，以便查閱。第十三條 應(yīng)在檔夾背脊上標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查找。第十四條 定期清理歸檔文件，保持檔案整潔有序，必要時應(yīng)采取防火、放盜、防潮、防蟲等措施。第十五條 將已到達(dá)保存期限的檔案登記造冊，呈送公司總經(jīng)理審批后銷毀。第十六條 檔案的保存期限如下表所示：檔案的保存期限保存期限范圍永久保存①公司章程、股東名冊、董事會及股東會議記錄②組織規(guī)程及辦事細(xì)則③財務(wù)報表④不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證⑤組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員任免、處罰、獎勵等。⑥其他經(jīng)核定應(yīng)該永久保存的文件。（文件、技術(shù)資料等）長期（10年）①預(yù)算決算書類②會計憑證③事業(yè)計劃資料④其他經(jīng)核定應(yīng)該保存10年的文件。短期（5年）①期滿或解除的合約②其他經(jīng)核定應(yīng)該保存5年的文件。臨時（1年）結(jié)案后沒有必要長期保存的文書第十七條 檔案銷毀時，必須由公司指派的專人與檔案管理人員同時在場進(jìn)行監(jiān)督，防止資料外泄。第五章 調(diào)卷管理第十八條 員工需要調(diào)閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案調(diào)卷申請表》，寫明調(diào)閱原因及所需要調(diào)閱檔案的名稱，經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。第十九條 調(diào)閱涉及公司機(jī)密的檔案資料，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。第二十條 調(diào)閱后歸還歸檔時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核查，從新歸檔，并填寫《檔案調(diào)閱情況記錄表》，寫明所調(diào)閱文件的名稱，調(diào)閱人、調(diào)出時間、歸檔時間等信息。第二十一條 檔案調(diào)閱時間一般不得超過2天，對調(diào)閱期限有特殊規(guī)定的檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行。對逾期未歸還者，檔案管理人員負(fù)責(zé)催還。第二十二條 調(diào)閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，取保檔案整潔、安全，不得擅自涂改、翻印、抄錄或損壞，更不得轉(zhuǎn)接他人。第六章 附則第二十三條 本制度的最終解釋權(quán)歸公司行政部所有。第二十四條 本制度自公布之日起實(shí)施?！禭X公司聲像管理辦法》第一章 總則第一條 本辦法制定的目的是完善公司的檔案管理制度，規(guī)范公司的聲像檔案管理，全面提高檔案管理水平。第二條 收集范圍。反映公司主要職能活動以及經(jīng)營成果的聲像資料。公司組織并參加的重要會議和重大活動的聲資料。公司外部形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。其他具有保存價值的聲像資料。第二章 聲像資料的收集第三條 聲像檔案的收集方式。產(chǎn)生聲像資料的各部門應(yīng)及時將聲像資料隨同其他載體形式的檔案移交歸檔。檔案室要隨時收集公司具有保存價值的聲像資料。第四條 聲像檔案的手機(jī)要求。歸檔的聲像資料應(yīng)齊備，文字說明應(yīng)清楚完整。歸檔的聲像資料應(yīng)為原版，如因特殊情況無法提供原版時，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意可將復(fù)制件歸檔。第三章 聲像檔案的管理和分類第五條 聲像檔案的管理由攝錄人負(fù)責(zé)，檔案部門給予協(xié)助支持。第六條 聲像檔案的分類與編號。錄音帶、錄像帶、攝像帶應(yīng)按照形成的年份、問題進(jìn)行分類，按內(nèi)容編號。同一內(nèi)容分錄幾盤的視為一個案卷，編一個案卷號，然后再將每盤帶子按照錄制順序依次編號。照片應(yīng)按照形成年份、問題進(jìn)行分類。同屬一類的照片應(yīng)按照時間順序編號，并填寫底片號。底片在卷宗內(nèi)編流水號，格式為：卷宗號流水號。聲像檔案應(yīng)編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號，格式為：（檔案形態(tài)）檔號/（檔案形態(tài)）檔號。第七條 聲像檔案的文字說明應(yīng)該簡潔、準(zhǔn)確、概括，具體包括：事由、時間、地點(diǎn)、任務(wù)、背景、攝錄者等內(nèi)容。照片的文字說明按張編寫；錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫。第八條 聲像檔案的編制形式。照片編制采用橫寫格式，其格式為：照片/底片號文字說明參見號攝制時間攝制者。錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式為：在套盒上標(biāo)準(zhǔn)頁碼，然后根據(jù)要求逐項(xiàng)填寫。第九條 聲像檔案案卷要求。將主題相同的聲像資料組成案卷，集中編放。照片、底片以自然張為單位填寫卷內(nèi)目錄；錄音帶、錄像帶、攝像帶以盒為單位填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)備考表，用來說明卷中聲像資料的整理與變動情況。第四章 聲像檔案的保管第十條 聲像檔案保存的技術(shù)要求。聲像檔案入庫前必須仔細(xì)檢查，對于已經(jīng)污損的聲像資料要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。底片、膠片庫溫應(yīng)保持在13℃15℃，相對濕度保持在35%45%；照片庫溫應(yīng)保持在14℃24℃，%%；錄音帶、錄像帶、攝像帶應(yīng)保持在18℃24℃，相對濕度保持在40%60%。底片冊、錄音帶、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開磁場強(qiáng)度超過30奧斯特的磁場，盒與盒的間距應(yīng)超過3毫米，且盡量不適用鐵皮柜存放磁帶。第十一條 歸檔保存的聲像資料，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改。第十二條 認(rèn)真執(zhí)行聲像檔案統(tǒng)計制度，做好檔案進(jìn)出、庫存數(shù)量、庫存情況等方面的統(tǒng)計。對庫存的聲像檔案，須每年進(jìn)行一次檢查。第十三條 聲像檔案的借閱。建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴(yán)格進(jìn)行審批，根據(jù)機(jī)密程度，明確利用范圍。原則上，聲像檔案原版不得借出；必要時，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后限期外借。外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由行政部負(fù)責(zé)辦理，并嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定收費(fèi)。在借用過程中導(dǎo)致?lián)p壞，由借用單位承擔(dān)賠償責(zé)任。外單位借用具有專利的聲像資料，應(yīng)按照《中華人民共和國專利法》有關(guān)規(guī)定辦理。在不影響保密的情況下，各部門可充分利用聲像檔案資源舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用庫存的聲像檔案。第十四條 銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔部門同意并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。銷毀的聲像檔案應(yīng)登記造冊。第五章 聲像檔案的費(fèi)用管理第十五條 由形成聲像檔案而產(chǎn)生的費(fèi)用，檔案產(chǎn)生部門可在檔案資料按照規(guī)定歸檔后，經(jīng)檔案室確認(rèn)簽字，到財務(wù)部報銷相關(guān)費(fèi)用。第六章 附則第十六條 本辦法的最終解釋權(quán)歸公司行政部所有。第十七條 本辦法自公布之日起實(shí)施。33 /
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