行政管理制度(通用版)-資料下載頁
2025-04-12 04:21本頁面
【正文】 B1B2為大類號，C1C2為小類號，D1為檔類卷次，E1E2為檔案目次。各級匪類、卷次以及目次的編號，均已十進位阿拉伯數(shù)字表示，其位數(shù)根據(jù)檔案多少及增長情況酌情定制。確定檔案分類的各級名稱后，應將所有分類的各級名稱及其代表數(shù)字編號依照一定的順序依次排列，即編制《檔案分類編號》，以便查閱。檔案分類的各級名稱編號內應預留若干空擋，以備將來組織規(guī)模擴大或業(yè)務增多時，隨時增補。檔案分類的各級名稱及其代表數(shù)字一經確定，不已修改。若需要修改，應事先討論審查，并擬定《新舊檔案分類編號對照表》，避免混淆。第十一條 檔號的編定。對于新檔案，應從《檔案分類編號表》中查明該檔案所屬類別、卷次、目次順序，以此來編列檔號。檔案如需歸檔前案，應查明前案的檔號，將其以同號編制。如有一案敘述數(shù)事或一案桂日多類者，應先確定其主要類別，再編列檔號。編列檔號應從左而右，左方裝訂的檔案，檔號應填寫于案件首頁的右上角，5裝訂者填寫于左上角。第四章 檔案的保管第十二條 歸檔文件須依目次號順序以活頁的方式裝訂于相關類別的檔夾內，并根據(jù)實際需要注明目次號碼，以便查閱。第十三條 應在檔夾背脊上標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查找。第十四條 定期清理歸檔文件，保持檔案整潔有序，必要時應采取防火、放盜、防潮、防蟲等措施。第十五條 將已到達保存期限的檔案登記造冊，呈送公司總經理審批后銷毀。第十六條 檔案的保存期限如下表所示：檔案的保存期限保存期限范圍永久保存①公司章程、股東名冊、董事會及股東會議記錄②組織規(guī)程及辦事細則③財務報表④不動產所有權及其他債權憑證⑤組織機構設置、人員任免、處罰、獎勵等。⑥其他經核定應該永久保存的文件。（文件、技術資料等）長期（10年）①預算決算書類②會計憑證③事業(yè)計劃資料④其他經核定應該保存10年的文件。短期（5年）①期滿或解除的合約②其他經核定應該保存5年的文件。臨時（1年）結案后沒有必要長期保存的文書第十七條 檔案銷毀時，必須由公司指派的專人與檔案管理人員同時在場進行監(jiān)督，防止資料外泄。第五章 調卷管理第十八條 員工需要調閱檔案時，應填寫《檔案調卷申請表》，寫明調閱原因及所需要調閱檔案的名稱，經部門主管核準后方可調閱。第十九條 調閱涉及公司機密的檔案資料，必須經總經理批準。第二十條 調閱后歸還歸檔時，檔案管理人員應認真核查，從新歸檔，并填寫《檔案調閱情況記錄表》，寫明所調閱文件的名稱，調閱人、調出時間、歸檔時間等信息。第二十一條 檔案調閱時間一般不得超過2天，對調閱期限有特殊規(guī)定的檔案應嚴格按照規(guī)定執(zhí)行。對逾期未歸還者，檔案管理人員負責催還。第二十二條 調閱人員應愛護檔案，取保檔案整潔、安全，不得擅自涂改、翻印、抄錄或損壞，更不得轉接他人。第六章 附則第二十三條 本制度的最終解釋權歸公司行政部所有。第二十四條 本制度自公布之日起實施?！禭X公司聲像管理辦法》第一章 總則第一條 本辦法制定的目的是完善公司的檔案管理制度，規(guī)范公司的聲像檔案管理，全面提高檔案管理水平。第二條 收集范圍。反映公司主要職能活動以及經營成果的聲像資料。公司組織并參加的重要會議和重大活動的聲資料。公司外部形成的與本公司有關的重要聲像資料。其他具有保存價值的聲像資料。第二章 聲像資料的收集第三條 聲像檔案的收集方式。產生聲像資料的各部門應及時將聲像資料隨同其他載體形式的檔案移交歸檔。檔案室要隨時收集公司具有保存價值的聲像資料。第四條 聲像檔案的手機要求。歸檔的聲像資料應齊備，文字說明應清楚完整。歸檔的聲像資料應為原版，如因特殊情況無法提供原版時，經主管領導審批同意可將復制件歸檔。第三章 聲像檔案的管理和分類第五條 聲像檔案的管理由攝錄人負責，檔案部門給予協(xié)助支持。第六條 聲像檔案的分類與編號。錄音帶、錄像帶、攝像帶應按照形成的年份、問題進行分類，按內容編號。同一內容分錄幾盤的視為一個案卷，編一個案卷號，然后再將每盤帶子按照錄制順序依次編號。照片應按照形成年份、問題進行分類。同屬一類的照片應按照時間順序編號，并填寫底片號。底片在卷宗內編流水號，格式為：卷宗號流水號。聲像檔案應編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號，格式為：（檔案形態(tài)）檔號/（檔案形態(tài)）檔號。第七條 聲像檔案的文字說明應該簡潔、準確、概括，具體包括：事由、時間、地點、任務、背景、攝錄者等內容。照片的文字說明按張編寫；錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫。第八條 聲像檔案的編制形式。照片編制采用橫寫格式，其格式為：照片/底片號文字說明參見號攝制時間攝制者。錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式為：在套盒上標準頁碼，然后根據(jù)要求逐項填寫。第九條 聲像檔案案卷要求。將主題相同的聲像資料組成案卷，集中編放。照片、底片以自然張為單位填寫卷內目錄；錄音帶、錄像帶、攝像帶以盒為單位填寫卷內目錄。卷內備考表，用來說明卷中聲像資料的整理與變動情況。第四章 聲像檔案的保管第十條 聲像檔案保存的技術要求。聲像檔案入庫前必須仔細檢查，對于已經污損的聲像資料要進行必要的技術處理。底片、膠片庫溫應保持在13℃15℃，相對濕度保持在35%45%；照片庫溫應保持在14℃24℃，%%；錄音帶、錄像帶、攝像帶應保持在18℃24℃，相對濕度保持在40%60%。底片冊、錄音帶、錄像帶、攝像帶應立放，磁帶庫必須避開磁場強度超過30奧斯特的磁場，盒與盒的間距應超過3毫米，且盡量不適用鐵皮柜存放磁帶。第十一條 歸檔保存的聲像資料，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改。第十二條 認真執(zhí)行聲像檔案統(tǒng)計制度，做好檔案進出、庫存數(shù)量、庫存情況等方面的統(tǒng)計。對庫存的聲像檔案，須每年進行一次檢查。第十三條 聲像檔案的借閱。建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴格進行審批，根據(jù)機密程度，明確利用范圍。原則上，聲像檔案原版不得借出；必要時，需經主管領導批準后限期外借。外單位借用或復制聲像檔案，由行政部負責辦理，并嚴格按照相關規(guī)定收費。在借用過程中導致?lián)p壞，由借用單位承擔賠償責任。外單位借用具有專利的聲像資料，應按照《中華人民共和國專利法》有關規(guī)定辦理。在不影響保密的情況下，各部門可充分利用聲像檔案資源舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或專題性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用庫存的聲像檔案。第十四條 銷毀聲像檔案必須經過鑒定，征得歸檔部門同意并經主管領導批準。銷毀的聲像檔案應登記造冊。第五章 聲像檔案的費用管理第十五條 由形成聲像檔案而產生的費用，檔案產生部門可在檔案資料按照規(guī)定歸檔后，經檔案室確認簽字，到財務部報銷相關費用。第六章 附則第十六條 本辦法的最終解釋權歸公司行政部所有。第十七條 本辦法自公布之日起實施。33 /
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