大酒店行政規(guī)章制度及操作手冊-資料下載頁
2025-04-12 02:23本頁面
【正文】 及房間數(shù)量（基本為雙人標準客房）4. 到達及離開時使用的交通工具及詳細資料5．若正值旅游旺季，應在訂房時確保房間的預定。 6. 說明公司名稱、地址、電話、傳真等，以便酒店參考及方便進一步聯(lián)絡。 . 行程表行程表是預先對公干期間的安排及把需確認的事項列明，使其上司能利用有限的時間作出最大的利益。當編制行程表時請注意以下各點： 1. 行程表應方便隨身攜帶及翻閱。 2. 大城市通常有多個火車站（機場或碼頭），盡可能安排在同一地方進出境。 3. 留意交通工具的時間表，隨時更新資料。4. 留意各地時差，正確說明離境及到達目的地的當?shù)貢r間。 5. 在公干期間，應花最短的時間在交通上。 . 計劃海外公干 搜集目的地一般資料，例如面積、人口、主要城市、氣候、服飾、工作時間等。入境方面則查詢有關護照、入境簽證、防疫注射、通用貨幣、生活習慣等；酒店及餐廳；郵務、電話及電訊設施；經(jīng)濟發(fā)展、進出口貿(mào)易條例、政府及工商機構、商務法則等。：按已批準預算案向財務部申請公干費用，兌換目的地流通貨幣。 2．其它事項： －預備當?shù)氐牡貓D或交通圖 －確認交通、酒店訂房、被訪者的約會詳情－制作行程表，內容包括酒店、約會、會議日期、時間、地點、聯(lián)絡電話等。－若其上司出外公干，出發(fā)前須集中一切行程中所需要的文件、文具交付。6. 辦公室文儀器材 操作計算機須先練習指法。 1. 保持機器清潔，用干抹布擦試。 2. 清潔鼠標內壁。 ，并以機背為重心。 。 ，容易被人碰倒。，可嘗試找出根源，作適當調正。若修正無效或理由不明，應停止使用及通知維修人員。舊檔案或機密文件初稿不適合留存在辦公室內，應利用碎紙機第一時間把它們毀滅，將紙張放在機內切成條狀或碎屑。 為配合大型工商機構的需要，例如內部預算、計劃書，可能有數(shù)十頁紙之多，小型訂裝機便甚為全用。由于訂裝機款式形形種種，操作按個別種類而定。7. 輔助記憶材料 為求部門運作過程中所有工作、資料不致遺漏，文職人員必須采取下列輔助工具作記錄及跟催。 使用日志要點：，方便更改。待確定后可用原子筆、墨水筆記下。，會面者之姓名（及公司名）、地點及話題。，應記下酒會時間及有關衣著服飾提示之類。（分上、下午）記下。，應先看日志，預備其上司的約會、備好會議所需要的文件。，確定日志上每一事項都已辦理，沒有遺漏。 從日志談到安排約會應注意的事項：，避免與會面重疊。，預留一些花在交通上的時間。，應先向前者解釋有可能延遲散會。除非其上司事先聲明或來訪者乃非常重要人物，否則不可騷擾會議的進行。，掛線后應補發(fā)信確認談話內容，將信件副本存檔，還須記錄在其上司的日志內。、職衍、公司名稱、地址、電話，若更改約會可與他（她）聯(lián)系。，確定其上司的伴侶（女伴）是否有空才作回復。 其上司可能一整天在外會面及拜訪，不方便攜帶日志，這時便可替他預備一張約會卡。把當天約會卡連同有關文件放在他的桌上。 綜合所有工作的清單，內容包括：記錄日期、任務內容、預計完成日期、實際完成日期等各項。 一頁年志提供年、月、日、星期，方便記下每天大計。便于全年事項一目了然，易于系統(tǒng)籌備。8. 會議 會議是一個機構內不可缺乏的溝通方式。 議程是有次序地列出會議中所要進行的項目。此外還有會議日期、星期、時間、地點。議程在會議前七至十四天發(fā)給出席者，令他們早作準備。每次會議日期在每一年度開始便已決定，并在上一次會議終結時重申。議程由行政辦經(jīng)理制作，內容除了包括上次會議仍未解決之項目外，行政辦經(jīng)理應咨詢其上司其他新的事項。 會議主席議程會議主席議程有別于一般議程，它包括會議中需要的額外資料，與及在議程中右方騰出空白部份，方便主席記下重點。 ： 會議以前 ，預備議程并分發(fā)各與會者。（會議室、會客室或其他指定地點），但因任何理由不能出席，應預早以書面列明有關事項，讓行政辦秘書轉交會議主席在會上提出。： 、紙張 、檔案 開會當天 1. 提早到達會場，帶備文具、文件、出勤記錄等。 2. 若有需要，在會場通道放置指示牌。 3. 安排座位，放上名牌。 4. 派發(fā)紙張。 5. 安排開水及水杯、煙灰碟放在方便地方。 6. 檢查出勤記錄，確定所有出席者都已簽署。 7. 讀出上一次會議記錄、缺席者通知書及其他信件。 8. 提供討論事項的文件。 9. 詳細記錄會議過程內容、動議者、和議者及投票結果。 1. 確保所有文件已帶回辦公室。 2. 草擬會議記錄待會議主席批閱。 3. 將批閱后的記錄整理，并分發(fā)各出席者。 4. 預備議決后的跟催文件。 5. 把第4項及會議中使用的文件存檔。 6. 把下次會議日期記在日志中。 會議記錄必須小心保存，每一項議決都是日后執(zhí)行及參考的依據(jù)。它是一項永久的記錄，亦有其法律效力。會議記錄包括跟催上次會議內容、是次會議事項、下次會議的日期、時間及休會時間各項。14 /
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