【正文】 管理制度一. 借閱檔案（包括文件、資料），必須先履行檔案借閱登記手續(xù)，秘密級(jí)以上檔案文件必須經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。員工因私須開具各種證明，加蓋酒店印章，必須書面申請(qǐng)并附有關(guān)材料，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)并報(bào)酒店領(lǐng)導(dǎo)審批。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，印章保管人不得委托他人代管印章，并不得攜帶出辦公室使用。酒店需刻制新印章須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)；酒店各部門需刻制新印章，要寫出報(bào)告，并附上新印章的名稱、式樣和規(guī)格，報(bào)經(jīng)行政辦公室批準(zhǔn)，方可到當(dāng)?shù)毓膊块T申請(qǐng)刻制。六、 公文辦完后，應(yīng)根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定及時(shí)將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理立卷，當(dāng)年文件應(yīng)于第二年第一季度移交完成。四、 閱讀文件應(yīng)按規(guī)定范圍，秘密級(jí)以上文件須到行政辦公室閱讀。三、 經(jīng)修改后的稿件，如字跡潦草，涂改較多，模糊不清的，應(yīng)由原擬稿人謄清后再打印。八、 呈文程序： 在呈文本上登記 各部門呈文 行政辦 主管領(lǐng)導(dǎo) 在收文本上登記不按上述公文傳遞程序越級(jí)呈文，行政辦將予以退回。五、 各部門負(fù)責(zé)人作為核稿人，不僅要對(duì)呈文內(nèi)容審核，而且要審查呈文格式是否規(guī)范，對(duì)呈文負(fù)全面責(zé)任。態(tài)度要明朗，簡(jiǎn)明扼要，最后簽名并注明時(shí)間。二、 呈文專題專用，一文一事，內(nèi)容明確。開門見山提出本部門對(duì)所請(qǐng)示問題的處理意見，請(qǐng)酒店領(lǐng)導(dǎo)酌定。四、 呈文格式包括：呈文文號(hào)、呈文題目、主管領(lǐng)導(dǎo)批示。六、 各部門呈取文，需嚴(yán)格辦理收發(fā)文手續(xù)，寫明收發(fā)文時(shí)間、文稿內(nèi)容、收發(fā)人姓名。行文管理制度一、 以酒店名義的行文，先由部門承辦人擬稿，經(jīng)部門經(jīng)理審閱后，送總經(jīng)理辦公室核稿并請(qǐng)總經(jīng)理簽發(fā)。 收發(fā)文管理制度一、 公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。因工作需要借閱文件應(yīng)辦理手續(xù)，用完后及時(shí)退還，秘密級(jí)以上文件，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員均不得攜離辦公室。七、 各級(jí)管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將文件（含保密記錄本）清理移交，凡參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)送行政辦公室登記保管。新印章要做好戳記，并留樣保存，以便被查。三、印章使用印章使用要做到：嚴(yán)格手續(xù)、認(rèn)真審閱、詳細(xì)登記、蓋章正規(guī)。四、印章停用由于機(jī)構(gòu)變動(dòng)或部門（單位）撤銷等原因而造成的印章停用，按規(guī)定進(jìn)行清理，并將其所有停用印章收到酒店行政辦公室統(tǒng)一保管，同時(shí)辦好移交手續(xù)。二. 案卷不能借出，只供在行政辦公室閱看，未立卷的文件及資料可借出。六. 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能帶離行政辦公室。這種介紹信的存根要?dú)w檔，保存期五年。嚴(yán)禁開出空白介紹信。經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可購買。申請(qǐng)單如無部門經(jīng)理簽字，總辦有權(quán)不予做派車安排。否則，視為私自出車，按曠工處理。檔案管理制度一、 酒店檔案酒店檔案是酒店在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的，以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件材料。2. 檔案的收集 各部門隨時(shí)收集辦理完畢的文件材料，按類別分別存放。 電腦檔案分別于電腦硬盤和軟盤內(nèi)保存，機(jī)密文件加設(shè)保護(hù)密碼。 按酒店部門設(shè)置分類。5. 檔案的整理 檢查文件認(rèn)真檢查每一類別中積累的文件是否齊全、是否符合歸類。 填寫案卷目錄案卷目錄包括順序號(hào)、文件標(biāo)題、文件編號(hào)和日期等。6. 檔案的保管 涉及經(jīng)濟(jì)的檔案，如合同、協(xié)議書、保證書等（原件）檔案由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一保管；硬件設(shè)施使用說明書或操作手冊(cè)（原件）檔案由工程部統(tǒng)一保管，其余檔案由總辦統(tǒng)一管理。銷毀檔案要經(jīng)過認(rèn)真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊(cè)登記，送總經(jīng)理審批后銷毀。 借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保證檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、復(fù)印、復(fù)制、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。但不能帶離檔案室。，確保以最短時(shí)間發(fā)出準(zhǔn)確的消息。. 電話操作員工在電話里的良好談吐、得體應(yīng)對(duì)是替酒店建立良好形象的重要一環(huán)。，更不可粗言穢語。，應(yīng)通知總機(jī)或其他同事代為接聽。，應(yīng)詢問對(duì)方： A)可否轉(zhuǎn)到辦公室中其他同事處理。 。此外，可透過電話房查詢對(duì)方電話是否失靈。： 、快捷 、大小及性質(zhì) （例如存放法律文件） ：、字母來分類（優(yōu)點(diǎn)：可作無限的擴(kuò)充）。，以找尋編號(hào)檔案索引卡必須按筆劃排序，放在特別抽屜中?？ㄓ校航杓诵彰?、部門、借出日期、答允歸還日期、借件人及經(jīng)辦人簽署，方便日后追尋。把將要做的工作寫成字條，放在預(yù)定的“月份”或“日期”的小格中。 ，最近期的放在前?！芭f檔案”也須按放妥當(dāng)及分類，方便日后翻查。 ，應(yīng)把這些文件集中在“雜項(xiàng)”檔案中。 ： A)先排姓氏，再排名字。例如： “MESSERS MAY，JONES AND JENKINS”應(yīng)放在“M” 檔中。它可以是按筆劃多寡（或英文字母先后）來分成多格，幫助應(yīng)付大量文件存檔。 2. 用開信刀或開信機(jī)拆信，并確保文件完整。 6. 若信件連同支票、匯票或匯款，應(yīng)把