某星級飯店采購制度及程序-資料下載頁
2025-04-09 01:06本頁面
【正文】 采購部的人員編制結構采購部經理 食品采購 物品采購采購部的工作流程：市場資料搜集：應盡可能在平時多做市場調查，掌握市場信息，對飯店的各種物料事先掌握最新資料和供貨渠道及價格，避免在使用部門提出要求后方才開始尋找貨源和有關資料的被動情況。資料管理：所有的市場供貨資料，訂貨文件，采購記錄等應集中由專人管理，避免造成分散，脫節(jié)，無法跟查，從而導致工作出現漏單，重復或中途擱置等情況。采購申請單的收單記錄：所有各部門送交的采購單應統(tǒng)一交由專人辦理登記后，再交專人具體辦理詢價，議價，采購等具體工作。定價和建議供貨商：在完成詢價和議價工作后，應進行比較報價，決定選擇供貨商，完成采購申請單內需要填寫的各項物料的資料，交送財務經理和總經理批準。訂貨單和合同的發(fā)出：在采購申請單獲得必需的批準簽署后，將送回采購部，并按以下部門分發(fā)； 首聯－－收貨部 二聯－－采購部 三聯－－會計部 四聯－－申請部門其中的三聯和四聯應在完成登記后即時發(fā)給會計部和申請部門，首聯及二聯則交采購部經理進行分派，按每張采購申請單的性質，制作采購訂貨單（一般市場和百貨項目）和采購定單（進口，或大批量訂貨，或對方不接受訂貨合同單位的定購）或采購合同。在完成采購訂貨單，采購定單，或合同后，首聯和前述三種定購文件的其中一種副本應即時交到收貨部，作為收貨授權文件，有關的定購文件的其他副聯亦應交給采購部存檔備查。到貨核查：收貨組在每日完成收貨工作后應將收貨記錄和相關的采購申請單首聯和有關訂貨文件在送成本控制組前先交到采購部進行核查。經采購部核查加簽后的收貨記錄等文件應即時送給成本控制辦理入帳。訂貨單和合同的核查：采購部應根據到貨情況檢查每張采購定單和合同的執(zhí)行情況，并在該訂貨文件確已完成后在該訂貨文件上加蓋“完成”字樣的印章，以資分辨完成及未完成的采購事項的跟進，已完成的訂貨文件應按供應商區(qū)分存檔備查。跟進采購：采購部應對經辦的工作養(yǎng)成凡事跟催跟辦的習慣，不可找籍口放緩，拖遲，放棄，或以任何理由不予跟催，在確實有困難時應即時向上一級主管人員請示，要清楚認識到拖延任何一項采購要求都可能令飯店蒙受不可估測的損失或在運轉上靈。進口物料的采購；按飯店規(guī)定，所有的進口物料的采購必須通過正常渠道按有關的正式手續(xù)去進行。根據現行的采購政策，只有在國內確實無法購買的項目，或國內未有可接受的代用品，或在國內購買的價格高于國外時方可辦理進口采購，所有進口采購的辦理由采購部經理執(zhí)行，其程序如下：1. 當采購項目無法在國內進行采購時，即轉為國外采購，制作“采購申請單變更事項通知單”，正本通知申請部門，報經上級批準以后將采購申請單轉采購部辦理進口采購。2. 采購部在接到申請單后應填具專門送至供貨單位的報價單，通知供貨單位的負責人對所購物品進行報價和提供貨品的有關資料。3. 采購部在收到供貨單位的報價后應盡快辦理采購申請單的審批，并同時辦理有關的進口批文。4. 在采購申請單獲得批準后應立即把采購訂貨單給供貨單位，并跟催進境運輸，到貨報關，清關事項。5. 若在辦理過程中有任何變更，仍應用“采購申請變更事項通知單”通知有關的申請部門。6. 在辦理過程中要注意供貨單位提供的貨品是否和申請部門提出的要求相同，如有差異應立即與申請部門確定可否使用。餐飲原材料每日市場采購：餐飲原材料每日采購的訂貨形式主要采用以下幾種：合同訂貨 電話訂貨 直接采購餐飲原材料每日市場采購在現行的制度中，采用十日固定價格約定供應形式，由選用的供應商供貨。由于時間緊湊，不可能和其他物料用相同的審批程序，故允許在經一定的事前檢查后即行采購，而將批準線后移至報銷線。由各廚房提出的每日市場采購單經各自的廚師長，餐廳經理和采購部經理的批準后，即可由采購人員落實訂單到貨，但對貨物的驗收則必須經收貨人員辦理收貨手續(xù)方可報銷。餐飲原材料每日市場采購由采購部經理負責落實訂單，安排到貨。七．每月價格索引 采購部對所需采購的一切物品應建立檔案，設置目錄，并隨時登錄變化的價格，每月底做出一份價目表，供各部門參考。八．年度報告每年年末采購部應寫一份采購工作年度報告，就以下幾方面內容予以說明：1． 本年采購預算執(zhí)行情況2． 超預算的原因3． 各項物品采購結構的變化4． 整體價格水平的變化5． 存貨周轉情況6． 各類合同執(zhí)行情況7． 如何適應目前市場的變化8． 明年采購工作如何做12 / 12
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