某星級(jí)飯店采購制度及程序-資料下載頁
2025-04-09 01:06本頁面
【正文】 采購部的人員編制結(jié)構(gòu)采購部經(jīng)理 食品采購 物品采購采購部的工作流程：市場(chǎng)資料搜集：應(yīng)盡可能在平時(shí)多做市場(chǎng)調(diào)查，掌握市場(chǎng)信息，對(duì)飯店的各種物料事先掌握最新資料和供貨渠道及價(jià)格，避免在使用部門提出要求后方才開始尋找貨源和有關(guān)資料的被動(dòng)情況。資料管理：所有的市場(chǎng)供貨資料，訂貨文件，采購記錄等應(yīng)集中由專人管理，避免造成分散，脫節(jié)，無法跟查，從而導(dǎo)致工作出現(xiàn)漏單，重復(fù)或中途擱置等情況。采購申請(qǐng)單的收單記錄：所有各部門送交的采購單應(yīng)統(tǒng)一交由專人辦理登記后，再交專人具體辦理詢價(jià)，議價(jià)，采購等具體工作。定價(jià)和建議供貨商：在完成詢價(jià)和議價(jià)工作后，應(yīng)進(jìn)行比較報(bào)價(jià)，決定選擇供貨商，完成采購申請(qǐng)單內(nèi)需要填寫的各項(xiàng)物料的資料，交送財(cái)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理批準(zhǔn)。訂貨單和合同的發(fā)出：在采購申請(qǐng)單獲得必需的批準(zhǔn)簽署后，將送回采購部，并按以下部門分發(fā)； 首聯(lián)－－收貨部 二聯(lián)－－采購部 三聯(lián)－－會(huì)計(jì)部 四聯(lián)－－申請(qǐng)部門其中的三聯(lián)和四聯(lián)應(yīng)在完成登記后即時(shí)發(fā)給會(huì)計(jì)部和申請(qǐng)部門，首聯(lián)及二聯(lián)則交采購部經(jīng)理進(jìn)行分派，按每張采購申請(qǐng)單的性質(zhì)，制作采購訂貨單（一般市場(chǎng)和百貨項(xiàng)目）和采購定單（進(jìn)口，或大批量訂貨，或?qū)Ψ讲唤邮苡嗀浐贤瑔挝坏亩ㄙ彛┗虿少徍贤?。在完成采購訂貨單，采購定單，或合同后，首?lián)和前述三種定購文件的其中一種副本應(yīng)即時(shí)交到收貨部，作為收貨授權(quán)文件，有關(guān)的定購文件的其他副聯(lián)亦應(yīng)交給采購部存檔備查。到貨核查：收貨組在每日完成收貨工作后應(yīng)將收貨記錄和相關(guān)的采購申請(qǐng)單首聯(lián)和有關(guān)訂貨文件在送成本控制組前先交到采購部進(jìn)行核查。經(jīng)采購部核查加簽后的收貨記錄等文件應(yīng)即時(shí)送給成本控制辦理入帳。訂貨單和合同的核查：采購部應(yīng)根據(jù)到貨情況檢查每張采購定單和合同的執(zhí)行情況，并在該訂貨文件確已完成后在該訂貨文件上加蓋“完成”字樣的印章，以資分辨完成及未完成的采購事項(xiàng)的跟進(jìn)，已完成的訂貨文件應(yīng)按供應(yīng)商區(qū)分存檔備查。跟進(jìn)采購：采購部應(yīng)對(duì)經(jīng)辦的工作養(yǎng)成凡事跟催跟辦的習(xí)慣，不可找籍口放緩，拖遲，放棄，或以任何理由不予跟催，在確實(shí)有困難時(shí)應(yīng)即時(shí)向上一級(jí)主管人員請(qǐng)示，要清楚認(rèn)識(shí)到拖延任何一項(xiàng)采購要求都可能令飯店蒙受不可估測(cè)的損失或在運(yùn)轉(zhuǎn)上靈。進(jìn)口物料的采購；按飯店規(guī)定，所有的進(jìn)口物料的采購必須通過正常渠道按有關(guān)的正式手續(xù)去進(jìn)行。根據(jù)現(xiàn)行的采購政策，只有在國內(nèi)確實(shí)無法購買的項(xiàng)目，或國內(nèi)未有可接受的代用品，或在國內(nèi)購買的價(jià)格高于國外時(shí)方可辦理進(jìn)口采購，所有進(jìn)口采購的辦理由采購部經(jīng)理執(zhí)行，其程序如下：1. 當(dāng)采購項(xiàng)目無法在國內(nèi)進(jìn)行采購時(shí)，即轉(zhuǎn)為國外采購，制作“采購申請(qǐng)單變更事項(xiàng)通知單”，正本通知申請(qǐng)部門，報(bào)經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)以后將采購申請(qǐng)單轉(zhuǎn)采購部辦理進(jìn)口采購。2. 采購部在接到申請(qǐng)單后應(yīng)填具專門送至供貨單位的報(bào)價(jià)單，通知供貨單位的負(fù)責(zé)人對(duì)所購物品進(jìn)行報(bào)價(jià)和提供貨品的有關(guān)資料。3. 采購部在收到供貨單位的報(bào)價(jià)后應(yīng)盡快辦理采購申請(qǐng)單的審批，并同時(shí)辦理有關(guān)的進(jìn)口批文。4. 在采購申請(qǐng)單獲得批準(zhǔn)后應(yīng)立即把采購訂貨單給供貨單位，并跟催進(jìn)境運(yùn)輸，到貨報(bào)關(guān)，清關(guān)事項(xiàng)。5. 若在辦理過程中有任何變更，仍應(yīng)用“采購申請(qǐng)變更事項(xiàng)通知單”通知有關(guān)的申請(qǐng)部門。6. 在辦理過程中要注意供貨單位提供的貨品是否和申請(qǐng)部門提出的要求相同，如有差異應(yīng)立即與申請(qǐng)部門確定可否使用。餐飲原材料每日市場(chǎng)采購：餐飲原材料每日采購的訂貨形式主要采用以下幾種：合同訂貨 電話訂貨 直接采購餐飲原材料每日市場(chǎng)采購在現(xiàn)行的制度中，采用十日固定價(jià)格約定供應(yīng)形式，由選用的供應(yīng)商供貨。由于時(shí)間緊湊，不可能和其他物料用相同的審批程序，故允許在經(jīng)一定的事前檢查后即行采購，而將批準(zhǔn)線后移至報(bào)銷線。由各廚房提出的每日市場(chǎng)采購單經(jīng)各自的廚師長，餐廳經(jīng)理和采購部經(jīng)理的批準(zhǔn)后，即可由采購人員落實(shí)訂單到貨，但對(duì)貨物的驗(yàn)收則必須經(jīng)收貨人員辦理收貨手續(xù)方可報(bào)銷。餐飲原材料每日市場(chǎng)采購由采購部經(jīng)理負(fù)責(zé)落實(shí)訂單，安排到貨。七．每月價(jià)格索引 采購部對(duì)所需采購的一切物品應(yīng)建立檔案，設(shè)置目錄，并隨時(shí)登錄變化的價(jià)格，每月底做出一份價(jià)目表，供各部門參考。八．年度報(bào)告每年年末采購部應(yīng)寫一份采購工作年度報(bào)告，就以下幾方面內(nèi)容予以說明：1． 本年采購預(yù)算執(zhí)行情況2． 超預(yù)算的原因3． 各項(xiàng)物品采購結(jié)構(gòu)的變化4． 整體價(jià)格水平的變化5． 存貨周轉(zhuǎn)情況6． 各類合同執(zhí)行情況7． 如何適應(yīng)目前市場(chǎng)的變化8． 明年采購工作如何做12 / 12
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