【正文】 辦公室后的檢查內(nèi)容包括：1). 臺(tái)面有否損壞的痕跡及被煙頭燙壞的印跡；2). 轉(zhuǎn)椅上的座墊是否被弄臟或燙壞；3). 地毯上有否被煙頭燙壞、弄臟；4). 在會(huì)議期間客人用過的文具、茶具等用品有無短缺；5). 原先擺放在會(huì)場內(nèi)的其它設(shè)施設(shè)備（沒有租用的）是否齊全和運(yùn)轉(zhuǎn)正常。6). 檢查長途電話有否關(guān)閉。e) 對租用設(shè)備后的檢查：開啟打字機(jī)、個(gè)人電腦、打印機(jī)等租用設(shè)備，檢查運(yùn)行情況；音響、投影機(jī)、錄像機(jī)等電器設(shè)備試播放檢查是否正常。f) 對會(huì)議室設(shè)施和租用設(shè)備使用后出現(xiàn)異常情況的處理：如發(fā)現(xiàn)有異常情況出現(xiàn)，主管應(yīng)立即向在場客人了解情況，如情況屬實(shí)應(yīng)馬上作出處理決定；確定設(shè)備損壞程度后，向前臺(tái)部經(jīng)理報(bào)告事情經(jīng)過，請示處理意見，并記下客人的有關(guān)資料；向客人追討賠償事宜；寫出事情經(jīng)過及處理意見；安排有關(guān)部門維修。清理會(huì)場。清理前須在門外掛“正在清潔”牌。清理工作如要點(diǎn)：g) 收拾杯具、文件夾等，剩余的飲料要倒進(jìn)洗手盆；h) 盛有飲料的瓶、罐須倒干凈后才倒進(jìn)垃圾箱，倒煙灰時(shí)一定要檢查煙頭是否已經(jīng)熄滅或先用水澆滅后，才可倒進(jìn)垃圾箱。i) 清潔會(huì)議桌面并打蠟，把椅子擺放整齊；j) 斷開會(huì)議室的咖啡爐電源，撤出咖啡壺；k) 關(guān)掉音響照明系統(tǒng)；l) 擦干凈白板，清洗并烘干白板刷，清理用過的揭圖紙，補(bǔ)充新揭圖紙；m) 拾起地面紙碎、雜物，清空會(huì)議室的垃圾籮；n) 通知音響組回收租用的設(shè)備；o) 斷開操作間的咖啡爐電源，倒咖啡渣并清潔；p) 洗凈杯具、咖啡壺并進(jìn)行高溫消毒，擦干水后放回貯藏柜；通知送餐取回餐車和餐具（如果會(huì)議有預(yù)訂會(huì)間小食）。送餐的餐具要放回其餐車。物品補(bǔ)充。q) 補(bǔ)充糖盅里的各種糖包并擺放整齊；r) 補(bǔ)充新的文件夾并準(zhǔn)備好紙和筆；s) 補(bǔ)充新的文具；t) 補(bǔ)充冰箱里的礦泉水。完成清潔后，負(fù)責(zé)的員工要交主班或主管進(jìn)行檢查，各自在登記表上簽名和做好記錄。完成后由主班負(fù)責(zé)將《會(huì)議室、辦公室出租預(yù)訂單》歸檔。4. 對第一周的培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行檢查(筆試，實(shí)操)5. 通訊服務(wù)規(guī)程(1) 接收傳真、電子郵件服務(wù)規(guī)程程序要點(diǎn)1) 隨時(shí)留意電腦或傳真機(jī)收到傳真和電子郵件的訊號(hào)并監(jiān)查打印狀況。A. 如WINFAX系統(tǒng)遇到接收不全(EVENT為粗黑體) 需人工將傳真打印出來。B. 須檢查各頁的打印質(zhì)量是否清晰。2) 傳真、電子郵件打印出來后進(jìn)行整理。1. 按照傳真接收報(bào)告、頁眉上的總頁數(shù)核對傳真是否齊全。2. 兩頁或以上的傳真、電子郵件按頁碼順序整理；如對方另外注明頁碼，按所寫頁碼排序；然后裝釘，注意不要把傳真、電子郵件上下顛倒裝釘以方便客人閱讀。3. 如同時(shí)收到兩份以上的傳真或電子郵件還須確認(rèn)每份傳真各頁都屬于同一份，不要互相混亂；同一份的馬上裝釘在一起。3) 遇到傳真接收不清、空白以致無法辯認(rèn)或無注明收件人的蓋上“接收不完整”印章，并按要點(diǎn)處理。A. 如有電話號(hào)碼或傳真號(hào)碼就馬上聯(lián)系對方重發(fā)并注明收件人或部門；B. 接收不全和空白的傳真等，如沒有聯(lián)系電話、傳真號(hào)碼或電子郵件地址的經(jīng)主管簽名同意后直接存檔。C. 如有聯(lián)系電話、傳真號(hào)碼或電子郵件地址的按《無法查找的傳真或電子郵件的處理和特殊查找方法》處理。4) 蓋上流水號(hào)，一些傳真還須按要求作必要的注明，具體按要求處理。a) 由銷售部或預(yù)訂接收并轉(zhuǎn)來的傳真或電子郵件，在流水號(hào)前注明來源（分別用“Ｓ”代表銷售部，“Ｒ”代表預(yù)訂）；b) 若該傳真或電子郵件是給多位客人的則在流水號(hào)后加A、B、C等來區(qū)別。5) 簡略看一下所收文件的內(nèi)容（嚴(yán)禁將內(nèi)容泄露）并確定收件人名稱。A. 分清是給內(nèi)部還是給客人的；B. 是否急件，是急件須在傳真信封面蓋加急印章；C. 是否要分送多位客人。6) 如是一份傳真或電子郵件給多位住客或內(nèi)部不同的部門按要點(diǎn)處理。A. 收件人為“某某和（AND）某某”的（包括同時(shí)寫有數(shù)個(gè)人名的情況），打電話聯(lián)系其中的某位客人或部門，詢問對方我們應(yīng)該給哪位；B. 收件人為“某某或（OR）某某”時(shí)，按第一個(gè)收件人投送；C. 如住客都不在房間或晚間不方便聯(lián)系客人時(shí)，此類傳真和電子郵件如復(fù)印后的總頁數(shù)在30頁或以下的，免費(fèi)復(fù)印相應(yīng)份數(shù)給各位住客；D. 如頁數(shù)太多則聯(lián)系客人，報(bào)告主管或值班經(jīng)理處理，原則上超出30頁部分須向客人收取每張1元。7) 在傳真或電子郵件登記表上填寫相應(yīng)各項(xiàng)，包括時(shí)間、頁數(shù)等。A. 如是電子郵件還要把對方發(fā)件的時(shí)間寫在備注欄里，方便查找電腦用。B. 如是加急、即送、接收不清、試投送等情況，也要在備注欄里注明。C. 如一份傳真或電子郵件內(nèi)有不同部分分別給多位客人的，則在登記表的備注欄內(nèi)注明該客收到傳真第幾頁至第幾頁／總頁數(shù)（如：13/8表示1到3頁/總頁數(shù)為8頁）。8) 給內(nèi)部的傳真和電子郵件按相應(yīng)程序處理。詳見表格《內(nèi)部傳真、電子郵件的處理程序》9) 給客人的傳真、電子郵件按相應(yīng)程序處理。詳見表格《住客傳真、電子郵件的處理程序》轉(zhuǎn)下頁10) 試投送的傳真和電子郵件的處理如要點(diǎn)。詳見表格《試投送的傳真和電子郵件的處理程序》11) 無法查找的傳真或電子郵件按相應(yīng)的特殊查找方法和處理。詳見表格《無法查找的傳真或電子郵件的處理和特殊查找方法》12) 給住客的傳真和電子郵件無論加急與否，馬上聯(lián)系客人，詢問是否需要送上房間。A. 將收到的數(shù)份住客傳真集中，一次性通知各位客人，以節(jié)省時(shí)間和避免派送員來不及送；B. 客人不在房間的與其他一般非緊急傳真和電子郵件一起派送。13) 通知行李員來簽收投送，并記下對方工號(hào)及時(shí)間。A. 如客人在房間等或是急件則通知行李組主管并請其馬上派人投送，派送員到后只須將此類文件交其投送；B. 其余非緊急傳真和電子郵件的派送時(shí)間控制在手頭的文件中時(shí)間最早那份收到之后的十五分鐘內(nèi)；C. 如信件5分鐘內(nèi)仍未投送，再通知一次。(2) 內(nèi)部傳真、電子郵件的處理程序程序要點(diǎn)E. 內(nèi)部傳真、電子郵件的判斷注明給某部門、收件人是內(nèi)部人員并且內(nèi)容也是與內(nèi)部業(yè)務(wù)有關(guān)的傳真、電子郵件即為內(nèi)部文件。F. 沒注明收件人但據(jù)內(nèi)容判斷有可能是內(nèi)部的，打電話聯(lián)系相應(yīng)部門查詢。G. 如接收部門已下班或是公共假期時(shí)收到的文件的做相應(yīng)處理。A. 一般內(nèi)部各行政辦公室在下午5點(diǎn)下班，四樓行政辦晚上8點(diǎn)下班；B. 登記后放在“內(nèi)部待送”文件夾中；C. 在最近的一個(gè)工作日早上重新在傳真登記表上登記，09:00后交行李員投送。內(nèi)部的某些傳真、電子郵件的特殊投送要求傳真內(nèi)容要求 D. 早上收到的各種匯率：A. 建行的人民幣外匯牌價(jià)送團(tuán)體接待；B. 工行的人民幣匯率送前臺(tái)收款；C. 中行的人民幣匯率送一樓財(cái)務(wù)。E. 關(guān)于訂車的傳真和電子郵件A. 當(dāng)天的訂車須立即投送；B. 注明給汽車部的按其要求投送；C. 已經(jīng)訂房的客人要求訂車如沒注明給委辦或汽車部的傳真等，送預(yù)訂；D. 只是訂車的外客、住客（包括長住客）傳真等，如沒注明給汽車部的送委辦。轉(zhuǎn)下頁傳真內(nèi)容要求1) 關(guān)于訂房的傳真和電子郵件送預(yù)訂的傳真和電子郵件：A. 預(yù)訂的文件每天早上08:00后投送；B. LEADING HOTELS OF THE WORLD及UTELL的預(yù)訂；C. 沒有注明給公關(guān)部、銷售部及其人員的預(yù)訂。送銷售部的傳真和電子郵件：1) 各旅行社的團(tuán)隊(duì)訂房和注明給銷售部及其人員的訂房；2) 從AMERICAN EXPRESS、WORLD BANK、GENERAL ELECTRIC發(fā)來的訂房。3) 香港旅行社發(fā)來的VOUCHER（當(dāng)天及有“URGENT”字樣須先查詢接待處）。4) 如是當(dāng)天的訂房，銷售部或預(yù)訂已下班（銷售部晚8點(diǎn)后，預(yù)訂晚10點(diǎn)后），可交接待主管處理。2) 其它：3) 如題目為“南沙XX例會(huì)”，下有出席人名單，請即送總辦。4) 如收到省外辦的內(nèi)賓通知單，送公關(guān)部。5) 給日本餐廳的傳真，在辦公時(shí)間和餐廳營業(yè)時(shí)間內(nèi)可投送303房或該餐廳；注明給其老板的（杉田成一）的可送526房或聯(lián)系303房詢問如何處理；如無收件人，但注明“日本工商社”等，可先試送303房。33 / 33