【正文】 共同點，入木三分地去思考，不僅要深刻理解不同詞語的確切含義，包括本義和延伸義，而且要把握好詞語的語言環(huán)境，因為不同的語境對詞語有不同的選擇。思維深刻是良好思維品性的重大體現(xiàn)，我們應積極加以推崇，并靈活嫻熟地運用于公文寫作，選擇和使用好詞語，使寫作意圖得以準確無誤地體現(xiàn)。第六篇 練好三種功夫做好文秘工作人類社會的領導部門為了頒布命令、制訂規(guī)章制度、記錄事件，以實施管理，由此產(chǎn)生了公務文書；公務文書需要有人擬制、處理、保管，由此產(chǎn)生了秘書人員和秘書工作。秘書最重要的就是為領導做好文秘工作。“政以文彰，文以輔政”，說的就是這個道理。如何做好新時期、新形勢下的文秘工作，當好領導的助手？我們要求秘書人員必須練好三種功夫，不斷提高文秘寫作水平。 　　一、練好深入實踐的功夫 黨委領導的工作思路、工作點子、工作實績來源于生活、來源于實踐。離開基層，脫離群眾，領導機關就會成為空中樓閣，辦公室工作就會成為無源之水、無本之木。正是這種工作的實踐性，決定了秘書要有全局的、戰(zhàn)略的思維方式和思考能力，對領導的思路進一步修訂完善，從理論上提煉和總結歸納。胡喬木同志曾精辟地論述：“秘書一定要正確觀察、分析、判斷形勢，尤其是政治形勢。只要頭腦中始終牢牢把握住這根弦，不論是處理領導交辦的重大問題，還是草擬重要文稿，都能取得政治上的主動和工作上的成功?！比绾尾拍茏鞯秸_的觀察、分析和判斷呢？唯一的方法就是深入基層，科學實踐?！皢柷牡们迦缭S，為有源頭活水來”。為了培養(yǎng)秘書人員深入實踐的功夫，我們主動圍繞市委出臺的重大決策開展調研，并采取秘書到村社、社區(qū)掛職鍛煉的方式，讓秘書深入到經(jīng)濟建設主戰(zhàn)場和改革開放的最前沿，腳踏實地的深入到最基層的工人、農民、知識分子中去，與方方面面的同志交朋友，建立工作友情，不放過每一個調查對象、線索、數(shù)據(jù)、情節(jié)，做到“打破沙鍋問到底”，真正從實踐中獲取新知。僅去年我們就共撰寫了具有一定深度的調研文章**篇，提出富有指導性意見***余條，起草對全市工作具有指導性的文件**件，對全市工作產(chǎn)生了積極的影響。二、練好善于領悟的功夫黨委辦公室的工作主要是為黨委領導服務的，是黨委領導的窗口和紐帶，如果對領導的意圖缺乏領悟，是絕對做不好工作的。我們在文稿撰寫過程中，緊跟領導思路，貼近領導決策，在把握政策、推動實施上創(chuàng)新。一是事前善借，為我所用。在網(wǎng)絡時代、信息時代，知識經(jīng)濟、信息高速公路、自動化技術等新的課題讓人應接不暇，各種資料數(shù)據(jù)是成幾何倍數(shù)地增長，秘書工作的綜合性離不開智能結構的優(yōu)化，需要廣博的知識積累。但如果只是一味地實行拿來主義，勢必會造成知識的泛濫和積壓。因此作為秘書，要賦予“借”字以更豐富的內涵,要懂得借鑒，善于借鑒，“為我所用”。在文稿起草前，我們先要研究領導關注的熱點是什么，力爭上下思維對接，實現(xiàn)“同頻共振”，然后再按照領導的思路，有針對性地查閱、收集資料。我們?yōu)檗k公室的每一位秘書都配備了一臺微機，分類別、有針對性地儲存、整理和篩選適合各自所聯(lián)系工作的原始資料。在起草工作前，秘書就會根據(jù)實際工作，結合借鑒吸收的內容，提供相關的基礎性材料，從而更加準確地把握政策，以便形成高質量的文稿。 二是事中善思，觸類旁通?！皩W而不思則罔，思而不學則殆?！鄙朴谒伎?，就是要善于開動腦筋，善于聯(lián)想，向主觀要效益，在現(xiàn)有材料中找米下鍋，通過觸類旁通，借別人的題材，做自己的文章。我們在積極貼近領導工作部署的基礎上，努力培養(yǎng)秘書人員做到“思考先半拍、行動快半拍”。先是思考宏觀，政治氣候有何特征，上級有何要求，下級有何希望，都要心中有數(shù)；然后是思考微觀，其時其地有何特點，講話的對象是什么人，也要了然在胸；最后才是在掌握的素材中進行取樣、加工，盡可能準確、嚴謹、獨到地理解和把握領導的意圖。 三是事后善結，摸索規(guī)律。這雖是一項務虛的工作，但它與前面兩點有著千絲萬縷的聯(lián)系，它是善借的另一種形式，是善思的必然結果。對秘書來說，草擬的文稿所涉及的工作內容，某些時候是比較陌生的，囿于時間、人手等因素，難以在第一時間水落石出，一目了然。這時善結的作用就可以發(fā)揮了。我們在初稿形成后，并不是急于“交差”，而是要求秘書對領導工作思路進行歸納總結，努力摸索其中帶有規(guī)律性的東西，“關起門來當領導”，跟領導同步思維，互換角色。通過這種方式使文稿拔高層次、增加份量，讓人感到文稿是“在其中”與“在其外”的完美結合，是來自現(xiàn)實又高于現(xiàn)實的集中體現(xiàn)。2004年，我們共為市委領導起草各類文稿***多篇。其中如《統(tǒng)籌兼顧開拓創(chuàng)新努力推動經(jīng)濟社會持續(xù)快速協(xié)調健康發(fā)展》(全委會報告)等大型會議文稿受到了領導的充分肯定。 三、練好精于表達的功夫表達能力，是辦公室工作人員的基本功，是秘書素質的綜合反映。如果沒有較強的表達能力，就不能客觀地反映事物，體現(xiàn)領導的意圖。為了向領導提供更高質量的服務，我們從三個方面入手，鍛煉秘書精于表達的能力。 一是在大型會議文稿撰寫過程中，采取“集中討論、分頭起草、統(tǒng)一串聯(lián)”的方式，堅持在擬定提綱時，通過集中討論，準確把握領導思路、表現(xiàn)領導主張、體現(xiàn)領導要求，做到“文如其人”；在分頭起草時，各位秘書堅持大量搜集資料，各自在觀點、格式、語言上創(chuàng)新，集思廣益，形成初稿；文章雛形定型后，就由一名語言綜合能力較強的秘書進行串聯(lián)，通過加工、提煉、歸納，使文章前后渾然一體，具有“真、實、準、啟”的特點，讓大家聽后或看后能受到教育和啟迪。 二是在日常文稿的起草過程中，采取“一帶一”的方式，由一名經(jīng)驗豐富的秘書與一名新進同志結對子。新進同志發(fā)揮思維敏捷、知識面廣的優(yōu)勢，初步形成比較有份量的一稿；而老同志則著重在語言組合、內部邏輯順序上把關。通過優(yōu)勢互補，既擴允了知識的全面性，又講求了文章的系統(tǒng)性，提高了文章的表達能力，達到了彰顯合力的目的。 　　三是在文稿修改過程中，采取“校讀”的方式，力求文章表達準確。在文稿初步形成以后，我們通常都會采取“校讀”的方式，由一名秘書作為演講者，其他秘書作為聽眾，進行現(xiàn)場演講，通過身臨其境的模擬，進一步對文章的語句順序、詞語組合搭配進行調整，增強文稿的感染力，表達領導意圖更為準確、精辟。第七篇淺談通過修改途徑提高公文質量我們平時在辦公室文字工作中，也經(jīng)常出現(xiàn)這樣不必要、不可原諒、又非?？上У腻e誤。因此，全面提高公文，對于辦公室工作質量極其重要，這里淺顯的談談如何通過有效的修改途徑，提高我們的公文質量。一、修改途徑的主體修改是提高公文質量的有效途徑。這里所說的“修改”，不是一般意義上的修改，而是有著一種特定含義的。這里所說的“修改”，不是指撰寫者對于自己起草的公文的修改，而是指別人對于撰寫者起草的公文的修改，有著特殊的修改主體——修改者。修改者可能是公文撰寫者的直接領導，如辦公室分管文書處理的副主任、主任或公司副經(jīng)理、經(jīng)理等；修改者也可以是公文的核稿部門，如其他科室起草的業(yè)務公文，其核稿部門就是辦公室。二、修改途徑的方法不管修改者是誰，不管是公文撰寫者的直接領導，還是核稿部門的負責同志，只要修改的確實有水平，確實令人心服口服，對于那些被修改的地方，一定要引起公文撰寫者的充分重視，一定要引以為戒，極力避免在以后的公文寫作中出現(xiàn)同類問題。具體分析起來，別人對我們所起草所撰寫的公文的修改，主要是以下四個方面的修改。對于公文字面、語句的修改。這一層面的修改主要是修改明顯的錯字、病句、格式，以及由于疏忽大意導致的錯誤。如，《關于唯修倉庫的請示》，“唯”字明顯的錯誤；“節(jié)約資金近50余萬元”，“近”就是不到50萬，“余”又是指超過50萬，明顯自相矛盾；“關于維修倉庫倉庫的請求”，明顯打印中多了一個“倉庫”；“請示”文件中，如果專門問撰寫者“請示”要不要“聯(lián)系人、聯(lián)系電話”，他會毫不猶豫回答“要”，但在公文制作過程中卻忽視了、遺漏了。此類錯誤不是撰寫者不知、不會，而是疏忽了，再加之撰寫者性格方面的缺陷，自己校對時不夠仔細，未能即時修改。這樣只有通過修改途徑，由修改者彌補撰寫者此方面的不足，減少公文中最不應該出現(xiàn)的錯誤。對于公文題目的修改。公文題目中最容易出現(xiàn)的問題有兩個：一個是所選文種不對?！皥蟾妗迸c“請示”的區(qū)別，“函”的準確使用等等。如一個公文標題為《六安市公司（局）2008—2009年度管理創(chuàng)新實施方案》，緊接著是受文單位“各縣公司（局），市公司各科室”，在《國家行政機關公文處理辦法》13種公文種類中，沒有“方案”這樣的文種，可修改成《關于印發(fā)“六安市公司（局）2008—2009年度管理創(chuàng)新實施方案”的通知》。另一個是“公文事由”的表述不清。如《關于轉發(fā)省總公司“關于印發(fā)多品種鹽專項考核暫行辦法的通知”的通知》，在同一個公文標題中出現(xiàn)了兩個“關于”和兩個相同的文種，這是國務院的規(guī)定中所不允許的。還有一份《關于維修倉庫的請示》，正文后面行文單位明確提出“請市公司予以撥款維修”，“撥款”在公文標題中就未能清楚表述。對于公文正文結構出現(xiàn)的問題的修改。公文正文結構比較容易出現(xiàn)的問題一是寫作順序不對，哪項內容應該安排在前，哪項問題應該安排在后，公文撰寫者自己在寫作有，頭腦有可能不清楚，安排顛倒了，甚至安排亂了。如在一份資產(chǎn)處置請示中“機械確已無法使用，達到了報廢標準”，對于如何“無法使用”的，讓受文單位在理解上將存在歧議，可根據(jù)實際修改為“機械已達報廢期限，確已無法使用”，這樣得到批復就會順利些。另一個問題是前后不夠一致和統(tǒng)一，前后不相照應，首尾不相呼應。例如，有個鹽管所在經(jīng)營分析中提到，“1—8月份鹽產(chǎn)品銷售總量1764噸，%。下滑的主要原因是物價飛漲，原先有腌制習慣的我市居民放棄了腌制臘肉等，致使食品加工用鹽量銳減……”，但在后面另一段落中又提到“1—8月份紙塑鹽銷售1434噸，%……”。稍微算一下，1—8月份“銷售總量”下降95噸，而后面提到的紙塑包裝下降了98噸，“下滑的主要原因”分析明顯不當。從問題中可以看出，公文正文結構的問題，比公文題目的問題要復雜一些，不易被發(fā)覺，也不易被糾正。因為這種正文結構的問題更多的是屬于“邏輯”方面的問題，是屬于思維方式和思維方法的問題，而不僅僅是格式和語言表達的問題，比如因果關系的問題，提出問題、分析問題和解決的邏輯順序問題，以及時空先后的關系問題等等，這些在正文的結構上都是不可以弄顛倒的，或缺少的。有時一篇寫作任務下來，或自己想寫點東西的時候，就應該先思考一兩天，列出提綱，將思考的閃光點記下來，有時靈光一現(xiàn)的東西往往能夠成為全篇的精華。要避免抓起筆就寫，想到哪寫到哪的舊習慣。對于公文語言措辭出現(xiàn)的問題的修改。公文的語言是不同于知識信息類文體和文藝作品的語言的，它有著非常獨特的語言特征和體系。從技術層面上說，公文最難解決的也是公文的語言問題。例如，在一篇批復縣公司資產(chǎn)處置的公文中出現(xiàn)“到眼前為止，一直沒有解決……經(jīng)現(xiàn)場堪察……”，首先是前半句語言措辭過于口語化，后半句“堪察”是否準確？以及“勘察”和“勘查”的區(qū)別，寫作者未能準確把握，也未仔細推敲此處用“勘察”是否合適。公文的寫作者能否通過自己的寫作，充分體現(xiàn)公文語言的特征，這是對于公文寫作者的最大挑戰(zhàn)。公文寫作者要知曉大量的公文“專業(yè)語匯”。同時，公文寫作者還必須掌握這些詞匯，運用這些詞匯，特別是其中的同義詞，要清楚它們之間的細微差別。而要做這一點是非常不容易的。經(jīng)過以上四個方面的修改，一篇公文基本上可以避免許多錯誤，使我們的公文質量明顯提高。最后，還有一點需要特別說明的是，在利用“修改”這條途徑提高自己的公文撰寫質量時，不要忘記和忽略一般文章的修改方法，對于提高我們公文寫作質量的作用。公文“修改”途徑的運用，準確地說，應該是以一般文章的修改方法為基礎的，即以作者首先對于自己所起草的公文的修改為基礎。公文撰寫者不應該完全依賴于“修改”這條途徑來提高自己的公文寫作質量，否則不但誤解了這條途徑的作用，還將導致自己一種被動局面。例如，一份2008年端午節(jié)的放假通知，落款時間卻是“二○○七年六月三日”，自己沒有仔細校對，送呈領導審簽時，被領導當場指出，寫作者立時會很尷尬、很被動。等別人對于自己文章的修改，永遠不是一種積極的寫作態(tài)度。一定要高度重視自己對于起草文章的修改，這是請別人對自己的文章進行修改的基礎和前提。當自己對自己的文章還不滿意的時候，是沒有任何理由和資格拿出去讓別人進行修改的。自己要對自己負責，然后才有可能使別人對我們負責。如果我們對于自己首先采取的是一種不負責任的態(tài)度，那么很難使別人對我們負責，很難使別人尊重我們。無論是作文還是做人，都是這樣。 一位智者說的好，“聰明的人不是不犯錯誤，而是不犯同樣的錯誤”。這句話用在公文寫作上非常合適，避免同樣問題的出現(xiàn)，公文寫作的問題就會越來越少，我們的公文質量就會越來越高。43 / 43