【正文】 共同點，入木三分地去思考，不僅要深刻理解不同詞語的確切含義，包括本義和延伸義，而且要把握好詞語的語言環(huán)境，因為不同的語境對詞語有不同的選擇。思維深刻是良好思維品性的重大體現(xiàn)，我們應(yīng)積極加以推崇，并靈活嫻熟地運用于公文寫作，選擇和使用好詞語，使寫作意圖得以準(zhǔn)確無誤地體現(xiàn)。第六篇 練好三種功夫做好文秘工作人類社會的領(lǐng)導(dǎo)部門為了頒布命令、制訂規(guī)章制度、記錄事件，以實施管理，由此產(chǎn)生了公務(wù)文書；公務(wù)文書需要有人擬制、處理、保管，由此產(chǎn)生了秘書人員和秘書工作。秘書最重要的就是為領(lǐng)導(dǎo)做好文秘工作?！罢晕恼?，文以輔政”，說的就是這個道理。如何做好新時期、新形勢下的文秘工作，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手？我們要求秘書人員必須練好三種功夫，不斷提高文秘寫作水平。 　　一、練好深入實踐的功夫 黨委領(lǐng)導(dǎo)的工作思路、工作點子、工作實績來源于生活、來源于實踐。離開基層，脫離群眾，領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)就會成為空中樓閣，辦公室工作就會成為無源之水、無本之木。正是這種工作的實踐性，決定了秘書要有全局的、戰(zhàn)略的思維方式和思考能力，對領(lǐng)導(dǎo)的思路進一步修訂完善，從理論上提煉和總結(jié)歸納。胡喬木同志曾精辟地論述：“秘書一定要正確觀察、分析、判斷形勢，尤其是政治形勢。只要頭腦中始終牢牢把握住這根弦，不論是處理領(lǐng)導(dǎo)交辦的重大問題，還是草擬重要文稿，都能取得政治上的主動和工作上的成功?！比绾尾拍茏鞯秸_的觀察、分析和判斷呢？唯一的方法就是深入基層，科學(xué)實踐。“問渠哪得清如許，為有源頭活水來”。為了培養(yǎng)秘書人員深入實踐的功夫，我們主動圍繞市委出臺的重大決策開展調(diào)研，并采取秘書到村社、社區(qū)掛職鍛煉的方式，讓秘書深入到經(jīng)濟建設(shè)主戰(zhàn)場和改革開放的最前沿，腳踏實地的深入到最基層的工人、農(nóng)民、知識分子中去，與方方面面的同志交朋友，建立工作友情，不放過每一個調(diào)查對象、線索、數(shù)據(jù)、情節(jié)，做到“打破沙鍋問到底”，真正從實踐中獲取新知。僅去年我們就共撰寫了具有一定深度的調(diào)研文章**篇，提出富有指導(dǎo)性意見***余條，起草對全市工作具有指導(dǎo)性的文件**件，對全市工作產(chǎn)生了積極的影響。二、練好善于領(lǐng)悟的功夫黨委辦公室的工作主要是為黨委領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，是黨委領(lǐng)導(dǎo)的窗口和紐帶，如果對領(lǐng)導(dǎo)的意圖缺乏領(lǐng)悟，是絕對做不好工作的。我們在文稿撰寫過程中，緊跟領(lǐng)導(dǎo)思路，貼近領(lǐng)導(dǎo)決策，在把握政策、推動實施上創(chuàng)新。一是事前善借，為我所用。在網(wǎng)絡(luò)時代、信息時代，知識經(jīng)濟、信息高速公路、自動化技術(shù)等新的課題讓人應(yīng)接不暇，各種資料數(shù)據(jù)是成幾何倍數(shù)地增長，秘書工作的綜合性離不開智能結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，需要廣博的知識積累。但如果只是一味地實行拿來主義，勢必會造成知識的泛濫和積壓。因此作為秘書，要賦予“借”字以更豐富的內(nèi)涵,要懂得借鑒，善于借鑒，“為我所用”。在文稿起草前，我們先要研究領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點是什么，力爭上下思維對接，實現(xiàn)“同頻共振”，然后再按照領(lǐng)導(dǎo)的思路，有針對性地查閱、收集資料。我們?yōu)檗k公室的每一位秘書都配備了一臺微機，分類別、有針對性地儲存、整理和篩選適合各自所聯(lián)系工作的原始資料。在起草工作前，秘書就會根據(jù)實際工作，結(jié)合借鑒吸收的內(nèi)容，提供相關(guān)的基礎(chǔ)性材料，從而更加準(zhǔn)確地把握政策，以便形成高質(zhì)量的文稿。 二是事中善思，觸類旁通?！皩W(xué)而不思則罔，思而不學(xué)則殆。”善于思考，就是要善于開動腦筋，善于聯(lián)想，向主觀要效益，在現(xiàn)有材料中找米下鍋，通過觸類旁通，借別人的題材，做自己的文章。我們在積極貼近領(lǐng)導(dǎo)工作部署的基礎(chǔ)上，努力培養(yǎng)秘書人員做到“思考先半拍、行動快半拍”。先是思考宏觀，政治氣候有何特征，上級有何要求，下級有何希望，都要心中有數(shù)；然后是思考微觀，其時其地有何特點，講話的對象是什么人，也要了然在胸；最后才是在掌握的素材中進行取樣、加工，盡可能準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)、獨到地理解和把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖。 三是事后善結(jié)，摸索規(guī)律。這雖是一項務(wù)虛的工作，但它與前面兩點有著千絲萬縷的聯(lián)系，它是善借的另一種形式，是善思的必然結(jié)果。對秘書來說，草擬的文稿所涉及的工作內(nèi)容，某些時候是比較陌生的，囿于時間、人手等因素，難以在第一時間水落石出，一目了然。這時善結(jié)的作用就可以發(fā)揮了。我們在初稿形成后，并不是急于“交差”，而是要求秘書對領(lǐng)導(dǎo)工作思路進行歸納總結(jié)，努力摸索其中帶有規(guī)律性的東西，“關(guān)起門來當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)”，跟領(lǐng)導(dǎo)同步思維，互換角色。通過這種方式使文稿拔高層次、增加份量，讓人感到文稿是“在其中”與“在其外”的完美結(jié)合，是來自現(xiàn)實又高于現(xiàn)實的集中體現(xiàn)。2004年，我們共為市委領(lǐng)導(dǎo)起草各類文稿***多篇。其中如《統(tǒng)籌兼顧開拓創(chuàng)新努力推動經(jīng)濟社會持續(xù)快速協(xié)調(diào)健康發(fā)展》(全委會報告)等大型會議文稿受到了領(lǐng)導(dǎo)的充分肯定。 三、練好精于表達的功夫表達能力，是辦公室工作人員的基本功，是秘書素質(zhì)的綜合反映。如果沒有較強的表達能力，就不能客觀地反映事物，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。為了向領(lǐng)導(dǎo)提供更高質(zhì)量的服務(wù)，我們從三個方面入手，鍛煉秘書精于表達的能力。 一是在大型會議文稿撰寫過程中，采取“集中討論、分頭起草、統(tǒng)一串聯(lián)”的方式，堅持在擬定提綱時，通過集中討論，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)思路、表現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)主張、體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)要求，做到“文如其人”；在分頭起草時，各位秘書堅持大量搜集資料，各自在觀點、格式、語言上創(chuàng)新，集思廣益，形成初稿；文章雛形定型后，就由一名語言綜合能力較強的秘書進行串聯(lián)，通過加工、提煉、歸納，使文章前后渾然一體，具有“真、實、準(zhǔn)、啟”的特點，讓大家聽后或看后能受到教育和啟迪。 二是在日常文稿的起草過程中，采取“一帶一”的方式，由一名經(jīng)驗豐富的秘書與一名新進同志結(jié)對子。新進同志發(fā)揮思維敏捷、知識面廣的優(yōu)勢，初步形成比較有份量的一稿；而老同志則著重在語言組合、內(nèi)部邏輯順序上把關(guān)。通過優(yōu)勢互補，既擴允了知識的全面性，又講求了文章的系統(tǒng)性，提高了文章的表達能力，達到了彰顯合力的目的。 　　三是在文稿修改過程中，采取“校讀”的方式，力求文章表達準(zhǔn)確。在文稿初步形成以后，我們通常都會采取“校讀”的方式，由一名秘書作為演講者，其他秘書作為聽眾，進行現(xiàn)場演講，通過身臨其境的模擬，進一步對文章的語句順序、詞語組合搭配進行調(diào)整，增強文稿的感染力，表達領(lǐng)導(dǎo)意圖更為準(zhǔn)確、精辟。第七篇淺談通過修改途徑提高公文質(zhì)量我們平時在辦公室文字工作中，也經(jīng)常出現(xiàn)這樣不必要、不可原諒、又非?？上У腻e誤。因此，全面提高公文，對于辦公室工作質(zhì)量極其重要，這里淺顯的談?wù)勅绾瓮ㄟ^有效的修改途徑，提高我們的公文質(zhì)量。一、修改途徑的主體修改是提高公文質(zhì)量的有效途徑。這里所說的“修改”，不是一般意義上的修改，而是有著一種特定含義的。這里所說的“修改”，不是指撰寫者對于自己起草的公文的修改，而是指別人對于撰寫者起草的公文的修改，有著特殊的修改主體——修改者。修改者可能是公文撰寫者的直接領(lǐng)導(dǎo)，如辦公室分管文書處理的副主任、主任或公司副經(jīng)理、經(jīng)理等；修改者也可以是公文的核稿部門，如其他科室起草的業(yè)務(wù)公文，其核稿部門就是辦公室。二、修改途徑的方法不管修改者是誰，不管是公文撰寫者的直接領(lǐng)導(dǎo)，還是核稿部門的負責(zé)同志，只要修改的確實有水平，確實令人心服口服，對于那些被修改的地方，一定要引起公文撰寫者的充分重視，一定要引以為戒，極力避免在以后的公文寫作中出現(xiàn)同類問題。具體分析起來，別人對我們所起草所撰寫的公文的修改，主要是以下四個方面的修改。對于公文字面、語句的修改。這一層面的修改主要是修改明顯的錯字、病句、格式，以及由于疏忽大意導(dǎo)致的錯誤。如，《關(guān)于唯修倉庫的請示》，“唯”字明顯的錯誤；“節(jié)約資金近50余萬元”，“近”就是不到50萬，“余”又是指超過50萬，明顯自相矛盾；“關(guān)于維修倉庫倉庫的請求”，明顯打印中多了一個“倉庫”；“請示”文件中，如果專門問撰寫者“請示”要不要“聯(lián)系人、聯(lián)系電話”，他會毫不猶豫回答“要”，但在公文制作過程中卻忽視了、遺漏了。此類錯誤不是撰寫者不知、不會，而是疏忽了，再加之撰寫者性格方面的缺陷，自己校對時不夠仔細，未能即時修改。這樣只有通過修改途徑，由修改者彌補撰寫者此方面的不足，減少公文中最不應(yīng)該出現(xiàn)的錯誤。對于公文題目的修改。公文題目中最容易出現(xiàn)的問題有兩個：一個是所選文種不對?！皥蟾妗迸c“請示”的區(qū)別，“函”的準(zhǔn)確使用等等。如一個公文標(biāo)題為《六安市公司（局）2008—2009年度管理創(chuàng)新實施方案》，緊接著是受文單位“各縣公司（局），市公司各科室”，在《國家行政機關(guān)公文處理辦法》13種公文種類中，沒有“方案”這樣的文種，可修改成《關(guān)于印發(fā)“六安市公司（局）2008—2009年度管理創(chuàng)新實施方案”的通知》。另一個是“公文事由”的表述不清。如《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省總公司“關(guān)于印發(fā)多品種鹽專項考核暫行辦法的通知”的通知》，在同一個公文標(biāo)題中出現(xiàn)了兩個“關(guān)于”和兩個相同的文種，這是國務(wù)院的規(guī)定中所不允許的。還有一份《關(guān)于維修倉庫的請示》，正文后面行文單位明確提出“請市公司予以撥款維修”，“撥款”在公文標(biāo)題中就未能清楚表述。對于公文正文結(jié)構(gòu)出現(xiàn)的問題的修改。公文正文結(jié)構(gòu)比較容易出現(xiàn)的問題一是寫作順序不對，哪項內(nèi)容應(yīng)該安排在前，哪項問題應(yīng)該安排在后，公文撰寫者自己在寫作有，頭腦有可能不清楚，安排顛倒了，甚至安排亂了。如在一份資產(chǎn)處置請示中“機械確已無法使用，達到了報廢標(biāo)準(zhǔn)”，對于如何“無法使用”的，讓受文單位在理解上將存在歧議，可根據(jù)實際修改為“機械已達報廢期限，確已無法使用”，這樣得到批復(fù)就會順利些。另一個問題是前后不夠一致和統(tǒng)一，前后不相照應(yīng)，首尾不相呼應(yīng)。例如，有個鹽管所在經(jīng)營分析中提到，“1—8月份鹽產(chǎn)品銷售總量1764噸，%。下滑的主要原因是物價飛漲，原先有腌制習(xí)慣的我市居民放棄了腌制臘肉等，致使食品加工用鹽量銳減……”，但在后面另一段落中又提到“1—8月份紙塑鹽銷售1434噸，%……”。稍微算一下，1—8月份“銷售總量”下降95噸，而后面提到的紙塑包裝下降了98噸，“下滑的主要原因”分析明顯不當(dāng)。從問題中可以看出，公文正文結(jié)構(gòu)的問題，比公文題目的問題要復(fù)雜一些，不易被發(fā)覺，也不易被糾正。因為這種正文結(jié)構(gòu)的問題更多的是屬于“邏輯”方面的問題，是屬于思維方式和思維方法的問題，而不僅僅是格式和語言表達的問題，比如因果關(guān)系的問題，提出問題、分析問題和解決的邏輯順序問題，以及時空先后的關(guān)系問題等等，這些在正文的結(jié)構(gòu)上都是不可以弄顛倒的，或缺少的。有時一篇寫作任務(wù)下來，或自己想寫點東西的時候，就應(yīng)該先思考一兩天，列出提綱，將思考的閃光點記下來，有時靈光一現(xiàn)的東西往往能夠成為全篇的精華。要避免抓起筆就寫，想到哪寫到哪的舊習(xí)慣。對于公文語言措辭出現(xiàn)的問題的修改。公文的語言是不同于知識信息類文體和文藝作品的語言的，它有著非常獨特的語言特征和體系。從技術(shù)層面上說，公文最難解決的也是公文的語言問題。例如，在一篇批復(fù)縣公司資產(chǎn)處置的公文中出現(xiàn)“到眼前為止，一直沒有解決……經(jīng)現(xiàn)場堪察……”，首先是前半句語言措辭過于口語化，后半句“堪察”是否準(zhǔn)確？以及“勘察”和“勘查”的區(qū)別，寫作者未能準(zhǔn)確把握，也未仔細推敲此處用“勘察”是否合適。公文的寫作者能否通過自己的寫作，充分體現(xiàn)公文語言的特征，這是對于公文寫作者的最大挑戰(zhàn)。公文寫作者要知曉大量的公文“專業(yè)語匯”。同時，公文寫作者還必須掌握這些詞匯，運用這些詞匯，特別是其中的同義詞，要清楚它們之間的細微差別。而要做這一點是非常不容易的。經(jīng)過以上四個方面的修改，一篇公文基本上可以避免許多錯誤，使我們的公文質(zhì)量明顯提高。最后，還有一點需要特別說明的是，在利用“修改”這條途徑提高自己的公文撰寫質(zhì)量時，不要忘記和忽略一般文章的修改方法，對于提高我們公文寫作質(zhì)量的作用。公文“修改”途徑的運用，準(zhǔn)確地說，應(yīng)該是以一般文章的修改方法為基礎(chǔ)的，即以作者首先對于自己所起草的公文的修改為基礎(chǔ)。公文撰寫者不應(yīng)該完全依賴于“修改”這條途徑來提高自己的公文寫作質(zhì)量，否則不但誤解了這條途徑的作用，還將導(dǎo)致自己一種被動局面。例如，一份2008年端午節(jié)的放假通知，落款時間卻是“二○○七年六月三日”，自己沒有仔細校對，送呈領(lǐng)導(dǎo)審簽時，被領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)場指出，寫作者立時會很尷尬、很被動。等別人對于自己文章的修改，永遠不是一種積極的寫作態(tài)度。一定要高度重視自己對于起草文章的修改，這是請別人對自己的文章進行修改的基礎(chǔ)和前提。當(dāng)自己對自己的文章還不滿意的時候，是沒有任何理由和資格拿出去讓別人進行修改的。自己要對自己負責(zé)，然后才有可能使別人對我們負責(zé)。如果我們對于自己首先采取的是一種不負責(zé)任的態(tài)度，那么很難使別人對我們負責(zé)，很難使別人尊重我們。無論是作文還是做人，都是這樣。 一位智者說的好，“聰明的人不是不犯錯誤，而是不犯同樣的錯誤”。這句話用在公文寫作上非常合適，避免同樣問題的出現(xiàn)，公文寫作的問題就會越來越少，我們的公文質(zhì)量就會越來越高。43 / 43