【正文】 的目標(biāo)與要求，可避免重復(fù)作業(yè)和減少錯誤的機(jī)會。（√）27 懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進(jìn)度。（√）280、 拒絕的技巧是非常重要的溝通能力。（√）28 主動提醒老板排定優(yōu)先級，可大幅減輕工作負(fù)擔(dān)。（√）28 報告時要有自己的觀點(diǎn)，只需少量的信息即可讓老板感到滿意。（√）28 演示文稿時增加互動的機(jī)會，可縮短演示內(nèi)容與報告時間。（√）28 有效過濾郵件，讓自己的注意力集中在最重要的信息上。（√）28 郵件內(nèi)容盡量精簡，節(jié)省寫信的時間并增加對方響應(yīng)的機(jī)會。（√）28 當(dāng)沒有溝通的可能時，不要浪費(fèi)時間去尋求改變。（√）28 只要取得信任，不需要反復(fù)溝通，同樣可爭取到你要的資源。（√）28 專注工作本身而不是績效評價，才能真正有好的表現(xiàn)。（√）28 時間管理，既是一門科學(xué)，也是一門藝術(shù)。（√）290、 面對時間，我們的任務(wù)是：花點(diǎn)時間工作，那是成功的代價；花點(diǎn)時間思考，那是力量的來源；花點(diǎn)時間讀書，那是智慧的基礎(chǔ)。（）29 面對時間，我們的態(tài)度是：花點(diǎn)時間游玩，那是青春常駐的秘訣；花點(diǎn)時間與人交往，那是通往幸福之路；花點(diǎn)時間去周圍看看，人生苦短只能只顧自己；花點(diǎn)時間歡笑，那是靈魂的音樂?。ǎ?9 日程安排的形式有年計(jì)劃表、月計(jì)劃表、周計(jì)劃表、日程表。（√）29 重大的商務(wù)活動，一般都在一年計(jì)劃表或一季計(jì)劃表中及時地做妥善安排，由高級管理人員商討研究后，定下重大活動項(xiàng)目，交秘書制作完成。（）29 月計(jì)劃表和周計(jì)劃表制作步驟相同。下一個月的計(jì)劃表一定要在本月內(nèi)制作完成。（√）29 一天的日程安排，按時間先后記載，秘書要有敏銳的分清主次的判斷力，將重要工作安排在一天中最佳時間內(nèi)。（√）29 一份清清楚楚的商務(wù)旅行行程、工作計(jì)劃表主要包括六項(xiàng)內(nèi)容：日期、時間、地點(diǎn)、交通工具、具體事項(xiàng)和備注。（√）29 長期規(guī)劃器可以是手工的，也可以是電子的。（√）29 電子形式的規(guī)劃器可以在計(jì)算機(jī)上也可以在計(jì)算機(jī)化的個人管理器上。（√）29 手工規(guī)劃器通常是以掛圖的形式出現(xiàn)。（√）300、 規(guī)劃器上的信息可以提供三個時間段的信息：過去的、現(xiàn)在的和將來的。（√）30 任何一天的信息都會和過去發(fā)生的、現(xiàn)在正在發(fā)生的和以后將發(fā)生的事情相聯(lián)系。（√）30 對工作的認(rèn)真計(jì)劃是工作高效和有效的關(guān)鍵因素之一。（√）30 組織會議是秘書人員要掌握的重要組織技能之一。（√）30 電子日志的種類有：掌中寶型電子日志、便攜式計(jì)算機(jī)日志、臺式計(jì)算機(jī)日志（√）30 約會就是為了順利地與他人會見，事先將會見的時間、所需時間、洽談內(nèi)容告訴對方，并作出約定的行為。（√）30 一位經(jīng)驗(yàn)豐富的秘書，替上司安排約會的時間極為妥善，從不必讓上司花腦筋去想。（√）30 接不接受對方的邀請，主要看上司在時間上是否安排得過來。（√）30 信息一般分為自然信息，機(jī)器信息和人類信息。（√） 30 辦公室的主要任務(wù)，是圍繞領(lǐng)導(dǎo)班子的決策進(jìn)行各方面的服務(wù)，包括調(diào)查研究，收集整理信息，提供預(yù)案文書或提供討論的草稿。（）3 在辦公室管理系統(tǒng)中，信息是實(shí)行科學(xué)管理和決策的基本要素。（√）31 在決策實(shí)施過程中，往往會遇到大量的不確定的隨機(jī)因素，這就是需要通過信息反饋，及時對決策進(jìn)行修正，控制和調(diào)整，以獲得最佳結(jié)果。（）31 參與政務(wù)，管理事務(wù)，搞好服務(wù)是辦公室部門的主要職能。（√）31 信息是實(shí)行現(xiàn)代化管理的前提，科學(xué)決策需要及時準(zhǔn)確的信息。（√）31 開展信息工作，即是轉(zhuǎn)變職能，轉(zhuǎn)變作風(fēng)的需要，也是參與政務(wù)發(fā)揮參謀助手作用的重要途徑。（√）31 信息收集與反饋的目的在于運(yùn)用，然而信息的運(yùn)用要經(jīng)過加工處理之后才能提高它的價值。（√）31 信息管理作為系統(tǒng)管理的一個重要內(nèi)容它有自己的管理程序，一般來說，可以簡單地歸結(jié)為收集、處理、傳遞、反饋和服務(wù)。（√）31 收信息的主要方法有（1）觀察法（2）閱讀法（3）調(diào)查法（4）交換法（5）索取法（6）購置法（7）委托法。（√）31 信息處理過程有下述幾個特征：（1）目的性（2）及時性（3）準(zhǔn)確性（4）綜合性。（√）31 信息的綜合有兩種情況：一是對信息員提供的各種原始信息進(jìn)行綜合處理，二是對相關(guān)的書面材料進(jìn)行綜合概括。（√）3 什么是反饋？通俗的說法是“把信息反送回來”。 （√）32 信息反饋有兩種，一種情況是反饋使輸入對輸出的影響減小而引起系統(tǒng)原有的運(yùn)動加劇發(fā)散，叫正反饋。另一種情況是反饋使輸入對輸出的影響增加，使系統(tǒng)原有的運(yùn)動呈現(xiàn)收斂，叫負(fù)反饋。（）32 信息的篩選是信息處理的首要環(huán)節(jié)。（√）32 信息的篩選工作包括：登記、分類和篩選三個環(huán)節(jié)。（√）32 篩選信息的步驟，一是看信息來源單位，二是看信息標(biāo)題，三是看信息來件正文。（√）32 信息的加工就是對某一類別信息或一定時間內(nèi)的信息，從總體上進(jìn)行系統(tǒng)的歸納，整理、分析研究，綜合處理，或者從中找出重要課題進(jìn)行調(diào)查研究，最后開成比較系統(tǒng)，比較豐富的信息內(nèi)容。（）32 信息加工的方法：（1）點(diǎn)、面結(jié)合法（2）定量、定性結(jié)合法（3）反映、預(yù)測結(jié)合法。（√）32 信息寫作是一項(xiàng)要求很高的工作，要注意以下幾點(diǎn)：（1）直接性（2）真實(shí)性（3）準(zhǔn)確性（4）伸縮性（5）樸實(shí)性（6）新穎性。（√）32 信息傳遞，是信息實(shí)現(xiàn)價值，發(fā)揮作用的重要環(huán)節(jié)，信息的傳遞有增加和減少，書面和口頭之分，但無論哪種傳遞，都是經(jīng)過信息源、信息道、信息宿這三要素來實(shí)現(xiàn)的。（）32 信息傳遞的要求（1）迅速（2）準(zhǔn)確（3）保密。（√）3 信息的貯存，即將加工處理后的信息，保管起來，以便日后發(fā)揮咨詢，顧問，參謀，查考以及歷史資料的作用。（√）名詞解釋： 協(xié)調(diào)這種管理職能是動員組織員工，使組織目標(biāo)得以成功的實(shí)現(xiàn)。 控制這種管理職能是保證工作成果盡可能與組織的計(jì)劃一致。 辦公室事務(wù)辦公室事務(wù)就是圍繞辦公室的管理職能而實(shí)施的業(yè)務(wù)活動。 領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)也稱首腦機(jī)構(gòu)，它代表組織行使權(quán)利，是組織的決策和指揮中心。 職能機(jī)構(gòu)就是具體完成組織中的各項(xiàng)目標(biāo)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)。 工作環(huán)境所謂工作環(huán)境，是指具體辦公活動的場所及使用的設(shè)備等，同時包括從業(yè)人員的狀況。 大事記就是按時間順序，簡要地記載一定歷史時期發(fā)生的重大事件的一種參考資料。 會議簡介是簡明扼要地記述會議基本情況的一種文字材料。 企業(yè)史志是指依據(jù)企業(yè)檔案信息撰寫的史料性質(zhì)的編研成品。 科技簡報科技簡報是連續(xù)地報道科技檔案信息的活頁式編研成品。問答題： 辦公室的基本功能特征主要表現(xiàn)有幾方面？答：辦公室的基本功能的行使具有綜合性；辦公室的基本功能的行使具有程序性；辦公室的基本功能的行使具有終局性。 籌建辦公室應(yīng)該考慮的因素？答：確定辦公用房的產(chǎn)權(quán)形式。合理地選擇辦公地址。設(shè)計(jì)適宜的內(nèi)部結(jié)構(gòu) 保持辦公室的清潔有序首先做到那兩點(diǎn)？答：一做到保持自己的辦公區(qū)域整潔干凈。二做到保持自己負(fù)責(zé)的公共區(qū)域整潔干凈。 做到辦公設(shè)備放置合理有序要注意那兩點(diǎn)？答：設(shè)備物品要放置適當(dāng)，擺放有序。公共物品要擺放有序。 辦公室人員接打電話時，要堅(jiān)持那幾點(diǎn)原則？答：清楚準(zhǔn)確簡短高效安全保密提高警惕文明禮貌 值班工作的職責(zé)是什么？答：（1）通訊聯(lián)絡(luò)。（2）承辦各種交辦的事項(xiàng)。（3）負(fù)責(zé)公務(wù)接洽和來訪接待工作。（4）處理突發(fā)事件。（5）安全保衛(wèi)。（6）編排總值班表。 辦公室秘書處理的庫存物品有那些？答（1）辦公室用品和消費(fèi)品，如低張、打印機(jī)墨盒和鋼筆等常用的辦公用品（2）小型辦公室設(shè)備，如廢紙簍、裝訂機(jī)等。 收集信息，應(yīng)該注意那幾個方面？答：（1）信息的收集規(guī)劃（2）確定重點(diǎn)內(nèi)容（3）先準(zhǔn)開發(fā)途徑 收信息的主要方法有那些？答（1）觀察法（2）閱讀法（3）調(diào)查法（4）交換法（5）索取法（6）購置法（7）委托法 收集信息的基本原則？答：（1）突出信息的目的性（2）保證信息的真空性（3）通過信息網(wǎng)廣泛收集最新的信息