【導(dǎo)讀】關(guān)于規(guī)范公司內(nèi)部行文的規(guī)定．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．第153頁。員工聘用辦法．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．第154頁。培訓(xùn)協(xié)議．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．第162頁。印章使用管理規(guī)定．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．第164頁。員工工服管理規(guī)定．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．第167頁。歲以下，高級管理人員50歲以下。理人員應(yīng)具備大本以上學(xué)歷，有3年以上相關(guān)工作經(jīng)驗。保安員：身高米以上，五官端正，年齡25歲以下；相關(guān)部門核發(fā)的崗位證書。

　　

【正文】 崗位描述： 1．負(fù)責(zé)協(xié)助綜合部經(jīng)理進行各項工作； 2．人員管理：辦理人員的工作調(diào)動手續(xù)，辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)等，定期提交人員情況統(tǒng)計表； 3．考勤管理：定期匯總考勤，記錄考勤及獎懲登記本，抽 查各部門考勤情 況； 4．后勤管理：組織協(xié)調(diào)員工參加公司組織的各項活動； 5．負(fù)責(zé)對公司的文件及檔案進行管理，做好存檔工作； 6．員工培訓(xùn)：建立培訓(xùn)檔案，準(zhǔn)備培訓(xùn)材料，編制考核試卷，匯總《員工培訓(xùn)記錄表》； 7．協(xié)助建立公司物資管理臺帳； 9．負(fù)責(zé)各部門文件傳遞收發(fā)，檔案整理工作； 10．其他行政管理工作。 第三節(jié) 采購員崗位職責(zé) 職 位：采購員 直接上級：綜合部經(jīng)理 崗位描述： 1．采購：根據(jù)計劃及采購申請及時按期、保質(zhì) ,按量采購物資，材料等物品； 2．價格控制：根據(jù)市場行情合理控制進貨價格，減少 資金浪費； 3．材料目錄：進貨品種，規(guī)格，價格，定期匯總上報； 4．廠商名錄：搜集市場價格資料，供貨商名錄，定期上報； 5．帳務(wù)：記錄現(xiàn)金登記簿、支票領(lǐng)用登記簿，各部門采購用款支出帳，綜合部采購用款支出帳； 6．編制《帳務(wù)小結(jié)月報表》； 7．采購工作檔案整理，歸檔工作，包括原始資料、采購申請、驗收記錄、結(jié)款記錄； 8．負(fù)責(zé)大廈保險理賠工作。 第四節(jié) 文員兼庫房管理員崗位職責(zé) 職 位：文員兼庫房管理員 直接上級：綜合部經(jīng)理 崗位描述： 1．安全工作：定期巡視庫房，杜絕不安全隱患的存在及蔓延； 2．盤 庫：定期盤點庫房，組織編寫庫存分析報告； 3．作為物品驗收、發(fā)放的管理等工作； 4．保證在庫物品分類碼放，保持庫內(nèi)清潔整齊，防火，防潮，防凍； 5．負(fù)責(zé)工服收、發(fā)放的管理等工作； 6．定期發(fā)放勞保用品，匯總《勞保用品發(fā)放統(tǒng)計表》； 7．根據(jù)入庫單出庫單記物品三級帳，月清月結(jié)； 8．根據(jù)當(dāng)月收、發(fā)原始票據(jù)匯總報表； 9．根據(jù)當(dāng)月收、發(fā)原始票據(jù)匯總報表； 第五節(jié) 總經(jīng)理秘書崗位職責(zé) 職 位：總經(jīng)理秘書 直接上級：綜合部經(jīng)理 崗位描述： 1．負(fù)責(zé)協(xié)助綜合部經(jīng)理各項工作； 2．負(fù)責(zé)部門各項打印工作； 3． 維護計算機軟、硬件設(shè)備； 4．負(fù)責(zé)處理部門及公司的文件； 5．負(fù)責(zé)整理公司的文件及檔案； 6．負(fù)責(zé)部門磁盤文件的登記，歸檔及定期備份。 第六章 部門內(nèi)部工作程序 第一節(jié) 招聘人員工作流程 應(yīng)聘人員 承辦部門：物業(yè)公司綜合部 負(fù)責(zé)工作： 應(yīng)聘人員填寫《應(yīng)聘人員登記表》 執(zhí)行、進行登記 通知相關(guān)部門進行一次面試 承辦部門：相關(guān)部門 負(fù)責(zé)工作： 一次面試，評分 返回物業(yè)公司綜合部 承辦部門：物業(yè)公司綜合部 負(fù)責(zé)工作： 一次面試通過：進行 二次面試； 一次面試不合格，將應(yīng)聘登記表存檔。 承辦部門：物業(yè)公司總經(jīng)理 負(fù)責(zé)工作：審批二次面試通過的應(yīng)聘人員材料及面試人員。 承辦部門：物業(yè)公司綜合部 負(fù)責(zé)工作： 將總經(jīng)理審批通過的人員材料存檔并負(fù)責(zé)通知已同意錄用人員上崗并辦理報到手續(xù)。 將總經(jīng)理審批未通過人員材料存檔。 第二節(jié) 員工轉(zhuǎn)正工作流程 承辦部門：物業(yè)公司綜合部 負(fù)責(zé)工作： 統(tǒng)計各部門即將轉(zhuǎn)正員工名單 通知即將轉(zhuǎn)正員工本人 將《試用期鑒定表》交其部門經(jīng)理 承辦部門：轉(zhuǎn)正員工所在部門 負(fù)責(zé)工作： 員工寫試用期工作總結(jié) 部門經(jīng)理填寫轉(zhuǎn)正員工《試用期鑒定表》 報物業(yè)公司綜合部 承辦部門：物業(yè)公司綜合部 負(fù)責(zé)工作：將員工作總結(jié)及部門經(jīng)理填寫的《試用期鑒定表》匯總上報物業(yè)公司總經(jīng)理 承辦部門：物業(yè)公司總經(jīng)理 負(fù)責(zé)工作：在員工《試用期鑒定表》上簽署意見，返回綜合部 承辦部門：物業(yè)公司綜合部 負(fù)責(zé)工作：將由物業(yè)公司總經(jīng)理簽署意見后的員工《試用期鑒定表》及所附材料存檔并通知員工本人到綜合部辦理相應(yīng)手續(xù)。 第三節(jié) 辦理員工離職工 作流程 離職人員 提交離職申請 承辦部門：本部門經(jīng)理 負(fù)責(zé)工作：在員工離職申請書上簽署部門意見 承辦部門：物業(yè)公司綜合部 負(fù)責(zé)工作：上報物業(yè)公司總經(jīng)理批準(zhǔn) 承辦部門：物業(yè)公司綜合部 負(fù)責(zé)工作： 審批該員工離職申請書報物業(yè)公司總經(jīng)理批準(zhǔn) 批復(fù)后通知該員工辦理離職手續(xù) 發(fā)《員工離職循環(huán)單》給申請離職員工部門負(fù)責(zé)人 承辦部門：申請離職員工的部門 負(fù)責(zé)工作： 部門物品保管員按申請離職員工的個人物品臺帳與其辦理物品交接手續(xù)并由庫房管理員簽字確認(rèn) 部門指定專人與申請離 職員辦理個人工作交接 將完整的《員工離職循環(huán)單》報綜合部 承辦部門：物業(yè)公司綜合部 負(fù)責(zé)工作：給該離職員工辦理結(jié)帳手續(xù) 第四節(jié) 員工到崗工作流程 承辦部門：物業(yè)公司綜合部 秘書 負(fù)責(zé)工作： 檢驗新到員工的報到手續(xù)單 給新員工配發(fā)員工手冊、胸牌、工服柜及鑰匙等。 承辦部門：綜合部庫管員 負(fù)責(zé)工作：給新員工配發(fā)工服、辦公用品或工具 承辦部門：綜合部秘書 負(fù)責(zé)工作：給新員工錄制指紋 承辦部門：綜合部秘書 負(fù)責(zé)工作：帶領(lǐng)新員工到所在部門報到 承辦部門：所在部門 負(fù)責(zé)工作：帶領(lǐng)新員 工熟悉工作環(huán)境并及其他部門 承辦部門：各部門經(jīng)理 負(fù)責(zé)工作：在新員工《報到手續(xù)》上簽名 承辦部門：所在部門經(jīng)理 負(fù)責(zé)工作： 給新員工介紹本部門工作內(nèi)容及程序 給新員工安排工作 第七章 規(guī)章制度 第一節(jié) 辦公用品管理辦法 為規(guī)范物業(yè)公司辦公用品的管理，在保障正常辦公的前 提下，降低成本節(jié)約開支。特制定如下管理辦法： 辦公用品包括：辦公用文具、辦公設(shè)備耗材、其它辦公用品 辦公用文具類：筆類、本類、文件袋（皮）、鋼筆水、膠水、膠條、涂改液、曲別針、計算器、文件架、打孔器、釘書機、文具盒、 尺子、各專業(yè)技術(shù)辦公用具、讀寫架、磁盤盒、膠條座等 辦公設(shè)備耗材；復(fù)印紙、墨粉、墨盒、傳真紙、磁盤、辦公設(shè)備耗損部件等 其它辦公用品：電話、暖壺、石英鐘、白板、水壺、紙簍等 辦公用品由公司綜合部負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購，具體辦法如下： a. 每月 20 日綜合部下發(fā)下月度《辦公用品計劃匯總表》至各部門物品保管員，各部門物品保管人員根據(jù)配發(fā)標(biāo)準(zhǔn)按實際需要量填寫計劃，于 22日交綜合部庫房。 b. 綜合部庫房對各部門上報辦公用品計劃進行審核。審核內(nèi)容：申請辦公用品配發(fā)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量匯總。 c. 庫房審核后根據(jù)庫存數(shù)量填寫采購申請單，當(dāng)日報采購員填 寫價格。 d. 采購員于次日將填寫好的采購申請單按程序進行報批，并負(fù)責(zé)跟進報批結(jié)果。 e. 辦公用品采購申請批復(fù)后，采購員按批示進貨，由庫房按有關(guān)驗收管理辦法及程序進行驗收 f. 驗收通過后庫房出具驗收單，并根據(jù)各部門上報計劃批準(zhǔn)數(shù)量進行發(fā)放。各部門發(fā)放辦公用品必須落入領(lǐng)用人的個人臺帳。 各部門上報辦公用品計劃必須按下月度實際需要填寫，并嚴(yán)格按批準(zhǔn)的數(shù)量領(lǐng)用。辦公用品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)月有效不能累計。漏填品種及數(shù)量，公司均不再進行當(dāng)月補充。 如因部門提交辦公用品計劃不充分，造成工作延誤由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)承擔(dān)責(zé)任。 為有效控制 預(yù)算內(nèi)支出，各部門因上報計劃不充足私自發(fā)生的辦公用品 費用，物業(yè)公司將不予報銷，費用由經(jīng)理負(fù)擔(dān)，并記入當(dāng)月部門工作考核。 員工對公司一次性配發(fā)的辦公用品應(yīng)妥善保管使用，如因保管不善丟失或非質(zhì)量原因損壞，物業(yè)公司將不再補充由個人自行解決。 屬一次性配發(fā)辦公用品：電話、計算器、文件架、打孔器、訂書機、文具盒、尺子、各專業(yè)技術(shù)類辦公用具、讀寫架、磁盤盒、膠條座、剪子等 屬易耗辦公用品：筆類、本類、文件袋（皮）、鋼筆水、膠水、膠條、涂改液、電池（ 5）、曲別針等 員工離職時，部門物品保管員必須按員工的個 人物品臺帳與其辦理物品退庫手續(xù)，屬一次性配發(fā)的辦公用品如遺失、損壞應(yīng)按規(guī)定進行賠償。 新到崗員工需要在當(dāng)月計劃外一次性配備辦公用品，應(yīng)由部門填寫辦公用品采購申請單報總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后按采購程序執(zhí)行。 物業(yè)公司各級別員工月度配發(fā)個人辦公用品金額標(biāo)準(zhǔn)： NO. 職務(wù) 配發(fā)標(biāo)準(zhǔn) 備注 1 部門經(jīng)理級 20 元以下 2 經(jīng)理助理級 20 元以下 3 主任級 15 元以下 4 主管級 15 元以下 5 領(lǐng)班級、助理 10 元以下 6 文秘 10 元以下 7 技工 5元以下 物業(yè)公司各 部門辦公設(shè)備耗材配發(fā)金額標(biāo)準(zhǔn)： NO 部門 打印機墨盒 復(fù)印紙 （打印紙） 復(fù)印機 墨盒 傳真紙 1 綜合部 2 財務(wù)部 3 管業(yè)部 4 保衛(wèi)部 5 工程部 1以下物資由各部門物品保管員負(fù)責(zé)管理，并記入保管員物資專用臺帳。下發(fā)員工使用按《材料以舊換新管理辦法執(zhí)行》。 綜合部：檔案盒、手電電池、磁盤 財務(wù)部：檔案盒、磁盤 管業(yè)部：檔案盒、手電電池、磁盤 保衛(wèi)部：檔案盒、手電電池 工程部：檔案盒、手電電池 第二節(jié) 辦公區(qū)域備用鑰匙管理辦法 為了加強物業(yè)公司辦公區(qū)域備用鑰匙的管理力度，確保物業(yè)公司財產(chǎn)安全，特制定如下管理辦法： 1．物業(yè)公司辦公區(qū)域所有房門鑰匙除上報保衛(wèi)部留存消防備用鑰匙外，由綜合部專職人員統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理。 2．綜合部建立鑰匙使用登記記錄。 3．如確因工作需借用鑰匙，應(yīng)到綜合部辦理鑰匙借用手續(xù)，填寫鑰匙使用登記表。 4．鑰匙使用后，借用人須將鑰匙及時交回綜合部，未經(jīng)批準(zhǔn)嚴(yán)禁在私人手中過夜或長時間借用。 5．鑰匙交還時，鑰匙保管人員應(yīng)仔細核對，并每日認(rèn)真清對借出的鑰匙及查核所有管理的鑰匙。 6．定期對不常開啟的門鎖進行開啟檢查，保 證能正常開啟。 7．嚴(yán)禁私自套配鑰匙，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)肅處理。 8．借用鑰匙出現(xiàn)丟失情況時，應(yīng)立即報告綜合部，并盡快更換新鎖，所需費用由鑰匙借用人承擔(dān)；因報告不及時造成的一切后果由鑰匙借用人承擔(dān)。 9．因工作需要套配鑰匙時，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后報綜合部、保衛(wèi)部備案。 第三節(jié) 洗衣機使用及管理辦法 1．洗衣機僅限工程部技工、保衛(wèi)部車場、管業(yè)部電梯人員洗滌工服使用，所有行政類員工不得使用洗衣機。 2．員工一律不得在當(dāng)班時間使用洗衣機。 3．員工在使用洗衣機前必須到綜合部辦理洗衣機使用登記及鑰匙借用手續(xù)，使用后及時 將鑰匙送回綜合部，不得私自保留、配制。鑰匙借出后，如有遺失，由借用人負(fù)責(zé)由此造成的經(jīng)濟損失。 4．洗衣機鑰匙專人專用，不得轉(zhuǎn)借，鑰匙借用期間發(fā)生的一切故障，由鑰匙借用人負(fù)責(zé)。 5．使用洗衣機時應(yīng)嚴(yán)格按使用說明進行操作，小心使用。如因使用不當(dāng)造成洗衣機損壞，由當(dāng)事人負(fù)責(zé)全部經(jīng)濟損失。 6．使用洗衣機時應(yīng)注意保持環(huán)境衛(wèi)生，節(jié)約用水，保持地面干燥，使用后拔掉電源。 7．洗衣機由綜合部負(fù)責(zé)管理、維護，員工未經(jīng)允許不得私自維修。 第四節(jié) 對講機使用及管理辦法 1．對講機作為公司為各部門配備的辦公通訊設(shè)備，必須記入 領(lǐng)用人的物品臺帳，對講機僅限于工作時間在工作范圍內(nèi)使用，未經(jīng)允許不得私自帶 出小區(qū)，各部門應(yīng)妥善使用及保管。 2．員工在小區(qū)內(nèi)巡視時必須隨身攜帶對講機，并保證對講機處于良好的接收狀態(tài)。嚴(yán)禁利用對講機信道干擾其他正常通訊信號，以及用對講機聊、處理私人事件。 3．領(lǐng)用人負(fù)責(zé)管理對講機的備用電池充電工作，必須保障備用電池及時充電。為保證對講機的正常使用及延長對講機的使用壽命，充電時間必須滿 15小時，并且要認(rèn)真填寫充電記錄。 4．配備對講機的部門應(yīng)將對講機列入交接班的記錄內(nèi)容當(dāng)中，員工交接班時要將對講機列入值班交接記 錄內(nèi)容，交班人員要對對講機電池充電及完損程度與接班人員進行交接并做詳細記錄。 5．員工在使用過程中，注意做好防潮、防熱、防磁、防震等項保護工作，要嚴(yán)格按照使用說明書進行操作，嚴(yán)禁在對講機上刻劃或貼蓋任何標(biāo)記、彎折天線、折卸按鈕、機身或私自更換零件、拆換配件等。 6．各部門因保管及使用不當(dāng)造成對講機損壞或丟失的，有關(guān)責(zé)任人照價賠償，并記入該部門當(dāng)月工作考核內(nèi)容。 7．對講機使用過程中出現(xiàn)故障應(yīng)及時報綜合部，由綜合部負(fù)責(zé)與聯(lián)系專業(yè)維修廠家進行修理。 8．員工要自覺遵守公司有關(guān)對講機使用管理辦法及規(guī)定，公司將隨時 對員工使用對講機的情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)有違反以上規(guī)定的員工將按公司有關(guān)規(guī)定進行處理。 第五節(jié) 采購及預(yù)算管理辦法 1．采購類預(yù)算項目及要求 1． 1 采購類預(yù)算僅包括各部門預(yù)計采購支出的所有項目。 1． 2 工程類常用備品備件、行政類辦公用品、制服、勞保用品由人事行政庫房填報預(yù)算，其他采購項目由各部門申報預(yù)算 1． 3 采購類預(yù)算的格式以附表為準(zhǔn)，不得采用其他形式上報。 2