【正文】 （六）采購(gòu)流程的重新設(shè)計(jì) 采購(gòu)流程由許多子流程組成。這意味著它可以通過(guò)流程圖和再設(shè)計(jì)得到改進(jìn)。低價(jià)值采購(gòu)流程會(huì)影響成百上千員工，這些員工遍布于整個(gè)公司的各個(gè)部門、辦公室、工廠及廠房設(shè)施，同時(shí)這一流程還會(huì)影響到會(huì)計(jì)部門、接收和處理部門、采購(gòu)部門 系統(tǒng)和供應(yīng)商。任何對(duì)低價(jià)值商品有需求的員工都是低價(jià)值采購(gòu)流程的一部分。 （七）電子數(shù)據(jù)交換 電子數(shù)據(jù)交換 (EDI)系統(tǒng)包括一套信息交流標(biāo)準(zhǔn)，可支持企業(yè)間常用的商業(yè)單證和信息的電子交換。 EDI通過(guò)簡(jiǎn)化信息交流過(guò)程使買賣雙方的聯(lián)系更有效率。當(dāng)買賣雙方使用 EDI時(shí)，它可消除傳統(tǒng)信息流中的一些環(huán)節(jié)，節(jié)省時(shí)間和成本。 EDI是企業(yè)之間傳輸商業(yè)文件數(shù)據(jù)的一種形式， EDI的使用對(duì)象是有經(jīng)常性業(yè)務(wù)聯(lián)系的單位。 EDI所傳送的資料是一般業(yè)務(wù)資料，如發(fā)票、訂單等，而不是指一般性的通知。 EDI與電子郵件的區(qū)別： ? EDI傳輸?shù)奈募?shù)據(jù)采購(gòu)共同的標(biāo)準(zhǔn)并具有固定格式。 ? 通過(guò)數(shù)據(jù)通信網(wǎng)絡(luò)一般是增值網(wǎng)和專用網(wǎng)來(lái)傳輸，由收送雙方的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)直接傳送，交換資料，盡量避免人工的介入操作。 ? 傳真與電子郵件需要人工的閱讀判斷處理才能進(jìn)入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，需要人工將資料重復(fù)輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，浪費(fèi)人力資源，也容易發(fā)生錯(cuò)誤。 （八）電子目錄在線訂購(gòu) 越來(lái)越多的買方將這種方法與其他低價(jià)值采購(gòu)系統(tǒng)聯(lián)合起來(lái)使用。 例如：一家企業(yè)可允許其客戶通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)來(lái)確認(rèn)供應(yīng)源，然后通過(guò)采購(gòu)卡訂貨。使用電子目錄的主要好處是其搜索成本極低，而且，如果客戶越過(guò)采購(gòu)部門直接訂貨，這一方式就能節(jié)省整個(gè)周期時(shí)間和訂貨成本。在線訂貨的最大障礙是只有有限的供應(yīng)商提供電子目錄以及電子訂貨的安全和控制問(wèn)題。 （九）允許客戶向供應(yīng)商直接訂貨 允許客戶與供應(yīng)商直接建立聯(lián)系的方法是將交易責(zé)任從采購(gòu)方轉(zhuǎn)移至客戶。即使是尚沒有確定供應(yīng)商的商品，采購(gòu)部門也仍然可以有限介入或者不介入，除非采購(gòu)需求達(dá)到預(yù)先確定的金額。如果一項(xiàng)商品要單獨(dú)采購(gòu)，采購(gòu)部門就必須決定是否將這種商品納入綜合訂單。綜合訂單通常允許客戶在有物料需求時(shí)直接與供應(yīng)商聯(lián)系。 三、采購(gòu)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)應(yīng)注意的問(wèn)題 （一）進(jìn)行外部資源管理 傳統(tǒng)采購(gòu)管理的不足之處在于與供應(yīng)商之間缺乏合作，缺乏柔性和對(duì)需求快速響應(yīng)的能力。 準(zhǔn)時(shí)化思想出現(xiàn)以后，對(duì)企業(yè)的物流經(jīng)營(yíng)管理提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，需要改變傳統(tǒng)的單純?yōu)閹?kù)存而采購(gòu)的管理模式，提高采購(gòu)的柔性和市場(chǎng)反應(yīng)能力，增加同供應(yīng)商的信息聯(lián)系和相互之間的合作，建立新的供需合作模式，引入供應(yīng)鏈管理思想。 供應(yīng)鏈思想就是系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、同步性、集成性。外部資源管理是實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈思想的上述思想的一個(gè)重要步驟 —— 企業(yè)集成 。從供應(yīng)鏈企業(yè)集成的過(guò)程來(lái)看，它是供應(yīng)鏈企業(yè)從內(nèi)部繼承走向外部集成的重要一步。 同步化運(yùn)作是供應(yīng)鏈管理的一個(gè)重要思想。通過(guò)同步化的供應(yīng)鏈計(jì)劃，使供應(yīng)鏈各企業(yè)在響應(yīng)需求方面取得一致行動(dòng)，增強(qiáng)供應(yīng)鏈的敏捷性。 實(shí)現(xiàn)同步化運(yùn)營(yíng)的措施是并行工程。生產(chǎn)商企業(yè)應(yīng)該參與供應(yīng)商的產(chǎn)品設(shè)計(jì)和質(zhì)量控制過(guò)程，共同制定有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，使需求信息能更好地在供應(yīng)商的業(yè)務(wù)活動(dòng)中體現(xiàn)出來(lái)。 一方面，在傳統(tǒng)的采購(gòu)模式中，供應(yīng)商對(duì)采購(gòu)部門的要求不能得到及時(shí)的響應(yīng)； 另一方面，關(guān)于產(chǎn)品的質(zhì)量控制也只能進(jìn)行事后把關(guān)，不能進(jìn)行實(shí)時(shí)控制，致使企業(yè)不能進(jìn)行同步化運(yùn)作。 為此，供應(yīng)鏈管理采購(gòu)模式的第二個(gè)特點(diǎn)就是實(shí)施有效的外部資源管理。這是將事后把關(guān)轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮锌刂频挠行緩?——供應(yīng)管理或者叫外部資源管理。 實(shí)施外部資源管理也是實(shí)施精細(xì)化生產(chǎn)、零庫(kù)存生產(chǎn)的要求。 供應(yīng)鏈管理中，一個(gè)重要的思想是在生產(chǎn)控制中，采用基于訂單流的即時(shí)化生產(chǎn)模式，使供應(yīng)鏈企業(yè)的業(yè)務(wù)流程朝著精細(xì)化生產(chǎn)努力，即實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)過(guò)程的幾個(gè) “零”化管理 ：零缺陷、零庫(kù)存、零交貨期、零故障、零廢料、零紙文書、零人力資源浪費(fèi)、零事故。 （二）為訂單而采購(gòu) 在傳統(tǒng)的采購(gòu)模式中，采購(gòu)的目的是為了補(bǔ)充庫(kù)存，即為庫(kù)存而采購(gòu)。采購(gòu)部門并不關(guān)心企業(yè)的生產(chǎn)過(guò)程，不了解生產(chǎn)的進(jìn)度和產(chǎn)品需求的變化，因此采購(gòu)過(guò)程缺乏主動(dòng)性，采購(gòu)部門制定的采購(gòu)計(jì)劃也很難適應(yīng)制造需求的變化。 在供應(yīng)鏈管理模式下，采購(gòu)活動(dòng)是以 訂單驅(qū)動(dòng) 方式進(jìn)行的，制造訂單的產(chǎn)生是在用戶需求訂單的驅(qū)動(dòng)下產(chǎn)生的，然后，制造訂單驅(qū)動(dòng)采購(gòu)訂單，采購(gòu)訂單再驅(qū)動(dòng)供應(yīng)商。這種準(zhǔn)時(shí)化的訂單驅(qū)動(dòng)模式使供應(yīng)鏈系統(tǒng)得以及時(shí)響應(yīng)用戶的需求，從而降低了庫(kù)存成本、提高了庫(kù)存周轉(zhuǎn)率和物流的速度。 訂單驅(qū)動(dòng)的采購(gòu)方式有如下特點(diǎn)： 供應(yīng)商與制造商建立了戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，簽訂供應(yīng)合同的手續(xù)大大簡(jiǎn)化，不再需要雙方的詢盤和報(bào)盤的反復(fù)協(xié)商，交易成本也因此大為降低。 在同步化供應(yīng)計(jì)劃的協(xié)調(diào)下，制造計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)計(jì)劃能夠并行進(jìn)行，從而縮短用戶反應(yīng)回饋時(shí)間，實(shí)現(xiàn)了供應(yīng)鏈的同步化運(yùn)作。采購(gòu)與供應(yīng)的重點(diǎn)在于協(xié)調(diào)各種計(jì)劃的執(zhí)行。 為了提高效益，采購(gòu)物資直接進(jìn)入生產(chǎn)部門。減少采購(gòu)部門的工作壓力和不增加價(jià)值的活動(dòng)過(guò)程，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈精細(xì)化運(yùn)作。 信息傳遞方式發(fā)生了變化。在傳統(tǒng)采購(gòu)方式中，供應(yīng)商對(duì)制造過(guò)程的信息不了解，也無(wú)需關(guān)心制造商的生產(chǎn)活動(dòng)。但在供應(yīng)鏈管理環(huán)境下，供應(yīng)商能共享制造部門的信息，提高了供應(yīng)商應(yīng)變能力，減少了信息失真。同時(shí)，在訂貨過(guò)程中不斷進(jìn)行信息反饋，修正訂貨計(jì)劃，保持訂貨與需求同步。 實(shí)現(xiàn)了面向過(guò)程的作業(yè)管理模式的轉(zhuǎn)變。訂單驅(qū)動(dòng)的采購(gòu)方式，簡(jiǎn)化了采購(gòu)工作流程。采購(gòu)部門的作用，主要使溝通供應(yīng)與制造部門之間的聯(lián)系，協(xié)調(diào)供應(yīng)與制造的關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)精細(xì)采購(gòu)提供保障。 協(xié)調(diào)供應(yīng)商的計(jì)劃。 一個(gè)供應(yīng)商有可能同時(shí)參與多條供應(yīng)鏈的業(yè)務(wù)活動(dòng)，在資源有限的情況下，必然會(huì)造成多方需求爭(zhēng)奪供應(yīng)商資源的局面。在這種情況下，下游企業(yè)的采購(gòu)部門應(yīng)主動(dòng)參與供應(yīng)商的協(xié)調(diào)計(jì)劃。在資源共享的前提下，保證供應(yīng)商不至于因?yàn)橘Y源分配不公或出現(xiàn)供應(yīng)商抬杠的矛盾。保證供應(yīng)鏈的正常供應(yīng)關(guān)系，維護(hù)企業(yè)的利益。 （一）提倡準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu) 準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu)是一種完全以滿足需求為依據(jù)的采購(gòu)方法。它的基本思想是制造商和供應(yīng)商簽訂“在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間、恰當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)，以恰當(dāng)?shù)臄?shù)量、恰當(dāng)?shù)馁|(zhì)量提供恰當(dāng)?shù)奈锲贰钡膮f(xié)議。 供應(yīng)商隨時(shí) (必須是需要的準(zhǔn)時(shí) )向制造商提供采購(gòu)物料，它是從準(zhǔn)時(shí)生產(chǎn)發(fā)展而來(lái)的，是為了消除庫(kù)存和不必要的浪費(fèi)而進(jìn)行持續(xù)性改進(jìn)。要進(jìn)行準(zhǔn)時(shí)化生產(chǎn)，必須有準(zhǔn)時(shí)的供應(yīng)，所以必須要有準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu)。 它和傳統(tǒng)的采購(gòu)方法在質(zhì)量控制、供需、供應(yīng)商的數(shù)目、交貨期的管理等方面有許多不同，其中關(guān)于供應(yīng)商的選擇 (數(shù)量與關(guān)系 )、質(zhì)量控制是其核心內(nèi)容。 準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu)策略體現(xiàn)了供應(yīng)鏈管理的協(xié)調(diào)性、同步性和集成性，供應(yīng)鏈管理需要準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu)來(lái)保證供應(yīng)鏈的整體同步化運(yùn)作。 實(shí)施準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu)要?jiǎng)?chuàng)造以下條件： 創(chuàng)建準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu)團(tuán)隊(duì) 制定計(jì)劃 精選少數(shù)供應(yīng)商，建立伙伴關(guān)系 搞好供應(yīng)商的培訓(xùn)，確定共同目標(biāo) 進(jìn)行試點(diǎn)工作 采購(gòu)過(guò)程質(zhì)量控制 提高采購(gòu)效率