【導讀】羈羅莇蒈袇羄葿蚃螃羃腿蒆蠆肂芁螞薄肁莄蒄袃肁肅蝕衿肀芆薃螅聿莈螈蟻肈蒀薁羀肇膀莄袆肆節(jié)蕿螂膅莄莂蚈膅肄薈薄膄膆莀膃荿蚆袈膂蒁葿螄膁膁蚄蝕膀芃蕆罿芀蒞螞裊艿蒈蒅螁羋膇蟻蚇襖莀蒄蚃袃蒂蝿羈袃膂薂袇袂芄螇螃袁莆薀蠆袀蒈莃羈罿膈薈襖羈芀莁螀羇蒃薇螆羇膂蒀螞羆芅蚅羈羅莇蒈袇羄葿蚃螃羃腿蒆蠆肂芁螞薄肁莄蒄袃肁肅蝕衿肀芆薃螅聿莈螈蟻肈蒀薁羀肇膀莄袆肆節(jié)蕿螂膅莄莂蚈膅肄薈薄膄膆莀膃荿蚆袈膂蒁葿螄膁膁蚄蝕膀芃蕆罿芀蒞螞裊艿蒈蒅螁羋膇蟻蚇襖莀蒄蚃袃蒂蝿羈袃膂薂袇袂芄螇螃袁莆薀蠆袀蒈莃羈罿膈薈襖羈芀莁螀羇蒃薇螆羇膂蒀螞羆芅蚅羈羅莇蒈袇羄葿蚃螃羃腿蒆蠆肂芁螞薄肁莄蒄袃肁肅蝕衿肀芆薃螅聿莈螈蟻肈蒀薁羀肇膀莄袆肆節(jié)蕿螂膅莄莂蚈膅肄薈薄膄膆莀膃荿蚆袈膂蒁葿螄膁膁蚄蝕膀芃蕆罿芀蒞螞裊艿蒈蒅螁羋膇蟻蚇襖莀蒄蚃袃蒂蝿羈袃膂薂袇袂芄螇螃袁莆薀蠆袀蒈莃羈罿膈薈襖羈芀莁螀羇蒃薇螆羇膂蒀螞羆芅蚅羈羅莇蒈袇羄葿蚃螃羃腿蒆蠆肂芁螞薄肁莄

　　

【正文】 工作，保持檔案完好無缺；一旦出現險情，必須立即向有關領導報告。 2．嚴禁無關人員進入檔案室；非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。 3．檔案發(fā)生損毀或丟失時，根據所造成損失的大小，按規(guī)定對有關責任人進行處罰。 第六條 檔案借閱 1．借閱任何文件資料，必須辦理書面審批及借閱登記手續(xù)，歸還存檔時，經檢查無誤方可 辦理注銷手續(xù)； 2．借閱非機密性文件（包括復印件），須秘書處負責人批準；借出原件，須報行政副總經理以上領導審批； 3．因辦理相關政府事務所需的資料，須經行政副總批準方可借出； 4．借閱機密性文件（包括復印件），須經行政副總經理批準；絕密性文件（包括復印件），須經總經理批準； 5．外部人員來查閱資料，應出具其單位書面證明，并經行政副總經理以上領導批準，方可查閱； 6．任何人借閱檔案原件，原則上不準拆散案卷、折頁、摘抄、復制；不準在文件上作記號、涂改，污損文件。確因工作原因需要摘抄、復制，須經秘書處負 責人批準； 7．借閱檔案者必須嚴守公司機密，絕不能將檔案資料檔案移交 檔案需移交時，應將檔案移交的詳細目錄上報行政副總經理或以上領導審批，方可移交。 第八條 檔案銷毀 檔案銷毀須經總經理批準，并由檔案管理員和秘書處負責人同時在場監(jiān)督。 第九條 其他 人事、財務、營銷、運營等專業(yè)檔案的管理可根據其特點增加其他要求，但必須遵守本規(guī)定基本原則，并由各職能部門負責。 19 秘書處工作手冊 第七節(jié) 保密管理辦法 第一條 保密范圍： 1．政府、董事會下發(fā)的密級確定： 屬保密范圍的文件、資料、圖紙等，應分類編定為秘密、機密、絕密三個密級。 1．公司經營發(fā)展中，直接影響公司權益的重要決策文件資料為絕密級； 2．公司的規(guī)劃、公司經營情況、重要會議記錄為機密級； 3．公司人事檔案、財務報表、統(tǒng)計資料、法律訴訟資料、合同、協(xié)議、員工工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息及其它為秘密級。 20 秘書處工作手冊 第三條 保密措施 1．密件應由各級行政管理部門分別蓋上相應密級的印章。 2．密件應有專人監(jiān)制、保管，存放在保險箱或保險柜 內；條件一時不具備的，也應存放在上鎖的資料柜、抽屜內。 3．機密級（含）以上的文件傳閱至公司領導；秘密級文件傳閱各副總以上級別人員。非經以上人員批準，不得復制、摘抄或傳閱。 4．密件的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由秘書處或主管副總經理指定專人執(zhí)行；采用電腦存取、處理、傳遞的公司秘密由經辦人或電腦管理員負責保密。 5．外出攜帶密件，由指定人員負責保密并采取必要的安全措施。 6．查閱、借閱密件，須要經總經理同意，并經密件保存部門負責人審批后，方可借閱。機密件須先經秘書處負責人審批，再 經行政副總批準后方能借閱，并要求當日歸還。 7．凡涉及保密內容的底稿、資料、文件、筆記簿等，廢棄時必須銷毀。 8．秘書處檔案室、打字室和有關部門資料室設為保密室，未經同意，無關人員不得擅自進入保密室。各領導的辦公室，未經本人同意，不得進入。 9．全體員工要嚴格遵守保密制度，預防丟失或被竊取文件資料；不準在私人交往和通信中泄露公司秘密；不準在公共場所談論公司秘密；在正常的工作交往中要注意保守公司秘密。 10．具有屬于公司秘密內容的會議及其他活動，主辦部門應采取下列保密措施： （ 1）選擇具備保密條件的 會議場所； （ 2）根據工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項的人員予以指定； （ 3）依照保密規(guī)定使用會議設備和管理會議文件； （ 4）確定會議內容是否傳達及傳達范圍。 11．任何員工發(fā)現公司秘密已經被泄露或可能被泄露時，應當立即采取補救措施并及時報告秘書處負責人及主管領導處理。 12．各部門在經營中如遇有可能給公司造成負面影響的緊急情況，在場員工應立即處理，無法處理時應立即向部門負責人報告。對有負面影響的突發(fā)事件除有義務協(xié)助司法機關調查取證外，不得對外發(fā)布任何消息；確有必要時對外發(fā)言時 ，應由籌建處負責人以上領導指定專人進行或在統(tǒng)一口徑的情況下經籌建處負責人同意或認可后進行。 21 秘書處工作手冊 、長休、辭職，必須將與公司業(yè)務有關的書面資料、合同協(xié)議、客戶檔案、電子文檔填寫詳細清單并上交部門負責人。 第四條 公司員工應與公司簽訂保密協(xié)議，公司有權對其進行背景調查。 第五條 本制度規(guī)定的泄密是指下列行為之一： 1．本事業(yè)部秘密被不應知悉者知悉的； 2．使事業(yè)部秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應知悉者知悉的。 第六條 罰則 出現下列情況之一的，予以警告、經濟處罰、辭退，情節(jié)嚴重的依據《公司法》、《保密法》、《刑法》有關規(guī)定，追究法律責任。 泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經濟損失的； 違反保密管理程序的； 泄露公司秘密但采取有效補救措施的； 故意或過失泄露公司秘密，造成嚴重后果或重大經濟損失的； 違反保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的； 利用職權強制他人違反保密規(guī)定的。 22 秘書處工作手冊 第八節(jié) 對外接待管理辦法 第一 條 為使事業(yè)部接待工作有所遵循，特制定本制度。 第二條 本制度適用于事業(yè)部接待工作。 第三條 秘書處、行政辦公室負責制度解釋。 第四條 接待事務分類 A類：貴賓接待。指公司領導重要客人、公司重要客戶、主流媒體、外賓及參觀團或政府部門的接待； B類：業(yè)務接待。指營銷客戶的接待； C類：普通接待。指一般來客的接待。 第五條 接待場所管理 1．總經理辦公室、會議室用于貴賓接待； 2． VIP 商務室用于業(yè)務接待； 3．休閑廳用于普通接待，待客必須在指定區(qū)域。 第六條 接待職責分工 1．接待是窗 口工作，對于塑造企業(yè)良好形象具有十分重要的意義，相關部門人員必須高度重視、規(guī)范操行。 2．接待內容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務等。分工如下： （ 1）警衛(wèi)值班：提供安全保障及來客導入； （ 2）禮儀中心：提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準備，協(xié)理貴賓室、商務室定時清掃工作； （ 3）總臺文員：提供信息溝通保障、調度控制及來客記錄； （ 4）經辦部門：負責接待洽談并陪同始終； （ 5）秘書處：管理總經理辦公室、貴賓室，負責招待服務并陪同洽談及參觀。 全面責任。 第七條 接待方式 1．貴賓接待：秘書迎接來客于總經理辦公室或會議室入座，事業(yè)部領導陪客接待，以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果等招待，如需就餐由事業(yè)部領導或指定專人陪同安排于酒 23 秘書處工作手冊 店就餐。 2．業(yè)務接待：營銷部門、招商主辦人員迎接客戶于商務室洽談，以香煙、飲料、糖果等招待。如需就餐，原則上安排工作餐，營銷、招商經辦人陪同。如需安排外出就餐，由副總或指派人員陪同。 3．普通接待：業(yè)務部門接待并服務，以純凈水招待，如需就餐由部門指定人員陪同 于餐廳就餐。 第八條 接待規(guī)則 1．接待一般程序：警衛(wèi)值班問清來由后指導路線并通報總臺，總臺禮儀、文員禮貌詢問后讓座于休閑廳并通報接待部門及服務人員，接待經辦人員請來客到專門接待室接待洽談。 2．接待禮儀要點： （ 1）接待人員須嚴格遵守事業(yè)部相關規(guī)定，不準有任何越格行為發(fā)生； （ 2）總臺禮儀、文員于接待進行時，須密切注視接待動態(tài)，做好控制指揮工作，保證規(guī)范進行； （ 3）接待過程中如有來客提出辦理限制事宜，須婉言解釋、禮貌拒絕。 ： （ 1）通用備品：煙及配套用品、水及水具、糖果 、報紙、便箋及鉛筆等； （ 2