【正文】 (完整版 ) 目 錄 第一章 秘書處工作職責(zé) ??????????????????????????1 第二章 秘書處崗位職能 ??????????????????????????2 第三章 秘書處工作制度 ??????????????????????????4 第一節(jié) 公文管理辦法 ????????????????????????4 第二節(jié) 文件管理辦法 ????????????????????????8 第三節(jié) 報告管理辦法 ????????????????????????11 第四節(jié) 會 議管理辦法 ????????????????????????13 第五節(jié) 督辦管理辦法 ????????????????????????16 第六節(jié) 檔案管理辦法 ????????????????????????18 第七節(jié) 保密管理辦法 ????????????????????????20 第八節(jié) 對外接待管理辦法 ??????????????????????23 第九節(jié) 總經(jīng)理日程安排管理辦法 ???????????????????25 第十節(jié) 秘書行為準(zhǔn)則與基本素養(yǎng) ?“?????????????????28 第四章 工作流程 ?????????????????????????????30 第五章 模板、范文 ????????????????????????????37 第一節(jié) 文件管理表單 ????????????????????????37 第二節(jié) 報告管理表單 ????????????????????????44 第三節(jié) 會議管理表單 ????????????????????????52 第四節(jié) 公文范本 ?????????????????“????????64 第五節(jié) 總經(jīng)理日程安排表單 ?????????????????????70 秘書處工作手冊 第一章 秘書處工作職責(zé) 一、在行政副總領(lǐng)導(dǎo)下處理日常工作、協(xié)調(diào)部門工作，監(jiān)督各部門認(rèn)真及時貫徹事業(yè)部各項工作決策、指令。 二、負(fù)責(zé)總經(jīng)理日程管理，包括會議安排、文件簽批安排、總經(jīng)理日程安排。 三、負(fù)責(zé)文書工作，包括事業(yè)部各類文件的起草、打印、收發(fā)、傳閱、歸檔、作廢、銷毀等工作。 四、負(fù)責(zé)信息、綜合資料的收集整理，為總經(jīng)理決策提供有價值信息，發(fā)揮參謀作用。 五、負(fù)責(zé)會務(wù)管理，包括會議室的管理使用、會議議程安排、會議提 案收集、會議材料準(zhǔn)備、會議通知、會議簽到、會議記錄、會議紀(jì)要和會議簡報的制發(fā)。 六、負(fù)責(zé)會議決議的督辦、反饋工作。 七、負(fù)責(zé)各部門周、月、季、半年、全年計劃、總結(jié)以及報告的收集、整理和上報工作。 八、負(fù)責(zé)總經(jīng)理報告、匯報、致辭的起草工作。 九、負(fù)責(zé)文件、信息、機(jī)要保密工作。 十、負(fù)責(zé)電話記錄、電子郵件的傳接。 十一、負(fù)責(zé)完成總經(jīng)理交辦的其他工作。 1 秘書處工作手冊 第二章 秘書處崗位職能 一、總經(jīng)理助理、秘書處主任崗位職責(zé) （一）在行政副總領(lǐng)導(dǎo)下協(xié)助完 成總經(jīng)理交辦的工作任務(wù)； （二）協(xié)助行政副總做好秘書處團(tuán)隊、文化、制度建設(shè)，定期對秘書處人員進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)； （三）協(xié)助行政副總制定秘書處整體工作規(guī)劃、工作計劃及報告； （四）協(xié)助行政副總對秘書處的相關(guān)管理工作進(jìn)行全面監(jiān)督指導(dǎo)； （五）協(xié)助行政副總參與制定、執(zhí)行事業(yè)部內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)設(shè)置及各類規(guī)章制度、有關(guān)方案； （六）負(fù)責(zé)起草、修改以事業(yè)部名義送發(fā)的各類公文函件、請示、報告，領(lǐng)導(dǎo)報告、講話、致辭等； （七）負(fù)責(zé)匯總實(shí)際工作遇到的問題，提出建設(shè)性意見并及時呈報行政副總； （八）負(fù)責(zé)督導(dǎo)秘書做好事 業(yè)部文件及重要檔案資料的編號、打印、收發(fā)、整理、登記、歸檔和保管工作； （九）負(fù)責(zé)秘書處保密工作； （十）負(fù)責(zé)對外聯(lián)系、督辦、催辦事項及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性工作。 二、秘書崗位職責(zé) （一）總經(jīng)理辦公室事務(wù)管理 1．負(fù)責(zé)總經(jīng)理工作期間日常事務(wù)管理； 2．負(fù)責(zé)總經(jīng)理日程安排，包括總經(jīng)理活動、內(nèi)外部接待安排、預(yù)約工作、商務(wù)活動安排； 3．負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室客人來訪預(yù)約、登記、接待及服務(wù)工作； 4．負(fù)責(zé)總經(jīng)理文件和信函收發(fā)、分送及電話接聽等工作； 5．負(fù)責(zé)總經(jīng)理私人物品、辦公用品管理、單據(jù)整理等工作 ； 6．負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室整理工作，每天總經(jīng)理下班后，關(guān)閉門窗、電腦、電源，整理辦公室備品，做好保潔工作； 2 秘書處工作手冊 7．負(fù)責(zé)總經(jīng)理交辦的其他工作。 （二）文件、檔案、保密管理、督辦工作 8．負(fù)責(zé)事業(yè)部日常文件信函、報告等材料的起草、打印、收發(fā)、登記、轉(zhuǎn)遞、催辦工作，做到手續(xù)完備、及時準(zhǔn)確； 9．負(fù)責(zé)外來文件的分類、登記工作，并放入待處理文件夾內(nèi)，便于總經(jīng)理查閱； 10．外來公函、通知及文字材料，及時呈報總經(jīng)理批閱，根據(jù)總經(jīng)理批示辦理； 11．重要和 緊急文件，須提醒總經(jīng)理； 12．每天將呈報總經(jīng)理批閱的文件清理一次，并核對登記記錄，及時按照總經(jīng)理批示進(jìn)行傳閱并做好登記； 13．根據(jù)檔案管理要求做好文件登記、立卷、歸檔工作； 14．做好借閱檔案的登記、回收工作； 15．不可私自對外界透露與公司有關(guān)信息，不可私自外借公司文件； 16．做好督辦工作。 （三）會務(wù)管理 17．負(fù)責(zé)會議室安排、會議提案收集、會議程序擬定，以及會議通知； 18．負(fù)責(zé)會議材料準(zhǔn)備、會議簽到及記錄； 19．負(fù)責(zé)會議備品準(zhǔn)備、會場布置檢查； 20．負(fù)責(zé)會議紀(jì)錄、會議紀(jì) 要、事業(yè)部簡報制發(fā)。 （四）其他工作 21．負(fù)責(zé)秘書處辦公用品的保管、發(fā)放登記等工作； 22．負(fù)責(zé)本部門辦公和接待區(qū)域的整體環(huán)境的整潔，創(chuàng)造良好的辦公和接待環(huán)境； 23．負(fù)責(zé)秘書處日志記錄； 24．接聽電話、妥當(dāng)應(yīng)答，并做好電話記錄； 25．完成總經(jīng)理、行政副總、總經(jīng)理助理交辦的其他事項，并對其負(fù)責(zé)。 3 秘書處工作手冊 第三章 秘書處工作制度 第一節(jié) 公文管理辦法 第一條 依據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》（ GB/T 97041999），結(jié)合事業(yè)部實(shí)際，特 制定本辦法。 第二條 公文管理辦法概念。公文管理制度是對事業(yè)部業(yè)務(wù)文書進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理的專項制度。 第三條 公文管理辦法制定依據(jù)。貫徹執(zhí)行事業(yè)部各項決議和指令，記錄事業(yè)部經(jīng)營管理活動全部信息。 第四條 公文的范圍 ：事業(yè)部與下屬部門、下屬部門之間因組織、管理工作或業(yè)務(wù)而進(jìn)行的往來文書，分為： （ 1）上行文（如：請示、報告、意見、提案等）； （ 2）下行文（如：通知、批復(fù)、章程、制度、命令、決定、指令、公告、通報等）； （ 3）平行文（如：函等）。 ： 事業(yè)部或事業(yè)部下屬部門與政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體或個人等外界進(jìn)行往來的文書，大致可分為行政類、經(jīng)濟(jì)類、法律類、外交類、書信類、研討類、新聞類、禮儀類等，如請示、報告、函電賀信、合同協(xié)議等； 第五條 公文用字。文字從左至右橫寫、橫排。批語用 3 號楷體字，公文標(biāo)題用 2 號小標(biāo)宋體字，正文用 3 號仿宋體字，正文一般每頁排 22 行，每行排 28 個字（詳見模板）。 第六條 公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)。第一層為 “一、 ”，第二層為 “（一） ”，第三層為 “1.”，第四層為 “（ 1） ”。 第七條 公文用紙。一般采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型（ 210mm297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。 第八條 公文寫作 。遵循現(xiàn)代應(yīng)用文寫作要求，簡明扼要，語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。 。內(nèi)部公文除遵循既定的各類公文寫作格式外，加注事業(yè)部統(tǒng)一文眉、頁尾，外部公文視行文內(nèi)容加蓋事業(yè)部印章（詳見模板）。 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度