【正文】 除本部門的合同。 （ 2）嚴(yán)格審查本部門所簽訂的合同、重大合同提交相關(guān)部門會(huì)審。 六西格瑪項(xiàng)目報(bào)告 控制 階段 13 （ 3）對(duì)所簽合同認(rèn)真執(zhí)行，并定期自查合同履行情況。 （ 4）在合同履行過程中，加強(qiáng)與其它各有關(guān)部門聯(lián)系，發(fā)生問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。 （ 5）合同原件交與合同管理部門，本部門也要做好合同的登記、統(tǒng)計(jì)、歸檔工作。 財(cái)務(wù)部門的主要職責(zé) （ 1）加強(qiáng)與采購(gòu)、銷售等有關(guān)部門的，及時(shí)通報(bào)合同履行中的應(yīng)收應(yīng)付情況。 （ 2）財(cái)務(wù)部見合同付款，做好與合同有關(guān)的應(yīng) 收應(yīng)付款項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)、分析，提出處理建議，妥善保管收、付憑證。 （ 3）配合銷售部做好合同管理工作。 三、合同審簽管理 （ 1）公司對(duì)外簽訂合同，應(yīng)由法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進(jìn)行，未經(jīng)授權(quán)任何人不得以公司名義對(duì)外簽訂合同。 （ 2）除及時(shí)清結(jié)者外，合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式，合同文本應(yīng)當(dāng)采用統(tǒng)一的合同示范文本，合同相對(duì)方提供的合同文本必須送交有關(guān)部門審核。 （ 3）合同按種類統(tǒng)一編號(hào)。 （ 4）合同及其有關(guān)的書面材料，應(yīng)當(dāng)語(yǔ)言規(guī)范，字跡清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語(yǔ)準(zhǔn)確，無歧義。 （ 5）訂立合同必須完備合同條款，合同 條款一般包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量和質(zhì)量，價(jià)款和付款方式，履行的期限、地點(diǎn)、方式、違約責(zé)任及解決爭(zhēng)議的方法等。 （ 6）對(duì)外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地。 （ 7）法定代表人或合同承辦人應(yīng)當(dāng)親自在合同文本上簽名蓋章。 （ 8）簽訂合同，應(yīng)當(dāng)加蓋單位的合同專用章或公章。嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋合同專用章或公章，單份合同文本達(dá)二頁(yè)以上的須加蓋騎縫章。 四、合同審簽程序 （ 1）簽訂合同前必須嚴(yán)格審查對(duì)方當(dāng)事人的主體資格。 六西格瑪項(xiàng)目報(bào)告 控制 階段 14 對(duì)方需提供上一年度年檢過的公司法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件，并加蓋該公司公章。 （ 2） 簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。 （ 3）簽訂合同必須認(rèn)真審查對(duì)方當(dāng)事人的履約能力。 （ 4）簽訂合同應(yīng)當(dāng)仔細(xì)審查對(duì)方當(dāng)事人提供的有關(guān)證明資料。 （ 5）合同承辦人應(yīng)將合同的副本或復(fù)印件一份及時(shí)送交本單位財(cái)務(wù)部門備案，作為財(cái)務(wù)部門收付款物的依據(jù)。 五、合同履行、變更和解除 合同履約管理 （ 1）法定代表人、公司總經(jīng)理全面負(fù)責(zé)合同的履行。合同承辦單位、部門和人員具體負(fù)責(zé)其訂合同的履行。 （ 2）在履行合同過程中，根據(jù)情況的變化，應(yīng)當(dāng)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的履行能力進(jìn)行跟蹤調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)問題，合同承辦人及時(shí)處理，必 要時(shí)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意，可實(shí)地調(diào)查合同標(biāo)的情況和對(duì)方當(dāng)事人的履約能力。 （ 3）接收標(biāo)的必須經(jīng)過嚴(yán)格的驗(yàn)收程序，對(duì)不符合制度和合適合同標(biāo)的應(yīng)在法定期限內(nèi)及時(shí)提出書面異議。 （ 4）合同結(jié)算必須通過本單位財(cái)務(wù)部門進(jìn)行，對(duì)合法有效的合同，財(cái)務(wù)部門必須在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算，對(duì)未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕結(jié)算。 （ 5）凡與合同有關(guān)的來往文書、電信、信函、電話記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。對(duì)我方當(dāng)事人的履約情況，除妥善保存有關(guān)收付 憑證外，還要做好履約記錄。 合同的變更和解除 （ 1）對(duì)方當(dāng)事人作為款物 接收人而要求變更接收人時(shí)，必須有書面變更協(xié)議。嚴(yán)禁未取得對(duì)方當(dāng)事人的書面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發(fā)貨或付款。 （ 2）我方當(dāng)事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集有關(guān)證據(jù)，并立即以書面形式通知對(duì)方當(dāng)事人，同時(shí)積極采取補(bǔ)救措施，減少損失。 （ 3）發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時(shí)，合同承辦人應(yīng)當(dāng)催促對(duì)方當(dāng)事人六西格瑪項(xiàng)目報(bào)告 控制 階段 15 采取有效補(bǔ)救措施，收集、保存對(duì)方當(dāng)事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)，及時(shí)向公司報(bào)告。 （ 4）我方當(dāng)事人因故變更或解除合同，應(yīng)當(dāng)及時(shí)以書面形式通知對(duì)方當(dāng)事人，說明變更解除合同的原因和請(qǐng)求 對(duì)方書面答復(fù)的期限，盡快與對(duì)方當(dāng)事人達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。 六、合同糾紛處理 合同糾紛管理 （ 1）為解決合同糾紛所采取的各項(xiàng)措施，必須在法定的訴訟時(shí)效和期間內(nèi)進(jìn)行。 （ 2）發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人利用合同進(jìn)行詐騙等犯罪活動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告并向公安機(jī)關(guān)報(bào)案。 （ 3）合同承辦部門人員應(yīng)配合好公司行政部參加仲裁或訴訟。 （ 4）合同糾紛發(fā)生后，可以通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。 （ 5）合同發(fā)生糾紛后，需要委托代理人參加訴訟活動(dòng)的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)委托有資質(zhì)的代理人參與處理糾紛。 （ 6）解決合同申請(qǐng)書、起訴 書、證據(jù)、答辯書、協(xié)議書、調(diào)解書 仲裁書、裁定書、判決書等，在結(jié)案后十日內(nèi)，由承辦人送交行政部備案。 合同糾紛處理程序 （ 1）發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門、人員應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)和行政部，銷售部、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)提供解決糾紛所需的相關(guān)材料。 （ 2）在處理合同糾紛過程中，對(duì)于可能因?qū)Ψ疆?dāng)事人的行為或者其他原因，使判決不能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向法院申請(qǐng)財(cái)產(chǎn)保全。 （ 3）合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)當(dāng)依法采取一切措施，積極收集、整理有關(guān)證據(jù)，在證據(jù)可能滅失或者難以取得的情況下，應(yīng)當(dāng)向法院申請(qǐng)促 使證據(jù)。 （ 4）向法院提供原始證據(jù)時(shí)，必須先行復(fù)制，并請(qǐng)求法院的承辦人員出具證據(jù)收?qǐng)?zhí)。 七、合同資料管理 檔案資料內(nèi)容 六西格瑪項(xiàng)目報(bào)告 控制 階段 16 下列資料可以作為合同檔案： （ 1）談判記錄、可行性研究報(bào)告及批準(zhǔn)文件； （ 2）對(duì)方當(dāng)事人的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復(fù)印件； （ 3）對(duì)方當(dāng)事人履約能力證明資料復(fù)印件； （ 4）對(duì)方當(dāng)事人的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明，個(gè)人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書的原件或復(fù)印件； （ 5）我方當(dāng)事人的法定代表人的授權(quán)委托書的原件和復(fù)印件； （ 6） 雙方簽訂或履行合同的往來最電傳、 電子郵件、信函、電話記錄等書面材料廠 （ 7）登記、見證、鑒證、公證等文書資料庫(kù) （ 8）合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議； （ 9）標(biāo)的驗(yàn)收記錄的； （ 10）交接、收付標(biāo)的、款項(xiàng)的原始憑證復(fù)印件。 合同資料的歸檔、統(tǒng)計(jì)與管理 （ 1）公司所有合同都必須統(tǒng)一編號(hào)，由行政部妥善保管。 （ 2）合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項(xiàng)手續(xù)后十日內(nèi)，應(yīng)將合同檔案資料移交行政部。 （ 3）借閱合同須辦理登記手續(xù)，有關(guān)企業(yè)秘密的合同還須主管領(lǐng)導(dǎo)的簽批。 八、附則 （ 1）凡因本按規(guī)定處理合同事宜，未及時(shí) 匯報(bào)情況和跌合同有關(guān)資料而給公司造成損失的，追究相關(guān)負(fù)責(zé)人和責(zé)任人的相應(yīng)責(zé)任。 （ 2）行政部應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的全身表關(guān)資料按合同編號(hào) 整理，由行政部主管確認(rèn)后交檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。 六西格瑪項(xiàng)目報(bào)告 控制 階段 17