合同臺賬、統(tǒng)計、檔案管理辦法-資料下載頁
2025-01-15 21:14本頁面
【正文】 當承擔相應的責任。 各相關部門和總經辦依其職能對合同訂立、履行、變更、解除全過程進行監(jiān)察、審計。 公司內各職能部門一律不得以個人名義對外發(fā)出要約，作出承諾，簽訂合同或具有履約性質的書面文件。 合同承辦部門和財務部應分別建立合同臺賬，實行履行跟蹤報 告責任制，合同履行及原始資料必須由財務部保管，承辦部門只留存影印件。 保存的合同文檔每年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任；對超過兩 年以上（包含本數(shù)）的已履行完畢的合同協(xié)議，由財務部甄別并予以歸案 。 財務部要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單，以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。 各部門員工可在財務部查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須進行登記 ，方可在財務部辦理相關借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。 合同文檔的保存條件有防 火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。 1 借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料， 違者視情節(jié)予以處罰。 1 合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節(jié)予以處罰。 1 已簽署的合同應明確支付方式及付款時間，并交予財務部及時催款。 四、 合同文檔的移交 各部門在正式簽署合同后，須在一周 內將合同正本原件移交財務部 存檔 。 移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。 倘若合同發(fā)生變更，則合同編號不予改變。 合同文檔移交時，必須編制合同移交清單并當面清點。以雙方簽字認可 后方可完成交接手續(xù)。
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