【正文】 會(huì) 會(huì)議的種類及其性質(zhì)（ 1） ● 談判會(huì)議 ——用于解決爭端和沖突，目的在于經(jīng)過討論 達(dá)成一致或諒解。 ● 報(bào)告會(huì)議 ——信息往往是單向流動(dòng)，不允許討論，否則 會(huì)影響信息的有效傳遞。 ● 解決問題會(huì)議 ——要求充分發(fā)揮參會(huì)人員的主觀能動(dòng)性，使 問題得以有效的解決。 溝 通 技 巧 ——如何有效地開會(huì) 會(huì)議的種類及其性質(zhì)（ 2） ● 制定決策會(huì)議 ——只限于特殊人員參與，組織嚴(yán)密。參與者 必須深刻理解決策并對(duì)決策承擔(dān)責(zé)任。 ● 收集、發(fā)布、交流信息會(huì)議 ——發(fā)布消息，發(fā)表意見，了解對(duì)消息、意見 的反應(yīng)。此類會(huì)議鼓勵(lì)討論與提問。 其實(shí)，企業(yè)的會(huì)議經(jīng)常是 幾種會(huì)議的整合。 溝 通 技 巧 ——如何有效地開會(huì) 導(dǎo)致會(huì)議失敗的因素分析 ● 目的不明確 ● 時(shí)間控制不好（包括會(huì)議的開始與結(jié)束時(shí)間，以 及會(huì)中參會(huì)人員的發(fā)言時(shí)間） ● 準(zhǔn)備不充分或者根本就沒準(zhǔn)備 ● 參會(huì)人員選擇不當(dāng)（包括該退席的時(shí)候沒有退席） ● 信息傳遞不明確 ● 會(huì)場(chǎng)的氣氛不好 ● 備忘錄記錄不準(zhǔn)確 ● 議程安排不當(dāng) ● 議而不決，決而不行，行而不果。 溝 通 技 巧 ——如何有效地開會(huì) 有效開會(huì)的 5W1P： ● WHY ● WHAT ● WHO ● WHEN ● WHERE ● PREPARING 溝 通 技 巧 ——如何有效地開會(huì) ● Purpose 目的； ● Participants 與會(huì)者； ● Planning 計(jì)劃； ● Process 流程 。 有效會(huì)議的 4P 溝 通 技 巧 ——如何有效地開會(huì) ● Purpose 目的 ——信息共享； ——增強(qiáng)承諾； ——信息傳播； ——解決問題和做決策 。 溝 通 技 巧 ——如何有效地開會(huì) ● Participants 與會(huì)者 （ 3M的例子 ） ——解決問題和做決策： 5人 ——問題識(shí)別或鼓勵(lì)創(chuàng)意： 10人 ——相互研討和培訓(xùn)會(huì)： 15人 ——信息發(fā)布會(huì)： 30人 ——正式的發(fā)表或匯報(bào)會(huì)： 不限 溝 通 技 巧 ——如何有效地開會(huì) ● Planning 計(jì)劃 （ 1） ——半期準(zhǔn)則； ——3/4準(zhǔn)則； ——議程表準(zhǔn)則； ——1/6準(zhǔn)則； ——1/3準(zhǔn)則； Tropman 1985 溝 通 技 巧 ——如何有效地開會(huì) ● Planning 計(jì)劃 （ 2） ——報(bào)告的準(zhǔn)則； ——議程一致性準(zhǔn)則； ——時(shí)間上一致性準(zhǔn)則； ——記錄的準(zhǔn)則 。 溝 通 技 巧 ——如何有效地開會(huì) ● Process 流程 ——回顧； ——介紹； ——基礎(chǔ)準(zhǔn)則； ——報(bào)告； ——演示； ——參與； ——總結(jié) 。 Huber 1980 溝 通 技 巧 ——如何有效地開會(huì) 參會(huì)人員的責(zé)任與義務(wù) ● 主持人 ——會(huì)前：確定目的、議程、參會(huì)人員、時(shí)間、 地點(diǎn)、會(huì)議種類、資料、用品、器材等。 ——會(huì)中：創(chuàng)造和諧的氣氛、宣布開會(huì)、控制 議程、鼓勵(lì)發(fā)言、控制發(fā)言、總結(jié)發(fā)言、 做出決議、確認(rèn)行動(dòng)與責(zé)任、安排下次會(huì)議、 宣布閉會(huì)。 ——會(huì)后：對(duì)本次會(huì)議進(jìn)行回顧與總結(jié)、匯報(bào)會(huì) 議的決議、督導(dǎo)會(huì)議決議的執(zhí)行。 溝 通 技 巧 ——如何有效地開會(huì) 參會(huì)人員的責(zé)任與義務(wù) ● 會(huì)議秘書 ——會(huì)前：檢查會(huì)場(chǎng)情況、確認(rèn)會(huì)議時(shí)間、通知 參會(huì)人員、準(zhǔn)備必要的文件、資料、茶點(diǎn)、 座位和視聽設(shè)備。 ——會(huì)中：記錄會(huì)議備忘錄、與會(huì)人數(shù)和名單、 應(yīng)采取的行動(dòng)、具體實(shí)施人員和實(shí)施的時(shí)間 與期限。 ——會(huì)后：把備忘錄整理成文、核對(duì)必要的事實(shí) 與數(shù)據(jù)、向主持人提交備忘錄并與其達(dá)成一 致意見、散發(fā)備忘錄。 溝 通 技 巧 ——如何有效地開會(huì) 參會(huì)人員的責(zé)任與義務(wù) ● 參會(huì)人員 ——會(huì)前：明確會(huì)議目的、議程及自己在本次 會(huì)議上要擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧?、研究問題準(zhǔn)備自己 要在會(huì)議上的要表明的觀點(diǎn)與論證材料。 ——會(huì)中：聆聽他人的觀點(diǎn)、積極發(fā)表自己的見 解、關(guān)注正在討論的事項(xiàng)、與主持人默契 配合，避免不良沖突、嚴(yán)格按議程開會(huì)、使 會(huì)議充滿生氣，從而達(dá)致會(huì)議目標(biāo)。 ——會(huì)后：努力完成會(huì)上所分派的任務(wù)。