公文處理講座(公文處理、收發(fā)、歸檔)-資料下載頁(yè)
2025-10-09 11:41本頁(yè)面
【正文】 文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。 編號(hào)歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)目 ,可設(shè)置機(jī)構(gòu)等選擇項(xiàng)。歸檔章應(yīng)加蓋在文件首頁(yè)上端居中的空白位置 ,以不壓文件字跡或與批示、收文章交叉為宜。 全宗號(hào)： 檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如 1978。 保管期限： 歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱或代碼。 件號(hào)： 文件的排列順序號(hào)。件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號(hào)的編制方法為：在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件排列順序從 “ 1”開始標(biāo)注。館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）： 作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。 編目檔文件目錄。編目以 “ 件 ” 為單位進(jìn)行，在目錄中一件只體現(xiàn)為一條條目。 歸檔文件應(yīng)逐件編目。 來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。 件號(hào)： 填寫室編件號(hào)。 責(zé)任者： 制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。 文號(hào)： 文件的發(fā)文字號(hào) ,應(yīng)照實(shí)抄錄，不能省略。 題名： 文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加 ［ ］ 號(hào)。 日期： 文件的形成時(shí)間 ,以 8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如 19990909。 頁(yè)數(shù)： 每一件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè) ,空白頁(yè)不計(jì) ,大張的文件或圖表折疊前的頁(yè)面計(jì)算頁(yè)數(shù)。 備注： 注釋文件需說(shuō)明的情況。 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4型（長(zhǎng) 寬為 297mm 210mm）。 歸檔文件目錄 應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)等項(xiàng)目。應(yīng)在目錄表的右肩上標(biāo)注年度或機(jī)構(gòu)名稱。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)等項(xiàng)。 裝盒寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。 檔案盒 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為 310mm 220mm（長(zhǎng) 寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、 30mm、 40mm等。 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)。其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)， 中間用“ － ” 號(hào)連接；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。 檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。 內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期 盒內(nèi)文件情況說(shuō)明 :填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。 整理人： 負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。 檢查人： 負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 日期： 歸檔文件整理完畢的日期。 四 、實(shí)際工作中要注意的幾點(diǎn)事項(xiàng) 用印管理，切記要有專人負(fù)責(zé) ,做好用印登記。各單位除正式文件，其它出具的一切信函、合同、協(xié)議應(yīng)有主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，才能用印，并注意做好經(jīng)辦人的登記。 呈辦文件的過(guò)程中要按程序，除特殊文件外。不要越級(jí)和直接交給某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門，否則將貽誤文件，會(huì)給整個(gè)工程進(jìn)展帶來(lái)不利影響和損失。 所有的發(fā)文一定要保持完整， 尤其是原始材料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、工程進(jìn)展記錄、監(jiān)理日志等。 進(jìn)場(chǎng)后文檔管理人員要做到相對(duì)穩(wěn)定，不能臨時(shí)湊合，到竣工驗(yàn)收時(shí)拼湊文件，竣工資料要做好平時(shí)的積累和管理工作。
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