【導(dǎo)讀】肅膄蒄肅芀薂蒄螂膃蒈蒃裊莈莄蒂羇膁芀蒁聿羄蕿蒀蝿腿蒅蕿袁莁薈羄膈芇薈蚃羈芃薇袆芆薂薆羈聿蒈薅肀芄莃薄螀肇艿薃袂芃膅螞羅肅蒄螞蚄芁莀蟻螆肄莆蝕罿荿節(jié)蠆肁膂薁蚈螁羅蕆蚇袃膀莃蚆羅羃艿螆蚅腿膅螅螇羈蒃螄袀膇葿螃肂肀蒞螂螂芅芁螁襖肈薀螀羆芃蒆螀聿肆莂衿螈節(jié)羋蒅袁肅膄蒄肅芀薂蒄螂膃蒈蒃裊莈莄蒂羇膁芀蒁聿羄蕿蒀蝿腿蒅蕿袁莁薈羄膈芇薈蚃羈芃薇袆芆薂薆羈聿蒈薅肀芄莃薄螀肇艿薃袂芃膅螞羅肅蒄螞蚄芁莀蟻螆肄莆蝕罿荿節(jié)蠆肁膂薁蚈螁羅蕆蚇袃膀莃蚆羅羃艿螆蚅腿膅螅螇羈蒃螄袀膇葿螃肂肀蒞螂螂芅芁螁襖肈薀螀羆芃蒆螀聿肆莂衿螈節(jié)羋蒅袁肅膄蒄肅芀薂蒄螂膃蒈蒃裊莈莄蒂羇膁芀蒁聿羄蕿蒀蝿腿蒅蕿袁莁薈羄膈芇薈蚃羈芃薇袆芆薂薆羈聿蒈薅肀芄莃薄螀肇艿薃袂芃膅螞羅肅蒄螞蚄芁莀蟻螆肄莆蝕罿荿節(jié)蠆肁膂薁蚈螁羅蕆蚇袃膀莃蚆羅羃

　　

【正文】 循上面的判斷規(guī)則?？墒窃诙鄶?shù)情況下，愈是重要的事偏偏不緊迫。例如參加管理技能培訓、向上級提出改進營運方式的建議、培養(yǎng)接班人等等。如果我們按事情的 “ 緩急程度 ” 辦事的話，不但使重要的事情的履行遙遙無期，而且經(jīng)常使自己處于危機或緊急狀態(tài)之下，最大的惡果是原本重要不緊急的事必然會轉(zhuǎn)化為重要又緊急的事。舉個例子來說，所有的主管都承認（包括我們業(yè)務(wù)工作人員），業(yè)務(wù)報告是一件極其重要的事，但若現(xiàn)在距離上交業(yè)務(wù)報 告的時間尚有一個月的話，則一般人大概不會把它視為 “ 今天應(yīng)該做的事 ” ，更不會把它視為 “ 今天必須做的事 ” ，既然今天可以不做這件事，那么就可以廣西職業(yè)培訓網(wǎng) 報名地址：南寧市七星路 137 號廣西商務(wù)廳西樓 6 層 07712800915 林老師 更多物業(yè)管理、 人力資源、企業(yè)培訓、 企業(yè)管理資料請登陸廣西職業(yè)培訓網(wǎng) 免費下載 第 25 頁 共 52 頁 不斷地拖延下去。直到截止日期的數(shù)幾天，他們才如臨大敵般地處理“ 緊急事件 ” ，結(jié)果不是遲交了報告，就是草率應(yīng)付了事。經(jīng)過 一番掙扎之后，他們可能會信誓旦旦地下決心：下次一定要將業(yè)務(wù)報告提前準備好！但是除非能夠徹底地改變按 “ 緩急程度 ” 辦事的習慣，否則到了下一次而極有可能重蹈覆轍。大家還記得 “ 波特的故事 ” 嗎？波特的問題恐怕就在于此。 因此，我們認為：處理事情優(yōu)先次序的判斷依 據(jù)是事情的 “ 重要程度 ” 。所謂 “ 重要程度 ” ，即指對實現(xiàn)目標的貢獻大小。提請注意：雖然有以上的理由，我們也不應(yīng)全面否定按事情 “ 緩急程度 ” 辦事的習慣，只是需要強調(diào)的是，在考慮行事的先后順序時，應(yīng)先考慮事情的 “ 輕重 ” ，再考慮事情的 “ 緩急 ” —— 也就是我們通常采用的 “ 第二象限組織法 ” 。 我們以下面的時間管理的方法來探討 “ 急事 ” 與 “ 要事 ” 的關(guān)系，請看四象限圖： 第一象限是重要又急迫的事。諸如應(yīng)付難纏的客戶、準時完成工作、住院開刀等等。這是考驗我們的經(jīng)驗、判斷力的時刻，也是可以用心耕耘的園志。如果荒廢了，我 們很會可能變成行尸走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或 事前準備不足，而變成迫在眉睫。 第二象限是重要但不緊急的事。主要是與生活品質(zhì)有關(guān)，包括長期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預(yù)防、參加培訓、向上級提出問題處理的建議等等?；膹U這個領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U大，使我們陷入更大的壓廣西職業(yè)培訓網(wǎng) 報名地址：南寧市七星路 137 號廣西商務(wù)廳西樓 6 層 07712800915 林老師 更多物業(yè)管理、 人力資源、企業(yè)培訓、 企業(yè)管理資料請登陸廣西職業(yè)培訓網(wǎng) 免費下載 第 26 頁 共 52 頁 力，在危機中疲于應(yīng)付。反之，多投入一些時間在這個領(lǐng)域有利于提高實踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準備與預(yù)防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。這個領(lǐng)域的事情不會對我們造成催促力量，所以必須主支去做，這是發(fā)揮個人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng) 域。 第三象限是緊急但不重要的事。表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產(chǎn)生 “ 這件事很重要 ” 的錯覺 —— 實際上就算重要也是對別人而言。電話、會議、突來訪客都屬于這一類。我們花很多時間在這個里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準。 第四象限屬于不緊急也不重要的事。簡而言之就是浪費生命，所以根本不值得花半點時間在這個象限。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見得都是休閑活動，因為真正有創(chuàng)造意義的休閑活動是很有價值的 。然而向閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發(fā)現(xiàn)其實是很空虛的。 現(xiàn)在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意，在劃分第一和每三象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤認為重要的事。其實二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標，如果答案是否定的，便應(yīng)歸入第三象限。 請思考下面的問題： 廣西職業(yè)培訓網(wǎng) 報名地址：南寧市七星路 137 號廣西商務(wù)廳西樓 6 層 07712800915 林老師 更多物業(yè)管理、 人力資源、企業(yè)培訓、 企業(yè)管理資料請登陸廣西職業(yè)培訓網(wǎng) 免費下載 第 27 頁 共 52 頁 你是否 “ 知道 ” 在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對個人生活或工作 會有積極的意義？ 這個問題問過數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類如下： 改善人際關(guān)系。 改善事先準備工作。 更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。 善待自己。 抓住機會。 充實自我。 增進能力。 這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也屬于這七項，為什么不身體力行呢？ 大家好！我們已經(jīng)學習了時間管理的原則系列之一和之二，現(xiàn)在給大家做一測試，看看你在做事情的急迫性上是什么樣的情況。 急迫性指數(shù)測驗 選取出你最可能作出的反應(yīng)行為或態(tài)度（ A=從不； B=有時候； C=常常） 我在壓力之下表現(xiàn)最好。 （ ） 我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無法作深入的自我反省。（ ） 我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊。 （ ） 廣西職業(yè)培訓網(wǎng) 報名地址：南寧市七星路 137 號廣西商務(wù)廳西樓 6 層 07712800915 林老師 更多物業(yè)管理、 人力資源、企業(yè)培訓、 企業(yè)管理資料請登陸廣西職業(yè)培訓網(wǎng) 免費下載 第 28 頁 共 52 頁 我休息時會覺得不安。 （ ） 我似乎永遠在趕時間。 （ ） 我常為了完成某項事情而拒人于千里之外。 （ ） 我只要片刻沒和辦公室聯(lián)系就覺得不安。 （ ） 我在做一件事時常會想到另一件事。 （ ） 我處理危機時表現(xiàn)最好。 （ ） 處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細活更讓我覺得有成就。（ ） 1我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時間。 （ ） 1當我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會或中途離開，我認為別人應(yīng)該能諒解。 （ ） 1我覺得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。 （ ） 1我常邊工作邊吃飯。 （ ） 1我一直認為總有一天能做我真正想做的事情。 （ ） 1一天下來辦公桌上 “ 已辦 ” 文件如果堆得高高的，我會很有成就感。（ ） “A” 總數(shù)： “B” 總數(shù)： “C” 總數(shù)： 總得分： （ A=0 分； B=2分； C=4分） 0 到 25 分屬于低度急迫性心態(tài)， 26 到 45 分屬于強烈急迫性心態(tài)， 46分以上已經(jīng)到了嚴重急迫性的程度。 原則之四：合理地安排時間 首先我們來看看穆爾的故事： 廣西職業(yè)培訓網(wǎng) 報名地址：南寧市七星路 137 號廣西商務(wù)廳西樓 6 層 07712800915 林老師 更多物業(yè)管理、 人力資源、企業(yè)培訓、 企業(yè)管理資料請登陸廣西職業(yè)培訓網(wǎng) 免費下載 第 29 頁 共 52 頁 案例 穆爾于 1939年大學畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務(wù)員的工作。當時的月薪是 160美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個月薪 1000 美元的目標。當穆爾逐漸對工作感到得心應(yīng)手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認大部分的 業(yè)績來自哪些客戶。他發(fā)現(xiàn)， 80%的業(yè)績都來自于 20%的客戶中，同時，不管客戶的購買量大小，他花在每個客戶身上的時間都是一樣的。于是，穆爾的下一步就是將其中購買量最小的 36 個客戶退回公司，然后全力服務(wù)其余 20%的客戶。 結(jié)果如何？第一年，他就實現(xiàn)了月薪 1000美元的目標，第二年便輕易地超越了這個目標，而成為美國西海岸數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。最后還當了凱利穆爾油漆公司（ KellyMoore Paint Company)的董事長。 這個故事除了告訴我們樹立正確的目標的重要性，還體現(xiàn)了巴列特定律（也 稱 80/20 原理）：總結(jié)果的 80%是由總消耗時間中的 20%所形成的 按事情的 “ 重要程度 ” 編排行事優(yōu)先次序的準則是建立在 “ 重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù) ” 的原理的基礎(chǔ)上。舉例說明： 80%的銷售額是源自 20%的顧客； 80%的電話是來自 20%的朋友； 80%的總產(chǎn)量來自 20%的產(chǎn)品； 80%的財富集中在 20%的人手中； ?? 再舉個例子，傳統(tǒng)式的電冰箱在結(jié)構(gòu)上，冷凍庫是位于上端，冷藏庫則位于下端。當你使用冷凍庫時，則往往非下蹲不可。不幸的是廣西職業(yè)培訓網(wǎng) 報名地址：南寧市七星路 137 號廣西商務(wù)廳西樓 6 層 07712800915 林老師 更多物業(yè)管理、 人力資源、企業(yè)培訓、 企業(yè)管理資料請登陸廣西職業(yè)培訓網(wǎng) 免費下載 第 30 頁 共 52 頁 我們使用冷凍庫的機率高達 80%，使用冷