【導(dǎo)讀】憑證管理的總體設(shè)計(jì)。憑證查詢與匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì)。它是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的重要組成部分。戶能夠快速、輕松、方便、靈活地完成憑證處理工作。之所以存儲(chǔ)有關(guān)賬戶的發(fā)生額與余額數(shù)據(jù)，就是因?yàn)橛?jì)算機(jī)的。運(yùn)算速度和數(shù)據(jù)處理能力還是有限的。是否正確、完整、可靠，必將波及下游系統(tǒng)。性、完整性和可靠性，也是憑證管理設(shè)計(jì)中應(yīng)考慮的主要問題。期末轉(zhuǎn)賬機(jī)制憑證的定義分為自定義結(jié)轉(zhuǎn)、對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)、銷售成本。各基表的作用及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如下。在Pz基表中存儲(chǔ)核算年度的所有憑證數(shù)據(jù)，包括。已記賬憑證和未記賬憑證，而以前年度憑證存儲(chǔ)在歷史數(shù)據(jù)基表中。結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)，也應(yīng)盡可能地節(jié)省存儲(chǔ)空間。Pz基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如表3-1所示。然而在憑證錄入過程中，由于摘要需要輸入較多漢字（賬套語言設(shè)。簡化摘要輸入的方法主要是利用常用摘要字典來實(shí)現(xiàn)，將。常用摘要存儲(chǔ)在該字典中，在憑證錄入時(shí)摘要便可從該字典中選取。

　　

【正文】 出來的憑證進(jìn)行修改。 憑證修改可以對(duì)以前錄入但尚未審核或?qū)徍宋赐ㄟ^的憑證進(jìn)行修改，也可以對(duì)審核通過但未記賬的憑證進(jìn)行修改，但必須先修改審核標(biāo)志，將審核通過改為未審核或?qū)徍宋赐ㄟ^之后才可修改。 憑證修改只能修改憑證的具體內(nèi)容，而不能修改憑證號(hào)和日期。制單人應(yīng)該在錄入和審核過程中謹(jǐn)慎細(xì)心，最好不要做過多的憑證修改。 憑證修改與憑證錄入功能相同，利用 “ 刪分 ” 功能時(shí)，不允許將憑證內(nèi)容刪空，至少要保留兩行分錄內(nèi)容，并使借貸平衡，只有如此才可用 “ 保存 ”功能將修改后的憑證保存到憑證基表中。在修改前必須先利用 “ 查詢 ” 功能查詢到要修改的憑證。 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)教學(xué)課件 61 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT 第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì) 若找不到要修改的憑證或憑證已通過審核 ， 系統(tǒng)將給出相應(yīng)的提示信息 。在修改時(shí)用戶只能修改憑證的摘要 、 科目 、 輔助信息和借 、 貸方金額 。 對(duì)憑證內(nèi)容的修改實(shí)質(zhì)上是對(duì)憑證內(nèi)容的再次錄入 ， 因此 ， 憑證內(nèi)容的修改和錄入完全相同 。 憑證修改完成的后續(xù)處理過程與憑證錄入完成的后續(xù)處理過程相同 。 系統(tǒng)將在保證借貸金額相等 ， 且沒有漏添項(xiàng)時(shí) ， 對(duì)所做的確認(rèn)做出反映 ，即存儲(chǔ)和打印被修改的憑證 。 若放棄則本次修改無效 ， 原憑證不變 。 憑證的修改是在憑證已經(jīng)錄入的基礎(chǔ)上進(jìn)行的 。 憑證號(hào)是在憑證錄入時(shí) ，由系統(tǒng)根據(jù)系統(tǒng)參數(shù)自動(dòng)生成的 ， 錄入一經(jīng)確認(rèn)后 ， 憑證號(hào)就不允許變動(dòng)了 ，錄入和修改的區(qū)別是錄入時(shí)系統(tǒng)為錄入的憑證生成新憑證號(hào) ， 而修改則利用憑證號(hào)查詢要修改的憑證后進(jìn)行修改 . 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)教學(xué)課件 62 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT 第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì) 除此之外 ， 錄入和修改的功能完全相同 。 憑證的修改應(yīng)具有一定的權(quán)限限制 ， 即誰填制的憑證應(yīng)由誰來修改 。 由于憑證修改只能修改未審核記賬的憑證 ， 且必須由制單本人來修改 ， 因此 ， 憑證修改有無痕跡均可 ， 即保存修改前的憑證內(nèi)容意義不大 。 有些軟件的憑證修改可由其它人進(jìn)行 （ 這在憑證修改留有痕跡的情況下 ， 這樣設(shè)計(jì)還不算過錯(cuò) ） ， 并且憑證號(hào)也可以重新編排 ， 憑證打印也可隨意打印 ， 如此設(shè)計(jì)則不利于對(duì)機(jī)內(nèi)憑證的控制與管理 ，有時(shí)可能會(huì) 造成機(jī)內(nèi)憑證與打印輸出的憑證不符 。 因此 ， 應(yīng)該對(duì)憑證的修改 、憑證號(hào)的編排 、 憑證的打印實(shí)行嚴(yán)格控制 。 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)教學(xué)課件 63 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT 第三節(jié) 憑證查詢與匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì) ?一 、 憑證查詢的詳細(xì)設(shè)計(jì) ?二 、 憑證匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì) 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)教學(xué)課件 64 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT 第三節(jié) 憑證查詢與匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì) 憑證查詢是經(jīng)常使用的模塊，也是關(guān)系比較復(fù)雜的模塊，既要考慮查詢對(duì)象， 又要考慮查詢方式，還要考慮查詢條件的組合關(guān)系，以及查詢結(jié)果的輸出形式等。 憑證查詢對(duì)象包括未記賬憑證、已記賬憑證和以前年度憑證三種。由于這三種 類型的憑證存儲(chǔ)在不同的數(shù)據(jù)基表中，所以查詢對(duì)象不同，所涉及的數(shù)據(jù)基表也不 同。當(dāng)年的未記賬憑證和已記賬憑證存儲(chǔ)在 Pz基表中，而以前年度憑證存儲(chǔ)在 Lpz 基表中。 用戶的需求不同，其查詢方式也各不相同，一般有按憑證號(hào)查詢、按日期查 詢、按科目查詢、按科目對(duì)應(yīng)關(guān)系查詢、按制單人查詢、按金額查詢、按部門、往 來戶、項(xiàng)目等輔助信息查詢等多種。查詢方式的復(fù)雜性和多樣性，決定必須合理設(shè) 計(jì)憑證查詢功能，才能滿足各種不同的憑證查詢需求。 憑證匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì) 本小節(jié)主要內(nèi)容 憑證查詢的詳細(xì)設(shè)計(jì) 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)教學(xué)課件 65 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT 第三節(jié) 憑證查詢與匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì) 查詢條件的組合關(guān)系設(shè)計(jì) 查詢憑證時(shí)，首先要輸入查詢條件；然后查詢程序根據(jù)輸入的查詢條件在相應(yīng) 的憑證數(shù)據(jù)基表中進(jìn)行查詢；最后輸出查詢結(jié)果。 憑證查詢條件定義界面如圖 34所示。 憑證匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì) 本小節(jié)主要內(nèi)容 憑證查詢的詳細(xì)設(shè)計(jì) 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)教學(xué)課件 66 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT 第三節(jié) 憑證查詢與匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì) 憑證匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì) 本小節(jié)主要內(nèi)容 憑證查詢的詳細(xì)設(shè)計(jì) 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)教學(xué)課件 67 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT 第三節(jié) 憑證查詢與匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì) 在圖 34中 ， 憑證類型查詢條件項(xiàng)在憑證不分類情況下無意義 ， 反而應(yīng)該設(shè)計(jì) 按科目對(duì)應(yīng)關(guān)系進(jìn)行查詢的功能 ， 科目與科目對(duì)應(yīng)關(guān)系兩個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)之間具有互斥關(guān) 系 ， 若選科目就不能再選科目對(duì)應(yīng)關(guān)系 ， 反之若選科目對(duì)應(yīng)關(guān)系就不能再選科目 ， 且在選擇科目對(duì)應(yīng)關(guān)系時(shí) ， 其借 、 貸方必須全部輸入內(nèi)容 。 同樣輸入輔助信息時(shí) ， 項(xiàng)目大類和項(xiàng)目也要同時(shí)輸入 。 在組成查詢條件時(shí) ， 這些具有互斥關(guān)系或連帶關(guān)系的數(shù)據(jù)項(xiàng)被視為一個(gè)查詢條 件項(xiàng) ， 輸入的各項(xiàng)查詢條件之間為邏輯 “ 與 ” 關(guān)系 ， 若某項(xiàng)不輸入則此項(xiàng)條件被忽 略 。 這樣設(shè)計(jì)的主要原因是使查詢出來的憑證具有一定的準(zhǔn)確性 。 主要查詢條件的 輸入如下 。 憑證匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì) 本小節(jié)主要內(nèi)容 憑證查詢的詳細(xì)設(shè)計(jì) 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)教學(xué)課件 68 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT 第三節(jié) 憑證查詢與匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì) （ 1）查詢對(duì)象： 應(yīng)設(shè)計(jì)已記賬憑證、未記賬憑證、以前年度憑證三個(gè)可選 項(xiàng)，其它查詢對(duì)象選項(xiàng)意義不大。為了縮小查詢憑證的范圍，盡快找到所要查詢的 憑證，可將此選擇項(xiàng)設(shè)計(jì)成單選組方式，即在查詢對(duì)象的三個(gè)可選項(xiàng)中必須選擇其 中之一，且只能選擇一項(xiàng)。當(dāng)選擇查詢以前年度憑證時(shí)，日期條件項(xiàng)必須輸入，在 起止日期中輸入要查詢憑證的年份。 （ 2）憑證號(hào)： 可輸入起止憑證號(hào)區(qū)間，若輸入則起止憑證號(hào)兩項(xiàng)必須都輸 入，若起止憑證號(hào)相同時(shí)，則只查詢一個(gè)憑證；若起止憑證號(hào)不同時(shí)，則查詢輸出 大于等于起始憑證號(hào)，并小于等于終止憑證號(hào)的憑證。 （ 3）日期： 可輸入起止日期區(qū)間，日期包括年、月、日，但日期區(qū)間不可跨 年度。若輸入則起止日期兩項(xiàng)必須都輸入，若起止日期相同時(shí)，則只查詢一天的憑 證；若起止日期不同時(shí)，則查詢輸出大于等于起始日期，并小于等于終止日期的憑 證。當(dāng)選擇查詢以前年度憑證時(shí)，此項(xiàng)條件必須輸入。 憑證匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì) 本小節(jié)主要內(nèi)容 憑證查詢的詳細(xì)設(shè)計(jì) 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)教學(xué)課件 69 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT 第三節(jié) 憑證查詢與匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì) （ 4）科目、科目對(duì)應(yīng)關(guān)系： 科目與科目對(duì)應(yīng)關(guān)系是互斥的，即若輸入科目則 科目對(duì)應(yīng)關(guān)系不允許輸入，否則，若輸入科目對(duì)應(yīng)關(guān)系則科目不允許輸入。若輸入 科目則查詢程序按輸入的科目進(jìn)行查詢，其邏輯關(guān)系為前位匹配關(guān)系；若輸入科目 對(duì)應(yīng)關(guān)系則查詢程序按輸入的科目對(duì)應(yīng)關(guān)系進(jìn)行查詢，其邏輯關(guān)系也為前位匹配關(guān) 系?？颇康妮斎?，以及科目對(duì)應(yīng)關(guān)系中借、貸方科目的輸入，都與制單時(shí)會(huì)計(jì)科目 的輸入相似，所不同的是此處輸入的科目或借、貸方科目可以是科目字典中的任何 科目， 不僅僅是末級(jí)科目 ，還包括各末級(jí)科目的上級(jí)科目。這里顯示的是科目全 稱，但組成查詢條件的是科目編號(hào)，因此，在查詢條件輸入界面還要設(shè)計(jì)科目編 號(hào)、借方科目號(hào)和貸方科目號(hào)三個(gè)非顯示項(xiàng)。 （ 5）金額： 若輸入則查詢程序按輸入的金額范圍進(jìn)行查詢，輸入時(shí)可用關(guān)系 運(yùn)算符（＞ ,≥, ＜ ,≤, ＝）后疊金額值，系統(tǒng)查詢輸出借方或貸方金額滿足條件的 憑證。 憑證匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì) 本小節(jié)主要內(nèi)容 憑證查詢的詳細(xì)設(shè)計(jì) 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)教學(xué)課件 70 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT 第三節(jié) 憑證查詢與匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì) （ 6）制單人： 若輸入則查詢程序按輸入的制單人進(jìn)行查詢。輸入采用值列表 在用戶字典中選取，其輸入與科目輸入類同。輸入時(shí)顯示制單人姓名，但在組成查 詢條件時(shí)用制單人（用戶）編號(hào)。因此，在查詢條件輸入界面還要設(shè)計(jì)用戶編號(hào)非 顯示項(xiàng)。 （ 7）部門： 若輸入則查詢程序按輸入的部門進(jìn)行查詢。查詢輸出具有此部門 核算的憑證。輸入采用值列表在部門字典中選取，其輸入與制單的部門輸入相同。 輸入時(shí)顯示部門全稱，但在組成查詢條件時(shí)用部門編號(hào)。因此，在查詢條件輸入界 面還要設(shè)計(jì)部門編號(hào)非顯示項(xiàng)。 （ 8）往來戶： 當(dāng)需要按往來戶查詢憑證時(shí)，需要輸入往來戶數(shù)據(jù)。往來戶包 括客戶、供應(yīng)商、個(gè)人三個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)，可分別采用值列表在客戶字典、供應(yīng)商字典、 個(gè)人字典中選取。輸入時(shí)顯示客戶名稱、或供應(yīng)商名稱、或個(gè)人姓名，但在組成查 詢條件時(shí)用客戶編號(hào)、或供應(yīng)商編號(hào)、或個(gè)人編號(hào)。因此，在查詢條件輸入界面還 要設(shè)計(jì)往來戶編號(hào)非顯示項(xiàng)。 憑證匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì) 本小節(jié)主要內(nèi)容 憑證查詢的詳細(xì)設(shè)計(jì) 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)教學(xué)課件 71 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT 第三節(jié) 憑證查詢與匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì) （ 9）項(xiàng)目： 當(dāng)需要按項(xiàng)目查詢憑證時(shí)，需要輸入項(xiàng)目大類、項(xiàng)目兩個(gè)數(shù)據(jù) 項(xiàng)，并且項(xiàng)目大類必須在項(xiàng)目之前輸入。輸入可采用值列表在項(xiàng)目分類字典中選 取，但值列表所列示的項(xiàng)目必須是一級(jí)項(xiàng)目大類。查詢時(shí)根據(jù)此項(xiàng)在項(xiàng)目分類字典 中，找到項(xiàng)目大類所對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目檔案基表名，然后根據(jù)項(xiàng)目檔案選擇明細(xì)項(xiàng)目。輸 入時(shí)顯示項(xiàng)目大類名稱，但在組成查詢條件時(shí)用項(xiàng)目大類編號(hào)。因此，在查詢條件 輸入界面還要設(shè)計(jì)項(xiàng)目大類編號(hào)非顯示項(xiàng)。項(xiàng)目在項(xiàng)目大類已輸入之后，根據(jù)項(xiàng)目 大類所對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目檔案輸入，采用值列表方式從項(xiàng)目檔案字典中選取。輸入時(shí)顯示 項(xiàng)目名稱，但在組成查詢條件時(shí)用項(xiàng)目編號(hào)。因此，在查詢條件輸入界面還要設(shè)計(jì) 項(xiàng)目編號(hào)非顯示項(xiàng)。 憑證匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì) 本小節(jié)主要內(nèi)容 憑證查詢的詳細(xì)設(shè)計(jì) 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)教學(xué)課件 72 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT 第三節(jié) 憑證查詢與匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì) 在圖 34界面輸入完查詢條件的各項(xiàng)數(shù)據(jù)之后，若選 “ 確認(rèn) ” 則查詢程序按輸入 的查詢條件，從當(dāng)年憑證基表（ Pz）或以前年度憑證基表（ Lpz）中查詢輸出滿足 條件的憑證。若選 “ 取消 ” 則此次輸入的查詢條件作廢。 某些軟件設(shè)計(jì)了保存憑證查詢條件功能，通過 “ 輸出 ” 和 “ 引入 ” 功能實(shí)現(xiàn)查詢條 件的重復(fù)利用。由于用戶需求各異，憑證查詢條件定義多變，因此，設(shè)計(jì)這些功能 沒有多大意義，且增加系統(tǒng)開發(fā)和使用的復(fù)雜性。 在制單時(shí)所使用的憑證查詢功能就是此功能， 其查詢輸出結(jié)果是整個(gè)憑單的信息 ，例如：查詢條件 輸入在未記賬憑證中查詢具有 “ 101現(xiàn)金 ” 科目的憑證，則其查詢結(jié)果不是具有現(xiàn)金 科目的分錄，而是具有現(xiàn)金科目的所有憑證的全部信息。其查詢結(jié)果如圖 35所示。 憑證匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì) 本小節(jié)主要內(nèi)容 憑證查詢的詳細(xì)設(shè)計(jì) 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)教學(xué)課件 73 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT 第三節(jié) 憑證查詢與匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì) 憑證匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì) 本小節(jié)主要內(nèi)容 憑證查詢的詳細(xì)設(shè)計(jì) 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)教學(xué)課件 74 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT 第三節(jié) 憑證查詢與匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì) 在圖 35中，顯示滿足條件的所有憑證， 一條記錄對(duì)應(yīng)一個(gè)憑證 ，摘要內(nèi)容為 各憑證的第一條分錄的摘要內(nèi)容。借方合計(jì)、貸方合計(jì)分別為各憑證的借、貸方金 額合計(jì)。 在此界面選定一個(gè)憑證，即選擇一行，用鼠標(biāo)雙擊選定的行，或者選擇 “ 顯示 憑證 ” 功能，則該行對(duì)應(yīng)憑證的完整信息就會(huì)在憑證信息窗口顯示出來，此憑證信息顯示窗口與憑證填制窗口相同，只不過此窗口為數(shù)據(jù)顯示窗口，其數(shù)據(jù)只能 查閱而不能修改。在憑證填制界面，也可以調(diào)用憑證查詢功能。對(duì)于用憑證查詢功 能查詢輸出的憑證只有以賬套主管身份登錄才可打印，否則不允許打印。 憑證匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì) 本小節(jié)主要內(nèi)容 憑證查詢的詳細(xì)設(shè)計(jì) 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)教學(xué)課件 75 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT 第三節(jié) 憑證查詢與匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì) 匯總對(duì)象 與憑證查詢對(duì)象相同。 匯總方式 用戶的需求不同，其匯總方式也各不相同，一般有按憑證號(hào)匯總、按日期匯 總、按制單人匯總等多種。 匯總條件的組合關(guān)系設(shè)計(jì) 憑證匯總時(shí)，首先要輸入?yún)R總條件；然后匯總程序根據(jù)輸入的匯總條件對(duì)相應(yīng)